整理制造企業(yè)材料采購管理辦法

1、制造企業(yè)材料采購管理辦法第一章 總則第一條 目的為加強企業(yè)規(guī)范化管理， 選擇合格的供應商并對采購過程進行嚴 格的控制， 確保供貨商提供的物料滿足公司的規(guī)定要求， 最大限度的 降低采購成本，特制定本辦法。第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各項物料采購時，價格之審核、下單、訂購、 驗收等，除另有規(guī)定外，悉依本辦法處理。第三條 職責劃分1、由采購部門負責對物料的采購工作。2、生產(chǎn)技術部負責提供產(chǎn)品相關技術要求、質(zhì)量保證條件等。3、倉管部負責對采購回的物料進行數(shù)量驗收和品質(zhì)驗證，檢驗 試驗室和物料使用部門負責進廠材料的質(zhì)量檢驗。4、總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理 商議價。專項用料

2、， 必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助 辦理采購作業(yè)。第二章 采購審批第四條米購計劃的制定1、米購部根據(jù)公司的月生產(chǎn)計劃結合市場供應情況，核對 倉庫的庫存量，確定物料的品種、規(guī)格、數(shù)量等方面的實際缺口，編 制當月采購月計劃，經(jīng)總經(jīng)理批準后實施采購。產(chǎn)成品庫存量應根據(jù)企業(yè)銷售渠道的特點， 以一個季度銷售量的 一倍庫存量為宜。原材料存量應以兩個月使用量為限， 物料及備用品 庫存量不得超過3個月的用量。各項物資的庫存量要依據(jù)庫存變動的 情況和對市場的預測進行動態(tài)調(diào)整。2、采購月計劃經(jīng)總經(jīng)理核準后，采購部與財務部各持一份， 采購部依采購月計劃進行采購作業(yè)。財務部根據(jù)采購月計劃 安排采購所需的資

3、金。第五條計劃外零星物資的請購1、請購部門的劃分各項材料的請購部門如下：1）常備材料：生產(chǎn)管理部門2）預備材料：物料管理部門3）非常備材料：應急使用部門或物料管理部門2、請購單的開立、遞送1）請購經(jīng)辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況 開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項 經(jīng)主管審核后依請購核決權限呈核并編號，然后將“請購單”送采購 部門辦理采購。2）需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統(tǒng)購材料，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。3） 緊急請購時，由請購部門于“請購單”“說明欄”注明原因, 并顯著表明“緊急采購，*月*日前使用”，并以緊急文件遞送。

4、4）材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應于“請購單”上 注明“試車檢驗”及“預計試車期限”。第六條呈核及核決權限編制各類物資“請購單”后，送交對應上級主管審核決定是否采 購，核決通過后審核人在請購單上簽批。各類物資按照下述核決權限 報請核決：1. 原物料：1）請購金額預估在1萬元以上者，由部門經(jīng)理核決。2）請購金額預估在1萬元至5萬元者，由副總經(jīng)理核決。3）請購金額預估在5萬元以上者，由總經(jīng)理核決。2固定資產(chǎn)支出：1）請購金額預估在2000元以下者，由部門經(jīng)理核決。2）請購金額預估在2000元至2萬元者，由副總經(jīng)理核決。3）請購金額預估在2萬元以上者，由總經(jīng)理核決。3. 辦公及生活用品：1）

5、請購金額預估在1000元以下者，由部門經(jīng)理核決。2）請購金額預估在1000元至1萬元者，由副總經(jīng)理核決。3）請購金額預估在1萬元以上者，由總經(jīng)理核決。第七條免開請購單部分下列總務性物品免開請購單，并可以使用部門直接辦理，但其核 決權限另訂，其列舉如下：1、賀奠用物品：花籃、禮物、花圈等。2、招待用品：飲料、香煙等。3、書報（含技術性書籍及定期刊物）、名片、文具等。4、工作人員執(zhí)行外勤直接消費的材料項目。第八條選擇供應商采購單位于接到請購單時，立即選擇合格供應商、辦理詢價、議 價，并將詢議價結果記錄于請購單。1、供應商的選擇需從批準的【合格供應商名單】中選?。?、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使

6、用量較大宗的材料，采 購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門 依需要提出請購。第九條價格調(diào)查1、已核定之物料，采購部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低 成本之依據(jù)；2、本公司各有關部門，均有義務協(xié)助提供價格信息，以利采購 部比價參考；3、已核定之物料采購單價如需上漲或降低，應附上書面之原因 說明；4、采購數(shù)量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價；5、采購部應隨時掌握市場價的浮動數(shù)據(jù)，以利于更好的把握市 場；第十條詢價、比價和議價1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量、和交付期的不同，采購人元應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象；2、采購人員根據(jù)過去采購的

7、情況，市場變化情況，以及公司成 本預算等情況，確定采購目標價格；3、在得到供應商的報價信息后，米購人員對供應商的報價條件 進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進行核對，以保證供應商可 以提供的物料符合公司實際的采購要求， 并對供應商所報的價格、交 付期、售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應商；4、供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時， 采購人員應送請購部門確認；5、專用材料或用品，采購部應會同使用部門共同詢價與議價；6、對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應深入分析后，以電話等聯(lián)絡方式向廠商議價。在公司規(guī)定的權限范圍內(nèi)，采購人員應 與供應商進行磋商，以使雙方最終在全

8、部條款上達成一致。7、對重大的物資采購，無論是技術、商務談判，要保證參加人 數(shù)不少于兩人。有關價格、選型及其他重要的技術、商務談判，要求 有兩個以上的部門派人參加。第一條購前核決及權限采購經(jīng)辦人員經(jīng)與廠商初步溝通并完成詢價后，在“請購單”上詳填列以下事項，呈報負責銷售上級核決：1、詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商” “交貨期限”與“報價有 效期限”；2、注明與廠商議定的付款條件；3、需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的 長期合同書。核決權限按照請購類別和對應的級別逐級呈銷售部主管、主管銷 售的副總經(jīng)理或總經(jīng)理核決。“請購單”經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部 門應依更

9、改后的采購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改后的核 決權限低于原核決權限時仍應由原核決主管核決。第十二條價格復核與市場行情資料提供1、采購部門應調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。2、采購部門應就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。第三章采購的實施第十三條訂購作業(yè)1、采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后，應與供應廠商進 一步接觸，進行正式的質(zhì)量、價格和后續(xù)服務談判。對金額較大的或批量采購， 應到對方生產(chǎn)工廠進行實際考察， 在充分了解對方的資信 程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向對方明確訂貨意向。第十四條 簽訂訂

10、貨單1、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應商達成一致后，采購人員 需填寫正式的采購訂單，訂單需要列明至少下列條款：a、供應商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；b、采購物料的詳細描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出 標準的特殊要求需特別注明；c、訂單所采購的數(shù)量/重量：單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù);d、價格：單價，合計價、合同總額，定金或預付款e、交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數(shù)量。f 、付款方式g、標識：物料本身或包裝上的文字標記（訂單號、供應商、品 名、規(guī)格、單位包裝的數(shù)量 /重量、批號）。h、所需的質(zhì)量證明資料（檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告等）。i、質(zhì)量保證條款：

11、發(fā)生質(zhì)量問題時進行退換或其他處理方法。j、裝箱清單（送貨單）和銷售發(fā)票的要求。2、采購訂單原采購項目核決人審核后，加蓋公司合同公章經(jīng)對 方簽章后生效。到供應廠商處現(xiàn)場采購的，有授權代理人簽字，對方 簽章后生效；采購單一式二份，雙方各保存一份。采購部負責采購訂 單跟蹤和存檔。3、采購人員應跟蹤控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨 進度。4、 發(fā)貨前要求供應商于“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包 裝方式”，以便驗收確認。5、若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應于“訂購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。第十五條訂貨合同長期定貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂合同的辦法進行。 應 與承售商定買賣合同書一式

12、四份，第一份正本存采購單位，第二份正 本存承售商，第三份副本存請購單位，第四份副本及暫付款申請書的 第二聯(lián)送會計單位供整理定金或付款用。第十六條緊急訂貨采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡的緊急采購案件，主管應立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，接到請購單后，按采購程序明確專人 迅速辦理。第十七條進度控制及事務聯(lián)系1、采購部門應將采購過程分為請購、詢價、訂購、交貨四個階段，以“米購進度控制表”控制米購作業(yè)進度。2、采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時，應填制“進度異 常反應單”并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經(jīng)呈主管核示 后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。第十八條米購作業(yè)方式除一般采購作

13、業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性， 選 擇下列一種最有利的方式進行米購：1、集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采 購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購， 米購部門定期集中辦理米購。2、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采 購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門 依需要提出請購。第十九條退貨作業(yè)對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料交運單”并檢附有 關的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后，憑此異常材料出廠。第四章驗收與付款第二十條貨物進廠驗收1、貨物進廠供應商交貨時采購部通知倉庫，實際清點件數(shù)或稱 重，對貨物攜帶的

14、有關證件進行驗證，經(jīng)與請購單內(nèi)容核對相符后簽 收，倉庫出具收料單并有庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知采 購部會同處理。2、對有專項質(zhì)量要求的原料，有檢測手段的同時通知檢驗試驗 室檢測驗收，無檢測手段的物資同時通知使用部門派員驗收。 驗收合 格后于倉庫出具收料單并有庫管員簽章、使用部門在驗收欄加蓋印 章，檢驗試驗室出具驗收單。3、分批交貨以分批方式收料時，必須以“分批收料單”（一式三 聯(lián)）辦理收料，其手續(xù)與本辦法第二十條規(guī)定相同。第二十一條付款結算1、物料管理部門應按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢 驗報告表”（其免填“材料檢驗報告表”部分，應于收料單加蓋“免 填材料檢驗報告表”章）送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核對無誤，于翌日前 由主管核章后送會計部門。會計部門應于結賬前，辦妥付款手續(xù)。如 為分批收料者，“請購單”的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。采用預付定金采購的，對短交款項，應依照倉管部門實收數(shù)量， 進行整理付款。須待試車檢驗的材料，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款， 未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。第二十二條進度控制及異常處理1、采購部應特別注意“請購單”注明的到貨時間要求，掌握到 貨進度。2、采購部于供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應主動與供貨廠商聯(lián)系 催交，并開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請 購部門，并依請購部門意見處理。第二十三條質(zhì)