工程設(shè)計檔案數(shù)字化風險控制分析

1、工程設(shè)計檔案數(shù)字化風險控制分析 在信息化大潮中，檔案數(shù)字化成為檔案工作的重要內(nèi)容。由于人員、技術(shù)和資金等原因，檔案數(shù)字化外包成為大多數(shù)檔案機構(gòu)的選擇。這種情況在工程檔案數(shù)字化中也是廣泛存在的。機遇與風險共存，工程設(shè)計檔案數(shù)字化外包同樣也存在諸如內(nèi)容失密、載體受損風等險。如何防范此類問題，這是當前工程檔案數(shù)字化外包中急需加以重視的問題。 一、工程設(shè)計檔案數(shù)字化外包存在的風險 1.外包公司缺乏市場規(guī)范。外包公司的運行機制是社會各要素在一定階段相互作用的結(jié)果，健全的服務(wù)體系有利于外包公司的長期發(fā)展，目前多數(shù)外包公司的社會影響比較小，缺乏規(guī)模效應(yīng)。在工程設(shè)計檔案招標時，有些公司為中標提供過低報價，擾亂

2、秩序的同時也給中標后的整理工作帶來了資金隱患。由于缺乏行業(yè)規(guī)范，有些資質(zhì)不足的外包公司為做典型、做案例，承接著超出公司能力范圍的檔案整理工作。外包公司承擔著超出其業(yè)務(wù)能力的許多業(yè)務(wù)工作，“受多種因素影響外包公司所能提供的服務(wù)以檔案整理和數(shù)字化掃描加工為主，對于檔案代存、電子文件管理、信息系統(tǒng)開發(fā)等對于場地或技術(shù)要求較高的服務(wù)內(nèi)容則很少涉足”1。許多小型外包公司因為提供的服務(wù)難以滿足發(fā)包方的要求而逐漸被市場所淘汰。市場的失序是風險產(chǎn)生的最大誘因。2.外包公司人員配備不合理。檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范規(guī)定外包公司需按照內(nèi)部管理機制，配備符合實際需要的、具有相應(yīng)崗位職業(yè)資格的員工。一般應(yīng)包括檔案專業(yè)人

3、員和其他各類專業(yè)技術(shù)人員2。然而，少有外包公司配備有穩(wěn)定的具有相應(yīng)崗位職業(yè)資格的員工，檔案專業(yè)人員在整理工程設(shè)計檔案過程中往往是以臨時的理論和技術(shù)指導(dǎo)的身份參與項目。參與的過程集中于項目開始和結(jié)束，對過程中出現(xiàn)的問題無法進行及時的解決。3.發(fā)包方對檔案核心業(yè)務(wù)認識不足。發(fā)包方指檔案管理部門和建設(shè)單位，發(fā)包方在檔案外包加工管理過程中處于主導(dǎo)地位。檔案業(yè)務(wù)外包開展前提是分清檔案部門的核心業(yè)務(wù)、核心優(yōu)勢，避免將核心業(yè)務(wù)外包3。在檔案管理部門的檔案業(yè)務(wù)核心價值認識不足的前提下進行工程設(shè)計檔案外包，將原本不應(yīng)該、不允許外包甚至是仍涉密的核心檔案外包的行為，短期內(nèi)能提高工作效率，達成“存量數(shù)字化”目標，但

4、從長遠來看必然會危害檔案信息安全，甚至是使得整個單位的外包工作失序。工程設(shè)計檔案數(shù)字化外包由于缺乏市場規(guī)范，人員配備不合理，發(fā)包方核心業(yè)務(wù)認識不足、逆向選擇等原因存在不同的風險。 二、工程設(shè)計檔案數(shù)字化外包風險的防范 1.加強行業(yè)引導(dǎo)和行業(yè)自律。一個行業(yè)的長期發(fā)展不僅需要構(gòu)筑動力機制，也需要有行業(yè)的規(guī)范。我國的檔案外包公司與國外的商業(yè)性文件中心很相似，但商業(yè)性文件中心的發(fā)展比較成熟，規(guī)模龐大且已經(jīng)成為一種文件信息管理服務(wù)行業(yè)，行業(yè)協(xié)會國際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會（PRISM）在規(guī)范行業(yè)秩序、加強行業(yè)自律、促進信息服務(wù)行業(yè)健康發(fā)展上起到了重要作用。我國外包公司當前發(fā)展還不夠成熟，僅有少數(shù)地區(qū)成

5、立了行業(yè)協(xié)會，如上海市信息服務(wù)業(yè)行業(yè)協(xié)會。但檔案學會幾乎是每個省份都有的，應(yīng)鼓勵檔案外包服務(wù)公司以會員的身份參與學會活動，雙方進行理論和實踐方面的探討。外包公司內(nèi)部應(yīng)該形成系統(tǒng)的管理制度，制定合理的工作流程，責權(quán)分明，使整個工作有章可循，有條件的公司要不斷擴展所能提供服務(wù)的深度，逐步向綜合性的檔案整理、寄存機構(gòu)轉(zhuǎn)型。檔案整理過程中要與發(fā)包方及時反饋項目問題和進度，外包公司之間應(yīng)該加強交流與合作，以促進檔案外包服務(wù)行業(yè)的規(guī)?；l(fā)展。政府應(yīng)該加大對檔案服務(wù)外包公司扶持力度，實行“以獎代補”5，引導(dǎo)他們進行技術(shù)創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型升級，提升整體盈利能力。在外包公司的考核體系中加入項目完成質(zhì)量和信息安全的部分，

6、做到全程有效監(jiān)督。2.加強從業(yè)人員培訓(xùn)。公司應(yīng)配備比較穩(wěn)定的專業(yè)技術(shù)人員，工作人員應(yīng)該具有崗位所要求的知識，熟悉相關(guān)法律法規(guī)及檔案工作標準。公司從業(yè)人員比例應(yīng)該符合相關(guān)要求，有計劃地整體提升工作團隊的專業(yè)素質(zhì)，定期開展工作經(jīng)驗交流、繼續(xù)教育活動和相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有條件的公司可以邀請當?shù)貦n案學會的人員進行指導(dǎo)交流。同時要提高公司的盈利水平，向科技密集型公司轉(zhuǎn)型，整體提升工作人員的福利待遇，激發(fā)工作人員的積極性。3.通過立法規(guī)范發(fā)包行為。發(fā)包方做好監(jiān)督工作，避免核心業(yè)務(wù)外包首先解決的是有關(guān)規(guī)范問題，通過立法規(guī)范其發(fā)包活動。2014年的檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范明確規(guī)定了可以進行數(shù)字化外包的必須是非涉

7、密的檔案，根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標。2015年的檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范對發(fā)包工作作出了合法、安全、可控等原則要求，也對發(fā)包工作的過程與要求作出了規(guī)定。地方可以根據(jù)這些規(guī)范詳細制定各項標準，對核心業(yè)務(wù)進行區(qū)分。為了實現(xiàn)全過程的監(jiān)督，發(fā)包方不應(yīng)該一次性將全部檔案交由外包公司，應(yīng)該按照工作計劃分批調(diào)檔。外包公司指定專人記錄外包項目總體進展，形成外包項目管理檔案，不僅能使得外包公司工作有序進行，也有利于后期驗收工作的順利開展。建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2014）規(guī)定了建設(shè)工程檔案的驗收標準，發(fā)包方可以參照此標準制定

8、詳細的驗收標準提供給外包公司，在預(yù)驗收階段把好關(guān)，不隨意提供檔案驗收認可文件以保證外包工作質(zhì)量。4.發(fā)包方選擇有法可依。檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范規(guī)定，檔案保管外包服務(wù)機構(gòu)可通過檔案保管外包服務(wù)行業(yè)組織開展能力評估。目前，我國外包行業(yè)服務(wù)的行業(yè)組織尚未完全建立，可先由各地城建檔案館工作人員、檔案學會人員、高校檔案工 參考文獻 1陳艷.我國檔案業(yè)務(wù)外包存在問題及對策分析J.檔案天地，2016（08）:48-50. 2.DA/T672017，檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范S. 3何小菁，吳建華.檔案館業(yè)務(wù)外包的可行性J.中國檔案，2003（4）：41-42. 4閆冬，袁芳.基于博弈論的檔案業(yè)務(wù)外包風險管理研究J.檔案學研究，2016（02）:67-72. 5呂永明.檔案整理和數(shù)字化加工服務(wù)外包的實踐與思考J.檔案與建設(shè)，2016（08）:69-71. 6