現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

1、 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究 摘要：伴隨著國家經濟建設的不斷發(fā)展，不少的企業(yè)在時代的浪潮當中也獲得了廣闊前景和發(fā)展機會，而在企業(yè)不斷發(fā)展壯大的同時，對于企業(yè)檔案管理工作的要求隨之越來越高。搞好企業(yè)管理，不僅關系到企業(yè)的自身發(fā)展，同時也是提升企業(yè)競爭力，更好地走向社會、服務社會的現(xiàn)實需求。關鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)制度；企業(yè)檔案管理引言企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案總稱，是企業(yè)業(yè)務工作日常查考、審計、巡視、總結經驗、決策研究、保障權益、編史修志等的原始憑證及重要依據(jù)，具有原始性、唯一性和法律憑證等作用，是企業(yè)的寶貴財富。企業(yè)檔案雖然不直接產生經濟效益，但是卻通

2、過企業(yè)的其他生產經營活動間接地為企業(yè)經營目標和利潤而產生作用。1企業(yè)檔案管理的重要性企業(yè)檔案能夠真實的反映出企業(yè)各個項目和生產經營的情況，不但是企業(yè)中的一份信息資料，是組成企業(yè)資產的重要部分，更是企業(yè)未來發(fā)展的基礎。好的檔案中完善地記錄著企業(yè)人力資源的細節(jié)性信息，從而讓企業(yè)能夠依據(jù)檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時，予以相對應的獎懲措施，保障企業(yè)的長遠、可持續(xù)發(fā)展。好的檔案管理可以幫助企業(yè)增強知識儲備和技術儲備，保障知識產權與企業(yè)機密，為企業(yè)未來的發(fā)展機遇強有力的后勤保障。同時，好的企業(yè)檔案管理可以幫助企業(yè)在未來的發(fā)展中的抵御風險的能力，在法律糾紛當中提供重要

3、憑證與依據(jù)，幫助保護企業(yè)利益和法律權益。最后，企業(yè)檔案管理還能夠幫助企業(yè)建立自身企業(yè)文化，通過檔案資料向員工們展示出企業(yè)發(fā)展歷程，增強員工對企業(yè)的歸屬感及認同感，陶冶員工素養(yǎng)，提高企業(yè)形象。2企業(yè)檔案管理存在的不足2.1思想觀念落后企業(yè)作為經濟組織，其一切經營管理活動以營利為首要目標。部分企業(yè)領導認為檔案工作不像科研、生產、經營可以直接創(chuàng)造經濟效益，對檔案工作的關注和投入少，致使檔案工作設備陳舊、檔案經費遲遲不到位、檔案工作人員配備不足；檔案工作未納入員工崗位責任制，同時缺乏經濟考核指標，故企業(yè)員工認為檔案工作與自己無關，自然不主動歸檔，不積極配合檔案部門工作；檔案工作人員常抱怨領導對檔案工作

4、不夠重視，抱著“不求有功但求無過”的保守不作為的心態(tài)，導致檔案工作遠遠落后于企業(yè)的其他各項工作。2.2管理人員專業(yè)性較差人力資源是建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體系的重要環(huán)節(jié)。然而，有些現(xiàn)代企業(yè)檔案管理專業(yè)人才儲備不足，多數(shù)人對于先進的檔案管理軟件既不懂，也不積極學習，信息化水平不足，缺乏正確、科學的信息化理念，仍然以陳舊的方式方法開展工作，無法實現(xiàn)信息化檔案管理的效益最大化，對檔案管理信息化發(fā)展進程造成了負面效應。2.3檔案安全保管有待加強現(xiàn)有檔案庫房溫濕度調節(jié)不夠精準，不利于檔案的長期保存。同時，寫字樓辦公的其他基層企業(yè)也面臨著檔案庫房配備和改造難、成本高的問題。3現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理方式3.1改

5、進檔案管理觀念對企業(yè)來講，管理觀念的改進不能只局限在企業(yè)收入、利潤獲取等有關環(huán)節(jié)，假設忽視了檔案管理觀念以及方式的優(yōu)化，那么企業(yè)便會步入錯誤的循環(huán)中。現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理，理應在管理思想上確認檔案作為信息來源，改變以往的管理方式，持續(xù)進行改進以及優(yōu)化，科學地融進信息手段。除此之外，企業(yè)的管理者理應重視檔案管理工作的展開，提升自身對此工作的認知程度，強化相關知識。3.2建設現(xiàn)代化檔案管理方式隨著信息技術的飛速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作開始步入了新階段，開始使用電子化方式替換以往的手工化操作，將電子檔案信息資源的優(yōu)勢展現(xiàn)出來。為了做好檔案管理工作，就需要資金的支撐，對基礎設施做出改進，依照需

6、求購入先進的檔案管理設施，保證檔案管理更加科學。并且，使用計算機進行管理，可以高效管理檔案，自動索引檔案信息，資料統(tǒng)計方便。同時，需要所有工作者在填寫紙質檔案的時候，確保與電子信息系統(tǒng)條目相同，確?？梢詼蚀_地錄入信息。工作者在核實的時候要詳細，確保錄入的資料都是準確的，錄入之后就需要立刻展開管理，對于部分殘缺的材料，應該及時進行補缺，確保紙質檔案以及電子檔案的一致性。3.3提升檔案管理人員的專業(yè)素質一方面，可以通過相關的業(yè)務、知識技能培訓，讓本部門員工積極參與，并從中獲得專業(yè)素養(yǎng)的提升；還可以通過組織學習活動、學習倡導主題活動等，鼓勵檔案管理人員主動學習專業(yè)知識，發(fā)展自身的學習能力，從而在當下

7、信息化檔案管理的時代發(fā)展中，緊跟時代步伐，提升檔案管理工作的效果。另一方面，適當提升檔案管理工作的人員門檻，只有在應聘人員專業(yè)能力水平達標的情況才準許從事檔案管理工作；對于新入職的人員，積極發(fā)展老員工帶新員工的檔案管理學習方式，從而使新入職的檔案管理人員能夠對企業(yè)的檔案管理流程有更快的熟悉和上手，從而提升檔案管理工作的整體效率。檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。企業(yè)的檔案管理涉及各種類型的雜多內容，并且管理應用工作具有較強的專業(yè)性要求，也需要一定的實際管理經驗，因此各檔案管理人員應當主動學習專業(yè)化的知識技能，保障自身的專業(yè)能力足以應對檔案管理工作需要。3.4強化企業(yè)檔案管理

8、安全性企業(yè)檔案管理的安全性是極為關鍵的，要求企業(yè)管理工作者以及所有職員達成共識，并對企業(yè)職員開展檔案管理安全性以及信息保密工作的有關培訓。除此之外，及時給企業(yè)職員灌輸計算機方面的有關知識，防止在檔案保管以及流程上出現(xiàn)問題，防止不法分子在檔案的轉移過程中進行信息修改、泄露檔案的相關信息，在檔案管理的過程中隨意改寫以及在檔案審核的過程中造假等。因此，各個部門要提升重視力度，遵守原則，將每個流程都交由專業(yè)負責人展開檢查、簽字，保證工作的順利展開。3.5加強檔案信息化建設當下企業(yè)檔案信息化建設，是滿足信息時代的發(fā)展，也是新時代檔案管理的大方向，對挖掘檔案資源的作用有著十分重要的意義。檔案的信息化建設，

9、就是利用現(xiàn)在快速發(fā)展的信息技術和互聯(lián)網(wǎng)通信技術等，來對原有的檔案管理方式實現(xiàn)優(yōu)化，例如原來若檔案入庫，一般采用手工登記和記載分類存儲位置的方法，在有檔案調度或調出使用時，需要管理員在登記記錄本上仔細查閱記錄，并從存儲庫中翻取，往往會花費大量的時間和精力才能夠找到；而信息化建設的引入，讓檔案登記、檔案調度和調出使用等工作都轉移到了電腦和互聯(lián)網(wǎng)上，能夠實現(xiàn)點擊、搜集式的一鍵找尋，大大提高了檔案利用的便利性、便捷性。所以，要順應新時代發(fā)展需要，現(xiàn)代企業(yè)要對傳統(tǒng)檔案管理信息編變革，使用信息化管理手段，構建檔案管理信息化平臺，設立電子檔案信息庫，增強信息交互性，提高檔案利用率和效用，有助于企業(yè)健康可持續(xù)的發(fā)展。結束語綜上所述，檔案是企業(yè)經營管理中的主要組成部分，檔案管理是企業(yè)工作中不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)。針對存在問題，采取有效對策提升檔案管理工作水平，無疑是企業(yè)合理利用與開發(fā)資