基于檔案管理的企業(yè)會計論文

1、基于檔案管理的企業(yè)會計論文 一、企業(yè)會計檔案的特殊性分析 (一)管理依據的特殊性 歸檔管理的會計檔案材料是財務管理工作中直接產生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理歸檔以后，更具有系統(tǒng)性和連貫性，成為可以作為法庭證據的依據性材料。為了保證會計檔案管理的合法有效，國家不僅在會計法中對會計檔案的管理做出了明確規(guī)范，并且專門制定、頒布了會計檔案管理辦法予以規(guī)范，這在其他門類檔案中是不多見的。在此基礎上，各個大型國有企業(yè)包括我公司在內都制訂了專門的會計檔案管理制度，使會計檔案成為企業(yè)檔案管理中最為規(guī)范、明確、高效的門類之一。 (二)來源的特殊性 由于企業(yè)的自身特點，使檔案管理的前期階

2、段，即歸檔材料的形成、積累，歸檔前整理和按時移交，成為檔案管理中最難以規(guī)范化管理的階段。因為歸檔材料的形成主體成分眾多，素質參差不齊；歸檔材料產生的時間、處所及環(huán)境條件各異，所以歸檔材料質量的可控性較難提高，會計檔案的來源同樣存在這些問題。雖然會計檔案歸檔材料是由專業(yè)的會計機構及會計人員移交給檔案部門，而且在移交歸檔前進行過審查，但是會計憑證來源各異，數量繁多；會計賬簿專業(yè)性強，分類嚴格；其他會計資料種類繁雜，難以準確分辨，這些特點在其它門類的檔案中都是不多見的。此外，對于會計檔案歸檔材料積累、整理方法、質量及歸檔時間界定等要素均有明確、嚴格的規(guī)定，同樣也有別于其它門類檔案。在歸檔時間上，當年

3、的會計檔案在會計年度終了后由財務部門自行保管一年，待下一個年度才移交歸檔；在整理方法上，會計檔案歸檔材料是由會計人員而不是檔案人員負責組卷及裝訂，以確保卷內文件材料的有機聯(lián)系。 (三)管理的特殊性 會計檔案是經濟活動的直接憑證，與企業(yè)經濟活動的聯(lián)系非常緊密。因此，會計檔案歸檔范圍必須涵蓋經濟活動的全過程，必須如實反映經濟活動各環(huán)節(jié)之間的客觀聯(lián)系，這就要求會計檔案管理人員必須對企業(yè)財務部門和會計人員的業(yè)務工作有一定程度的了解并積極配合；會計檔案歸檔材料種類多樣，壽命周期長短各異，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六個檔次，這是會計檔案獨有的特點；由于會計檔案數量多，特

4、別是短期保存的數量大，需要經常進行價值鑒定和及時銷毀。在我公司，只有會計檔案能夠做到定期組織進行鑒定、銷毀。這些方面均與其他門類檔案有明顯區(qū)別。 (四)利用的特殊性 由于會計檔案涉及企業(yè)的經濟利益，具有明顯的經濟價值和嚴格的保密要求，必須依法依規(guī)嚴格管理，無關人員不應當接觸。因此要求企業(yè)檔案部門做出適應會計檔案自身特點的專門規(guī)定，對利用會計檔案的主體、時間、地點及管理要求做出明確、細致的要求。要對利用者的資格進行限制和審查，采取措施保證在利用會計檔案的過程中不致造成失密、泄密，要規(guī)定明確的利用程序并對整個利用過程實行嚴格有效的監(jiān)督管理，在確保館藏會計檔案完整與安全的前提下，積極開發(fā)館藏會計檔案

5、信息資源。 (五)信息化管理的特殊性 自2005年我公司檔案信息化建設起步以來，由于各門類檔案信息化建設難度不一，因此進展步伐也各不相同，而會計檔案信息化就是其中特點比較鮮明的一類?？梢哉f，會計檔案信息化建設的速度是最快的，又是最慢的。所謂進度最快，即會計檔案是最先完成案卷目錄數據庫建設的門類；所謂進度最慢，即直到今天，我們也沒有完成會計檔案卷內目錄數據庫的建設，更不用說檔案全文數據庫建設了。事實上，會計檔案本身的特點已經決定，后兩個數據庫的建設既沒有必要性也沒有可行性。這個特點與其它門類檔案數據庫建設工作日新月異的局面形成鮮明的對比。 二、企業(yè)會計檔案管理的實用方法 (一)企業(yè)會計檔案管理制

6、度的建立和實施控制 會計檔案和其它各門類檔案一樣，必須依法管理，堅持“照制度辦事，按程序操作”的要求。 1.在制度建設方面應當抓好三個層次的工作：一是制訂專門的會計檔案管理制度；二是在國家相關法規(guī)修訂、企業(yè)實際情況變化等情況下，應及時對會計檔案管理制度進行修訂；三是在實際工作中，應逐步建立健全會計檔案接收、管理、利用和鑒定銷毀的具體操作程序，使會計檔案的管理真正處于有規(guī)可依、有章可循的良性環(huán)境。 2.在制度落實方面，要采取有力措施保證管理制度的有效實施和閉環(huán)控制，確保管理制度落到實處。應當做到三個納入：一是將檔案管理制度（包括會計檔案管理制度）納入企業(yè)的管理制度體系，確保檔案管理制度的效力；二

7、是將檔案管理制度的內容納入職工培訓課程，確保檔案管理制度的宣傳貫徹；三是將檔案管理制度的實施納入企業(yè)的經濟責任制考核范圍，與各單位的工作績效掛鉤，這樣才能確保檔案管理制度的切實執(zhí)行。 (二)企業(yè)會計檔案材料的歸檔前控制 歸檔前控制是檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，也是一個容易被忽視的環(huán)節(jié)，在會計檔案管理工作中同樣如此。因為會計檔案在歸檔之前都是由專業(yè)會計人員管理，往往使檔案人員產生“會計檔案是歸檔前管理最規(guī)范的一類檔案”的慣性思維，從而放松對會計檔案材料的歸檔前控制。我們在長期的管理實踐中認識到，會計檔案管理人員必須提高對歸檔前控制這個環(huán)節(jié)重要性的認識，必須采取有效手段確保檔案歸檔環(huán)節(jié)的質量和效率

8、。會計檔案材料的歸檔前控制主要包括三個方面的內容。首先是對歸檔材料進行現狀調研，切實掌握歸檔單位分管領導及責任人是否有變化，弄清應歸檔材料的數量及保管現狀，以及可能影響歸檔工作進度與質量的其它情況，做到心中有數；其次是要與歸檔單位的領導及責任人保持溝通，建立經常、及時、良性的信息交流；第三是針對調研中發(fā)現的問題進行有的放矢的業(yè)務指導，包括宣傳會計檔案管理法規(guī)與制度，傳授歸檔材料組卷、裝訂及保管的方法與要求，共同商討解決問題的思路與辦法等等，特別是在歸檔單位責任人員發(fā)生變動后，這項工作的重要性更是不言而喻。一般來說，歸檔前管理工作越及時、主動、細致，會計檔案材料的接收歸檔工作就會越順利。 (三)

9、企業(yè)會計檔案材料的接收歸檔 會計檔案的接收歸檔工作是會計檔案規(guī)范化管理不可缺少的基礎環(huán)節(jié)，必須按照“規(guī)范、明確、高效”的要求有序進行。從上世紀九十年代末期開始，我們就逐漸摸索出一套行之有效的工作程序。每年剛過春節(jié)，我們就開始與歸檔單位溝通，在充分協(xié)商的基礎上制訂印發(fā)當年的會計檔案歸檔計劃，確定各單位的歸檔次序、時間安排、歸檔材料內容、歸檔手續(xù)以及聯(lián)系方式，當然每年都要不厭其煩地重申歸檔要求，以保證歸檔計劃的可執(zhí)行性。然后就是為歸檔材料的進館做好必要的準備，包括柜架的規(guī)劃安排、位置調整、裝具準備等各項工作，在此期間往往還要關注與指導歸檔單位制作歸檔材料交接清單的進度與質量。會計檔案歸檔材料的接收

10、工作既是技術活也是體力活。按照交接清單逐卷清點，核對名稱、編號、數量，精神高度集中，不敢稍有懈怠；一卷檔案不過一兩斤重，但是要連續(xù)將幾千卷檔案在短時間內進行清點、搬運、消毒、上架，不僅要求有較強的手腦協(xié)調能力，還要求有較好的身體素質。 (四)企業(yè)會計檔案的安全保護 會計檔案接收入庫以后，雖然組卷、裝訂環(huán)節(jié)的工作已由會計人員完成，但是仍然有許多管理工作要做。首先是歸檔材料的清潔消毒就與其它檔案不同，其它檔案都是先消毒后裝訂，文件材料之間的間隙大而松散，臭氧氣體容易進入，消毒時間不需要太長；而會計檔案是已經裝訂完畢然后消毒，臭氧氣體難以順利進入紙張之間，不但要求檔案在消毒柜中翻開擺放，還要適當降低

11、檔案的擺放密度，適當延長消毒時間，使消毒殺菌盡可能徹底。其次是會計檔案的裝具即卷盒種類多、規(guī)格多。會計憑證、會計賬簿和會計報表的外形尺寸各不相同，因此除了會計報表與其它會計材料采用各門類檔案通用的卷盒外，我們還專門為會計憑證與會計賬簿量身定做了不同規(guī)格的卷盒。第三，會計檔案的保護、保密管理要求高。我公司于2013年為會計檔案庫房安裝了帶指紋鎖的門禁系統(tǒng)，改進了防盜實時監(jiān)控系統(tǒng)，進一步提高了會計檔案的安全防護水平。此外，還有會計檔案案卷封面、脊背、卷內目錄和備考表的制作；總賬、分類賬和檢索工具的建立；由于檔案鑒定、銷毀而形成柜架空間，必須經常進行倒架調整，比其它檔案管理頻繁得多；會計檔案的數量最

12、多，庫房面積最大，日常清潔衛(wèi)生工作量也最大。這些工作看起來瑣碎，但是缺一不可。 (五)企業(yè)會計檔案的利用管理 利用會計檔案最重要的就是要把握好開發(fā)檔案信息資源與保障檔案完整安全這兩者之間的辯證關系。首先，利用會計檔案的主體必須是持證上崗的專業(yè)會計人員，因此檔案部門應當掌握本企業(yè)的持證會計人員名單，并且定期與財務管理部進行溝通，對名單進行更新；其次，利用會計檔案必須事先經公司財務部領導書面批準，并有檔案部門領導簽字確認，以確保利用的目的是因工作需要；第三，利用會計檔案必須在檔案部門設置的專用閱檔室內進行，必須有會計檔案管理人員現場服務，閱檔室內還應當配備監(jiān)控攝像頭、電話等必要設施；第四，如果需要

13、復制檔案，必須在審批手續(xù)中明確說明，并由會計檔案管理人員在檔案部門內部進行。 (六)企業(yè)會計檔案的鑒定及銷毀 到期會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理的最終環(huán)節(jié)，也是考驗一個檔案工作者素質的試金石。美國國家檔案館前館長、著名檔案學家巴克先生曾經告誡我們：“人類的檔案遺產具有唯一性，不論由于何種原因失去其中任何一部分，都是整個人類的損失?！边@句話成為我們每次鑒定銷毀工作之前必須重溫的信條。為了確保會計檔案鑒定銷毀工作的質量，首先必須組織鑒定工作小組，由企業(yè)總會計師擔任組長，財務部門、檔案部門領導及相關工作人員參加。其次應由檔案人員制作案卷級鑒定清冊，并確保清冊的內容與提交鑒定的檔案在順序、數量、內容

14、各方面準確對應。第三，采用逐卷鑒定的方法對到期的會計檔案進行價值鑒定。在鑒定前，應要求參加鑒定的會計人員事先做好相應準備，對提交鑒定的檔案是否涉及未辦結的債權債務，是否涉及正在辦理的違法違紀案件等內容要心中有數，以免造成珍貴證據的滅失。第四，鑒定工作結束后，檔案管理人員要按照鑒定結論，將經過鑒定的檔案分為兩個部分，對應當繼續(xù)保存的檔案重新標識、消毒、回庫；對應當銷毀的檔案建立銷毀清冊，辦理審批手續(xù)后，送到有資質的銷毀單位，采用化紙漿的方式進行銷毀。最后，將銷毀清冊等鑒定工作資料完成簽字手續(xù)后，及時歸檔，永久保存。 (七)企業(yè)會計檔案信息化建設要點 我們必須清醒地認識到，無論會計檔案有什么樣的特

15、殊性，信息化建設都是會計檔案管理的必由之路，這是不以我們意志為轉移的客觀規(guī)律。首先，扎實的檔案管理基礎工作是信息化建設不可缺少的前提條件；其次，會計檔案信息化建設應當是企業(yè)檔案信息化建設的有機組成部分，并且應與整個企業(yè)的信息化建設同步進行；第三，會計檔案信息化建設應當適應企業(yè)財務會計信息化建設的實際情況，遵循其自身的客觀規(guī)律，實事求是地進行。我們的設想是，對于會計賬簿類，數據庫建設到案卷級；在其他三個類別中，對于已經歸檔的檔案，數據庫建設到案卷級，對于今后歸檔的檔案，在財政部下發(fā)的企業(yè)會計信息化工作方案正式實施后，根據實際情況，可能直接建設全文數據庫。因為這個方案將對現行的會計檔案形成方式和載體形式做出重要調整：除會計憑證類繼續(xù)采用紙質載體外，其它三類材料即會計賬簿類、會計報表類和其它會計材料類都將可能