物業(yè)管理公司檔案管理制度(9)

1、本文格式為word版，下載可任意編輯物業(yè)管理公司檔案管理制度(9) 物業(yè)管理公司檔案管理制度（九） 第一條 總則 1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展服務(wù)，特制定本制度。 2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料，包括：國(guó)家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專門(mén)檔案（人事檔案等）。 3.公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 第二條 檔案管理架構(gòu) 1.公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。 2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。 3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔

2、案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。 第三條 檔案分類： 1.文書(shū)類檔案 1）政府部門(mén)各類文件 2）公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類正式發(fā)文 3）法律公文 4）廣告策劃文案 2.工程技術(shù)類 1）設(shè)備設(shè)施檔案 2）招投標(biāo)檔案 3.財(cái)務(wù)類檔案 4.合同類檔案 5.公司各類證照 6.影音類文件 第四條 歸檔工作流程 1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。 2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位，按檔案分類要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。 3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔

3、案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。 第五條 歸檔要求 1.歸檔文件必須完整齊全。 2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。 3.檔案編目 1）文書(shū)類檔案：年度+（項(xiàng)目）部門(mén)或管理處+案卷號(hào) 如：2021/市場(chǎng)/001 2）工程類檔案：年度+項(xiàng)目+檔案分類+案卷號(hào) 如：2021/百事可樂(lè)/項(xiàng)目/001 3）財(cái)務(wù)類檔案：會(huì)計(jì)年度設(shè)置 4）合同類檔案：部門(mén)（項(xiàng)目）+合同類型+年份+案卷號(hào) 4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。 5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版；計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)要可運(yùn)行。

4、音像檔案采取總登記方式（登記表見(jiàn)附件2）： 1）照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。 2）錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明：題目（內(nèi)容）、制作日期、制作人、盤(pán)數(shù)、序號(hào)等。 第六條 檔案借閱、移交 1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。 2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。 3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案，若跨部門(mén)借閱，須經(jīng)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫(xiě)清楚。 第七條 保管和保密制度 1.存放檔案的檔案柜排放整齊；采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識(shí)明確。 2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。 3.檔案的保密?chē)?yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專人監(jiān)銷(xiāo)，防止泄密。 4.節(jié)假日期間，檔