公正文書檔案鑒定工作質量管理論文

1、公正文書檔案鑒定工作質量管理論文 一、公正文書檔案鑒定工作概述 公元前六世紀的代書人制度是公證制度的起源，歷經宗教公證的完善，發(fā)展到現在的國家公證人的現代公證制度。由于其在社會經濟活動中無可取代的地位，而愈來愈受到人們的重視。公證文書作為公證制度的最終成果體現，具有無可置疑的證據力和執(zhí)行力，在現代各國都將其作為國家檔案的重要組成部分。因此，對公正文書的鑒定工作是至關重要的。公證檔案是公證人員和當事人在具體時間、具體地點、具體行為記錄，也就是說當事人當時的一舉一動、一言一行都是由公證人員以文字形式記載下來，并確定其真實合法性。文件檔案鑒定是評價主體以一定的評價尺度或標準來衡量被鑒定的文件檔案這一

2、客體價值的活動過程。在檔案鑒定過程中，由于文件檔案自身價值存在多樣性、相對性和潛在性等特點，再加上參與評價的主體在學識水平、分析問題能力等方面的差異，就會出現對同一鑒定客體得出不同鑒定結果或意見的情況。面對此種情況，為了最大限度地實現鑒定工作的科學性及鑒定結果的準確性，必須確立明確的檔案鑒定標準依據，特設鑒定機構、統(tǒng)一鑒定程序、科學化管理方式，保證檔案鑒定工作的有序進行。 二、公正文書檔案的重要性 公證處存檔的公證檔案，有重要的利用價值，在一定程度上相當于機密檔案，在人們的社會生活中起著重要作用。一方面，在市場經濟活動中，大部分文件檔案的履行都要持續(xù)一段時間，有些可長達幾十年，在這期間，人們受

3、客觀外界的影響，以及形勢的變化，可能在主觀上會出現某些偏差，不履行或不能履行自己的義務。公證文書檔案就像一個非常有威信的監(jiān)督者，默默地約束著當事人要對自己的言行負責。另一方面，在市場經濟活動中，調解和訴訟通常是解決矛盾和糾紛的辦法。因為檔案客觀記錄了以往發(fā)生的事情，當時的狀態(tài)、當時人的真實意思表示，可以澄清有關事實，所以公證書連同公證檔案的作用非同一般。在大量調解和訴訟實踐中，司法機關和各級行政主管部門對公證檔案一般都給予采納。 三、現行公證文書檔案鑒定工作中存在的問題 1.鑒定理論問題 我國的檔案鑒定理論是結合我國檔案工作實踐，學習原蘇聯檔案學理論的基礎上，吸收民國時期檔案學有關檔案鑒定理論

4、上形成的。建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實踐中證明了其價值，但同時也證明了這些理論自身存在著的不足之處:造成檔案價值概念的模糊，鑒定理論的框架構建不完善；對應用技術研究的不足，造成具體操作中的技術、標準、鑒定質量的檢查與控制的方法空白或殘缺，忽略了檔案價值中實際存在著的數量關系，缺乏足夠的定量分析的成分，顯然存在著具體操作上的困難。由于鑒定理論的缺陷使鑒定質量無法得到保證。 2.待鑒定的文書檔案數量繁多 2.1進館問題 檔案界一直把館藏量為檔案館的重點，衡量檔案館的規(guī)模以及達標升級評定中，館藏量均為主要硬件之一，使豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標。在增加館藏的片

5、面指標下，一些不具有進館價值的檔案也隨之入館，造成進館檔案質量不高。由于上述原因，檔案館需要鑒定的已不僅僅是有鑒定價值的到期檔案，還有相當一部分冠以長期、永久之名，卻無實際保存價值的檔案。 2.2認識問題 另一方面，檔案館沒有做到有計劃、周期性地開展鑒定工作，導致需要鑒定的檔案日益增多。由于鑒定工作費時費力且見成效，檔案館未將鑒定工作放到應有位置，致使鑒定負擔越來越重。 2.3鑒定程序問題 鑒定程序問題主要體現在兩個方面。第一，鑒定程序復雜。目前，檔案采取的是案卷裝訂法。在具體鑒定過程中，若發(fā)現卷中若有不符合保管期限的文件，就必須按照處理手進行處理。首先進行拆卷，將不需繼續(xù)留存的文件剔出，并在

6、卷內文件目錄上注明。然后調整檔號，保管期限的調整、案卷的變化，需要重新編排檔號才能保證管理和利用。最后調整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應調整、更改。這一系列復雜繁瑣的操作工作，令許多鑒定工作人員望而卻步。 2.4鑒定標準問題 我國現行的文書檔案的鑒定標準依據的是1987年頒布的文書檔案保管期限表，此保管期限表雖然在多年的文書檔案的接收、立卷、鑒定工作中起到了重要作用，但實踐證明，文書檔案內容龐雜，涉及面廣，在鑒定時困難較大，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。其次，文書檔案的珍貴程度鑒定不準。對于同一份文書檔案材料，不同的檔案管理機構的鑒定期限有一定的差異，有

7、的作為永久收藏，而有的可能作長期甚至短期保存，而一份真正的、有價值的文件材料應該從歷史的角度、從社會的角度綜合評定它的價值，這樣才有利于珍貴檔案的保存，才能體現檔案管理機構的作用和地位。 2.5歸檔文書檔案的問題 首先，文書檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄。這在不同時期和不同工作領域都不同程度地存在，檔案工作者不可能、也不允許改正檔案材料原始內容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以指導利用者。其次，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，對于其他部門的文檔往往長時間沒有文件歸檔。個別文件材料還不完整，編號文件本身連接不上，缺附件、少底稿等現象普遍存在。這樣，在不同程度上造成了歸檔

8、文件材料不完整。 2.6管理方式問題 裝訂式案卷是目前檔案保存的一種基本形式。這種形式影響鑒定工作的順利開展，現在對檔案鑒定后，如發(fā)現失去保存價值需剔除的檔案，即使僅有一份，也要全卷拆開，頁號重編、目錄索引重新搞，一系列的連鎖反應，工作量十分大。因此，很多情況下，明明知道有些案卷的檔案已失去保存價值，但考慮到牽一發(fā)而動全身，即停止剔除工作因而滯后了鑒定工作的經常開展。 2.7期限問題 長期以來，檔案部門一直承襲這樣的理論與辦法，即上級機關下發(fā)的文件除對本機關頒發(fā)和形成的外，其保管期限為長期或短期，并認為這樣會減少重復檔案的數量，但在實際操作過程中上，并沒有達到減少庫存的目的效果。目前檔案室、館

9、中文書檔案中長期卷的比例十分大，有的同一份文件可能會在同一檔案館的多個卷中找到，同一館內重復性就這樣大，加之上一級的檔案館也要長期或永久保存這部分檔案，因此，這也是造成重復性歸檔的現象的重要原因。 3.提高公正文書檔案鑒定工作質量的策略 3.1完善鑒定理論 我國現行的鑒定理論側重于對鑒定的原則、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的基本理論研究和應用技術研究等方面做的不夠深刻，缺乏足夠的實用性，可操作性不強，在實際工作中就顯得空泛。因此，要完善檔案鑒定理論，使其更具有實踐操作性，逐步實現鑒定標準的多元化，更有效地指導實踐。借鑒西方相對成熟的鑒定理論體系時，要

10、加以正確的吸收與借鑒，同時要結合我國檔案工作實際情況加以發(fā)展、完善，形成具有針對性的檔案鑒定理論，以引導鑒定實踐前行。 3.2設立專門鑒定機構 為了確保鑒定工作順利進行，在檔案館內應健全必要的組織機構，專人負責鑒定工作，建立必要的監(jiān)督機制，嚴格鑒定銷毀制度。對館藏到期檔案進行統(tǒng)計，對館(室)藏的文書檔案的珍貴程度、文書檔案的質量評價和保管期限的鑒定工作，主要是制定鑒定計劃，對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行分析、甄別，提出鑒定意見，確保鑒定工作有條不紊地進行。為當事人保密是公證處的義務和職責，為確保這項職責的正確遵守，公證機構應設專人保管公證檔案材料，防止遺失或泄密。 3.3細化文書檔

11、案保管期限表 各級檔案室可以依據國家關于檔案保管期限的規(guī)定，并結合本機關的實際情況及檔案特色細化保管期限表條款，制定出條款清晰、內容豐富精練、層次分明、明確具體、可操作性強，即符合全面、系統(tǒng)、準確要求的文書檔案保管期限表。也可以在條款附上詳細說明或舉例，使條款規(guī)定更加明確具體、便于操作。特別注意的是，檔案室細化的文書檔案保管期限表，需經本機關領導人審查批準后，要以書面形式上報檔案行政管理機關或檔案價值鑒定工作組織機構，經過審查批準后才可實施。 3.4規(guī)范鑒定程序 3.4.1重視進館質量 加強在檔案進館之前的鑒定工作。在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定，檔案指導部門定期對案卷質量檢查時涉及到的鑒

12、定，檔案館接收之前對案卷進行的檢查這三個環(huán)節(jié)上加強鑒定力度，確保案卷質量的關鍵，為保證檔案進館質量。 3.4.2完善鑒定程序 改變檔案鑒定工作的一次鑒定制，規(guī)范為二次復核制、三次確定制。第一，由文書處理部門在鑒定當中,按照國家檔案局頒發(fā)的機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍等規(guī)定劃分，剔除無保存價值的文件，劃分檔案的保管期限后將應歸檔文件移交檔案室。第二，由檔案室鑒定人員復核歸檔檔案保管期限劃分的準確性,對移交進室的檔案進行再鑒定,以提高鑒定的準確性。三是在檔案局確定進館單位的前提下,由檔案局專門鑒定人員指導、監(jiān)督、協(xié)助機關檔案室人員對應移交進館的到期檔案、銷毀檔案等做最后的價值審查及保管期限確定。

13、此外，對按手續(xù)辦理準備銷毀的文件要堅決銷毀，使其盡量減少差錯,以保證檔案館藏的質量。 3.5加強信息技術在文書檔案鑒定工作中的運用 3.5.1數據庫技術在文書檔案信息化管理中的應用 首先我們要建立檔案數據庫，將所有庫藏的檔案資源按照一定的著錄格式與標準進行計算機存儲。具體來說，文書檔案數據庫一般具備檔案數據的錄入、修改、查詢、刪除、統(tǒng)計顯示和輸出等功能。用戶界面要簡潔直觀，檔案材料的所有著錄項都能在屏上顯示，并且著錄項中的內容和排列順序與紙質檔案排列一致，符合錄入人員的習慣，便于校對鑒定。數據庫應當具有較強的自動糾錯功能，有效地避免數據錄入及人工校改中出現的差錯，確保檔案數據存儲的質量，力求準確、規(guī)范。 3.5.2檢索技術在文書檔案鑒定工作中的應用 在文書檔案鑒定過程中，充分利用檢索技術。傳統(tǒng)的檔案檢索采用人