關于電算化會計帳表審計問題的探討

1、關于電算化會計帳表審計問題的探討 電算化會計在我國開展20多年來，已經歷了萌芽、緩慢發(fā)展和逐步完善等三個階段。在這期間，財務軟件的功能趨于更加完善和科學，電算化會計理論已從無到有建立和完善起來，同時也產生了大批電算化會計復合型人才，這一切都大大地促進了我國電算化會計事業(yè)和經濟建設的發(fā)展。相反，為經濟建設“保駕護航”的審計，由于理論和實踐研究的滯后，人才的匱乏而處于落后地位，尤其在電算化會計普遍開展的今天，在實際審計工作中，審計人員對以磁性介質（或光質）形式存在的帳表數據不適應，難以開展有效的電算化審計。本文中，筆者以ufsoft 8.x的帳表系統(tǒng)為基礎，對電算化會計帳表審計的前提、開展方式、實

2、施步驟、技術方法和審計要點等幾個問題進行探討，期望能對審計人員解決實際難題有所裨益。 一、電算化會計帳表審計的前提 電算化會計帳表審計的前提是：必須保證電子數據的“原始性”，即電子數據是真實、可靠的、可以作為有效數據來進行審計。按照1996年12月聯(lián)合國通過的正式法律范本電子商務示范法的規(guī)定，電子數據作為有效的法律依據，必須滿足三個條件：（1）電子數據的生成、存儲和傳遞過程是可靠的；（2）有關責任人已對數據進行加密式的數字簽名；（3）執(zhí)行數據專人管理和確保數據的完整性和安全性。在我國，以聯(lián)合國的電子商務示范法為標準嚴格制定“電子數據”的有效條件是不現(xiàn)實的，在實踐中也難以貫徹下去。目前，行之有效

3、的方法是按照有關財經法規(guī)的規(guī)定，制定切實有效的內部控制制度，并嚴格貫徹實施。只有這樣，才能最大程度上保證電子數據的“原始性”，否則，電算化會計帳表審計就失去意義。 二、電算化會計帳表審計的開展方式 電算化會計帳表審計的開展，就其實施的技術手段或對計算機利用程度來說，可分為繞過計算機審計方式、通過計算機審計方式和利用計算機審計方式三種。雖說這三種方式是隨電算化審計的發(fā)展而先后產生的，其技術含量也各不相同，但其實施的主要對象都是電子數據，并且在實際應用中也絕不是對立的，可根據審計對象和審計人員業(yè)務素質等實際情況而靈活選擇。 1.繞過計算機審計方式 這種審計方式大約產生在20世紀50年代中期60年代

4、中期。在這一方式下，審計人員只是對帳表的輸入數據和輸出數據（指對紙質形式存在的數據）進行靜態(tài)審計，而對電算化會計信息系統(tǒng)置之不理，是一種最簡單和最直接的電算化審計方式。 2.通過計算機審計方式 隨著計算機技術和財務軟件技術的發(fā)展，大約在20世紀70年代80年代，審計人員越來越發(fā)現(xiàn)帳表軟件輸入數據和輸出數據缺乏必然的聯(lián)系；另外，數據文件的更新方法和速度以及打印輸出的滯后性，讓審計人員覺得有必要適時地對電算化會計信息系統(tǒng)進行審計。在這種審計方式下，電算化會計信息系統(tǒng)開始被作為審計的對象，但計算機主要是作為審計對象而存在著。 3.利用計算機審計方式 20世紀80年代以來，在審計人員掌握了一定的計算機

5、知識及其應用技術后，他們發(fā)現(xiàn)許多電算化審計工作可以由計算機代替人來完成，而且工作效率較高。計算機作為有力的審計工具，被用來進行隨機抽樣（生成隨機數表）、打印函證、打印數據，進行實質性測試中的趨勢分析、完成情況分析、比較分析，以及基于應用軟件，如excel和程序的自動審計（從獲取審計資料到具體審計，直至出具標準審計報告，皆由計算機來自動完成）等，是電算化審計方式中技術含量最高、對人員素質要求也最高的一種審計方式。 三、電算化會計帳表審計的實施步驟 電算化會計帳表審計基本上都有三個步驟，即符合性測試、實質性測試和審計報告。符合性測試階段，審計的對象主要是企業(yè)的內部控制制度，包括帳務系統(tǒng)和報表系統(tǒng)的

6、內部控制制度，從而決定數據有效性的高低（h高l低）；實質性測試階段，被審計的對象不同，則步驟不同，其主要目的在于根據符合性測試的結果，決定重點審計的項目和抽取樣本的數量（hs小lb大，h、l為數據有效性，s、b為樣本量），進行實質性審計，最后確定審計結論。審計報告是在審計結束階段完成的，主要就審計結論，提出糾錯措施和合理化建議。在這三個階段當中，實質性測試是工作量最大、持續(xù)時間最長的一步，直接關系到審計工作的效果。下面就帳表系統(tǒng)實質性測試的具體環(huán)節(jié)加以說明： 1、對帳務系統(tǒng)的實質性測試 帳務系統(tǒng)的實質性測試應確立“總帳”的核心地位，從總帳開始，按照總帳科目匯總表日記帳、重點科目明細帳憑證匯總表

7、或抽樣憑證原始數據資料的順序來進行。 2、對報表系統(tǒng)的實質性測試 報表系統(tǒng)的實質性測試應確立“取數公式”和“報表文件”同等的核心地位，按照從報表格式和欄目取數公式報表文件的次序來開展審計工作。在這里，需要指出的是審計人員不要只對輸出數據的載體“報表文件”予以特別的關注。 另外，在實際工作中，如何確定電算化會計帳表的綜合審計步驟，即先帳后表或先表后帳，關鍵在于認清帳表各項目間的聯(lián)系，審計的順序根據審計人員的經驗和實際情況來確定。 四、電算化會計帳表審計的技術方法 電算化會計帳表審計的技術方法，是指在審計實踐中，針對某一審計對象或內容所采用的帶有一般性特征的具體方法。 1、對于內部控制制度（含內部

8、控制方法）的審計 對于內部控制制度（含內部控制方法）的審計，一般采用查詢、調研、函證、實地驗證、重復驗證等方法。 2、對于軟件及程序功能的審計 對于軟件及程序功能的審計，一般采用查詢、專家會議、實地驗證、重復驗證等方法。 3、對于以紙質形式存在的數據的審計 對于以紙質形式存在的數據的審計，可采用傳統(tǒng)審計的一些技術方法，如函證、統(tǒng)計抽樣、比較、查詢、統(tǒng)計分析、點估計和區(qū)間估計等。 4、對于電子數據（主要指電子數據樣本）的審計 對于電子數據（主要指電子數據樣本）的審計是電算化會計帳表審計的難點。就技術方法而言，與以紙質形式存在的數據的審計方法相似，但采用的具體做法則有所不同： 第一種做法，將有關數

9、據打印出來，然后對傳統(tǒng)形式帳簿和報表進行審計； 第二種做法，利用帳務系統(tǒng)的“計劃管理功能”、報表系統(tǒng)的“用戶菜單”功能（二次開發(fā)窗口），編制用戶程序，進行有關的自動取數、比較、分析； 第三種做法，使用實用軟件，如excel編制一個模板進行數據的采集、比較、分析。excel電子表有強大的數據管理功能，在會計和審計電算化中的應用都非常廣泛。審計人員可利用excel中的query功能將帳表的有關數據庫自動轉換成excel能識別的數據庫結構，然后利用excel的命令或函數來完成數據的比較分析等諸工作。當然，用戶若能使用excel的“宏”功能編制一個宏程序來自動完成有關數據的采集、比較、分析為最好。 第

10、四種做法，利用軟件技術開發(fā)一個審計軟件（在多數單位采用同一公司產品的行業(yè)或集團，如煙草行業(yè)，開發(fā)和推廣商品化通用審計軟件不僅可行而且前景良好），替代審計人員的如數據的采集，比較、分析等部分審計工作。但這種做法和上面做法一樣，其技術上存在一定難題，即必須充分了解帳表系統(tǒng)的數據庫文件（含數據庫結構）的設計。目前，數據庫技術可以說是財務軟件的核心技術，事關一個軟件公司的生存和發(fā)展。雖然，財務軟件功能規(guī)范和財務軟件數據接口標準對財務軟件的功能和數據庫結構等作了明確的規(guī)定，以便于財務數據的合并、相互轉換和二次開發(fā)，但軟件廠商在確保商業(yè)秘密、建立競爭優(yōu)勢的利益驅動下，總將數據庫設計得讓人很難看出端倪。所以

11、，要開展真正意義上的審計電算化，還不僅是審計本身的事。 五、電算化會計帳表審計的要點 把握電算化會計帳表審計的要點，可以避免審計工作中出現(xiàn)“揀了芝麻，丟了西瓜”式的抓不住重點和“只見樹木，不見森林”式看不到全面的現(xiàn)象，也可以節(jié)時省力，提高工作效率。 1、賬務系統(tǒng)的審計要點 賬務系統(tǒng)的審計要點有以下五個方面：（1）財務分工設置及其權限保證功能和具體設置；（2）憑證的填制、修改、刪除功能和具體操作；（3）復核人員的綜合素質和職責履行狀況；（4）轉帳憑證的定義功能及已進行的定義；（5）上機日志及保管情況。 2、報表系統(tǒng)的審計要點 報表系統(tǒng)的審計要點有下列三個方面：（1）報表的格式設計功能和表樣；（2）取數公式設置和實際應用情況；（3）用戶的批命令（shl）、菜單命令（。mnu）的設置和實際應用情況。參考文獻 1袁樹民。電算化審計m.上海：上海財經