醫(yī)院建設工程電子檔案管理數(shù)字化平臺建設的探討

1、醫(yī)院建設工程電子檔案管理數(shù)字化平臺建設的探討 【摘要】 目的 分析醫(yī)院建設工程電子檔案管理數(shù)字化平臺建設的意義。方法 通過分析醫(yī)院建設工程電子檔案管理相對于紙質(zhì)管理的優(yōu)點，及其使用中的具體要求做一具體的討論。結果 目前醫(yī)院工程建設的電子檔案管理中還存在一定的問題，在經(jīng)過討論尋找不足加以改進。結論 加大人力資源的培訓提高電子檔案管理人員的技術支撐，加大財力即資金的投入改善硬件設施為醫(yī)院工程建設電子檔案管理數(shù)字化平臺建設提高堅實的基礎，讓工程電子檔案管理數(shù)字化平臺為醫(yī)院工程建設發(fā)揮重要的作用。 【關鍵詞】 建設工程；電子檔案；數(shù)字化平臺 建設工程檔案簡稱工程檔案，是指在工程建設活動中直接形成的具有

2、歸檔保存價值和利用價值的文字、圖表、工程價款結算書、審計結論、聲像等各種形式的歷史記錄。隨著信息技術的快速提高，醫(yī)院各個項目的檔案管理也從以往的紙質(zhì)管理提升為電子檔案管理，管理模式也發(fā)展為多形式、多方面、多層次的模式，強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段和效率，跟上社會信息電子化發(fā)展的步伐，經(jīng)濟社會各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務。加強檔案管理的現(xiàn)代化建設，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務1。現(xiàn)通過對醫(yī)院工程建設電子檔案管理數(shù)字化建設中存在的問題進行探討，提出相應應對策略，從而提高醫(yī)院建設工程電子檔案管理的質(zhì)量。 1 醫(yī)院建設工程電子檔案的特點 醫(yī)院建設工程項目時，組成相應的

3、檔案管理部門，使內(nèi)部各部門承擔相應自己的職責的檔案責任，對于外部根據(jù)相應的檔案管理條例，明確承接單位與本單位之間的檔案事務關系以及本單位與涉及到的工程項目單位簽定的各種合同得到有力的執(zhí)行的重要保證。電子檔案是檔案管理部門通過數(shù)字電子設備生成以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依靠計算機設備進行閱讀處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的電子文件，它具有一般檔案的特性，即記錄的原始性。其本身是含有科學技術信息的資料，如果能正確的利用好這些資料，將會提高工作效率和質(zhì)量、在人力、物力、財力上也能節(jié)省，甚至于可以縮短整個工程設計、工程施工及工程結算周期；因此工程電子檔案為醫(yī)院的工程建設提供詳盡的治療信息，為醫(yī)

4、院基建領導果斷正確地決策提供有價值的參考。對工程電子檔案充分的認識和正確的科學的使用醫(yī)院工程建設檔案管理中提供的信息及其使用價值，就能體現(xiàn)出電子檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益，更好的服務于醫(yī)院建設。建設工程電子檔案是檔案的一種，建設工程電子檔案歸納起來有專業(yè)性、成套性、階段性、動態(tài)性、依賴性等特點。 2 醫(yī)院建設工程電子檔案的作用 醫(yī)院建設工程電子檔案比紙質(zhì)檔案更具有優(yōu)勢，因為電子檔案具有幾乎不占據(jù)物理空間的優(yōu)點，建設工程檔案隨著醫(yī)院規(guī)模的飛速擴大，文件資料愈來愈多，運用電子文件及電子檔案可縮小占用儲存面積，解決檔案庫房不夠的問題。電子檔案的建立、處理和保存都比紙質(zhì)檔案方便，備份管理得當，也不會

5、丟失，更不會老化，隨著電子計算機及網(wǎng)絡的普及，越來越多的文件會以電子文件的應用形式產(chǎn)生和存儲。通過拷貝到移動u盤或刻錄成只讀光盤等方式多份備份，以提高建設工程檔案抵御自然災害、應對突發(fā)事件的能力，確保建設工程檔案的安全，充分發(fā)揮建設工程檔案在醫(yī)院擴建重建和房屋日常維修等工作中的重要作用，建設工程檔案的作用自然也就得到認可和提高。 3 建設工程電子檔案的歸檔管理 在歸檔時間上有一定的要求，要求要在竣工驗收后的三個月內(nèi)，將所有文件移交給檔案部門；建設工程電子文件檔案應與紙質(zhì)工程文件歸檔的檔案內(nèi)容完全一致，例如文本文件、圖樣文件、各類表格文件等等。在實際工作中因為各方面的原因電子檔案管理中也存在一定

6、的問題，由于對這個專業(yè)的重視程度不夠，往往工作人員都是非專業(yè)的，從而缺乏建設工程檔案的專業(yè)知識導致在檔案資料整理中出現(xiàn)一些不完整，不夠真實嚴謹?shù)馁Y料，甚至將電子檔案信息資源隨意丟失、損毀，這樣給檔案的管理帶來了許多困境，還有檔案管理人員的管理水平底下、思想觀念陳舊都是直接影響檔案管理水平提高的不利因素；再次檔案管理的重視度不夠，硬件資金投入不足，電子檔案管理的設備匱乏，掌握網(wǎng)絡技術人員相對較少，這些因素都是導致電子檔案管理不能滿足要求的重要原因。 4 醫(yī)院工程建設電子檔案數(shù)字化平臺建設 醫(yī)院基建工程電子檔案可以重復利用，也可作為日常保養(yǎng)維護提供依據(jù)，在突飛猛進的信息化時代，現(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院

7、電子檔案數(shù)字化管理提供了便利的條件，也搭建了這樣一個平臺，當然也對檔案管理提出了更高的要求，也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。鑒于醫(yī)院建設工程檔案管理的重要性，認真搞好建設工程檔案的建設，就是要把建設工程的檔案收集、整理和管理提到相應的工作日程上，我們急于做好以下幾個方面的工作。制定完善的健全的電子檔案數(shù)字化管理制度，也就是要建立電子檔案保管制度、歸檔范圍、歸檔保管期限等規(guī)定，使醫(yī)院的基建工程電子檔案按規(guī)范化、合理化的流程進行管理。加大人力資源力量，加強電子檔案管理人員素質(zhì)的培訓，采取積極措施要讓檔案人員更新知識、提高技術人員的水平，使其適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展的需要。因此，加快檔案人員知識結構的變革，

8、多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作者迎接信息技術革命最根本的對策2。加大財力即資金的投入，改善硬件設施，配備性能能滿足需要質(zhì)量可靠的計算機、軟件，刻錄儀器等設備，在應用方面要選擇科學合理的存貯方式，引進現(xiàn)代化檔案管理技術，為電子化提供技術支撐。可要求設計單位提供電子版竣工圖紙，把設計變的更完整地在圖紙上進行反映，對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，如有條件可進一步對文件進行矢量化，以便于直接利用3。 綜上所述，隨著科學技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也發(fā)生相應的改變，醫(yī)院建設工程的檔案管理要提高管理意識、改變管理方法、采用更便捷、更科學的管理手段不斷的創(chuàng)新，建立建設工程電子檔案為的工程建設提高完整的、科學的、真實的記錄，為以后工程的維護保養(yǎng)提高詳盡的資料，醫(yī)院建設工程電子的檔案的管理可以反映一個醫(yī)院工程建設的整體水平，可見工程建設的電子檔案數(shù)字化管理的重要性，只有不斷地加強其建設，加大對檔案管理工作的投入，認識在醫(yī)院建設中的重要作用，以使更好的發(fā)揮其作用，更好的實現(xiàn)和應用建設工程電子檔案數(shù)字化管理。 參考文