新時期如何加強檔案信息化管理

1、新時期如何加強檔案信息化管理 摘要：隨著信息化的發(fā)展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡時代的來臨，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應檔案事業(yè)的發(fā)展需要，信息技術的廣泛應用和電子商務的加快推進，使檔案基礎業(yè)務建設的重心向檔案管理信息化建設轉移。這是信息時代的必然趨勢，只有改變傳統(tǒng)的檔案保管、利用、檢索方式，建立健全適合檔案的現(xiàn)代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會，對節(jié)約人力、物力、財力，提高檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的經濟效益等方面都具有重要的意義。本文主要對檔案信息化管理提出幾點體會。 關鍵詞：檔案；信息化；重要性 一、檔案信息化建設的涵義 “檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要

2、弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現(xiàn)代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必

3、然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。 二、事業(yè)單位的檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性 所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。 但是，當前的事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經安裝了

4、“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因為系統(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應時代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進行信息化建設。 三、制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃 在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應服從服務于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡管理模式，推動檔案信息化協(xié)調發(fā)展。另外，還應注重系統(tǒng)實際應用的效果，重視系

5、統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務的目標支持，強調系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴展空間。 四、建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站 檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標志和重要手段。在檔案的信息化建設之中，應該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構建一個一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌考慮進去，實現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。 還應選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)檔案管

6、理信息化的一種重要條件。軟件適應了網(wǎng)絡管理的需求，具有強大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡的優(yōu)勢。建設信息檔案的網(wǎng)站時，要選用標準化的設備。選用的產品應符合當前國內外的相關標準，最好是當前或未來的一些主流產品，能夠得到國內外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發(fā)的成本。設備的設置應盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡吞吐能力、響應時間和傳遞速度，等等。 五、逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化 檔案信息資源的數(shù)字化是進行檔案信息化建設的一個重要的前提和基礎，也是對檔案原件進行保護的一個重要方式。檔案數(shù)字化應該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化成數(shù)

7、字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進行全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進行整體分析，以突出重點，進而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應長期共存，相互補充。 六、檔案信息化應做到規(guī)范化、標準化 規(guī)范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標志。事業(yè)單位在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點來制定內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結構和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉換或者不能讀取的問題。 七、檔案的信息化建設要有對檔案人員的素質要求 檔案人員應該更新觀念，調整心態(tài)，不斷學習并掌握必要的網(wǎng)絡知識和技術，對紛繁復雜的網(wǎng)上信息進行標引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，滿足企事業(yè)單位的科研、管理和生產的最大需求。 對事業(yè)單位的檔案進行數(shù)字化管理是