信用社（銀行）綜合業(yè)務網(wǎng)絡會計檔案管理辦法

1、信用社（銀行）綜合業(yè)務網(wǎng)絡會計檔案管理辦法 第一章 總 則第一條 為了認真做好全省農(nóng)村信用社綜合業(yè)務網(wǎng)絡系統(tǒng)開通后會計檔案的管理工作，使會計檔案管理制度化、規(guī)范化，根據(jù)中華人民共和國會計法、農(nóng)村信用社會計檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省綜合業(yè)務系統(tǒng)網(wǎng)絡上線的實際，特制定本辦法。第二條 本辦法適應于農(nóng)村信用社所有開通綜合業(yè)務系統(tǒng)的營業(yè)網(wǎng)點。 第二章 會計檔案的內(nèi)容、形式第三條 會計檔案的內(nèi)容。會計檔案是信用社各項業(yè)務活動的會計記錄，也是信用社重要史料和證據(jù)，包括：會計憑證、會記賬簿、會計報表和其他應當保存的會計資料。第四條 會計檔案的類型。會計檔案在形式上可分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案是以紙

2、為介質(zhì)保存的會計檔案；電子檔案是指以磁、光盤等電子信息載體為介質(zhì)保存的會計檔案。 第三章 會計檔案的整理裝訂和歸檔第五條 憑證的種類。憑證的種類可分為：機打憑證、客戶提交憑證、內(nèi)部憑證等三大類。第六條 憑證裝訂的排列順序1、機構(gòu)傳票排列順序機構(gòu)扎賬單排列在第一個柜員傳票之前;按柜員號由小到大依次排列;跨機構(gòu)轉(zhuǎn)賬/收現(xiàn)憑證、通存通兌代入賬匯總憑證、他代本入賬憑證和周期產(chǎn)生的憑證排列在最后一個柜員傳票之后。2、柜員憑證排列順序柜員扎賬單;按傳票號由小到大依次排列;凡一筆交易產(chǎn)生多憑證排列順序為：有傳票號的“記賬憑證”在前，無傳票號原始憑證或機打憑證附后，憑證的排列順序以“記賬憑證”分錄順序為準，有

3、附件的加蓋“附件”章，做記賬憑證的附件; 只打印“記賬憑證”的，按“記賬憑證”傳票號排列;無傳票號的其他資料排列在“記賬憑證”之后。例如“掛失、凍結(jié)、止付”、“增加單位協(xié)定”、“客戶信息修改”等業(yè)務打印的憑證;作廢的重空憑證排列在最后。第七條 主辦會計當日扎平機構(gòu)賬務，打印機構(gòu)扎賬單，將各柜員整理好的憑證按柜員順序號排列。排好后交事后監(jiān)督人員（稽核員），事后監(jiān)督人員于2日內(nèi)對傳票進行審計，審計完的傳票按以上要求進行裝訂。第八條 憑證的裝訂。憑證裝訂必須折疊整齊、裝訂牢固，加上憑證封面和封底，在左上角裝訂，以傳票上邊和左側(cè)為準礅齊，并在裝訂線上封簽。憑證過多可分冊裝訂，過少可合并裝訂，但應增加匯

4、總封面。憑證裝訂后，要按封面要求填寫完整，不得漏填或不填。總編號為全年總冊數(shù)，一日多冊的分別注明共幾冊第幾冊，并加蓋裝訂人員名章和會計主管名章。最后裝入規(guī)范的憑證盒內(nèi)。已裝訂成冊的憑證，應由專人負責及時登記入庫保管。需要調(diào)閱時必須按照會計檔案管理有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理。會計憑證一經(jīng)裝訂，不得隨便拆封。如因特殊原因需取出原件時，必須經(jīng)會計主管批準，并注明經(jīng)辦人、理由及取出日期。第九條 次日打印資料?，F(xiàn)金收付日記簿、日計表、開銷戶清單、貸款形態(tài)調(diào)整通知書、本代他業(yè)務清單、他代本業(yè)務清單、儲備本代他業(yè)務清單、儲備他代本業(yè)務清單、機構(gòu)通兌資金清算表、面向傳票交易清單、抹賬明細清單、儲備自動轉(zhuǎn)存清單、協(xié)議轉(zhuǎn)存

5、清單、收貸收息一攬表、自動還本扣息清單、自動還本扣息憑證打印、利息稅明細（統(tǒng)計）表、信用社本地柜員流水賬。各網(wǎng)點可根據(jù)業(yè)務量大小按月、季、年單獨裝訂。第十條 月、季、年形成的會計賬簿、報表，于辦完月結(jié)、半年和年終決算后按規(guī)定打印賬簿、報表，并按規(guī)定分保管期限整理裝訂。第十一條 每年1月1日打印報表：儲蓄科目余額表，余額積數(shù)表，其余報表可根據(jù)需要打印，按規(guī)定分保管期限整理裝訂。第十二條 結(jié)息日打印報表：結(jié)息匯總憑證、單位存款匯總憑證、貸款結(jié)息憑證、內(nèi)部賬結(jié)息憑證，憑證裝訂可根據(jù)機構(gòu)業(yè)務量大小決定，業(yè)務大的單獨裝訂，業(yè)務量小的裝訂在當日傳票之后。其他報表可根據(jù)需要打印，按規(guī)定分保管期限整理裝訂。第

6、十三條 報表的裝訂。報表裝訂應加封面、封底，并在裝訂處加封。封面注明報表名稱、年度、保管期限及檔案號，由會計主管人員在加封處蓋章。第十四條 其他會計資料的整理裝訂。根據(jù)內(nèi)容分類收集整理，按年裝訂。要求統(tǒng)一用碳素墨水填寫卷首的有關(guān)項目，字跡必須清晰完整。所有的案卷都要裝訂結(jié)實、整齊，隨會計檔案一并在登記簿中進行登記，歸檔保管。第十五條 會計檔案的歸檔要求（一）會計檔案立卷采用年度/保管期限/檔案類別的分類方法。即先將同一年度形成的會計檔案按保管期限分開，再將同一期限的報表、賬簿、憑證分開組卷。(二)當年形成的會計檔案，在會計年度終了后從第二年1月1日起，暫由信用社會計保管一年，期滿后全部移交聯(lián)社

7、檔案室保管。 第四章 會計檔案移交第十六條 會計檔案移交要由移交單位填制會計檔案移交清冊，詳細列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、移交單位、接收單位、經(jīng)手人、監(jiān)交人等內(nèi)容。第十七條 移交單位的管理部門和會計部門共同派員監(jiān)督移交。第十八條 交接雙方和監(jiān)交人按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容，當場核對無誤后，在會計檔案移交清冊上加蓋雙方單位公章，移交人、接交人和監(jiān)交人簽名蓋章。會計檔案移交清冊一式三份，交接雙方和管理部門各一份。第十九條 原檔案登記簿留信用社永久保管作為備查資料。 第五章 會計檔案的保管第二十條 各縣（區(qū)）聯(lián)社對會計檔案，應設置專用保管庫，指定專人負責保管

8、，管理人員調(diào)動時，應認真辦理交接手續(xù)。第二十一條 凡入庫保管的會計檔案，要裝訂成冊，符合規(guī)格，按保管期限、檔案種類分類編號、登記，建立“會計檔案保管登記簿”，按內(nèi)容和形成時間分類索引，以便查閱。第二十二條 嚴格執(zhí)行保管制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便。會計檔案庫房應具備防火、防水、防潮、防塵、防盜、防有害生物等條件。第二十三條 電子檔案保管，應按檔案資料的年度、保管期限、類別加以分類、編號、張貼標簽并加裝介質(zhì)封套，注明檔案資料名稱、年度、保管期限及檔案號，由經(jīng)辦人員在標簽和介質(zhì)封套上蓋章。電子檔案保管還必須具備防磁、防震、防靜電、防磕碰、防化學腐蝕條件。符合溫度、濕度等各項要求，確保檔案

9、庫房安全無隱患。第二十四條 電子檔案與紙質(zhì)檔案分別保管。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料應保存紙質(zhì)檔案。第二十五條 電子檔案實行備份制度，將會計資料轉(zhuǎn)移為磁介質(zhì)，應制作兩份，一份為a盤，作為日常調(diào)閱使用，另一份為b盤,作為a盤的備份盤。如果a盤出現(xiàn)損壞可調(diào)用備份b盤進行復制，調(diào)用b盤應在“調(diào)閱會計檔案登記簿”進行登記，并作出詳細記錄。查閱會計檔案的申請書，應由經(jīng)辦人員簽章，編號后歸檔保管，以備查考。備份的電子檔案應異地存放。電子檔案的保管地應與計算機分開。第二十六條 同一介質(zhì)上有不同保管期限會計檔案，應按最長期限保管。同一會計檔案采用不同介質(zhì)保管的，至少應有一種介質(zhì)的會計檔案滿足保管最

10、長期限的要求。第二十七條 機構(gòu)分設的，原機構(gòu)形成的會計檔案繼續(xù)由原機構(gòu)保管；不保留原機構(gòu)的，會計檔案應與分設機構(gòu)協(xié)商后由其一方代管。機構(gòu)撤并的，會計檔案應移交賬務接收的機構(gòu)保管。第二十八條 會計保管的期限分為永久保管和定期保管兩類。定期保管分為十五年、五年和三年三種。各聯(lián)社如果認為有必要，可以延長保管期限，但不得縮短。對賬務尚未查清，需要繼續(xù)清查的應予延長保管期限。第二十九條 電子檔案的保管期限與紙制的會計檔案相同。確有必要的可延長保管期限。第三十條 會計檔案保管期限，從會計檔案形成的次年度1月1日算起。第三十一條 永久保管的會計檔案1、年度財務會計工作報告；2、資本金、股金及股權(quán)明細；3、機

11、構(gòu)變動交接清冊；4、有權(quán)機關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書；5、賬銷案存的記錄；6、各聯(lián)社自身會計報表及匯總?cè)牭臎Q算表（含附表、說明）；7、客戶掛失申請書、掛失登記簿及補發(fā)的憑證收據(jù)；8、會計檔案保管登記簿，會計檔案銷毀清冊；9、房屋購建的契據(jù)（包括土地證、基建批準書、竣工報告、購建房屋契約、征稅收據(jù)和公證書等）10、存、貸款開銷戶登記簿（含儲蓄、銀行卡）；11、久懸未取轉(zhuǎn)收益清單及轉(zhuǎn)收益的客戶預留印鑒；12、系統(tǒng)升級切換的測試資料及數(shù)據(jù)移行檔案；13、參數(shù)管理及數(shù)據(jù)的變更申請及處理結(jié)果資料；14、聯(lián)社調(diào)入、離職、退休的柜員建立、刪除資料；15、各聯(lián)社認為需要永久保管的其他會計檔案和資料。第三十二條 保

12、管15年的會計檔案1、會計憑證及附件（含單獨裝訂的憑證附件、開銷戶申請書，沖賬、刪賬、積數(shù)和利率調(diào)整通知書）；2、總賬及賬、簿、卡等明細核算資料；3、各信用社、網(wǎng)點的中期財務會計報告；4、重要的單證和重要印章的領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷記錄；5、結(jié)算專用章的領(lǐng)用、交接、銷毀和保管情況登記簿；6、信用社主辦會計、單位領(lǐng)導授權(quán)清單；7、綜合業(yè)務系統(tǒng)柜員增加、修改、刪除表；8、各聯(lián)社認為需要保管的其他會計檔案和資料。第三十三條 保管5年的會計檔案1、信用社、網(wǎng)點上報的財務會計報告；2、密押的使用、保管記錄；3、對賬回單；4、各聯(lián)社本身及匯總?cè)犜聢?、季報，各信用社、網(wǎng)點上報的月報、季報、半年報、決算報表（含全

13、部的附件、決算說明）。第三十四條 保管3年的會計檔案1、信用社日記表；2、計算機應用系統(tǒng)運行日志；3、系統(tǒng)問題受理處理；4、流水賬；5、不定期報表；6、查詢查復函電；7、信用社收費明細；8、現(xiàn)金項目表；9、個人利息所得稅報告表。 第六章 會計檔案的查閱第三十五條 會計檔案一律不得外借，切實防止丟失和泄密。需要查閱時應由借閱人提出申請，經(jīng)會計檔案管理部門負責人批準，并指定檔案管理人員協(xié)同查閱，但不得離開檔案管理機構(gòu)查閱。第三十六條 公安、司法、檢察機關(guān)和有關(guān)單位處理案件或特殊需要查閱會計檔案時，必須持有縣級（含）以上主管部門的正式公函，有權(quán)機關(guān)根據(jù)需要可以抄錄、復制、照相，但不得帶走原件。各級會

14、計檔案管理部門應對查閱情況進行記錄，并由查閱人簽字確認。第三十七條 開戶單位對自身的賬務有疑問需要查詢會計檔案的，該單位須憑對賬單及蓋有預留印件的公函，經(jīng)會計主管批準，并應有專人負責查閱，不得將檔案交給查閱人放任不管。第三十八條 內(nèi)部和外部查閱會計檔案均應登記“調(diào)閱會計檔案登記簿”，并作出詳細記錄。查閱會計檔案的申請書，應由經(jīng)辦人員簽章，編號后歸檔保管，以備查考。 第七章 會計檔案的檢查第三十九條 各級管理機構(gòu)每年要對會計檔案的管理情況至少進行一次全面檢查。重點檢查會計檔案的保管、調(diào)閱、銷毀等手續(xù)是否完備，檔案保管是否完整，賬實是否相符，保管的條件是否符合要求。 第八章 會計檔案的銷毀第四十條

15、 會計檔案保管期滿，需要銷毀時，必須嚴格按照下列程序進行銷毀：一、由縣聯(lián)社檔案管理部門會同會計部門提出銷毀意見，造列會計檔案銷毀清冊，詳細列明要銷毀的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起至年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間；采用磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)保存的會計檔案資料的銷毀，還應列明保存介質(zhì)的編號、會計檔案資料的文件名稱等內(nèi)容。并由聯(lián)社主管主任在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，報經(jīng)省聯(lián)社辦事處、西安市各聯(lián)社報省聯(lián)社批準后，方可銷毀。二、對存放在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)上的會計檔案資料的銷毀、刪除，應會同有關(guān)技術(shù)管理部門人員進行，并由監(jiān)銷人員予以確認。三、銷毀會計檔案時，由聯(lián)社檔案管理部門、會計

16、部門、稽核部門和保衛(wèi)部門共同派員監(jiān)銷。四、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，必須按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對，確保無誤，嚴防散失或發(fā)生遺漏。銷毀后，由銷毀人、核銷、監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名蓋章，一份留存，另一份連同銷毀報告報上級備案。五、已滿保存期限的會計檔案，如果有的債權(quán)、債務未查清或涉及未了案件，應待債權(quán)、債務徹底查清或案件終結(jié)，再按規(guī)定銷毀。第四十一條 會計檔案銷毀注意事項一、銷毀會計檔案時，應注意保密與安全。二、銷毀電子檔案必須經(jīng)過清磁、粉碎或腐蝕處理，確保磁介質(zhì)上的檔案不會發(fā)生泄密和流失。 第九章 附 則第四十二條 本辦法由農(nóng)村信用社聯(lián)合社制定、解釋和修改。第四十三條 農(nóng)村合作銀行

17、適應本辦法。第四十四條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。 二00六年十月十二日綜合業(yè)務網(wǎng)絡會計檔案管理辦法(暫行)補充意見已于二六年十月十二日以陜農(nóng)信聯(lián)社發(fā)2006226號文件印發(fā)。我們結(jié)合自己的實際作了一些補充規(guī)定，以便明確職責，供同仁參考，不妥之處請指正。 一、關(guān)于憑證的使用和蓋章 1、憑證分類。機打憑證：交易日打印的各種交易憑證、次日打印的相關(guān)資料和結(jié)息日打印的各類報表；客戶提交憑證：客戶提交的支票、繳款單(書)、財政專用憑證、存單等；內(nèi)部憑證：費用發(fā)票、結(jié)算單、內(nèi)部計提清單和有關(guān)文件等。除以上憑證外，不再手工制作其他任何憑證。 2、在信用社開戶的財政單位，轉(zhuǎn)賬結(jié)算使用的“預算拔款憑證”第二聯(lián)必須加蓋預留印鑒，作交易憑證附件；現(xiàn)金結(jié)算使用現(xiàn)金支票。 3、信用社跨機構(gòu)結(jié)算業(yè)務，直接在綜合業(yè)務網(wǎng)絡系統(tǒng)相關(guān)交易下打