材料采購(gòu)管理制度規(guī)范材料管理、采購(gòu)、周轉(zhuǎn)過(guò)程

1、材料采購(gòu)管理制度試行總 則為了進(jìn)一步強(qiáng)化材料管理，降低工程成本，規(guī)范材料管理、采購(gòu)、周轉(zhuǎn)過(guò)程，增收節(jié)支，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，本著分清使命，確保材料正常供應(yīng)的原則，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際狀況，經(jīng)研究，特制定本制度。 第一條、采購(gòu)部工作使命1、負(fù)責(zé)工程所用材料、設(shè)備、租賃材料的采購(gòu)供應(yīng)工作,匯總項(xiàng)目部周轉(zhuǎn)材料及使用材料計(jì)劃，編制項(xiàng)目部材料成本及利潤(rùn)工作報(bào)告，強(qiáng)化項(xiàng)目材料設(shè)備、材料出入庫(kù)、材料臺(tái)賬及材料成本的核算。進(jìn)行工程材料的管理與控制，及時(shí)反映工程材料的實(shí)際支出、盈虧。2、負(fù)責(zé)并監(jiān)督在工程施工中能多次周轉(zhuǎn)使用及輔助材料的采購(gòu)、運(yùn)輸、調(diào)撥、報(bào)廢等工作。3、負(fù)責(zé)工程材料的詢價(jià)報(bào)價(jià)、材料信息及樣品樣本的收集，建立建

2、全材料合格供應(yīng)商信息庫(kù)。4、負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目主要材料、設(shè)備的詢價(jià)、采購(gòu)、合同簽訂等工作，項(xiàng)目部對(duì)所進(jìn)材料質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、使用及統(tǒng)一調(diào)撥管理。監(jiān)督施工隊(duì)自購(gòu)主要材料，零星材料及輔材類材料的采購(gòu)、驗(yàn)收，進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督。5、負(fù)責(zé)各項(xiàng)目部材料、設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料的使用管理及各項(xiàng)目部材料賬目的考核、抽檢、監(jiān)督工作。6、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。 第二條、材料計(jì)劃1、工程部施工員提前7天將工程所必需材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等提出項(xiàng)目材料使用計(jì)劃，填制項(xiàng)目材料使用計(jì)劃表準(zhǔn)確率同意在80%即可施工部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，由采購(gòu)部進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、定價(jià)，詢價(jià)單位不少于5家。2、必需加工制作的特別材料要充分合計(jì)到材料的加

3、工周期，施工部門應(yīng)提前做好材料必需求計(jì)劃并與供貨商到施工現(xiàn)場(chǎng)與施工技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)性交底，施工部選擇合適的材料供應(yīng)商重點(diǎn)推舉此材料給業(yè)主，加工類材料計(jì)劃填制異型材料加工單。3、零星材料計(jì)劃由施工部及時(shí)提出，填寫零星材料采購(gòu)明細(xì)表由采購(gòu)部進(jìn)行詢價(jià)采購(gòu)。4、超計(jì)劃材料由工程部、現(xiàn)場(chǎng)施工員填寫超供材料采購(gòu)計(jì)劃明細(xì)表并注明原因，須工程部經(jīng)理簽字確認(rèn)，特別狀況下須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、對(duì)臨時(shí)急必需材料，項(xiàng)目施工員提出計(jì)劃，工程部經(jīng)理簽字，材料員報(bào)材料部門主管批準(zhǔn)后采購(gòu)，嚴(yán)禁材料人員擅自采購(gòu)無(wú)計(jì)劃材料。6、材料計(jì)劃方面主體責(zé)任方為施工部，出現(xiàn)材料供應(yīng)不及時(shí)、加工類材料誤差和供應(yīng)不及時(shí)等影響整個(gè)工期的責(zé)任由施工

4、部及采購(gòu)部共同承當(dāng)責(zé)任。7、采購(gòu)部材料計(jì)劃工作，應(yīng)在工程簽訂合同后材料部依據(jù)施工圖紙、效果圖等拿出主要材料品類，并依據(jù)拿出的材料品類開(kāi)始組織詢價(jià)及供應(yīng)商的視察咨詢注：不必需要施工部提供材料計(jì)劃，該工作全部由材料部負(fù)責(zé)進(jìn)行，主要目的是在第一時(shí)間開(kāi)始材料工作，避免工期緊張?jiān)斐刹牧瞎?yīng)不及時(shí) 第三條、材料詢價(jià)、定價(jià)程序 1、采購(gòu)部在收到項(xiàng)目部提出的材料計(jì)劃單后視工程部位必需要緩、急一周內(nèi)完成材料的詢價(jià)工作，填寫材料周轉(zhuǎn)材料采購(gòu)比價(jià)單 (附3至5家材料供應(yīng)商的明細(xì)報(bào)價(jià),聯(lián)系人、聯(lián)系 、供應(yīng)商名稱、地址等報(bào)價(jià)單須蓋供應(yīng)單位公章)，材料周轉(zhuǎn)材料采購(gòu)比價(jià)單經(jīng)部門主管、分管領(lǐng)導(dǎo)、工程部、成本控制部、總經(jīng)理審核

5、批準(zhǔn)后進(jìn)行材料的合同簽訂及采購(gòu)工作。2、采購(gòu)部在完成材料周轉(zhuǎn)材料采購(gòu)比價(jià)單后一天內(nèi)完成會(huì)簽，采購(gòu)部要拿出主導(dǎo)看法并經(jīng)工程部經(jīng)理認(rèn)可成本控制部主管應(yīng)拿出采購(gòu)材料的主導(dǎo)價(jià)格，采購(gòu)部采購(gòu)的原則是不超出成本控制部的主導(dǎo)價(jià)格。3、對(duì)大宗材料、設(shè)備的詢價(jià)、定價(jià)、采購(gòu)，由采購(gòu)部、項(xiàng)目部組織采用公開(kāi)招標(biāo)或議標(biāo)的方式，確定供應(yīng)商洽商合同，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，總經(jīng)理審核后方可采購(gòu)。5、對(duì)小型材料、設(shè)備的詢價(jià)、定價(jià)、采購(gòu)，由采購(gòu)部自行詢價(jià)報(bào)項(xiàng)目部審核，由采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)時(shí)必需注明采購(gòu)地點(diǎn)、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系 確保信息準(zhǔn)確出現(xiàn)材料組織困難應(yīng)及時(shí)通知施工部。第四條、材料采購(gòu)程序1、采購(gòu)部依據(jù)公司總經(jīng)理審批的材料周

6、轉(zhuǎn)材料采購(gòu)比價(jià)單的狀況及時(shí)簽訂采購(gòu)合同，采購(gòu)員按項(xiàng)目使用材料的時(shí)間、數(shù)量組織材料進(jìn)場(chǎng)；材料員直接聯(lián)系供料商，要求供貨商按要求供貨。2、采購(gòu)員負(fù)責(zé)對(duì)材料的出入庫(kù)進(jìn)行全程管理，并依據(jù)工程的進(jìn)展?fàn)顩r及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，確保材料供應(yīng)順利進(jìn)行。零星材料及周轉(zhuǎn)租賃類材料由項(xiàng)目部材料員及時(shí)組織采購(gòu)。3、項(xiàng)目必需由甲方或業(yè)主批價(jià)認(rèn)可的材料，由成本控制部負(fù)責(zé)統(tǒng)一報(bào)甲方或業(yè)主辦理材料批價(jià)手續(xù)。第五條、合同簽訂1、壹萬(wàn)元以上含壹萬(wàn)元材料、設(shè)備合同的簽訂，采購(gòu)部依據(jù)材料周轉(zhuǎn)材料采購(gòu)比價(jià)單確定的供應(yīng)商,綜合市場(chǎng)詢價(jià)狀況，擬訂出材料合同樣本技術(shù)性指標(biāo)必需會(huì)同項(xiàng)目部技術(shù)人員確認(rèn)隨附供應(yīng)商資質(zhì)證實(shí)。 2、壹萬(wàn)元以下的零星材料采

7、購(gòu)本材料整個(gè)項(xiàng)目部用量不超過(guò)壹萬(wàn)元，原則上可以不簽訂合同，項(xiàng)目部填寫備案說(shuō)明，相關(guān)人員簽字后交采購(gòu)部備案。3、對(duì)項(xiàng)目上擬包工包料分項(xiàng)工程，簽訂合同時(shí)，必需采購(gòu)部、項(xiàng)目部共同參加，材料費(fèi)占較大數(shù)額時(shí)由采購(gòu)部為主會(huì)同合同處簽訂合同，項(xiàng)目部配合；人工費(fèi)占較大數(shù)額時(shí)以項(xiàng)目部為主會(huì)同合同處簽訂合同，采購(gòu)部配合，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)分項(xiàng)工程施工過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督管理。第六條、材料款付款程序1、主要材料撥款，采購(gòu)員依據(jù)實(shí)際進(jìn)場(chǎng)材料狀況填寫材料撥款申請(qǐng)單此單據(jù)由財(cái)務(wù)部編制，經(jīng)采購(gòu)部、工程部，財(cái)務(wù)部審核，報(bào)總經(jīng)理審批，作為付款依據(jù)。2、材料進(jìn)場(chǎng)后由財(cái)務(wù)部按合同簽訂的付款比例及付款方式進(jìn)行材料款的撥付，財(cái)務(wù)部在付款前必需與

8、材料供應(yīng)商和財(cái)務(wù)處材料會(huì)計(jì)核對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料數(shù)量，核實(shí)無(wú)誤后由采購(gòu)部填寫內(nèi)部付款通知單此單據(jù)由財(cái)務(wù)部編制，經(jīng)財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理付款。3、關(guān)于公司指定的長(zhǎng)期合作的小型材料指成批量的零星材料供應(yīng)商，簽訂合同備案說(shuō)明后，原則上不必簽合同，每月對(duì)所供材料的價(jià)格審核無(wú)誤后，按月?lián)芨犊偖a(chǎn)值95%的貨款，余留5%作為質(zhì)量確保金，在工程順利結(jié)束后，撥付總產(chǎn)值的3%貨款，工程驗(yàn)收后，撥付余留的2%貨款。簽字程序同上。注：供應(yīng)商應(yīng)提供所供材料的生產(chǎn)廠家、品牌及單價(jià)并附供應(yīng)商的資質(zhì)證實(shí)材料，如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記等第七條、材料備用金、臺(tái)帳管理1、原則上每個(gè)項(xiàng)目設(shè)一名材料員材料員可兼，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目材料總賬

9、的管理、材料驗(yàn)收調(diào)撥明細(xì)賬、租賃材料、周轉(zhuǎn)材料明細(xì)賬、與供應(yīng)商對(duì)賬、材料驗(yàn)收單、收料單、月盤點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)和上報(bào)工作。2、必需要現(xiàn)金購(gòu)買的材料，由采購(gòu)部經(jīng)辦人填寫備用金借款單，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，到公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)取，憑票據(jù)到財(cái)務(wù)處報(bào)銷沖備用金帳。3、采購(gòu)部負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)員材料資金的使用，嚴(yán)格控制資金在合同范圍內(nèi)執(zhí)行。4、材料對(duì)賬、報(bào)賬與盤點(diǎn)：1每個(gè)工程項(xiàng)目必需建立材料采購(gòu)臺(tái)賬、材料出入庫(kù)臺(tái)賬、周轉(zhuǎn)材料明細(xì)賬、租賃臺(tái)賬，填寫材料機(jī)具對(duì)賬卡片，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)、材料員分別簽字留存。2對(duì)賬時(shí)間：每月25日公司材料會(huì)計(jì)、現(xiàn)場(chǎng)材料員進(jìn)行對(duì)賬。3盤點(diǎn)時(shí)間：每月25日到31日與材料會(huì)計(jì)進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)第八條、材料

10、、設(shè)備、驗(yàn)收、調(diào)撥、出入庫(kù)管理1、材料、設(shè)備入庫(kù)管理1材料、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)，材料員應(yīng)馬上組織倉(cāng)管員、項(xiàng)目施工員辦理入庫(kù)，登記入帳手續(xù)，入庫(kù)前倉(cāng)管員應(yīng)盤點(diǎn)好材料的數(shù)量，核對(duì)對(duì)材料、設(shè)備的外觀、形狀，檢驗(yàn)材料的質(zhì)量，對(duì)所進(jìn)材料的證實(shí)、規(guī)格型號(hào)確認(rèn)、材質(zhì)核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤后由材料員、倉(cāng)管員、項(xiàng)目施工員馬上填寫材料驗(yàn)收單辦理入庫(kù)。材料進(jìn)場(chǎng)和材料入出庫(kù)管理附帶的各種文件資料由材料員提供給資料員編入資料檔案。2所有材料入庫(kù)材料員必需填寫材料驗(yàn)收單,同時(shí)填寫材料收料單，填寫時(shí)必需與實(shí)際收料的類別、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額相符。2、材料驗(yàn)收管理1材料進(jìn)場(chǎng)后材料員在第一時(shí)間組織監(jiān)理、項(xiàng)目施工人員對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收，砂子、石子按

11、車量方進(jìn)行抽檢，鋼筋、木方、水泥、紅磚等材料按車點(diǎn)數(shù)過(guò)磅進(jìn)行抽檢。必需要復(fù)檢的材料應(yīng)會(huì)同資料員、供應(yīng)商采用樣本報(bào)檢。2采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收、調(diào)撥后材料的使用狀況進(jìn)行全程管理，對(duì)退場(chǎng)材料進(jìn)行整理達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，材料員組織材料退場(chǎng)。3對(duì)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)廢的材料、物資，由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)進(jìn)行清理，報(bào)公司批準(zhǔn)后進(jìn)行處理，處理費(fèi)用上交公司財(cái)務(wù)。3、 材料丟失、退場(chǎng)、報(bào)廢管理。1)、項(xiàng)目部材料員在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)周轉(zhuǎn)物資及現(xiàn)場(chǎng)材料有丟失狀況是，第一時(shí)間將丟失狀況向項(xiàng)目部、采購(gòu)部匯報(bào)并查清原因，交采購(gòu)部、工程部、財(cái)務(wù)部備案。2、工程結(jié)束后，剩余材料堆公司倉(cāng)庫(kù)的，盤點(diǎn)后填寫剩余材料退庫(kù)明細(xì)表，交采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部留存。退給供應(yīng)商的材料要填寫退料單，負(fù)值，紅字體現(xiàn)。同樣交采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部留存。3、施工過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)廢料處理要填寫施工現(xiàn)場(chǎng)廢料