中國(guó)水利水電科學(xué)研究院文書(shū)檔案管理辦法

1、中國(guó)水利水電科學(xué)研究院文書(shū)檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)我院文書(shū)檔案的科學(xué)管理.，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法 及水利部機(jī)關(guān)檔案管理辦法，結(jié)合我院實(shí)際情況,特制定本辦法。第二條我院的文書(shū)檔案是指院內(nèi)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。第三條我院的文書(shū)檔案是我院科研、管理、服務(wù)等方面變遷與發(fā)展的真實(shí)記公室檔案科集中管理,求，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是我院u常工作有考的依據(jù)和憑證。我院文書(shū)檔案由院辦任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自處理或長(zhǎng)期枳壓應(yīng)如檔的文件材料，更不得據(jù)為己有。第二章文件立卷的組織與任務(wù)第四條文件立卷工作是文書(shū)處理部門(mén)和文書(shū)人員的一項(xiàng)任務(wù)。我院文書(shū)立卷 歸

2、檔工作分別由黨辦、院辦的文書(shū)人員或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。第五條院內(nèi)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)由各部門(mén) 文書(shū)人員進(jìn)行收集整理，定期向院辦秘書(shū)科移交，再由秘書(shū)科文書(shū)人員或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)立卷歸檔。第六條院辦檔案科負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)檔案立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查c第三章文書(shū)材料的立卷歸檔第七條我院各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和我院具有古考利用價(jià)值的件 種文字、聲像、實(shí)物等不同載體和形式的歷史記錄，均應(yīng)立卷歸檔。第八條院內(nèi)各部門(mén)文秘人員，對(duì)本部門(mén)經(jīng)辦的文件材料應(yīng)及時(shí)收集齊全，對(duì) 已經(jīng)辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理、立卷，定期向院辦秘書(shū)科移交，再由院辦文書(shū) 人員對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料逐件進(jìn)行檢杳，并按照文

3、件材料文件機(jī)聯(lián)系分類(lèi)整理立 卷，定期向檔案科移交。第九條院內(nèi)各部門(mén)t作人員調(diào)離t作時(shí)，必須將其經(jīng)辦或暫存的應(yīng)歸檔的文 件材料移交給本部門(mén)文秘人員，不得擅自帶走。第十條歸檔范圍一、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料1、上級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)部（委）召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料。2、上級(jí)機(jī)關(guān)或美關(guān)部（委）頒發(fā)的屬于我院主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件, 以及普發(fā)的、非我院主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。3、水利部或有關(guān)部（委）領(lǐng)導(dǎo)人針對(duì)我院工作的重要指小、批小、講話、題同、手稿、照片和有特殊保存價(jià)值的聲像材料。4、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印木。二、木院黨委在全年工作中形成的文件材料三、木院的文件材

4、料1、我院召開(kāi)的全院工作會(huì)議、表彰大會(huì)、各種代表大會(huì)和專(zhuān)業(yè)會(huì)議的全套會(huì) 議文件（包括聲像材料）。2、黨委會(huì)、黨委擴(kuò)大會(huì)、院長(zhǎng)會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、院務(wù)會(huì)、院務(wù)擴(kuò)大會(huì)等會(huì)議的記錄、紀(jì)要、決議。3、我院簽發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿。4、我院的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級(jí)各部門(mén)的請(qǐng)示與我院的批復(fù)文件,5、我院的t作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)等。6、反映我院主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和科技管理的專(zhuān)業(yè)性文件聲像材料-。7、年終檢否、調(diào)布研究形成的重要文件材料。8、院里各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料。9、我院形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)等文件材料。10、院黨（團(tuán)）委、工會(huì)在其工作活動(dòng)中形成的重要文件材料、專(zhuān)項(xiàng)工作總

5、結(jié)。11、領(lǐng)導(dǎo)批示的重要的人民來(lái)信來(lái)訪材料、情況反映、調(diào)杳處理報(bào)告等。12、院領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、講話稿以及各級(jí)人員從外單位.（包括國(guó)外）帶i可的與我院有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理部門(mén)登記的件種文件材料。13、院屈各單位成立、合井、撤銷(xiāo)、更名、啟用印鑒及其組織簡(jiǎn)章規(guī)則、人員 編制等文件材料。14、我院制訂的工作條例、章程、制度、辦法等文件材料。15、我院編寫(xiě)的歷史沿革、大事記、年報(bào)，反映我院重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、聲像材 料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)碌?。有紀(jì)念意義的憑證實(shí)物和展覽照片、錄 音、錄像等各種載體的材料。我院在各項(xiàng)工作中取得成績(jī)而受到部以上獎(jiǎng)勵(lì)獲得的 獎(jiǎng)品。16、我院干部任免、聘任、

6、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定以及職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休、離休、評(píng)殘、撫恤、獎(jiǎng)懲等文件材料017、我院編印的簡(jiǎn)報(bào)、刊物等的定稿和印木。18、我院與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。19、我院在對(duì)外合作工作中簽訂的條約、議定書(shū)、協(xié)定、合同、換文（正本、副本）和我院在外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記要、記錄、聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等。四、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料1、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屈機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本院士管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的政策、法規(guī)性 文件。2、有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本院工作檢杳形成的重要文件。3、同級(jí)機(jī)關(guān)和非來(lái)屬機(jī)關(guān)與本院聯(lián)系、協(xié)商

7、工作的重要來(lái)往文件。五、審計(jì)文件材料第十一條立卷單位的劃分、水利部、國(guó)家電力公司和有關(guān)部（委）的文件材料，由院辦秘書(shū)科文書(shū)人員立卷歸檔。二、我院的文件材料，原則上由院辦秘書(shū)科文書(shū)人員立卷歸檔，但是涉及到各 部門(mén)承辦的文件材料，各部門(mén)文書(shū)人員要把承辦完畢后的文件材料進(jìn)行整理、立卷、 移交給院辦秘書(shū)科統(tǒng)一歸檔。三、我院黨委文件材料及黨委會(huì)議記錄，由黨辦指定專(zhuān)人或文書(shū)人員負(fù)貢整理 立卷，定期向檔案科移交。四、院務(wù)會(huì)議、院長(zhǎng)會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議的記錄、紀(jì)要、決議、大事記以及院 領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人手中保存的屬于立卷歸檔范圍的文件材料，由院辦秘書(shū)科負(fù)責(zé)立卷歸檔。五、我院召開(kāi)的全院性會(huì)議文件材料，由主辦單位收集齊全立卷

8、歸檔；各月入 處、室、中心召開(kāi)的專(zhuān)業(yè)性會(huì)議文件材料，由召開(kāi)會(huì)議單位收集齊全立卷歸檔。六、部發(fā)我院的國(guó)務(wù)院普發(fā)文件，由院辦秘書(shū)科立卷歸檔。七、我院代.上級(jí)擬稿的文件，由院辦秘書(shū)科立卷歸檔。八、己辦理的重要的來(lái)信來(lái)訪案件材料，由上辦單位整理立卷歸檔c笫十二條文書(shū)立卷程序與要求、分類(lèi)：黨辦、院辦秘書(shū)科要制定或修訂出巧年可能形成檔案文件材料的案卷類(lèi)目，根據(jù)案卷類(lèi)目做好平時(shí)文件材料的收集、分類(lèi)t.作。具體步驟如下:1、將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。2、將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí)、木級(jí)、下級(jí)。對(duì)有密切聯(lián)系的文件, 如下級(jí)的請(qǐng)示，上級(jí)的批復(fù)等應(yīng)與木級(jí)文件存放在一起。3、將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題和其

9、不同的保管期限分開(kāi)（一卷中長(zhǎng)期與短 期文件分不開(kāi)的，其保管期限從長(zhǎng)）。二、組合：將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件按一定形式組合起來(lái)。（）組合的基本要求：組合應(yīng)以文件所反映的問(wèn)題為七，兼顧其它特征，使 之聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類(lèi)型鮮明，年度不混，期限準(zhǔn)確。（二）組合的基本方法：1、我院在管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件材料般按單一問(wèn)題組合。同一 問(wèn)遮的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合在一起。2、會(huì)議文件一般一會(huì)一卷，文件多時(shí)可一會(huì)數(shù)卷。3、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)等文件，t殳同一種格式、名稱(chēng)或同一地區(qū)的組一卷或數(shù) 卷。4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般按作者或名稱(chēng)組合。5、專(zhuān)案材料，可一案一卷或一案數(shù)卷。6、簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要、

10、刊物按名稱(chēng)一期一卷或數(shù)期一卷。7、院務(wù)會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議、院長(zhǎng)會(huì)議記錄本按年度組卷。8、大事記按編寫(xiě)年度組卷，一年一卷或一年數(shù)卷。9、不能和文件放在一起的起的帶、錄像帶及仃關(guān)實(shí)物檔案,要統(tǒng)一整理，分別存放,并在編目時(shí)注明互見(jiàn)號(hào)。（三）跨年度文件的處理：1、連續(xù)辦理一年以上的案件（指一件事），可在結(jié)案年度立卷歸檔c2、跨年度的同一問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)，應(yīng)按請(qǐng)小時(shí)間的年度立卷，也可分別立 卷，并互注可見(jiàn)號(hào)。3、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)算、決算等文件材料，放在針對(duì)年度立卷歸檔。4、兩年以上的總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料，放在最后一年立卷歸檔。5、兩年以上的計(jì)劃等文件材料,放在開(kāi)始一年立卷歸檔。6、援外

11、項(xiàng)目的文件材料，可根據(jù)任務(wù)大小，按階段立卷歸檔；也可等項(xiàng)目結(jié) 束后一起立卷歸檔（必須做好平時(shí)文件的收集，以保證應(yīng)歸檔文件的齊全、完整）。三、編目：將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)排列，按先后次序進(jìn)行編目,并固定下來(lái)。（i）擬寫(xiě)案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題由作者、問(wèn)題、名稱(chēng)（文種）組成。標(biāo)題用字要簡(jiǎn)練，概括要準(zhǔn)確。（二）排列卷內(nèi)文件卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；打印件在前，底稿在后；定稿 在前，草稿在后：轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；訴訟案卷結(jié)論、判決性材料在前，依據(jù) 性材料在后；其它文件材料按其形成規(guī)律或重要程度排列c（三）編寫(xiě)卷

12、內(nèi)文件頁(yè)號(hào)凡有字跡或圖表的頁(yè)面（包括背面），每面都應(yīng)編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)，但空白面不編號(hào)。編寫(xiě)卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)，一律使用鉛筆。頁(yè)號(hào)位置：正面右上角，背面左上角。（四）填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄中的各項(xiàng)內(nèi)容，使用計(jì)算機(jī)打印一式三份，一份隨案卷裝訂，-份留黨辦或秘書(shū)科，另一份隨案卷hl錄移交檔案科。1、順序號(hào)：按卷內(nèi)文件排列的先后順序編寫(xiě)的件號(hào)。每份文件編一個(gè)序號(hào)。 請(qǐng)示、批復(fù)各自編號(hào)。2、作者：一般指發(fā)文機(jī)關(guān)，可填寫(xiě)通用的簡(jiǎn)稱(chēng)；但以個(gè)人名義簽署或發(fā)出的 文件、信函等，其作者應(yīng)填寫(xiě)署名者。3、文件上原編目：指文件制發(fā)機(jī)關(guān)編制的文號(hào)。4、u期：文件的制發(fā)u期。如沒(méi)有日期的文件應(yīng)考證后填寫(xiě)清楚。5、文件內(nèi)容摘要

13、:系指文件標(biāo)題。原標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)（超過(guò)四十個(gè)字的）可概括后 再填寫(xiě)，原標(biāo)題過(guò)于簡(jiǎn)單，不能反映其內(nèi)容的，應(yīng)在原標(biāo)題后用方括2標(biāo)注文件內(nèi) 容提要。沒(méi)有標(biāo)題的文件,可自擬標(biāo)題,外加方括號(hào)。6、卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)：只填寫(xiě)每份文件所在的首頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè) 號(hào)。7、備注：用于填寫(xiě)情況和必要的說(shuō)明。（五）填寫(xiě)卷內(nèi)備考表備考表包括卷內(nèi)情況說(shuō)明、立卷人、年月u等內(nèi)容。情況說(shuō)明：是對(duì)卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況說(shuō)明。立卷人：內(nèi)式任立卷者簽名，以示負(fù)貢。年月口：完成立卷的li期。（六）裝訂案卷將經(jīng)過(guò)以.1二步驟組成的案卷，按卷內(nèi)文件目錄、文件、備考表的順序排列后, 裝訂在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的卷皮內(nèi)。（案卷皮由檔案科

14、統(tǒng)一制作）。裝訂前要去掉文件上的 金屈物，還要對(duì)破損的文件或特殊文件（便條等）進(jìn)行修復(fù)或粘貼。裝訂要整齊、 不掉頁(yè)、不壓字,用線繩裝訂。（七）編寫(xiě)歸檔號(hào)將裝訂好的案卷按相同或相近問(wèn)題及其重要程度和保管期限進(jìn)行分類(lèi)排列。排 列后依次編寫(xiě)歸檔號(hào)。（八）填寫(xiě)案卷封皮填寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)及要求如下：1、應(yīng)用鋼筆或毛筆書(shū)寫(xiě)清楚（也可用計(jì)算機(jī)打印），字跡要工整。2、“年、月、u”即要分別填寫(xiě)該案卷內(nèi)的文件產(chǎn)生的最早u期和最晚u期。3、“保管期限”是指按我院關(guān)于文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定對(duì)該案卷劃分 的保管期限。分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。4、“件”與“頁(yè)”?！凹笔侵妇韮?nèi)目錄中抄錄文件的數(shù)量即編寫(xiě)了多少個(gè) 順序號(hào)

15、;“頁(yè)”是指該案卷內(nèi)的總頁(yè)數(shù)。5、“歸檔目”是指經(jīng)過(guò)對(duì)案卷進(jìn)行分類(lèi)編排后，編寫(xiě)好的案卷順序（九）填寫(xiě)案卷目錄將案卷封面上的有關(guān)內(nèi)容，逐項(xiàng)、逐卷詳細(xì)登入案卷目錄，要求使用計(jì)算機(jī)打印- 式兩份，一份留黨辦或秘書(shū)科使用，一份移交給檔案科。第十二條案卷移交一、院內(nèi)各部門(mén)在第二年一月底前要將.上一年度應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全整 理立卷,移交給院辦秘書(shū)科。由秘書(shū)科統(tǒng)一分類(lèi)立卷，定期向檔案科移交。二、歸檔時(shí)間:院辦秘書(shū)科在第二年六月三十口前將上一年應(yīng)歸檔的文書(shū)檔案 移交到檔案科。財(cái)務(wù)報(bào)表可以延長(zhǎng)到第二年以二月三第一日前歸檔。第四章文書(shū)檔案的保管第i四條檔案庫(kù)房是保存檔案的重要基地。庫(kù)房要保持適當(dāng)?shù)臏囟?、濕?/p>

16、、 要有防盜、防火、防光、防塵、防水（潮）、防高溫.、防有害生物和防污染等措施。第i第條案卷采取密閉方式保存。定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃，保持庫(kù)房及檔案柜 干凈整潔。定期施放防蟲(chóng)藥物，并定期（一般每年一次）對(duì)庫(kù)存檔案做全面檢杏、 以保證檔案的安全。第1六條堅(jiān)持庫(kù)房溫濕度記錄，隨時(shí)注意庫(kù)房溫濕度的變化，采取相應(yīng)措施, 溫度保持在14-250c,濕度在50 60%。第十七條檔案科要做好文書(shū)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀的準(zhǔn)備t.作，對(duì)已超過(guò)保管期限 的檔案，向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，組織鑒定t.作。第r八條檔案科要做好文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，編制好檢索工具或參考資 料，并注意收集利用效果反饋意見(jiàn)。第五章文書(shū)檔案的借閱第十九條凡我院正式職工，否閱本所、處、室、中心及與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的 其它單位的檔案，持本人工作證即可到檔案科有閱。文書(shū)檔案一般不外借，如有特 殊需要，經(jīng)院辦公室上任批準(zhǔn)后，方可借出。第二十條檔案文件材料的復(fù)印復(fù)印木單位或與木單位業(yè)務(wù)有關(guān)的其它單位 的檔案時(shí)，須填寫(xiě)復(fù)印文件批準(zhǔn)單，經(jīng)院辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案科復(fù)印并實(shí)行 有償服務(wù)。第六章文書(shū)檔案的保密第二十一條院內(nèi)工作人員要認(rèn)真執(zhí)行中華人民共和國(guó)保密法，嚴(yán)格履行 保密義務(wù)，做好保守國(guó)家秘密t作。第二第二條所有接觸文書(shū)檔案人員，都應(yīng)以保密法規(guī)范自己的言行,對(duì) 密級(jí)文件在任何場(chǎng)合不準(zhǔn)議論檔案的內(nèi)容。第二十三條檔案t作者不準(zhǔn)將檔案私自帶出室外或借給他人。借閱時(shí)