項(xiàng)目物資管理數(shù)據(jù)庫(kù)分析

1、項(xiàng)目物資管理數(shù)據(jù)庫(kù)分析 1項(xiàng)目物資管理背景 目前項(xiàng)目上大多數(shù)的物資管理的信息數(shù)據(jù)管控主要包括：賬本、原始憑證進(jìn)行管理與ERP信息錄入兩點(diǎn)。一方面，賬本、原始憑證存在處理速度緩慢，檢索查詢效率差等問(wèn)題，另一方面，由于ERP對(duì)管理人員電腦應(yīng)用要求相對(duì)較高，操作過(guò)于復(fù)雜，同時(shí)與日常的記錄難以做到及時(shí)匹配。在這些因素的影響下，項(xiàng)目物資管理大量的歷史和現(xiàn)有信息資料得不到充分利用，造成信息處理重復(fù)；另一方面，存在著信息既存儲(chǔ)冗余，又有不少在物資成本核算、預(yù)測(cè)分析與決策工作中所需的信息不能及時(shí)、系統(tǒng)地加以存儲(chǔ)和處理，從而使管理信息未能充分支持項(xiàng)目管理人員做出正確決策。項(xiàng)目管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)收入的基本手段，是

2、企業(yè)管理的重中之重。以有效配置資源為主線，以精細(xì)化管理為基礎(chǔ)，以工作流程為協(xié)同，以知識(shí)滲透為根本，始終把項(xiàng)目管理放在核心地位。低成本就是資源配置的低成本、運(yùn)營(yíng)的低成本，但絕不是低質(zhì)量、低水平；高效率是決策的果斷和及時(shí)，工作主動(dòng)與快捷；高品質(zhì)是指人的素質(zhì)高、工程質(zhì)量高和品牌效應(yīng)高；高服務(wù)即全方位的、高水平的、讓客戶享受超價(jià)值鏈的服務(wù)。而物資管理是項(xiàng)目管理的重中之重，項(xiàng)目成本的70%來(lái)源于材料，在材料的計(jì)劃，驗(yàn)收，領(lǐng)用等一系列過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，直接影響到整個(gè)項(xiàng)目的決策。在集團(tuán)公司信息化管理飛速發(fā)展的背景下，為使項(xiàng)目管理做到“一低三高”，在整個(gè)項(xiàng)目物資管控的過(guò)程中多方面利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理，通過(guò)更

3、好地利用有效資源和精細(xì)化管理，使得數(shù)據(jù)庫(kù)管理在物資管控過(guò)程中每一步加以應(yīng)用，加強(qiáng)項(xiàng)目物資管控力度。 2數(shù)據(jù)庫(kù)管理形式 所謂物資供應(yīng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，就是利用Excel,Word等軟件形式，在傳統(tǒng)賬本及原始憑證的基礎(chǔ)上，編制相關(guān)聯(lián)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行綜合管控。2.1材料計(jì)劃臺(tái)賬。根據(jù)項(xiàng)目施工工程進(jìn)度建立計(jì)劃臺(tái)賬。要素：計(jì)劃時(shí)間、材料名稱、工程名稱及部位、申報(bào)單位、預(yù)算量、實(shí)際采購(gòu)量。用途分析：根據(jù)表格可反映分包單位的計(jì)劃需求以及采購(gòu)情況（圖1）。2.2到貨記錄。根據(jù)實(shí)際材料到貨時(shí)間、數(shù)量、領(lǐng)用隊(duì)伍對(duì)材料入場(chǎng)情況進(jìn)行管控。要素：材料名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、領(lǐng)用單位、到貨日期。用途分析：到貨

4、記錄是整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理的基礎(chǔ)，利用該表格可以詳細(xì)記錄項(xiàng)目上每日物資的到貨情況，方便對(duì)每日物資的到貨情況進(jìn)行管控（圖2）。2.3出入庫(kù)臺(tái)賬。根據(jù)入庫(kù)單、領(lǐng)料單及登記賬本的時(shí)間編制對(duì)材料出入庫(kù)辦理情況進(jìn)行管控。要素：入庫(kù)領(lǐng)料日期、憑證號(hào)、供應(yīng)商、材料名稱、型號(hào)、入庫(kù)領(lǐng)料數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)。用途分析：出入庫(kù)臺(tái)賬即賬簿的電子版，記錄整個(gè)項(xiàng)目的入庫(kù)領(lǐng)料狀況；在查詢時(shí)可通過(guò)Excel的刷選功能，通過(guò)任意一張單號(hào)或材料名稱迅速查詢到每種材料的出入庫(kù)詳細(xì)信息。2.4發(fā)票臺(tái)賬。根據(jù)發(fā)票開票情況以及對(duì)應(yīng)的合同編制臺(tái)賬。要素：合同號(hào)、簽訂時(shí)間。合同金額、開票日期、開票金額。用途分析：通過(guò)該表格可查詢每份合同的發(fā)票開具情

5、況，以及每一份發(fā)票的發(fā)票號(hào)、開票金額等信息（圖4）。2.5材料資金支付臺(tái)賬。根據(jù)資金欠款及支付情況編制臺(tái)賬。要素：截止日期、供應(yīng)單位、累計(jì)欠款、累計(jì)支付。用途分析：對(duì)項(xiàng)目部資金支付情況進(jìn)行管控（圖5）。2.6材料兩算對(duì)比表。根據(jù)工程各部位預(yù)算量及實(shí)際消耗量進(jìn)行對(duì)比分析。要素：工程名稱、部位名稱、預(yù)算量、實(shí)際消耗量、節(jié)約/消耗。 3數(shù)據(jù)庫(kù)管理的優(yōu)勢(shì) 3.1物資數(shù)據(jù)分類明確。將項(xiàng)目上的物資管理中信息根據(jù)預(yù)算、到貨情況、出入庫(kù)領(lǐng)用情況、資金支付情況、兩算對(duì)比情況5類進(jìn)行分類匯總，使物資管控整體過(guò)程變得清晰化、層次化。3.2查找、核對(duì)信息快速。當(dāng)需要查找或核對(duì)數(shù)據(jù)時(shí)，如果通過(guò)原始記錄、賬簿等進(jìn)行查找，

6、由于整個(gè)項(xiàng)目信息過(guò)于龐大，相對(duì)緩慢。但將項(xiàng)目上物資信息匯成表格后，利用Excel篩選、查找等功能，可快速找到項(xiàng)目需要查找的材料信息，大幅提高了查詢速度。3.3數(shù)據(jù)精確、互相關(guān)聯(lián)。在管控過(guò)程中，可以同時(shí)通過(guò)幾個(gè)臺(tái)賬相互核對(duì)，形成一賬兩對(duì)，賬賬相對(duì)，更加精細(xì)，幾個(gè)數(shù)據(jù)可以隨時(shí)互查，如果一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生誤差，立刻可以發(fā)現(xiàn)并加以修改。這也是建立整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的最重要目的。同時(shí)每個(gè)臺(tái)賬一一對(duì)應(yīng)，將整個(gè)物資管理產(chǎn)生的數(shù)據(jù)聯(lián)系在一起，從而更好地對(duì)物資進(jìn)行整體管控，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目物資管理的低成本（圖7）。圖7數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)關(guān)系3.4精簡(jiǎn)數(shù)據(jù)，更新快捷。由于傳統(tǒng)物資管理物資管控多以賬簿及原始憑證作為記錄，不僅翻查緩慢困難，

7、且由于電子臺(tái)賬數(shù)據(jù)容量巨大，通過(guò)幾個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)表格可將每日產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行濃縮篩選。由于表格更新簡(jiǎn)單方便，可以時(shí)時(shí)跟實(shí)際物資管控過(guò)程保持同步。3.5操作簡(jiǎn)易，推廣方便。上述表格均可利用Word,Excel等簡(jiǎn)單、基礎(chǔ)的電腦軟件繪制而成，操作簡(jiǎn)單易懂，不需要復(fù)雜的電腦技術(shù)，有利于在各項(xiàng)目物供部進(jìn)行廣泛推廣，并便于后期企業(yè)對(duì)此應(yīng)用的管控。 4發(fā)展應(yīng)用前景及推廣措施 鑒于目前項(xiàng)目上物供部門在日常管理中，已經(jīng)運(yùn)用一定的電子表格進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，但是出現(xiàn)功能單一，或者沒(méi)有建立健全的數(shù)據(jù)庫(kù)管理體系。為做到推廣，措施如下。（1）全面開展項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)管理的基礎(chǔ)工作，由各二級(jí)部門物資采購(gòu)管理中心針對(duì)各項(xiàng)目部的實(shí)際情

8、況，制訂標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理形式、制度規(guī)范。并對(duì)各項(xiàng)目物資電腦技術(shù)薄弱的人員開展電腦基礎(chǔ)操作培訓(xùn)，使項(xiàng)目部物資管理人員獲得基礎(chǔ)的電腦操作技能，在提升自身能力的同時(shí)，建立有效而全面的數(shù)據(jù)庫(kù)管理思維。（2）各項(xiàng)目針對(duì)自身特點(diǎn)，秉持持續(xù)學(xué)習(xí)與創(chuàng)新精神，根據(jù)公司制訂的表格形式，并結(jié)合自己實(shí)際的原始賬本等數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)體系。（3）在各項(xiàng)目部全面建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理體系的情況下，公司可以將數(shù)據(jù)庫(kù)管理維護(hù)，放入季度考評(píng)中，由于電子表格的方便、簡(jiǎn)明性，可以第一手掌控各項(xiàng)目的物資管理狀況，從而有效的加強(qiáng)項(xiàng)目物資管控。 5結(jié)束語(yǔ) 物資管理是項(xiàng)目管理中的重要環(huán)節(jié)也是不可或缺的部分，但在很多的企業(yè)中，物資管理環(huán)節(jié)還不夠成熟，管理制度也不夠明確。針對(duì)這樣的問(wèn)題，項(xiàng)目必須采取積極的措施，加強(qiáng)資金的管理，完善采購(gòu)環(huán)節(jié)，并結(jié)合當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，完善企業(yè)的物資管理。從而使企業(yè)獲得更多的流動(dòng)資金，保障企業(yè)合理有序的運(yùn)行。 參考文獻(xiàn) 1朱金玉.現(xiàn)代物流基礎(chǔ)M.北京：中國(guó)物資出版社，2005. 2田源.倉(cāng)儲(chǔ)管理M.北京：機(jī)械工業(yè)出