高職檔案管理信息化可行性分析

1、高職檔案管理信息化可行性分析 信息化發(fā)展已經(jīng)逐漸成為國家發(fā)展的重要戰(zhàn)略組成部分，高校建設(shè)管理也逐漸向信息化發(fā)展，尤其是在檔案管理方面，借助信息技術(shù)的科學(xué)性，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，以科學(xué)的方式和和更專業(yè)化的技能以及管理人員素質(zhì)的提升對檔案管理進(jìn)行時代化創(chuàng)新，進(jìn)而提高檔案管理工作效率。 一、高職院校檔案信息化管理的優(yōu)勢 （一）提高辦公效率。對于高職院校傳統(tǒng)的檔案管理，基本上都是以人工和紙質(zhì)檔案管理為主，這樣的方式在管理程序上存在很大的弊端，一方面是檔案的保存限制性因素較多，另一方面就是管理程序較為繁瑣，操作難度較大，比較耗時耗力，這就使得檔案在食用的過程中存在很嚴(yán)重的安全隱患性。在信息化時代實檔案館

2、與信息化的融合既可以簡化管理程序，還可以節(jié)省很多的人力物力財力，在查閱時也便于尋找。（二）促進(jìn)資源共享。最為傳統(tǒng)的檔案管理基本上都是一些紙質(zhì)性質(zhì)的檔案材料，資源無法同時針對性的多方面共享，而且對于查閱學(xué)生檔案的基本過程也是十分復(fù)雜的，最為傳統(tǒng)名單的檔案需要到學(xué)校的檔案管理室進(jìn)行查看，在很大程度上影響了學(xué)校管理工作的效率。而利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，一方面既能多方向的實現(xiàn)資源共享，可以讓查閱者能夠?qū)崿F(xiàn)針對性的查找，查詢的速率也能得到一定的提升，并且也不會受到時間或這是存檔單位的基本限制。（三）保存的穩(wěn)定性。在很多的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式，往往都會受到很多因素的影響，如：環(huán)境濕度、保存條件等

3、，一旦條件不適合很容易使得紙質(zhì)檔案受到不同程度的損害、損耗，檔案管理的整體就會出現(xiàn)一定的不確定性。但是信息化的應(yīng)用，在很大程度上對于傳統(tǒng)方式給與最好的彌補(bǔ)，所有的檔案信息基本上都是以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存，不會受到環(huán)境因素的影響，在保存時間上也可以長時間的永久性保存，且使用起來也具有很好的便利性，完全提升了檔案保存的穩(wěn)定性。 二、關(guān)于高職院校檔案管理信息化的可行性因素 介于以上三點檔案信息化管理的優(yōu)勢分析，高職院校實現(xiàn)檔案管理信息化在很大程度上推進(jìn)了高職院校檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。從實際發(fā)展的背景上分析，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各方面的應(yīng)用已經(jīng)成為管理的重要手段，將信息化融入高職院

4、校檔案管理，能夠在很大程度上推進(jìn)高職院校的管理水平，也能提升高職院校最基本的工作效率。對于信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可行性主要包含以下幾點：（一）檔案管理是學(xué)校管理的重要組成。隨著信息化的不斷進(jìn)步，各大高職院校已經(jīng)逐漸認(rèn)識到信息化檔案管理的便利性和高效性，很多的高職院校在學(xué)校管理上也逐漸的注重檔案管理的作用。在高職院校，檔案信息既是學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r的基本反映，也是高職院校面向社會發(fā)展的真實記錄。在新時代，實現(xiàn)高職院校檔案的信息化管理既可以提升檔案信息的使用效率，為高職院校的師生提供最為便利的服務(wù)，還可以在一定程度上推進(jìn)高校的管理創(chuàng)新，為高校的實際發(fā)展提供技術(shù)性的保障。（二）信息技術(shù)的發(fā)展全面性。信

5、息技術(shù)的發(fā)展，是社會發(fā)展的大趨勢，在高職院校的檔案管理上，作為領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)該抓住這時代發(fā)展的機(jī)遇，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，以下從三方面介紹信息化發(fā)展為檔案管理帶來的契機(jī)。第一，信息化的高速發(fā)展為檔案管理提供了最為先進(jìn)的管理技術(shù)，多樣的管理軟件也逐漸區(qū)域完善，這使得當(dāng)前高職院校對于檔案的管理逐漸趨于多樣化和科技化，能夠使得繁雜的龐大的信息得到最有效的運(yùn)轉(zhuǎn)，在效率上完全避免了傳統(tǒng)檔案管理存在的繁瑣性。第二，隨著信息技術(shù)的發(fā)展各大高職院校對于信息技術(shù)的運(yùn)用也是逐漸加以重視，很多的高職院校緊緊抓住信息變革時代的契機(jī)，積極對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，建設(shè)獨(dú)具特色的管理文化，使得高職院校的檔案管理建設(shè)逐漸呈現(xiàn)出

6、信息化、科技化；第三，信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，最為突出的一點就是他實現(xiàn)了跨時空、跨區(qū)域的資源共享。隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校教育資源的共享是未來發(fā)展的主要趨勢，這樣的背景為檔案信息化管理平臺建設(shè)提供了最基本的保障。（三）實現(xiàn)管理效率的最優(yōu)化。檔案信息化管理就是利用現(xiàn)代技術(shù)對以往的、現(xiàn)有的檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的管制、利用。提升檔案管理的信息化使用率，最大限度的減少師生檔案保存的占有空間，在操作上也能變得更加簡潔，也能很大程度上節(jié)約人力、物力、財力，提高檔案管理的工作效率。推進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)融合，對高職院校的師生等檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，合理劃分檔案項目，擴(kuò)大檔案的存儲內(nèi)容和范圍，節(jié)省檔

7、案管理時間，提高檔案管理的效率。 綜上所述，對于現(xiàn)階段高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，既是時代發(fā)展的必然性結(jié)果，也是高職院校提升管理水平的重要創(chuàng)新舉措。檔案管理在高職院校的建設(shè)中是一個不可或缺的工作，對于在新時代檔案管理與信息化的融合，既要從高職院校的自身實際出發(fā)，順應(yīng)自身發(fā)展的基本需求，讓檔案管理信息化建設(shè)完全發(fā)揮出應(yīng)有的服務(wù)性作用，真正為高職院校的建設(shè)提供幫助。 參考文獻(xiàn)： 1孫紅梅.大數(shù)據(jù)視角下的高職院校檔案管理研究J.才智,2018(14):254. 2李琳.高職院校干部人事檔案管理信息化的現(xiàn)實意義與實現(xiàn)途徑分析J.中國管理信息化,2018,v.21;No.376(10):180-181. 3楊娟.檔案信