項(xiàng)目經(jīng)理真的需要經(jīng)常開會(huì)嗎

1、 項(xiàng)目經(jīng)理真的需要經(jīng)常開會(huì)嗎 時(shí)間通常是項(xiàng)目中的稀缺資源，也是驗(yàn)證項(xiàng)目成功與否的基本標(biāo)準(zhǔn)之一。項(xiàng)目中有很多會(huì)議，所以消耗最少資源的項(xiàng)目其潛力是顯而易見的。然而，項(xiàng)目會(huì)議又很重要，其所形成的決定是項(xiàng)目往前推動(dòng)的潤(rùn)滑劑。在大多數(shù)情況下，盡量減少浪費(fèi)在會(huì)議上時(shí)間的責(zé)任在于項(xiàng)目經(jīng)理，因?yàn)榇蟛糠侄际琼?xiàng)目經(jīng)理啟動(dòng)并完成的，精簡(jiǎn)會(huì)議過(guò)程中的兩個(gè)關(guān)鍵因素就是項(xiàng)目經(jīng)理首先考慮會(huì)議是否需要?如果是，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該舉行有效的會(huì)議來(lái)實(shí)現(xiàn)想要達(dá)成的目標(biāo)。真的需要開會(huì)嗎?首先，要非常仔細(xì)的考慮會(huì)議的目標(biāo)，為什么要把大家召集在一起開這個(gè)會(huì)議。會(huì)議的目標(biāo)應(yīng)該像所有的項(xiàng)目目標(biāo)一樣去進(jìn)行確定，那就是按照smart原則(specif

2、ie具體化、measurable可量化、achievable可達(dá)成、realated相關(guān)性、time-boned時(shí)間限制),通過(guò)smart原則創(chuàng)造出會(huì)議的目標(biāo)，而且這種目標(biāo)是一種能夠可衡量的結(jié)果并能夠通過(guò)某種方式來(lái)驗(yàn)證是否達(dá)成的方式來(lái)進(jìn)行表達(dá)。一旦確定了smart目標(biāo)，項(xiàng)目經(jīng)理必須要問(wèn)自己是否真的需要會(huì)議。很多會(huì)議不應(yīng)該發(fā)生，任何會(huì)議都需要從“我需要舉行會(huì)議，那么我必須決定會(huì)議的目標(biāo)”作為前提開始。想想之前發(fā)生的許多會(huì)議，大多數(shù)是無(wú)目的、無(wú)用的，浪費(fèi)了項(xiàng)目中最珍貴的資源，但仍然在繼續(xù)發(fā)生著。在開會(huì)前，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)提出以下問(wèn)題：有沒有一個(gè)替代的溝通機(jī)制可以做這個(gè)工作嗎?例如，電子郵件，電話會(huì)議，視

3、頻會(huì)議，群件，公告板，一對(duì)一或互聯(lián)網(wǎng)?我或其他人是否擁有足夠的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)來(lái)做出決定?決策是否可以由子項(xiàng)目組自己決定?會(huì)議是否會(huì)創(chuàng)造新的知識(shí)，或者只是重新塑造一些舊的東西?該類型的決定是否需要由團(tuán)隊(duì)通過(guò)會(huì)議集體進(jìn)行?會(huì)議議題復(fù)雜，要求所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行解釋，理解和接受?頭腦風(fēng)暴是否必要?會(huì)產(chǎn)生沖突嗎?如果在考慮了這些問(wèn)題后，仍然認(rèn)為有必要召開會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理必須下一步?jīng)Q定誰(shuí)需要參加?哪些人來(lái)參加會(huì)議?作為項(xiàng)目經(jīng)理，你有義務(wù)以允許讓每個(gè)人在場(chǎng)的方式舉行會(huì)議，包括不必要的與會(huì)者都會(huì)有機(jī)會(huì)被聽到會(huì)議內(nèi)容，但實(shí)際上不必要的參加者可能是一個(gè)特別的挑戰(zhàn)，因?yàn)樗麄兛赡苤浪麄儾恍枰?，?dǎo)致他們寶貴的時(shí)間被浪費(fèi)了，甚

4、至他們可能決定給會(huì)議增加一點(diǎn)麻煩!因此，在完成與會(huì)者名單之前，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該問(wèn)自己以下問(wèn)題：他們是否擁有實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)之一所需的知識(shí)或?qū)I(yè)知識(shí)?在會(huì)議中中他們的是否會(huì)受到任何決定的影響?他們是否有權(quán)力來(lái)決定某些事情?他們會(huì)否負(fù)責(zé)執(zhí)行某方面的決定?他們需要重申他們的觀點(diǎn)和態(tài)度?他們有強(qiáng)烈的意見并且能夠形成富有成效的討論嗎?他們會(huì)通過(guò)參加會(huì)議來(lái)學(xué)習(xí)，成長(zhǎng)或發(fā)展嗎?他們能否有利于影響其他項(xiàng)目利益相關(guān)者?舉辦有效的會(huì)議項(xiàng)目會(huì)議的目的的相關(guān)性應(yīng)該是明確的，其中往往涉及到誤會(huì)的澄清、風(fēng)險(xiǎn)假設(shè)、虛假承諾、強(qiáng)制執(zhí)行、傷害和炫耀都是展示的一部分，所以這也是項(xiàng)目會(huì)議的目的所在。項(xiàng)目經(jīng)理作為會(huì)議的發(fā)起者，要帶頭對(duì)項(xiàng)目進(jìn)

5、行管理，讓每個(gè)參與會(huì)議的人都在適當(dāng)?shù)奈恢蒙?，?dāng)然前提是所有的關(guān)鍵人員都要參加，否則項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法達(dá)到最佳的效果。那么項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該如何對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理，看下面的一些技巧：提前準(zhǔn)備和分發(fā)會(huì)議的議程;盡可能的只召開那些必要的會(huì)議，并只邀請(qǐng)必要的人來(lái)參加會(huì)議;在開始會(huì)議時(shí)重申會(huì)議的預(yù)期目的，澄清任何可能的歧義，讓會(huì)議中的每個(gè)人都在同一個(gè)方向上;制定基本規(guī)則，告訴他們項(xiàng)目會(huì)議要花多長(zhǎng)時(shí)間，并堅(jiān)持按照時(shí)間計(jì)劃進(jìn)行;觀察時(shí)間，確保會(huì)議按照預(yù)定的方案進(jìn)行;如果達(dá)成僵局，可能有必要將問(wèn)題記下來(lái)或安排另一次會(huì)議;澄清混亂的言論;確定討論達(dá)成的共同的和領(lǐng)域，而不是糾結(jié)于差異;對(duì)會(huì)議的思想和決策進(jìn)行總結(jié);維持會(huì)議秩序，保持每次發(fā)言只有一個(gè)聲音;給每個(gè)人都有一次參與發(fā)言的機(jī)會(huì);對(duì)貢獻(xiàn)者表示贊賞;確保決策明確并被大家接受;不要濫用會(huì)議主持人的角