高?；n案管理優(yōu)化策略

1、高?；n案管理優(yōu)化策略 摘要：高?；n案以圖文聲像記錄高?；üこ添?xiàng)目及基建管理的發(fā)展歷史，是高校檔案的重要組成部分。在新常態(tài)下，高?；n案管理理念、路徑以及方法呈現(xiàn)出新趨勢(shì)。高校應(yīng)反思當(dāng)前的不足，如規(guī)劃化立檔意識(shí)滯后、資料收集責(zé)任分工模糊、檔案部門(mén)管理干預(yù)能力不高等，通過(guò)強(qiáng)化先行意識(shí)、規(guī)范管理機(jī)制、完善合同管理、推進(jìn)專業(yè)培訓(xùn)、規(guī)范審核驗(yàn)收等措施，推進(jìn)高?；n案管理的改革。 關(guān)鍵詞：新常態(tài)；高?；n案；檔案管理 基建檔案作為工程建設(shè)中的真實(shí)記錄，作為歷史憑證，反映了工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，能為高校建筑后續(xù)的改建、增建、維修以及資產(chǎn)評(píng)估等方面提供重要的依據(jù)。隨著高校不斷擴(kuò)招，校內(nèi)相關(guān)硬件工

2、程項(xiàng)目也不斷完善，為高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供了充足的物質(zhì)保障。然而，部分高校的工程建設(shè)在發(fā)展的同時(shí)并沒(méi)有做好基建檔案的收集和整理工作，導(dǎo)致基建檔案管理滯后，難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。在新常態(tài)下，如何突破基建檔案的管理瓶頸，探索具有創(chuàng)新性的管理策略，是當(dāng)前基建檔案管理研究亟待解決的問(wèn)題。 一、新常態(tài)下高校基建檔案管理的優(yōu)化目標(biāo) 2014年12月23日，楊冬權(quán)在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上提出，我國(guó)檔案工作進(jìn)入了即以服務(wù)大局服務(wù)民生為中心、以“三個(gè)體系”建設(shè)為重點(diǎn)、事業(yè)發(fā)展得到進(jìn)一步保障的新常態(tài)。楊冬權(quán)還提出，為了適應(yīng)和引領(lǐng)檔案工作新常態(tài)，必須具有創(chuàng)新思維、先行思維、網(wǎng)絡(luò)思維、合作思維、人本思維等。高校在開(kāi)展基建檔

3、案管理時(shí)也要順應(yīng)新常態(tài)的大環(huán)境，對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新和改革。結(jié)合新常態(tài)下的檔案工作新思維，高校在改革基建檔案管理工作時(shí)應(yīng)注意五個(gè)方面。一是創(chuàng)新性。高校應(yīng)關(guān)注新的專業(yè)檔案、載體檔案，并在基建檔案管理工作中引入新的檔案存儲(chǔ)載體、保護(hù)技術(shù)以及傳播手段，開(kāi)發(fā)新的檔案利用者和新的檔案開(kāi)發(fā)利用方式，促進(jìn)檔案工作的與時(shí)俱進(jìn)。二是先行性。高校應(yīng)樹(shù)立新的“先行”意識(shí)，積極介入上游工作的管理，并形成主動(dòng)服務(wù)理念，先行介入管理者的決策，提高對(duì)工作的預(yù)見(jiàn)性管理。三是合作性。高校的基建部門(mén)應(yīng)與其他部門(mén)積極建立合作關(guān)系，擴(kuò)大檔案資料的收集渠道。四是數(shù)字化。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔，確保檔案收集齊全，并利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布目錄和檔案

4、，開(kāi)展檔案的遠(yuǎn)程利用。五是人性化。高校在基建檔案安全管理中，應(yīng)注意以人防為重點(diǎn)，對(duì)組織內(nèi)部和外部的人采取差異化的安全保密措施，并注意調(diào)動(dòng)基建檔案管理者的工作積極性、創(chuàng)造性，提高管理人員的基建業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理素質(zhì)。 二、當(dāng)前高?；n案管理中的主要問(wèn)題 （一）規(guī)劃性立檔意識(shí)滯后。高校的工程建設(shè)及維護(hù)、擴(kuò)建等工作都由它的基建部門(mén)負(fù)責(zé)?；ú块T(mén)不僅要做好相關(guān)規(guī)劃、建設(shè)工作，還需要收集和整理相關(guān)工程項(xiàng)目的文字資料、圖表數(shù)據(jù)以及預(yù)算記錄等，為以后的工程維護(hù)及擴(kuò)建提供參考。然而，部分高校的基建部門(mén)并沒(méi)有充分重視基建檔案資料的管理，存在資料收集緩慢、條理不清、更新滯后等問(wèn)題，甚至出現(xiàn)工程項(xiàng)目結(jié)束多年仍沒(méi)有

5、建檔的情況。1這主要是基建部門(mén)的檔案管理制度不明確造成的。另外，由于部分高校的基建部門(mén)缺乏大局意識(shí)和先行意識(shí)，基建檔案資料的管理缺乏規(guī)劃性。（二）資料收集責(zé)任分工模糊?；üこ痰慕ㄔO(shè)從立項(xiàng)申報(bào)到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過(guò)程持續(xù)數(shù)年，由于時(shí)間跨度較大，人事物變動(dòng)也較大，工程項(xiàng)目相關(guān)的申報(bào)文件、勘測(cè)資料以及設(shè)計(jì)方案、施工文件等資料的收集難度也隨之上升。部分高校的基建檔案管理人員數(shù)量不足或缺乏專業(yè)實(shí)踐能力，在檔案管理上缺乏重視。尤其是近年來(lái)高校落實(shí)改革工作，崗位人員的流動(dòng)性較大，導(dǎo)致基建檔案的管理人員也出現(xiàn)變化，出現(xiàn)管理分工不明、責(zé)任不清的情況。2此外，不少高校缺乏規(guī)范的檔案管理機(jī)制，基建檔案在收集、存檔和銜

6、接的過(guò)程中容易因管理不善而出現(xiàn)檔案缺失甚至丟失的問(wèn)題，嚴(yán)重削弱了基建檔案的完整性，為日后高校的查找、利用帶來(lái)隱患。（三）檔案部門(mén)管理指導(dǎo)能力不足。基建工程關(guān)系到建設(shè)方和承建方這兩個(gè)主體。雙方往往以協(xié)議、合同等形式建立合作關(guān)系，明確具體權(quán)責(zé)和分工。其中，基建工程的建設(shè)資料包含招投標(biāo)書(shū)、建設(shè)合同、給排水工程以及施工工程資料等。根據(jù)一般規(guī)定，雙方簽訂的合同協(xié)議一式多份，各自保存原件資料。然而，部分高校缺乏明確的合同管理制度，將合同協(xié)議書(shū)一類資料的復(fù)印件交到檔案部門(mén)，將原件留下備查。其次，承建方也存在歸檔資料質(zhì)量低的問(wèn)題，如部分技術(shù)類資料缺乏承建單位的公章及簽字、基礎(chǔ)圖表數(shù)據(jù)與平面圖標(biāo)不一致、圖紙資料

7、不齊備等。然而，高校的檔案部門(mén)卻難以對(duì)基建部門(mén)及承建方的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督或干預(yù)，導(dǎo)致基建檔案資料質(zhì)量較低，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。3 三、新常態(tài)下高?；n案管理的優(yōu)化對(duì)策 （一）強(qiáng)化先行意識(shí)，從思想上提高基建檔案管理重視。高校的基建部門(mén)負(fù)責(zé)管理工程建設(shè)項(xiàng)目的文字資料、圖紙數(shù)據(jù)以及施工和驗(yàn)收情況等資料文件，是基建檔案的形成者，在資料收集和歸檔的過(guò)程中發(fā)揮著不可忽視的作用。在新常態(tài)下，基建部門(mén)的管理人員應(yīng)重視先行思維，強(qiáng)化先行意識(shí)，從思想上重視基建檔案在建設(shè)項(xiàng)目申報(bào)、運(yùn)行、檢修以及擴(kuò)建中的意義。高校的基建部門(mén)人員在工程項(xiàng)目申報(bào)之前便應(yīng)通過(guò)法制宣傳、案例對(duì)比等方法，著手強(qiáng)化相關(guān)職能部門(mén)的檔案意識(shí)

8、，爭(zhēng)取部門(mén)的重視和支持。強(qiáng)化先行意識(shí)是優(yōu)化基建檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只有建設(shè)方和承建方都重視基建檔案的價(jià)值，才能從源頭上提高申報(bào)、設(shè)計(jì)、勘測(cè)、施工和檢修等環(huán)節(jié)的資料歸檔質(zhì)量，為提高基建檔案管理效率創(chuàng)造條件。（二）規(guī)范管理機(jī)制，從流程上提高基建檔案管理質(zhì)量?，F(xiàn)階段部分高校仍沒(méi)有形成一套規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕n案管理機(jī)制，缺乏有效的管理手段，導(dǎo)致工程項(xiàng)目的資料分散存放甚至長(zhǎng)期積存，不利于項(xiàng)目竣工后資料文件的歸檔管理。針對(duì)這一情況，高校應(yīng)規(guī)范管理機(jī)制，從明確機(jī)構(gòu)分工、完善管理制度和推進(jìn)存檔管理數(shù)字化等方面提高基建檔案管理質(zhì)量。一是完善管理機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任分工。高校應(yīng)樹(shù)立人本思想，建立具有專門(mén)性的基建檔案管

9、理組織，由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行基建檔案的收集歸檔和管理，提高基建檔案管理的延續(xù)性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性。同時(shí)，高校還應(yīng)要求各個(gè)參建單位明確指定負(fù)責(zé)人及管理者，形成權(quán)責(zé)明確的基建檔案管理體系。在此基礎(chǔ)上，高校應(yīng)通過(guò)廣泛宣傳、召開(kāi)會(huì)議等方式，進(jìn)一步明確不同部門(mén)及崗位的職責(zé)。其中，高?；ú块T(mén)的檔案人員和檔案室的專職檔案人員負(fù)責(zé)基建檔案管理的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督等工作，是基建檔案管理的重要人員。4二是完善管理制度，提高檔案質(zhì)量。高校應(yīng)結(jié)合相關(guān)法規(guī)章程及學(xué)校實(shí)際情況，制定基建檔案管理制度，規(guī)范基建文件的收集管理范圍、分類依據(jù)、責(zé)任主體以及管理辦法等，并對(duì)資料的表格樣式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，提高基建檔案的質(zhì)量。三是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，確保查

10、檔便捷。高校在開(kāi)展基建檔案管理時(shí)要順應(yīng)新常態(tài)的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)踐創(chuàng)新思維和網(wǎng)絡(luò)思維，將傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)化為科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的數(shù)字化。例如，高?？蛇\(yùn)用電子技術(shù)對(duì)工程項(xiàng)目的申報(bào)審批文件及竣工驗(yàn)收文件等進(jìn)行掃描，以數(shù)字化文檔的方式進(jìn)行保存和管理。這不僅能提高基建檔案資料的管理效率，而且能優(yōu)化傳統(tǒng)的管理工作，減少管理人員在組卷、復(fù)印館內(nèi)目錄等方面的工作量，提高檔案管理的人性化程度。5（三）利用合同手段，從溝通上協(xié)調(diào)基建檔案管理分歧。在新常態(tài)下，高校的基建檔案管理應(yīng)注重部門(mén)組織之間的合作性，以積極的信息交流、專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾韮?yōu)化合作關(guān)系，減少不同組織之間在基建檔案管理上的分歧。一是

11、加強(qiáng)建設(shè)方和承建方的信息交流，推進(jìn)基建檔案工作與工程項(xiàng)目的同步化管理。高校建筑工程的建設(shè)方和承建方的負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)信息聯(lián)系和溝通，提高基建檔案收集歸檔等流程的順暢性。高校應(yīng)將基建檔案的管理工作納入到工程項(xiàng)目開(kāi)展的過(guò)程中，以同步管理的方式提高基建檔案管理的效率。6當(dāng)檔案資料的收集出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救，形成各方協(xié)同合作管理的良好氛圍。二是加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)基建檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高基建檔案管理質(zhì)量。針對(duì)部分高校基建檔案管理意識(shí)淡薄、檔案質(zhì)量較差等問(wèn)題，高校的檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)基建部門(mén)的檔案管理組織進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們建立完善的基建檔案管理體系。其業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)滲透到工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，從申報(bào)立項(xiàng)著手，

12、建立基建檔案，并伴隨項(xiàng)目的開(kāi)展施工進(jìn)行分類的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)基建檔案管理組織存在的不規(guī)范問(wèn)題，并進(jìn)行糾正和完善。同時(shí)，高校的檔案部門(mén)還應(yīng)督促基建檔案管理組織重視相關(guān)工程的合同協(xié)議，通過(guò)合同明確雙方權(quán)責(zé)內(nèi)容，保證基建項(xiàng)目及檔案管理的合法性。三是建立合同管理制度，提高基建檔案管理的法律性和規(guī)范性。高?；üこ痰恼麄€(gè)開(kāi)展過(guò)程中需要與不同的承建單位，如設(shè)計(jì)單位、招標(biāo)單位、施工單位等簽訂合同。這些合同是高校維權(quán)的重要依據(jù)，但部分高校并沒(méi)有引起重視，部分合同協(xié)議沒(méi)有約定基建檔案的管理事宜，部分合同協(xié)議則一筆帶過(guò)，缺少細(xì)節(jié)性、明確性的規(guī)定。這不利于高校基建工程的權(quán)責(zé)分工和后續(xù)維權(quán)，是工程施工的隱患。

13、為此，高校應(yīng)當(dāng)建立合同管理制度，在與承建方簽訂合同的過(guò)程中明確基建檔案資料的收集、整理、移交等工作的具體細(xì)節(jié)，提高檔案管理齊全性、精準(zhǔn)性、規(guī)范性和完整性。（四）推進(jìn)專業(yè)培訓(xùn)，從人員上保障基建檔案管理實(shí)效。基建檔案管理需要兼具基建業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理知識(shí)的綜合性人才，但目前部分高校的基建管理人員的知識(shí)面較為狹窄，難以全方位、高質(zhì)量地開(kāi)展基建檔案管理工作，尤其是在基建檔案資料的整理和立卷等方面缺乏相應(yīng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。這不僅降低了基建檔案管理的實(shí)效，而且降低了業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，導(dǎo)致高?；n案管理組織難以有效監(jiān)督其他承建單位，不利于基建檔案的收集和整理。針對(duì)這一問(wèn)題，高校應(yīng)貫徹人本思維，從管理人員著手，進(jìn)行專門(mén)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的基建業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理能力。此外，高校還要順應(yīng)基建檔案工作新常態(tài)，利用網(wǎng)絡(luò)思維開(kāi)展數(shù)字化培訓(xùn)和指導(dǎo)。 參考文獻(xiàn)： 1蔣淑瓊.關(guān)于高?；n案管理的問(wèn)題分析及對(duì)策研究J.蘭臺(tái)世界,2014(26):61-62. 2許德斌.高校基建檔案管理實(shí)踐J.浙江檔案,2014(4):63. 3覃曉,孔提英.高?；n案知識(shí)的本體構(gòu)建研究J.廣西大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2012(6):12