鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

1、 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析 摘要：目前，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展已經(jīng)取得了些許成就，但仍存在一些亟待改進(jìn)的問題。在此之上，本文主要通過樹立信息化管理及服務(wù)理念、建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)、提高檔案信息化建設(shè)的實(shí)際水平等解決方案，進(jìn)一步促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；解決方案一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理優(yōu)勢（一）便于檔案資料永久保存相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，紙質(zhì)檔案保存占用面積大，受溫度、濕度等諸多自然條件限制，極易腐爛、發(fā)霉、蛀蟲，且萬一丟失、損害，不易修復(fù)，造成重要檔案信息丟失。同時(shí)，在歸檔過程中避免漏寫、漏抄，字跡工整、清楚，工作過程費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。

2、檔案信息化管理通過數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，不僅極大節(jié)約的檔案儲存空間，也不會(huì)由于季節(jié)及天氣的原因而導(dǎo)致檔案信息丟失，最大限度的確保了檔案資料的完整性，實(shí)現(xiàn)了檔案的安全保管和有效利用。（二）便于鎮(zhèn)村檔案信息共享傳統(tǒng)的檔案查閱過程中，都是手工操作，工作煩瑣異常，程序頗多，受到國定場所、時(shí)間限定，同一份檔案查閱只能依次等候，浪費(fèi)了大量時(shí)間和體力，工作效率低。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化后，不受時(shí)間空間限制，任何時(shí)間、任何地點(diǎn)可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端，在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵詞，迅速查出所需要信息內(nèi)容，程序簡易，便于操作，使得紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)大大降低，較容易實(shí)現(xiàn)多人共用

3、檔案，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息的共享和保護(hù)，讓群眾在家門口就進(jìn)行了查閱，方便服務(wù)群眾，切實(shí)打通服務(wù)群眾最后一公里的問題。（三）便于重要檔案的保密性傳統(tǒng)的檔案查找和閱讀，一般選擇以整卷供查找人員使用。使用人員只使用其中的一部分檔案文件，便可以完全查看到與應(yīng)查檔案無關(guān)的整卷的檔案文件，其他的檔案文件容易泄密，對于檔案的保密性來說，這是完全不合理的。相對于電子檔案有助于保密存檔，當(dāng)需要對文件檔案進(jìn)行查閱的時(shí)候，無需提供整卷形式的檔案，只需利用檢索工具查找自己所需文件即可，而且可以通過終端上權(quán)限瀏覽非涉密級文件，有效避免了其他檔案資料在查閱過程中被泄露出去，對檔案文件起到了有效保護(hù)作用二、我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管

4、理信息化建設(shè)存在的問題（一）缺乏專業(yè)的管理人員檔案信息化管理首先需要的就是一批能夠掌握信息技術(shù)的人才，但是我國在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化方面卻缺乏一定的人才，檔案信息化管理要求管理人員既掌握一定的檔案管理知識，同時(shí)也能夠熟練的掌握信息技術(shù)，但是我國目前的許多檔案管理人員不是缺少相應(yīng)的管理知識，就是無法熟練的完成信息技術(shù)操作。（二）檔案管理信息化缺乏一定的時(shí)效性我國當(dāng)前的檔案管理信息技術(shù)方面既缺乏一定的先進(jìn)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，也沒有相關(guān)的信息技術(shù)指導(dǎo)。再加上管理人員對于信息技術(shù)手段的重視不夠，所以導(dǎo)致我國檔案管理信息化缺乏一定的時(shí)效性。（三）缺乏先進(jìn)的設(shè)備我國許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與城市相比還是比較落后的，因

5、而鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理信息化建設(shè)方面投入的經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，即使許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府已經(jīng)引入了信息化管理的理念，但是他們的設(shè)備仍然是比較落后的，信息配置比較低，信息系統(tǒng)運(yùn)行的范圍也是有限的，因而檔案管理工作無法進(jìn)行有效的管理和開展。（四）檔案開發(fā)的利用率不是很高因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)許多檔案管理是采用保密的形式，內(nèi)容比較單一，種類也不是很齊全，很多檔案也不能夠向大眾公開，因而許多檔案的實(shí)際利用率很低，另外在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府里，許多政府對于檔案管理僅僅只是出于信息化管理的局面，并沒有形成系統(tǒng)的信息化管理，從而導(dǎo)致檔案的開發(fā)利用率不高。（五）缺乏信息化管理手段且實(shí)際操作不高檔案管理工作較為繁雜，許多管理人員只局限于當(dāng)前工作內(nèi)容中，卻不懂

6、得應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)解決眼前困難，導(dǎo)致編制工作、管理工作效率得不到有效提升。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)應(yīng)用創(chuàng)新理念積極發(fā)掘先進(jìn)的技術(shù)手段，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作趨于信息化、科學(xué)化。多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作人員都不是本專業(yè)出身，導(dǎo)致其專業(yè)素質(zhì)并不高，甚至信息化操作能力較低，這樣極易導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患。另外，由于工作程序較為單一，讓工作人員很難產(chǎn)生高漲的工作熱情，從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)速度。三、我國檔案管理信息化建設(shè)中存在問題的解決措施（一）建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息制度我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)首先應(yīng)該確立完善的檔案信息管理制度，給檔案管理信息化的發(fā)展提供一定的制度保障。在制定相關(guān)規(guī)章制度的時(shí)

7、候一定要根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理發(fā)展的實(shí)際狀況。因地制宜，采取有針對性的解決措施。（二）加強(qiáng)檔案管理信息化的宣傳工作首先應(yīng)該讓相關(guān)部門的人員重視檔案管理的信息化，因而采取措施對鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)十分的有必要，首先應(yīng)該讓他們樹立這種意識，然后再安排信息技術(shù)專業(yè)老師給管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們逐漸學(xué)會(huì)相關(guān)信息技術(shù)并且熟練掌握。從而有利于他們在檔案管理信息化技術(shù)發(fā)展中發(fā)揮自己的主導(dǎo)作用。（三）建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的信息化建設(shè)過程中，最為關(guān)鍵的是應(yīng)用信息技術(shù)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)信息化管理。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門應(yīng)當(dāng)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)站，并在網(wǎng)站中上傳與鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府有關(guān)的

8、具體內(nèi)容，并保證實(shí)時(shí)更新，確保其上傳信息足夠準(zhǔn)確，同時(shí)需在網(wǎng)站中建立完善的檔案管理界面，管理人員通過輸入紙質(zhì)版檔案信息，按照電子公文歸檔管理暫行規(guī)定將所有資料全部存儲于計(jì)算機(jī)設(shè)備中，并制定具有明確功能的系統(tǒng)進(jìn)行分類管理，讓每個(gè)檔案之間都能形成緊密的聯(lián)系，以便用戶在登錄網(wǎng)站時(shí)能及時(shí)精準(zhǔn)的找到所需檔案資料，并積極與相關(guān)部門保持聯(lián)系，比如戶籍檔案就需與當(dāng)?shù)乇ｋU(xiǎn)、公安部門進(jìn)行交流，進(jìn)而保證后期能在良好的環(huán)境中對檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充。（四）提高檔案信息化建設(shè)的實(shí)際水平（1）應(yīng)用信息化手段鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理應(yīng)用信息化手段能夠形成良好的社會(huì)影響，并有利于檔案的利用與開發(fā)。用戶只需在電腦界面中輸入想要搜索的信息即可

9、獲取相關(guān)資料，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更為安全且保密性較強(qiáng)。另外，應(yīng)用信息化手段還可以滿足大眾查詢便捷的需求，若在以往工作中想要找到所需檔案資料，需花費(fèi)較多的精力及時(shí)間去紙質(zhì)檔案中翻找，而今只需利用鼠標(biāo)操作即可完成，極大程度上提高實(shí)際工作效率，為用戶提供多樣選擇。（2）培養(yǎng)高素質(zhì)信息化專業(yè)人才鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息化管理專業(yè)人才的培訓(xùn)工作，結(jié)合整體學(xué)習(xí)能力聘請專業(yè)的信息技術(shù)管理人才進(jìn)行信息化檔案操作講座，增強(qiáng)管理人員的操作水平，并嚴(yán)格要求管理人員做好信息化管理知識的積累，提高信息化操作水平。同時(shí)，還要加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，督促他們遵守信息化檔案管理辦法中的相關(guān)規(guī)范，積累先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，為

10、后期開展管理工作提供扎實(shí)的基礎(chǔ)，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門也要為其營造適合自身發(fā)展的信息化管理氛圍，從而提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府信息化檔案建設(shè)。四、結(jié)論隨著現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，我國的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理開始引用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，更加能夠提高檔案管理的工作效率，提高檔案管理的工作質(zhì)量，節(jié)約了檔案管理所要消耗的成本，提高了準(zhǔn)確性，但是該種管理模式在我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的進(jìn)程中也存在著許多問題，我們應(yīng)該采取措施進(jìn)行針對性的解決。這需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)地方政府和國家政府的共同努力。參考文獻(xiàn)：1高海英.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑j(luò).智庫時(shí)代,2019(41):19-20.2滿玉平.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)分析j.中國新通信,2019,21(13