內(nèi)部控制手冊-14.4備品備件采購_最新修正版

1、最新修正版14.4備品備件采購管理1.1 概述規(guī)定了 XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)備品備件采購的申請、審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗收入庫、結(jié)算的工作流程，旨在規(guī)范集團(tuán)備品配件采購管理，提高備品配件采購質(zhì)量，降低采購成本，提高集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。1.2 適用范圍適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。1.3 相關(guān)制度備品備件采購管理程序人事管理規(guī)定請采購審批層次。1.4 職責(zé)分工使用部門：提出備品備件使用申請，制定采購計劃。采購部：執(zhí)行采購計劃，簽訂采購合同。授權(quán)審批部門：審批采

2、購申請，審核采購合同財務(wù)部：支付采購貨款，并入賬等。物流部：負(fù)責(zé)采購品驗收、入庫1.5 流程圖14.4備品備件采購管理使用部門采購部授權(quán)審批部門財務(wù)部物流部最新修正版1.6控制目標(biāo)序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別114.4-CT1確保備品備件采購數(shù)量合理經(jīng)營效率目標(biāo)214.4-CT2確保采購到符合集團(tuán)要求的備品備件經(jīng)營效率目標(biāo)314.4-CT3杜絕采購過程中可能存在的舞弊行為經(jīng)營效率目標(biāo)414.4-CT4確保采購經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)審批經(jīng)營效率目標(biāo)514.4-CT5確保采購成本效率最優(yōu)化經(jīng)營效率目標(biāo)614.4-CT6確保采購價格合理經(jīng)營效率目標(biāo)714.4-CT7確保及時取得發(fā)票經(jīng)營效率

3、目標(biāo)814.4-CT8確保貨款支付得到適當(dāng)審批資產(chǎn)保全目標(biāo)914.4-CT9確保及時收到采購備件經(jīng)營效率目標(biāo)1014.4-CT10確保接收的貨符合訂單要求經(jīng)營效率目標(biāo)1114.4-CT11確保采購過程進(jìn)行了正確的賬務(wù)處理財務(wù)信息真實性目標(biāo)1214.4-CT12確保采購資料及時歸檔經(jīng)營效率目標(biāo)1.7控制矩陣會計1123414.4-R1各部門未按實際要 求提出備件請購 單，導(dǎo)致采購數(shù)量 超過實際需求，造 成集團(tuán)資源浪費14.4-CT114.4-CA1制造部按各自實際需求進(jìn)行采購申請， 填寫備件請購單預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序請購單14.4-R2備件請購單對備件 要求不明確，導(dǎo)致 備件不符合實

4、際規(guī) 格，造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì) 損失14.4-CT214.4-CA2備件請購單必須明確備件的規(guī)格預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序請購單14.4-R3采購計劃的制定、 審批、執(zhí)行、驗收 等重要流程由一個14.4-CT314.4-CA3采購計劃的制定與審批、審批與執(zhí)行、執(zhí)行與驗收均不能由同一人負(fù)責(zé)，應(yīng)做到不相容職責(zé)分離，采購各環(huán)節(jié)責(zé)任人經(jīng)辦/ 審批/ 驗收預(yù)防型備品備 件采購 管理程采購計 劃流程 優(yōu)化VVV原材料-備品備件會計1234人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致舞弊 風(fēng)險，造成產(chǎn)品質(zhì) 次價高，采購人員 收受回扣相互牽制序14.4-R4采購人員未執(zhí)行定 期輪崗制度，導(dǎo)致 米購人員與供應(yīng)商 暗中操縱采購成 本，形成舞弊風(fēng)險

5、， 給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損 失14.4-CT314.4-CA4采購相關(guān)人員實行定期輪崗， 并簽訂誠 信承諾書（或類似的行為保證書） ，承 諾在米購過程中不接受供應(yīng)商回扣或好處，避免發(fā)生與企業(yè)利益相沖突的行 為，并在存在利益沖突時向集團(tuán)及時報 告。預(yù)防型人事理規(guī)定管誠信諾書承VVV原材料品備件-備14.4-R5未具體明確各直屬 單位多少金額以上 的備品備件采購需 要向集團(tuán)公司申報 審批，導(dǎo)致備品備14.4-CT414.4-CA5對不同的備品備件采購金額應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的審批層級，超過一定金額的采購訂單應(yīng)報公司審批預(yù)防型備 件 管 序品采理備購程請購審批表單V原材料品備件-備會計三4件采購權(quán)限設(shè)置不 明確，造

6、成直屬單 位備品備件采購管 理混亂14.4-R6備品備件米購前未進(jìn)行相關(guān)市場調(diào) 查，未對零配件基 本情況信息進(jìn)行了 解從而影響備品備 件采購計劃的制定14.4-CT514.4-CA6備品備件米購計劃制定前應(yīng)進(jìn)行充分的備品備件市場調(diào)查，了解備品備件基本信息，合理預(yù)測市場變化趨勢， 形成 書面報告并提交設(shè)備管理部審核， 以便 合理制定采購年、月度計劃，避免備品 備件庫存短缺或積壓預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序市場調(diào)查報告14.4-R7未對市場價格變動 進(jìn)行分析，預(yù)測市 場價格趨勢，導(dǎo)致 預(yù)期價格制定不合 理，增加采購成本14.4-CT614.4-CA7備品備件米購計劃制定前進(jìn)行充分的市場價格調(diào)查

7、，合理預(yù)測價格趨勢，形 成備品備件市場調(diào)查報告，提交評審委 員組審核，以確定合理采購時機(jī)，保證物資供應(yīng)，降低采購成本預(yù)防型價格分析表會計三414.4-R8備品備件采購計劃 制定不合理，導(dǎo)致 備品備件采購數(shù)量 超過實際需求量，14.4-CT114.4-CA8下屬單位的設(shè)備使用單位按時提交備品配件采購計劃，采購部根據(jù)使用單位 提交的備品配件采購計劃，結(jié)合本單位 生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)、設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)和修理，考慮設(shè)備的使用年限，按備品管理 辦法，提出備品配件的年、月采購計劃， 并按規(guī)定提交審批編制/審批預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序采購計劃V原材料-備品備件造成集團(tuán)資源浪費14.4-CT114.4-CA9

8、備品配件采購的臨時采購計劃由設(shè)備使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要提出，審批程序同一般采購計劃編制/審批預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序采購計劃V原材料-備品備件14.4-R9備品備件采購計劃 未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及總 經(jīng)理審批，導(dǎo)致未 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批越權(quán)采14.4-CT414.4-CA10采購部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位的備品配件采購計劃的審批工作編制/審批預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序6.4采購計劃V原材料-備品備件會計11購，造成舞弊風(fēng)險14.4-CT414.4-CA11采購部對超出本部門審批權(quán)限的備品配件采購計劃應(yīng)提出處理意見，報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批編制/審批預(yù)防型請米購 審批層 次采購計劃V原材料-備品備件14.4-R

9、10備品備件米購之前 未執(zhí)行詢價比價或 詢價比價不充分， 導(dǎo)致備品備件采購 價格過高，增加采 購成本14.4-CT614.4-CA12應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的采購計劃，按照采購詢 價管理制度相關(guān)規(guī)定組織詢價活動，擬定編制詢價文件詢價單，經(jīng)審查批準(zhǔn)后 實施詢價；詢價供應(yīng)商原則上不少于二 家，并且被詢價供應(yīng)商之間沒有關(guān)聯(lián)關(guān) 系預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序詢價比價單14.4-R11設(shè)備管理部門領(lǐng)導(dǎo) 未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)簽 訂采購合同，導(dǎo)致 舞弊風(fēng)險，造成集 團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失14.4-CT414.4-CA13對經(jīng)過審批的采購申請，應(yīng)按照規(guī)定授權(quán)層級，大額需求由總經(jīng)理及其他相關(guān)授權(quán)人員簽訂采購合同中清/審批預(yù)防型備品備

10、件采購 管理程 序米購審 批單采 購合同V原材料-備品備件會計11234514.4-R12備品備件采購合同 未經(jīng)相關(guān)部門及領(lǐng) 導(dǎo)會審，可能導(dǎo)致 合同條款存在風(fēng)險 漏洞，包括交易數(shù) 量及價格、付款時 間及方式、違約責(zé) 任等，造成集團(tuán)經(jīng) 濟(jì)損失14.4-CT414.4-CA14對于非標(biāo)準(zhǔn)合同采購：采購人員應(yīng)與供 應(yīng)商就備品配件采購的規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量、供貨周期、質(zhì)量保證、付款 時間及方式、違約責(zé)任等與供應(yīng)商仔細(xì) 協(xié)商，并就針對各合同條款與相關(guān)部門 及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會審， 達(dá)成一致意見后，按 規(guī)定的權(quán)限及時簽訂采購合同，按規(guī)定程序進(jìn)行報批中清/審批預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序采購合 同會簽 單V原

11、材料-備品備件14.4-CT414.4-CA15對于標(biāo)準(zhǔn)合同按正常生產(chǎn)采購審批流程14.4-R13未及時取得供應(yīng)商 開具的增值稅發(fā) 票，不能及時抵扣 稅款，造成集團(tuán)稅 務(wù)風(fēng)險14.4-CT714.4-CA16對正常履行的采購合同，采購人員應(yīng)及時向供應(yīng)商催收相應(yīng)增值稅發(fā)票，并提交財務(wù)部門保管作相應(yīng)賬務(wù)處理預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序增值稅發(fā)票V應(yīng)交稅金會計2414.4-R14貨款支付未按規(guī)定 程序及權(quán)限審批， 導(dǎo)致資金管理混舌L,造成集團(tuán)資金 損失14.4-CT814.4-CA17明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，按應(yīng)付管理流程進(jìn)行審批中清/審批預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序付款申請單V應(yīng)付賬款

12、、銀行存款14.4-R15集團(tuán)支付貨款后， 供應(yīng)商未按合同及 時交貨，導(dǎo)致集團(tuán) 無法進(jìn)行正常生 產(chǎn)，造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì) 損失14.4-CT914.4-CA18對已簽訂的采購合同，采購人員應(yīng)與供 應(yīng)商保持必要的聯(lián)系，關(guān)注供應(yīng)商對合 同的履行情況，發(fā)現(xiàn)或預(yù)測到備品配件 采購合同可能不能正常履行時，應(yīng)及時采取措施，盡量減少由于該合同不能履 行而造成的經(jīng)濟(jì)損失預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序14.4-R16備品備件到貨后采 購人員未將所到貨 物與采購訂單進(jìn)行 核對，導(dǎo)致收貨數(shù) 量缺失，造成集團(tuán)14.4-CT1014.4-CA19建立嚴(yán)格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機(jī)構(gòu)或驗收人員根據(jù) 采購訂單或

13、合同對到貨數(shù)量進(jìn)行核對，核對無誤出具收貨單， 并遞交下一級驗收程序相關(guān)人員采購/驗收預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序收貨單 驗收報 告V原材料-備品備件會計 12叵4資產(chǎn)損失14.4-R17備品備件入庫驗收 時僅有集團(tuán)采購人 員參與，無其他相 關(guān)人員參與，包括 倉庫管理人員、集團(tuán)設(shè)備技術(shù)人員 等，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險， 造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失14.4-CT1014.4-CA20對采購項目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量 等相關(guān)內(nèi)容的驗收，應(yīng)由集團(tuán)設(shè)備技術(shù) 人員及倉庫管理人氏-同參與，驗收無誤出具驗收單。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常 情況，負(fù)責(zé)驗收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即 向有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理

14、采購/驗收預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序收貨單 驗收報 告14.4-R18備品備件入庫時未 記入備品備件臺賬 并開具入庫單，導(dǎo) 致財務(wù)無法及時入 賬，造成賬實不符14.4-CT1214.4-CA21到貨經(jīng)驗收無誤后， 倉庫管理人員出具 入庫單，并登記備品備件庫存臺賬，入 庫單交財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理采購/驗收/記賬預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序記賬憑證V原材料-備 品備件會計鼻2414.4-R19備品備件驗收完畢 后未出具相關(guān)的驗 收單并由驗收雙方 簽字確認(rèn)，導(dǎo)致備 品備件驗收結(jié)果失 真，影響正常生產(chǎn) 使用14.4-CT1014.4-CA22完成驗收后，相應(yīng)驗收機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或驗收人員均要在驗收單上簽字確認(rèn)，并需送貨人員簽字方可啟效采購/驗收預(yù)防型備品備 件采購 管理程 序驗收單V原材料-備品備件14.4-R20備品備件入庫后財 務(wù)未及時入賬，導(dǎo) 致財務(wù)賬記錄不完 整，賬實不符14.4-CT1114.4-CA23備品備件入庫后，財務(wù)部門人員應(yīng)