合同管理程序只是分享

1、精品文檔LAGM/YW-03合同管理程序1 目的 為明確審批資格及合同管理權(quán)責(zé)，規(guī)范合同管理流程，防范和化解經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)， 有效維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本程序。2 范圍適用于公司本部、 專業(yè)子(分)公司對(duì)外簽訂的各類合同、 協(xié)議的全過程管理。3 職責(zé)3.1 專業(yè)子(分)公司 負(fù)責(zé)各自職責(zé)和授權(quán)范圍內(nèi)非標(biāo)準(zhǔn)文本合同的草擬， 組織本公司業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的常規(guī)合同談判和履行。3.2 綜合管理部a) 負(fù)責(zé)制定、修訂公司主營業(yè)務(wù)格式合同的標(biāo)準(zhǔn)文本；b) 組織合同簽訂前的評(píng)審；c) 對(duì)重大合同評(píng)審，參與重大合同的談判，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；d) 歸口管理經(jīng)濟(jì)合同糾紛、仲裁及訴訟等法律事務(wù)；e) 管理合同臺(tái)賬、檔案、合同專用

2、章。3.3 商務(wù)運(yùn)營部a) 負(fù)責(zé)組織戰(zhàn)略合作框架協(xié)議、重大合同的談判；b) 組織供銷集體定價(jià)及業(yè)務(wù)合同執(zhí)行的全程監(jiān)管；c) 負(fù)責(zé)外貿(mào)合同的翻譯，外文版合同的草擬。3.3 財(cái)務(wù)管理部 負(fù)責(zé)對(duì)合同中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)條款評(píng)審，負(fù)責(zé)合同預(yù)算執(zhí)行控制。3.4 風(fēng)險(xiǎn)管理部 負(fù)責(zé)合同管理全過程風(fēng)險(xiǎn)控制措施的監(jiān)管。3.5 人力資源部 負(fù)責(zé)確定合同管理相關(guān)人員的崗位要求，組織合同管理人員的培訓(xùn)及調(diào)整。3.6 黨政工作部 負(fù)責(zé)公司辦公品及低值易耗品等采購合同的簽訂。4 程序4.1 合同管理人員4.1.1 合同經(jīng)辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責(zé)任人，并有責(zé)任保證合同 最終文本與經(jīng)各級(jí)審批后的合同文本在條款內(nèi)容上的一致性。

3、4.1.2 人力資源部制定合同管理員崗位說明書識(shí)別合同管理崗位所需的管 理技能、經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)、工作經(jīng)歷，監(jiān)督、調(diào)整公司合同管理崗位，保證不相容崗位 的設(shè)置，并根據(jù)需要加以調(diào)整。4.1.3 公司對(duì)外合同的簽訂應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)的人簽章，按公司法人 授權(quán)委托管理辦法分級(jí)授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)崗位不得參與合同管理。4.2 合同文本擬定4.2.1 綜合管理部制定合同文本編制審核流程對(duì)合同編制前對(duì)方的資格審 查、內(nèi)容談判和文本擬定進(jìn)行規(guī)范，明確合同文本管理權(quán)責(zé)、流程，確保合同文本 行為符合國家法律法規(guī)，避免公司遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失。4.2.2 各專業(yè)子（分）公司擬定合同過程中， 與合同對(duì)方充分溝通

4、， 必要時(shí)按合 同談判流程組織相應(yīng)規(guī)格的談判，在合同談判過程中，談判人應(yīng)認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng) 事人的情況，包括對(duì)方的主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力和資信情況等信息，保留 談判記錄。4.2.3 合同分常規(guī)合同和特殊合同，常規(guī)合同指業(yè)務(wù)正常運(yùn)行的批次合同；特 殊合同指除常規(guī)合同外的重大合同，如大型業(yè)務(wù)合同、新開發(fā)業(yè)務(wù)合同、戰(zhàn)略合作 業(yè)務(wù)合同（協(xié)議）、涉外合同等。4.2.4 常規(guī)合同應(yīng)使用綜合管理部審批后的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)合同文本， 未經(jīng)公司審批， 任何人無權(quán)變更合同文本。特殊合同由各專業(yè)子 （ 分） 公司根據(jù)合同文本編制審核 流程的規(guī)定草擬合同文本，經(jīng)綜合管理部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，擬定正式合同文 本。4.3 合同

5、評(píng)審4.3.1 合同評(píng)審的組織形式a）各專業(yè)子（分）公司擬定的正式合同文本，在正式簽訂前由綜合管理部組 織合同評(píng)審。b）特殊合同必須實(shí)行內(nèi)部評(píng)審、會(huì)簽制。4.3.2 合同評(píng)審的部門及其職責(zé)a) 商務(wù)運(yùn)營部負(fù)責(zé)對(duì)各專業(yè)子(分)公司提供的談判資料和調(diào)研報(bào)告以及合同 對(duì)方提供的資信調(diào)查資料進(jìn)行審核。b) 風(fēng)險(xiǎn)管理部負(fù)責(zé)對(duì)屬本部門審核范圍內(nèi)的事項(xiàng)進(jìn)行合法性和合規(guī)性的審核以 及確定與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)是否能被規(guī)避或有效降低。c) 財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)合同是否符合財(cái)稅法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度，以及合同支付條 款是否合理、可行進(jìn)行審核。d) 綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)合同條款的合規(guī)性、完備性、嚴(yán)密性、合法性和準(zhǔn)確性進(jìn) 行審核

6、，確定合同是否有利于我方以及法律風(fēng)險(xiǎn)是否被有效降低或避免。4.3.3 合同評(píng)審記錄 合同內(nèi)部評(píng)審、會(huì)簽前，綜合管理部將合同文本及相關(guān)文件以紙質(zhì)或電子版發(fā) 至相關(guān)部門，并作會(huì)議紀(jì)要詳細(xì)記錄部門評(píng)審意見，參會(huì)人員在合同審批表中 簽署意見。4.3.4 合同評(píng)審意見處置4.3.4.1 合同評(píng)審參加部門全部通過時(shí)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，簽訂合同。4.3.4.2 合同評(píng)審中，參加部門提出異議或修訂意見時(shí)，合同擬定部門應(yīng)：a) 按合同文本編制審核流程修訂合同；b) 按合同談判流程與合同對(duì)方溝通或組織談判，協(xié)商條款內(nèi)容；c) 終止合同4.3.4.3 合同擬定部門修訂合同后，綜合管理部需再次組織評(píng)審，直至評(píng)審部 門全

7、部通過后方可提交總經(jīng)理審批。4.4 合同簽訂 法人代表或法人授權(quán)委托人按合同登記流程簽訂合同，按合同專用章管 理制度加蓋公司合同專用印章 , 合同簽訂完畢后， 綜合管理部合同管理員填寫 合 同專用章登記表。4.5 合同履行監(jiān)管 合同簽訂后，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及合同經(jīng)辦人要及時(shí)監(jiān)督本部門合同的履行情況。4.5.1 法律監(jiān)管綜合管理部實(shí)時(shí)檢查合同履行情況，各合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)定期匯報(bào)合同的履行情 況。4.5.2財(cái)務(wù)監(jiān)管合同訂立后由財(cái)務(wù)人員按照合同約定條款辦理財(cái)務(wù)手續(xù)、收付款項(xiàng)并作月度資金報(bào)表以及收益分析，對(duì)每項(xiàng)合同履行的財(cái)務(wù)狀況監(jiān)管。4.5.3業(yè)務(wù)監(jiān)管商務(wù)運(yùn)營部按業(yè)務(wù)調(diào)度程序及經(jīng)營分析例會(huì)制度定期對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)

8、展監(jiān)管， 填寫業(yè)務(wù)調(diào)度記錄。4.5.4風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)管理部按風(fēng)控制度對(duì)合同的可控風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)管，定期出具業(yè)務(wù)監(jiān)控報(bào)告。4.6合同變更、違約等法律事項(xiàng)處理合同在履行期間發(fā)生變更、轉(zhuǎn)讓、中止、解除等情形時(shí)，應(yīng)向綜合管理部法律 顧問進(jìn)行咨詢。在合同履行中，合同變更、違約管理按合同變更、違約管理制度執(zhí)行。4.7合同關(guān)閉4.7.1合同關(guān)閉要求合同履行結(jié)束，各專業(yè)子（分）公司對(duì)照合同文件和公司相關(guān)程序文件來關(guān)閉 合同，核實(shí)或確認(rèn)合同各方已按要求執(zhí)行完畢，對(duì)合同項(xiàng)下所有項(xiàng)目的合同文件進(jìn) 行整理歸檔，執(zhí)行合同關(guān)閉制度條款要求。4.7.2合同關(guān)閉階段合同關(guān)閉通常分兩階段進(jìn)行：初始關(guān)閉和最終關(guān)閉。各專業(yè)子（分）公司在

9、完 成合同各方面主要義務(wù)，尚有未完成結(jié)算或未盡法律事項(xiàng)之前須進(jìn)行初始關(guān)閉，待 全部合同義務(wù)和合同執(zhí)行糾紛結(jié)束后，可進(jìn)行最終關(guān)閉，執(zhí)行合同關(guān)閉制度條 款要求。若合同存在法律糾紛或未盡事宜按合同法律糾紛處理流程執(zhí)行，留有法律 糾紛的合同不予關(guān)閉。4.7.3合同關(guān)閉考核綜合管理部每季度對(duì)各專業(yè)子（分）公司的合同關(guān)閉進(jìn)行考核，按照合同關(guān)閉制度的要求執(zhí)行。4.8合同保密4.8.1公司合同的密級(jí)分為 “絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三級(jí)，涉及合同管理 的人員按合同保密管理制度對(duì)合同采取保密措施，防止機(jī)密泄露。4.8.2綜合管理部按合同保密管理制度考核合同保密工作，作為考核專業(yè) 項(xiàng)目之一。4.9合同檔案管理合同

10、檔案的接收、移交、保管、發(fā)放和借閱按合同檔案管理制度規(guī)范合同檔案管理，合同管理員填寫合同管理臺(tái)帳保留合同管理記錄。5相關(guān)文件公司法人授權(quán)委托管理辦法合同文本編制審核制度合同談判流程合同登記流程合同專用章管理制度合同變更、違約管理制度合同關(guān)閉制度合同法律糾紛處理流程（需法務(wù)人員到崗編制）合同保密管理制度合同檔案管理制度6相關(guān)記錄合同審批表業(yè)務(wù)調(diào)度記錄業(yè)務(wù)監(jiān)控報(bào)告合同專用章登記表合同管理臺(tái)帳精品文檔精品文檔合同管理流程與風(fēng)險(xiǎn)控制精品文檔合同管理流程業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)總經(jīng)理秘密泄露或因合同不進(jìn)行檢 查，導(dǎo)致合同承 辦部門不按相關(guān)制度開展合同管理，進(jìn)而可 能造成合同執(zhí)行或簽訂違法、違規(guī)不相容責(zé)任部門/責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分綜合管理部各專業(yè)子（分）相關(guān)部門外部單位公司接上頁匯總提交合同資料文資料保存進(jìn)行合同定期統(tǒng)計(jì)歸集進(jìn)行合同定期或不定期檢查結(jié)束D3合同管理流程控制表合同管理流程控制控制事項(xiàng)詳細(xì)描述及說明階D11 財(cái)務(wù)管理部對(duì)合同中有關(guān)付款的條款進(jìn)行審核，并提岀審核意見段D22 合同簽訂后，各專業(yè)子（分）公司將合同交綜合管理部進(jìn)行編號(hào)、備案控制D33綜合管理部作為合同的專門管理部