公文寫作指導(dǎo).docx

1、公共基礎(chǔ)知識(shí)公文寫作指導(dǎo)【公文的種類和作用】公文就是公務(wù)文書，也被稱為機(jī)關(guān)應(yīng)用文。是黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理過(guò)程中形成的、按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內(nèi)使用的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書。是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理，進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。為了認(rèn)識(shí)、使用和處理公文的需要，常依據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)，從不同角度，對(duì)公文分類。一、按形成和使用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域劃分1.通用公文是各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的公文。2.專用公文指一定的專門業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)、部門、組織在業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)，因特殊需要專門使用的行業(yè)、專業(yè)、部門公文，例如外交文件、司法文件、軍事公文、審計(jì)文件等等。二、按公文的來(lái)源劃分1.對(duì)

2、外文件簡(jiǎn)稱發(fā)文指本單位向外單位發(fā)出的文件。2.收來(lái)文件簡(jiǎn)稱收文，指由外單位發(fā)送來(lái)本單位的文件。3.內(nèi)部文件限于單位內(nèi)部制發(fā)、運(yùn)行和使用的文件。三、按公文的行文關(guān)系和行文方向劃分1.上行文指下級(jí)機(jī)關(guān)、單位向隸屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和單位報(bào)送的公文。2.平行文指同級(jí)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間的行文。3.下行文指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)單位對(duì)所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)單位的行文。四、按公文的秘密程度和閱讀范圍劃分從公文內(nèi)容涉及秘密的程度，以及對(duì)公文規(guī)定的閱讀范圍，可將公文劃分為：1.絕密文件指內(nèi)容涉及國(guó)家核心秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受重大損害的公文。2.機(jī)密文件指內(nèi)容涉及國(guó)家重要秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受

3、嚴(yán)重?fù)p害的公文。3.秘密文件指內(nèi)容涉及國(guó)家一般秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受一定損害的公文。4.內(nèi)部文件指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜或不必對(duì)社會(huì)公開，只限在國(guó)內(nèi)某系統(tǒng)、某部門內(nèi)部使用的公文。5.限國(guó)內(nèi)公開的文件指內(nèi)容不涉及秘密但不宜或不必向國(guó)外公布而只在國(guó)內(nèi)公開發(fā)布的公文。6.對(duì)外公開的文件指內(nèi)容不涉及任何秘密，可直接對(duì)國(guó)內(nèi)外公布的公文。五、按公文處理時(shí)限的要求劃分1.特急件指內(nèi)容至關(guān)重要并特殊緊急，已臨近規(guī)定的辦結(jié)時(shí)限，需隨時(shí)隨地優(yōu)先迅速傳遞處理的公文。2.急件 ( 黨的機(jī)關(guān)公文作加急件) 指內(nèi)容重要并緊急，需打破工作常規(guī)優(yōu)先迅速傳遞處理的公文。3.平件平件指無(wú)特殊時(shí)間要求，需按工作常

4、規(guī)依次傳遞處理的公文。如系電報(bào)，可分為特提件、特急件、加急件、平急件。六、按收文機(jī)關(guān)對(duì)收到公文的處理方式劃分1.閱件即閱知性公文，指只需按規(guī)定交有關(guān)部門、有關(guān)人員閱知的收文。2.辦件即承辦性公文，指必須交有關(guān)部門、有關(guān)人員及時(shí)辦理 ( 或答復(fù)、或貫徹執(zhí)行) 的收文。七、從物質(zhì)載體的角度劃分1.紙質(zhì)文件用紙張印制、書寫的文件。2.感光介質(zhì)文件以感光膠片、像紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件，如照片文件、影片文件、縮微膠片文件、顯微膠片文件等。3.磁介質(zhì)文件以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計(jì)算機(jī)磁帶文件和磁盤文件以及磁光盤文件等。4.電子文件指借助于電子計(jì)算機(jī)生成、傳

5、輸和處理的文件等。他們的制作方式、處理方法和保管要求均各不相同。八、按公文性質(zhì)和作用劃分在通用公文和專用公文的不同范疇內(nèi)，都可以有不同的類型。我們從管理工作的性質(zhì)和公務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容相結(jié)合的角度，可將通用公文分為若干類型。【通用公文的類型】我們從管理工作的性質(zhì)和公務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容相結(jié)合的角度將通用公文分為以下類型。一、黨政機(jī)關(guān)主要公文類這是中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例( 以下簡(jiǎn)稱 條例 )和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法( 以下簡(jiǎn)稱辦法) 中規(guī)定的黨的各級(jí)機(jī)關(guān)、國(guó)家行政機(jī)關(guān)正式文件常用的主要文種。企事業(yè)單位、人民團(tuán)體也常酌情比照使用。也有人稱之為機(jī)關(guān)公文、法定公文、正式公文。黨的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)常用主要公文14

6、種，國(guó)家行政機(jī)關(guān)常用主要公文13 種，綜合起來(lái)，可分為幾個(gè)小類。(一 ) 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文命令 ( 令 ) 用于依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施，嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。法定的國(guó)家機(jī)關(guān)，才有權(quán)在規(guī)定的權(quán)限和范圍內(nèi)，依法發(fā)布命令。 ( 黨的各級(jí)機(jī)關(guān)通用公文無(wú)此文種。 )指示用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。 ( 國(guó)家行政機(jī)關(guān)常用主要公文無(wú)此文種。)決定用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排及決策，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決議用于發(fā)布經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項(xiàng)。 ( 國(guó)家行政機(jī)關(guān)不用此文種。 )通知用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的

7、公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通報(bào)用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。批復(fù)用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況、主要精神和議定事項(xiàng)。(條例、規(guī)定，系黨的各級(jí)機(jī)關(guān)通用公文，當(dāng)屬此類。但從國(guó)家行政機(jī)關(guān)的行文規(guī)范和從寫作規(guī)律看，將其列入法規(guī)和規(guī)章文體為宜。)(二 ) 呈報(bào)性公文議案用于各級(jí)人民政府( 或者法定人數(shù)的人民代表) 按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表天會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 ( 黨的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)不用此文種。 )請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。報(bào)告一用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)

8、工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。(三 ) 公布性公文公告用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。飛黨的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主要通用公文無(wú)以上兩文種。)公報(bào)用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。(四 ) 商洽性公文函用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。(五 ) 兼容性公文意見行政機(jī)關(guān)用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理方法。 ( 黨的機(jī)關(guān)使用意見就是下行文了。 )二、行政法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章條例用于對(duì)某一方面的行政工作作出比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定的法規(guī)。 國(guó)務(wù)院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得用條例 ( 但黨的中央組織

9、制定規(guī)范黨組織的工作、 活動(dòng)和黨員行為的黨規(guī)， 用條例 ) ，也不能用于管理規(guī)章。規(guī)定用于對(duì)某一方面的行政工作和事務(wù)制訂出帶有約束性的措施和部分的規(guī)定。既可用于法規(guī)、規(guī)章，又可用于管理規(guī)章。辦法用于對(duì)某一項(xiàng)行政工作作出比較具體的、可操作性的規(guī)定。既可用于法規(guī)、規(guī)章，又可用于管理規(guī)章。章程管理規(guī)章的一種，用以規(guī)定一個(gè)組織或團(tuán)體的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、組織機(jī)構(gòu)、組織成員及其權(quán)利義務(wù)、活動(dòng)規(guī)則等事項(xiàng)。守則管理規(guī)章的一種，用于在一定范圍內(nèi)對(duì)有關(guān)人員作出行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范。 規(guī)則管理規(guī)章的一種，用于在一定范圍內(nèi)對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)作出行為規(guī)范。準(zhǔn)則管理規(guī)章的一種，用于在一定范圍內(nèi)對(duì)組織的成員，或者限定的有關(guān)人員

10、作出的行為規(guī)范。細(xì)則規(guī)章、 管理規(guī)章的一種， 用于具體執(zhí)行實(shí)施有關(guān)法律、法規(guī)和行政規(guī)章而制定的一種解釋性、操作性的規(guī)章。規(guī)范管理規(guī)章的一種，用于對(duì)某項(xiàng)工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求作出的規(guī)定。規(guī)程管理規(guī)章的一種，用于對(duì)某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動(dòng)的操作過(guò)程、實(shí)施辦法作出的有序的規(guī)定。制度管理規(guī)章的一種，用于對(duì)某項(xiàng)具體工作、具體事項(xiàng)制定出一些切實(shí)可行而又必須遵守和執(zhí)行的紀(jì)律、規(guī)定。公約管理規(guī)章的一種， 某一組織、 群體為了做好某一工作，正常開展某項(xiàng)活動(dòng)或維護(hù)正常的工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、生活秩序，經(jīng)過(guò)商量確定的、必須共同遵守的行為規(guī)則。三、會(huì)議文書開幕詞與閉幕詞有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在莊重、嚴(yán)肅的大型會(huì)議開幕時(shí)和閉幕時(shí)的短篇講話稿

11、。 會(huì)議工作報(bào)告主要領(lǐng)導(dǎo)人在代表會(huì)議、工作會(huì)議上代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)所作的，說(shuō)明成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題和教訓(xùn)，介紹形勢(shì)與工作情況，提出任務(wù)與措施的全面性報(bào)告。專題講話有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議上圍繞形勢(shì)與任務(wù)，就某方面工作、某一專門問(wèn)題所作的指導(dǎo)性講話。提案與會(huì)代表按規(guī)定向某些重要會(huì)議提出并提請(qǐng)大會(huì)討論或處理的書面意見和建議。多用于各級(jí)政協(xié)會(huì)議。會(huì)議記錄當(dāng)場(chǎng)記錄會(huì)議基本情況、即會(huì)議組織情況、會(huì)上的報(bào)告、講話、發(fā)言以及會(huì)上討論的問(wèn)題、議定的事項(xiàng)等內(nèi)容的書面材料。四、計(jì)劃、決策與反饋文書可行性分析 ( 研究 ) 報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、部門、單位對(duì)某項(xiàng)工作作出重大決策前，對(duì)決策方案進(jìn)行比較、 分析等可行性論證，根據(jù)論證結(jié)果寫出的報(bào)

12、告。計(jì)劃?rùn)C(jī)關(guān)、 單位、團(tuán)體預(yù)先對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的工作提出目標(biāo)、要求、措施和安排的公文。通常說(shuō)的安排、方案、設(shè)想、打算、要點(diǎn)、綱要、規(guī)劃等，都屬計(jì)劃。總結(jié)是對(duì)前一階段的工作回顧、檢查和分析研究，找出成績(jī)與問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，用以指導(dǎo)今后工作的一種公文。答復(fù)是各級(jí)政府辦公廳( 室 ) 及有關(guān)部門，對(duì)人大代表建議( 批評(píng)和意見 ) 、政協(xié)提案辦理之后，將辦理意見或處理結(jié)果直復(fù)提出建議、提案的有關(guān)人員和組織的公文。五、公務(wù)信息文書調(diào)查報(bào)告對(duì)客觀事物調(diào)查研究后寫成的反映調(diào)查結(jié)果的公文。簡(jiǎn)報(bào)機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體用來(lái)反映情況、傳遞信息、交流經(jīng)驗(yàn)的一種公文。信息快報(bào)及時(shí)反映公務(wù)活動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)情況和社情民情，供領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門決

13、策和指揮工作參考的一種短篇公文。信訪摘報(bào)信訪部門對(duì)群眾來(lái)信來(lái)訪內(nèi)容摘要整理而成的報(bào)告。信訪分析報(bào)告信訪部門對(duì)一段時(shí)間內(nèi)群眾來(lái)信來(lái)訪反映的問(wèn)題，作出綜合分析研究而寫出的分析報(bào)告。六、日常事務(wù)文書這是黨政機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體在處理機(jī)關(guān)日常具體事務(wù)時(shí)所使用的、格式很固定的公文。它的種類較多，可分為如下類型。(一 ) 公務(wù)書信種類較多，機(jī)關(guān)日常工作中常用的有：介紹信用于證實(shí)單位有關(guān)工作人員的身份，介紹其工作使命，憑此與其他單位接洽工作的一種證明性函件。證明信用于證明有關(guān)人員身份或有關(guān)事情真相的一種證明性函件。公開信機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體就某項(xiàng)重要工作或者某個(gè)重大問(wèn)題，向一定范圍的有關(guān)人員公開發(fā)布的書信。倡議書機(jī)

14、關(guān)、單位、團(tuán)體或會(huì)議、或某一群體就人們所共同關(guān)心的事情，向社會(huì)或有關(guān)方面首先提出的帶有號(hào)召性建議的一種專用書信。慰問(wèn)信機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體或群體向有關(guān)方面、有關(guān)人員表示安慰和問(wèn)候的一種專用書信。 感謝信機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體或群體向有關(guān)方面、有關(guān)人員表示感謝的一種專用書信。 賀信向取得成績(jī)或遇上喜事的有關(guān)方面、有關(guān)人員表示慶賀的一種專用書信。邀請(qǐng)書 ( 請(qǐng)柬 ) 在舉行某項(xiàng)活動(dòng)、開展某項(xiàng)工作、召開某個(gè)重要會(huì)議時(shí)，向有關(guān)單位、有關(guān)人員發(fā)出邀請(qǐng)而使用的一種專用書信。聘請(qǐng)書機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體招聘、聘任某些專門人員所使用的一種專用書信。(二 ) 告啟文書啟事機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體需要公開向大家說(shuō)明某項(xiàng)事情或者希望公眾協(xié)

15、助辦理某件事情而使用的文書。海報(bào)機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體向公眾公布有關(guān)文藝、體育、科技、學(xué)術(shù)、展覽等方面活動(dòng)消息的文書。聲明國(guó)家、政府、政黨、團(tuán)體、機(jī)關(guān)或有關(guān)人員對(duì)重大事件和問(wèn)題表明立場(chǎng)、態(tài)度、主張而發(fā)表的一種文書。廣告有關(guān)單位通過(guò)一定的輿論媒介，進(jìn)行有關(guān)商品或勞務(wù)智力服務(wù)的公開宣傳、傳遞市場(chǎng)信息的文書。也屬經(jīng)濟(jì)文書的一種。公示機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，需作出涉及某項(xiàng)決策、人事任免、組織處理或安排等等重要事項(xiàng)的決定，在事前征求一定范圍公眾意見的一種周知性公文。(三) 條據(jù)單位之間、單位與個(gè)人之間，在收、領(lǐng)、借錢財(cái)物品時(shí)所寫的憑據(jù)。如收條、領(lǐng)條、借條、欠條等。(四) 大事記按時(shí)間順序連續(xù)記載某個(gè)機(jī)關(guān)、單

16、位在一定時(shí)期的重要工作、重大事件、重要活動(dòng)的書面材料。(五 ) 喪事禮儀文書訃告機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體把某人不幸去世的消息告知親屬好友和有關(guān)方面的一種文書。唁函 ( 電 ) 機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體向死者家屬或死者所在單位發(fā)出的、向死者表示哀悼、向其家屬或所在單位表示慰問(wèn)的專用書信( 電報(bào)) 。悼詞領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體在追悼會(huì)上對(duì)死者表示悼念與哀思的致詞。值得注意的是，日常事務(wù)文書的不少文種 ( 如啟事、條據(jù)、訃告等等 ) ，具有兼容性的特點(diǎn)，它們用于私人時(shí)則不屬公文而是私人文書了?！竟牡淖饔谩抗闹胁煌愋臀臅淖饔酶饔袀?cè)重。但總的來(lái)說(shuō)，作為實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要工具，公文具有下列重要的作用。一、明

17、法傳令，指揮工作公文的許多文種，不同程度地規(guī)定了有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位的辦事準(zhǔn)則和行為規(guī)范。特別是各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指揮指導(dǎo)性公文、法規(guī)規(guī)章、規(guī)章制度、計(jì)劃決策類文書，常常是發(fā)布法律、法規(guī)和規(guī)章，傳達(dá)黨和國(guó)家的方針、政策，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)管理職能，布置、指揮、指導(dǎo)工作的載體，具有申明法度、傳達(dá)政令、指揮、指導(dǎo)工作的作用。二、聯(lián)系公務(wù)，溝通信息機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位聯(lián)系公務(wù)、溝通信息有多種渠道，但公文是其中重要的、主要的渠道。無(wú)論是同一系統(tǒng)的，或者是不同系統(tǒng)的各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位，都經(jīng)常利用公文與上下左右互相聯(lián)系有關(guān)事宜，商洽工作，協(xié)同處理問(wèn)題。離開了公文，上下左右就無(wú)法更好協(xié)調(diào)，工作就

18、不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)。而在信息工作越來(lái)越重要的當(dāng)今社會(huì)，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位常憑借它互通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)工作開展 ; 憑借它向領(lǐng)導(dǎo)、向上級(jí)反映民情、社會(huì)動(dòng)態(tài)和其他重要情況，使下情上達(dá)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。三、宣傳教育，引導(dǎo)輿論機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位常常利用下行公文、會(huì)議報(bào)告、專題講話等公文，宣傳形勢(shì)，宣講政策，提出任務(wù)，以動(dòng)員群眾，提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，推動(dòng)工作。常常把它作為重要的、特殊的輿論工具，憑借公文特有的權(quán)威性和上下左右通達(dá)的傳播渠道，正確引導(dǎo)輿論。同時(shí)，也通過(guò)公務(wù)信息、調(diào)查報(bào)告、信訪摘報(bào)、信訪分析報(bào)告、議案、提案等公文，對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的工作進(jìn)行輿論監(jiān)督，促使機(jī)關(guān)工作高效、廉潔地進(jìn)行

19、。黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)常在報(bào)刊上發(fā)布一些重要文件， 或者迅速地、直接地向基層群眾傳達(dá)一些重要文件，都是為了達(dá)到上述目的。四、記錄記載，以為憑據(jù)公文常常是領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策的載體，因而它往往是執(zhí)行公務(wù)、安排工作、解決問(wèn)題、辦文辦事的依據(jù)。例如，憑借上級(jí)的政策性通知，下級(jí)就明確該怎樣去實(shí)施; 依據(jù)一份請(qǐng)示，丘級(jí)機(jī)關(guān)就會(huì)作出相應(yīng)的批復(fù); 雙方簽訂了經(jīng)濟(jì)合同，就會(huì)據(jù)此明確各自的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任 ; 一份資歷證明，本身就是一種具有直接效力的憑證。公文又總是公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄和單位工作的歷史見證。不少公文在其現(xiàn)實(shí)效用消失后，仍具有歷史效用、檔案效用?！菊_使用公文文種】一、文種的涵義在公文寫作和處理中，把性質(zhì)和用途相

20、同的公文歸并為同一種，對(duì)每一種公文規(guī)定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡(jiǎn)稱文種。文種是公文必不可少的組成部分，所有公文都必須在標(biāo)題中標(biāo)明文種。二、正確標(biāo)明文種的作用1.在公文中正確標(biāo)明文種，有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性。2. 為公文的撰寫提供方便。 條例和辦法都對(duì)每一類公文文種的適用范圍作出了明確規(guī)定 ; 有關(guān)法規(guī)、 規(guī)章也對(duì)有些公文例如法規(guī)、 規(guī)章、經(jīng)濟(jì)合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確規(guī)定 ; 還有一些文種例如總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、啟事等等，它們的用途則是人們?cè)陂L(zhǎng)期實(shí)踐過(guò)程中不斷總結(jié)、約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐形成共識(shí)逐步規(guī)范，有些文種的寫法例如事故

21、調(diào)查報(bào)告等等，還由主管部門作出了明確的規(guī)定。寫作公文時(shí)，正確選擇、標(biāo)示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規(guī)范，有利于提高寫作效率和質(zhì)量。3.為公文處理提供方便。根據(jù)有關(guān)規(guī)定和慣例，不同的文種有不同的處理方式。收發(fā)文機(jī)關(guān)處理公文的有關(guān)部門和有關(guān)人員，根據(jù)文種名稱就可作出相應(yīng)的處理。例如請(qǐng)示屬辦件，要及時(shí)交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門審批、辦理。而報(bào)告屬閱件，一般就無(wú)須答復(fù)，只需交有關(guān)人員傳閱。撰寫公文時(shí)，務(wù)必正確選用文種。不用、錯(cuò)用或生造文種，都會(huì)損害公文的效用。三、選擇文種的依據(jù)1.選擇文種要依據(jù)國(guó)家的有關(guān)法律、法規(guī)以及黨和國(guó)家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，選擇恰當(dāng)?shù)?、?guī)范的文種。絕不能違反

22、有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，隨意另選文種。2.要看作者與主要受文者( 即主送機(jī)關(guān)單位) 的工作關(guān)系。只有當(dāng)作者是主要受文者的所屬上級(jí)機(jī)關(guān)單位時(shí)，才能選用具有規(guī)定性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性的下行文種。當(dāng)作者是主要受文者的所屬下級(jí)機(jī)關(guān)單位時(shí)，才能選取呈報(bào)性的上行文種。當(dāng)作者與主要受文者是同級(jí)或不相隸屬關(guān)系時(shí)則只能選用商洽性的平行文種。3.要看作者權(quán)限。 有一些文種對(duì)使用者的權(quán)限有明確規(guī)定，如作者不具備規(guī)定的法定權(quán)限，則不能使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實(shí)現(xiàn)某一行文目的和要求方面有效。因此，應(yīng)選取最有利于表達(dá)和實(shí)現(xiàn)具體

23、行文目的、行文要求的文種。四、正確區(qū)分一些易混淆的文種公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯(lián)系又有區(qū)別，使用時(shí)容易混淆。能否正確選用文種，直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低、表達(dá)效果的好壞和公文處理的方便與否。強(qiáng)調(diào)公文文種規(guī)范，尤其要注意正確區(qū)分一些容易混淆的文種。(一 ) 決定與決議他們都是帶有制約， 規(guī)范、 指揮或指導(dǎo)作用的指揮性公文，在性質(zhì)、寫法上都有許多相似之處。從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機(jī)關(guān)，而可在文尾抄送欄標(biāo)明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據(jù)、行文事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三部分構(gòu)成 ; 都可視內(nèi)容多少寫為篇段合一式、 多段式、 總分條文式和分部式結(jié)構(gòu)。但是他們又有以下顯

24、著區(qū)別。1.成文過(guò)程不同。決定可經(jīng)會(huì)議議論通過(guò)，也可由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。而決議成文程序嚴(yán)格，須經(jīng)全體會(huì)議或代表大會(huì)例如黨代會(huì)、人代會(huì)、職代會(huì)、會(huì)員代表大會(huì)討論通過(guò)方才生效。2.發(fā)文機(jī)關(guān) ( 組織 ) 不同。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)都可以制發(fā)決定; 而決議只能由圣手關(guān)會(huì)議發(fā)布，不能以機(jī)關(guān)、 單位的名義制發(fā)決議。正因?yàn)槿绱?，決議己不再列為國(guó)家行政機(jī)關(guān)常用公文。3.涉及內(nèi)容不同。決定內(nèi)容多為對(duì)某一領(lǐng)域、某一方面的重要事項(xiàng)、 重大行動(dòng)做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定( 簡(jiǎn)稱部署性決定 ) 、處理具體事項(xiàng)的決定( 事項(xiàng)決定 ) 和表彰處分決定。 決議內(nèi)容多是某系統(tǒng)、某單

25、位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項(xiàng)。它可分為部署指揮性決議、批準(zhǔn)性決議和專門問(wèn)題決議。4.作用不同。決定都帶指令性。起領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如四川省人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)的決議; 有的帶說(shuō)理性，對(duì)有關(guān)人和事做出評(píng)價(jià)，如中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若千歷史問(wèn)題的決議; 有的帶號(hào)召性，如中共中央關(guān)于社會(huì)主義精神文明建設(shè)指導(dǎo)方針的決議：有的帶批準(zhǔn)性，如黨代會(huì)、人代會(huì)對(duì)各種工作報(bào)告所作的決議。5.寫作格式上簽注和落款不同。決議都在標(biāo)題下加括號(hào)簽注通過(guò)決議的會(huì)議名稱和通過(guò)日期，正文后就不另標(biāo)落款了。凡會(huì)議通過(guò)的決定，也同決議一樣簽注; 由領(lǐng)導(dǎo)人

26、簽發(fā)的決定，則在正文后寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。(二 ) 公告與通告公告和通告都是周知性公文，內(nèi)容都不涉密，都要公開發(fā)布，登報(bào)、張貼、通過(guò)電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區(qū)別。1.內(nèi)容適用范圍不同這是兩個(gè)文種最主要的區(qū)別。公告用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)，公布某些法定專門事項(xiàng)，通告用于向一定范圍公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。2.制發(fā)單位不同公告由較高級(jí)別的國(guó)家機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)和有關(guān)法律、法規(guī)指定機(jī)關(guān)制發(fā)。規(guī)定勝通告多由政府機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)發(fā)布，周知性通告任何行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位均可發(fā)布。但黨的機(jī)關(guān)正式常用公文一般不用這兩個(gè)文種。3.發(fā)送對(duì)象不同公告向國(guó)內(nèi)外有關(guān)方面、法定有關(guān)方面發(fā)布。通

27、告向一定范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)單位和有關(guān)人員發(fā)布。4.作用不同公告強(qiáng)調(diào)法定權(quán)威性，其周知事項(xiàng)常有較強(qiáng)的法律效力或行政效力。除法定機(jī)關(guān)或者較高級(jí)別行政機(jī)關(guān)外，基層行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位不用公告行文。規(guī)定性通告有一定的規(guī)定性，涉及的事項(xiàng)往往要求一定范圍的機(jī)關(guān)、單位、群眾遵守或辦理，對(duì)其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。(特別要注意不濫用公告。三 ) 請(qǐng)示與報(bào)告它們都是上行文，常常被混淆使用，但實(shí)際上是有明顯區(qū)別的兩類文種。1.行文目的、作用不同。請(qǐng)示旨在請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、指示，需要上級(jí)批復(fù)，重在呈請(qǐng)。報(bào)告重在向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況，一般不需上級(jí)答復(fù)，重在呈報(bào)。2.呈報(bào)時(shí)間不同。請(qǐng)示要事前行文

28、，報(bào)告一般在事后或者工作進(jìn)行過(guò)程中行文。3.主送機(jī)關(guān)不同。請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，而且一般必須逐級(jí)上報(bào)。報(bào)告有時(shí)可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，如情況緊急需要上幾級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)盡快知道的災(zāi)情、疫情等等。4.受文機(jī)關(guān)處理方式不同。請(qǐng)示均屬辦件，收文機(jī)關(guān)必須及時(shí)處理，明確作答，限期批復(fù)。報(bào)告均屬閱件，收文機(jī)關(guān)對(duì)其不作答復(fù)。5.涉及內(nèi)容不同。請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示，凡是下級(jí)機(jī)關(guān)、單位無(wú)權(quán)解決、無(wú)力解決以及按規(guī)定應(yīng)經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)認(rèn)定的問(wèn)題，均可寫為請(qǐng)示。而報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)。6.寫作側(cè)重點(diǎn)不同。它們雖然都要陳述、匯報(bào)情況，但報(bào)告的重點(diǎn)就在匯報(bào)工作情況，報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。而請(qǐng)

29、示中陳述情況只是作為請(qǐng)示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點(diǎn)仍在請(qǐng)示事項(xiàng)。正因?yàn)橛猩鲜鰠^(qū)別，絕不能把向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示的請(qǐng)示寫成報(bào)告，也不能寫為請(qǐng)示報(bào)告。(四 ) 請(qǐng)示與函 ( 請(qǐng)求批準(zhǔn)函 )這里的函專指用于向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的函。請(qǐng)示和請(qǐng)求批準(zhǔn)函都可用于請(qǐng)求批準(zhǔn)，但使用時(shí)有嚴(yán)格的區(qū)別。1.類型不同。請(qǐng)示是上行文，函是平行文。2.主送機(jī)關(guān)不同。請(qǐng)示是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)行文 ; 而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)行文。3.內(nèi)容范圍不同。請(qǐng)示既可用于請(qǐng)求批準(zhǔn)，又可用于請(qǐng)求指示。函主要用于請(qǐng)求批準(zhǔn)涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。4.受文機(jī)關(guān)復(fù)文方式不同。請(qǐng)示的受文機(jī)關(guān)

30、以批復(fù)表明是否批準(zhǔn)或作出指示。函的受文機(jī)關(guān)只能用函( 審批函 ) 表明是否批準(zhǔn)或作出答復(fù)。(五) 批復(fù)與函 ( 審批函 )這里的函專指用于有關(guān)主管部門發(fā)出的審批函。批復(fù)和審批函都可用于審批有關(guān)事項(xiàng)，但使用時(shí)有嚴(yán)格的區(qū)別。1.類型不同。批復(fù)是下行文，函是平行文。2.主送機(jī)關(guān)不同。 批復(fù)是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)、單位行文 ; 而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位行文。3.內(nèi)容范圍不同。批復(fù)既可用于作出批準(zhǔn)，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。(六 ) 規(guī)劃與計(jì)劃規(guī)劃、計(jì)劃都屬計(jì)劃類文種，但在使用上有區(qū)別。規(guī)劃是時(shí)間較長(zhǎng)、范圍較廣、內(nèi)容比較概括的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，常常是對(duì)工作方向、目標(biāo)提出提綱式、原則性的計(jì)劃。計(jì)劃則可用于各種情況、 各種場(chǎng)合。 但從時(shí)間角度來(lái)區(qū)分，年度內(nèi)常用計(jì)劃 ; 從機(jī)關(guān)單位的層級(jí)來(lái)區(qū)分， 基層單位常用計(jì)劃。 其內(nèi)容更為具體，通常包括目標(biāo)任務(wù) ( 做什么 ) 、工作措施 ( 怎么做 ) 、步驟時(shí)間 ( 什么時(shí)候誰(shuí)做 ) 、督促檢查 ( 檢查計(jì)劃執(zhí)行情況 ) 。(七 ) 法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章( 規(guī)章制度 ) 的區(qū)別盡管法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章( 規(guī)章制度 ) 在寫作上有一些共同特點(diǎn)，但它們畢竟是外部結(jié)構(gòu)相似