實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部調(diào)控信息化舉措

1、實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部調(diào)控信息化舉措 當(dāng)前如何利用日新月異的信息技術(shù)固化內(nèi)部控制、減少控制成本、提高控制效率，受到了企業(yè)界的廣泛關(guān)注。財(cái)政部等五部委聯(lián)合出臺(tái)的企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)的結(jié)合提出了要求:“企業(yè)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立與經(jīng)營(yíng)管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的自動(dòng)控制，減少或消除人為操縱因素”。企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號(hào)一一信息系統(tǒng)又進(jìn)一步明確了促進(jìn)企業(yè)有效實(shí)施內(nèi)部控制，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，減少人為因素的主旨和各項(xiàng)具體內(nèi)容?？梢?，利用信息技術(shù)手段實(shí)施內(nèi)部控制，減少人為因素造成的錯(cuò)弊，提高內(nèi)部控制的執(zhí)行力和效率，是內(nèi)

2、部控制信息化的目標(biāo)。 筆者現(xiàn)根據(jù)日常工作實(shí)踐就如何落實(shí)內(nèi)控信息化的要求、處理好內(nèi)部控制與信息技術(shù)的關(guān)系，作出相關(guān)的分析和探索。 一、企業(yè)信息化對(duì)內(nèi)部控制提出挑戰(zhàn)及應(yīng)注意的問(wèn)題 在實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化的過(guò)程中，有相當(dāng)部分的企業(yè)選擇了ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的信息處理。這是因?yàn)镋RP系統(tǒng)立足于有效整合企業(yè)資源(包括采購(gòu)、銷售、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)和人員)，統(tǒng)一調(diào)度、合理配置和管控，可以最大限度地發(fā)揮企業(yè)能力，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。在此過(guò)程中，每一個(gè)模塊都有嚴(yán)格的自動(dòng)控制，例如沒(méi)有預(yù)留(計(jì)劃)就不能創(chuàng)建采購(gòu)訂單，沒(méi)有采購(gòu)訂單就不能辦理入庫(kù)，入庫(kù)立即自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證，等等。但同時(shí)ERP系統(tǒng)在滿足企業(yè)內(nèi)部控制要求的

3、日常業(yè)務(wù)審批及專業(yè)管理方面;由于系統(tǒng)資源的限制還略顯不足，導(dǎo)致修理費(fèi)維修計(jì)劃的審批、設(shè)備狀態(tài)管理、一般物資采購(gòu)供應(yīng)商的選擇、客戶信用額度的確定等，僅僅依靠ERP系統(tǒng)是不夠的。因此，企業(yè)往往還需要諸如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等與ERP系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，這些系統(tǒng)也是實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化的重要組成部分，發(fā)揮著非常重要的作用。 企業(yè)自身如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化，關(guān)鍵應(yīng)處理好以下幾個(gè)問(wèn)題: (一)正確認(rèn)識(shí)信息系統(tǒng)的作用 從管理層角度看，信息化的自動(dòng)化效應(yīng)使得管理層大多都很重視信息化建設(shè)，但也往往將信息化僅看作一項(xiàng)技術(shù)，而忽視信息系統(tǒng)與管理思想的有機(jī)融合。 從操作層面看，業(yè)務(wù)不及時(shí)錄入系統(tǒng)而事后

4、補(bǔ)錄，把系統(tǒng)僅當(dāng)做是一個(gè)臺(tái)賬，或者忽視甚至設(shè)法回避系統(tǒng)自動(dòng)控制(例如為了操作方便，互相交換進(jìn)入系統(tǒng)的用戶名和密碼)的現(xiàn)象較為常見。這些都嚴(yán)重影響了內(nèi)控信息化的效果，也毫無(wú)疑問(wèn)影響了系統(tǒng)應(yīng)用的效果，造成企業(yè)資源的浪費(fèi)，影響了投入產(chǎn)出的比例。 (二)正確處理標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題 標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就相當(dāng)于一個(gè)現(xiàn)代化的工廠沒(méi)有統(tǒng)一的零部件，無(wú)法進(jìn)行自動(dòng)化生產(chǎn)。對(duì)于內(nèi)控信息化采說(shuō)，標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容一般包括:組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程及相關(guān)表單、崗位職責(zé)和管理權(quán)限、職責(zé)分離、各種主數(shù)據(jù)(一般指ERP系統(tǒng)，包括物料、資產(chǎn)名稱)的定義和編號(hào)等。實(shí)現(xiàn)了這些方面的標(biāo)準(zhǔn)化，也就把握了內(nèi)控信息化的核心，信息系統(tǒng)上線的標(biāo)

5、準(zhǔn)模板就有了扎實(shí)的基礎(chǔ)。應(yīng)該說(shuō)明的是，標(biāo)準(zhǔn)化的歷程是內(nèi)控信息化難度最大且最需要下功夫的，尤其是對(duì)于特大型且擁有眾多分(子)公司的集團(tuán)企業(yè)，這需要管理層堅(jiān)定的決心和操作層充分的精力投入。 (三)正確處理各種信息系統(tǒng)的關(guān)系 如前所述，企業(yè)存在著多種信息系統(tǒng)做好各種信息系統(tǒng)的整合似乎不是內(nèi)控信息化的問(wèn)題，但企業(yè)可以利用內(nèi)控信息化的契機(jī)，梳理哪些信息系統(tǒng)是必須的、哪些業(yè)務(wù)審批可以利用其他已有的信息系統(tǒng)加以實(shí)現(xiàn)，以及如何形成以ERP系統(tǒng)為核心的管理系統(tǒng)，進(jìn)一步集中系統(tǒng)控制，改善系統(tǒng)的設(shè)置，最大化地利用系統(tǒng)資源降低企業(yè)成本。 二、實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化有效途徑 實(shí)現(xiàn)高效的內(nèi)控信息化的途徑，其具體的工作主要有以下幾

6、方面: (一)建立良好的信息化環(huán)境 領(lǐng)導(dǎo)重視且正確認(rèn)識(shí)是信息化得以實(shí)現(xiàn)的前提。首先，管理者應(yīng)將管理思想與信息化有機(jī)結(jié)合，在提出管理要求伊始就考慮其與所選擇的信息系統(tǒng)管理思想是否吻合，且怎樣更好地依賴技術(shù)手段加以實(shí)現(xiàn)，盡可能地減少人為因素的影響。其次，在信息化實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，應(yīng)充分重視和支持信息化所帶來(lái)的管理變革，盡可能改變現(xiàn)狀以適應(yīng)系統(tǒng)，而不是讓系統(tǒng)“將就”，原狀，只有這樣，內(nèi)控信息化才能起到應(yīng)有的作用。再次，管理者應(yīng)該帶頭操作系統(tǒng)并服從系統(tǒng)控制，不隨便破壞系統(tǒng)控制的規(guī)定。 (二)利用風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制，扎實(shí)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化工作 風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制包括對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、分析、評(píng)估和認(rèn)定。在這個(gè)過(guò)程中，必須充分調(diào)研實(shí)際業(yè)務(wù)，收

7、集業(yè)務(wù)信息，模擬執(zhí)行情況，具體而言，應(yīng)做好以下幾方面的標(biāo)準(zhǔn)化工作: 1.組織架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)應(yīng)結(jié)合管理模式(集中管理或分散管理)，利用風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制，對(duì)企業(yè)采購(gòu)、銷售等核心業(yè)務(wù)找出較為合理的組織架構(gòu)，明確各層級(jí)的權(quán)責(zé)劃分，這些會(huì)直接決定控制的效果，也直接影響業(yè)務(wù)流程的具體構(gòu)成路徑，是業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一和崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化的前提。 2.業(yè)務(wù)流程及崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化。業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化需要召集一線管理人員，充分征求意見，利用風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制分析、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，擬定關(guān)鍵控制點(diǎn)，界定各崗位職責(zé)和管理權(quán)限以及不相容職責(zé)的劃分標(biāo)準(zhǔn)。這其中，優(yōu)化流程是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，如果考慮不周全，將造成系統(tǒng)上線反復(fù)進(jìn)行，浪費(fèi)人力物力資源。對(duì)于關(guān)鍵控制點(diǎn)，

8、應(yīng)逐項(xiàng)梳理后記錄下哪些能夠固化在系統(tǒng)中、哪些不能實(shí)現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)成本較高。對(duì)能夠固化在系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程和控制點(diǎn)，應(yīng)確定系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)模板，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)模板概括起來(lái)，一般由標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程、管理權(quán)限、不相容職責(zé)配置或參數(shù)設(shè)定。應(yīng)說(shuō)明的是，由于內(nèi)控信息化是在一定條件、一定范圍內(nèi)的信息化，對(duì)于實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)控制成本較高的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，應(yīng)明確允許系統(tǒng)外控制(如人工稽核等)的措施以提高控制效率。 1.表單標(biāo)準(zhǔn)化。在優(yōu)化流程的基礎(chǔ)上，由于梳理了業(yè)務(wù)申請(qǐng)部門(人)、業(yè)務(wù)審核部門(人)及審批人、不相容部門等控制環(huán)節(jié)，相關(guān)審批表單的標(biāo)準(zhǔn)化也成為可能。 2.ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。客戶、供應(yīng)商、物料等主數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的構(gòu)成細(xì)胞，不實(shí)現(xiàn)標(biāo)

9、準(zhǔn)化就無(wú)法實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化，因此必須對(duì)這些主數(shù)據(jù)的定義和編碼予以標(biāo)準(zhǔn)化。 (三)建立利用系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)性監(jiān)督的機(jī)制 利用信息系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)性的監(jiān)督是實(shí)現(xiàn)有效、高效內(nèi)部監(jiān)督的重要方式，coso委員會(huì)2009年出版的內(nèi)部控制體系監(jiān)督指南對(duì)利用信息技術(shù)持續(xù)性監(jiān)督概括了四種方式，基本上能夠反映目前技術(shù)條件下的信息化監(jiān)督方式，具體包括:利于誤差管理的工具(記錄誤差的日志、后續(xù)跟進(jìn)、處理情況分析)、監(jiān)督應(yīng)用程序變更的工真(變更認(rèn)證、溝通、適當(dāng)評(píng)價(jià))、評(píng)價(jià)系統(tǒng)狀況的工具(包括內(nèi)置參數(shù)、可容忍水平、不相容職責(zé)分離、管理權(quán)限)及評(píng)價(jià)過(guò)程完整性的工具(包括標(biāo)準(zhǔn)及協(xié)同、數(shù)據(jù)加總、文擋完整性)。前兩項(xiàng)工具主要是對(duì)系統(tǒng)日常操

10、作的直接監(jiān)控，如零售商檢查系統(tǒng)信息有無(wú)無(wú)效的訂單標(biāo)識(shí)、零售數(shù)據(jù)是否全部傳輸?shù)綌?shù)據(jù)中心處理等，適合于專業(yè)管理在日常業(yè)務(wù)匯總時(shí)進(jìn)行監(jiān)督;后兩項(xiàng)則主要由內(nèi)部控制部門專門開發(fā)檢查工具進(jìn)行監(jiān)督，具體方法是通過(guò)對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)所對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程、管理權(quán)限、不相容職責(zé)和參數(shù)予以標(biāo)準(zhǔn)化，建立信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)模板，并針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)模板開發(fā)檢查工具，通過(guò)定期運(yùn)行檢查工具、對(duì)比與標(biāo)準(zhǔn)模板的差異，逐步建立持續(xù)性監(jiān)控的機(jī)制。 具體而言，通過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)管理權(quán)限進(jìn)行檢查，按照不相容職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，檢查工具可以指出系統(tǒng)中哪些角色或用戶同時(shí)擁有不相容事務(wù)，系統(tǒng)權(quán)限與角色或用戶的崗位職責(zé)是否吻合;結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)定義各項(xiàng)業(yè)務(wù)缺陸標(biāo)準(zhǔn)(可以將幾個(gè)不符合要

11、求的風(fēng)險(xiǎn)定義為一個(gè)缺陷標(biāo)準(zhǔn))并固化在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)異常業(yè)務(wù)預(yù)警。對(duì)于報(bào)警的業(yè)務(wù)，總部可及時(shí)追查，如有必要，也可組織有關(guān)專家到現(xiàn)場(chǎng)檢查。同時(shí)，對(duì)于確定了利用工具進(jìn)行監(jiān)督的系統(tǒng)自動(dòng)控制業(yè)務(wù)，可以減少檢查的頻率，對(duì)于系統(tǒng)外手工控制的業(yè)務(wù)應(yīng)作為檢查重點(diǎn)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，對(duì)系統(tǒng)“自動(dòng)+手工”控制的業(yè)務(wù)，可以兩者結(jié)合進(jìn)行檢查。 (四)建立內(nèi)控制度管理平臺(tái) 內(nèi)控制度管理包括根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境(市場(chǎng)、法律等)變化及時(shí)調(diào)整制度，與分(子)公司之間資料(包括國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、內(nèi)控通知、內(nèi)控考核信息、企業(yè)內(nèi)控報(bào)告)和信息(包括企業(yè)實(shí)際執(zhí)行中存在問(wèn)題建議)的傳遞，相關(guān)業(yè)務(wù)流程和理論的探討交流等具體內(nèi)容，通過(guò)利用信息系統(tǒng)建立制度管理平臺(tái)，可以極大提高辦公效率，促進(jìn)上下一體、公開公平、共同提高的良好制度環(huán)境的形成。 (五)培養(yǎng)內(nèi)控信息化人才 要實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化，人才培養(yǎng)也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。培養(yǎng)一大批既懂內(nèi)控、又懂信息系