[會(huì)議、接待管理制度]會(huì)議管理制度

1、會(huì)議、接待管理制度會(huì)議管理制度會(huì)議管理制度1總則1.1為使集團(tuán)公司的會(huì)議和接待管理規(guī)范、有療:，提高 會(huì)議的行政決策效率，特制定本制度。1. 2本制度適用于集團(tuán)公司總部組織召開的各種會(huì)議及接待工作。1. 3集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各種會(huì)議和接待的承辦，其它部門主辦的 會(huì)議和接待，綜合管理部應(yīng)給予協(xié)助。2會(huì)議管理2. 1會(huì)議的準(zhǔn)備2. 1. 1 一般會(huì)議提前一天以上、重要會(huì)議提前三 天以上，山綜合管理部或會(huì)議組織部門通知參會(huì)人員。通知內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、 地點(diǎn)、主要議題、需要準(zhǔn)備的匯報(bào)（討論）材料或資料等。2.1.2參會(huì)人員接到通知后，應(yīng)按要求積極做好參會(huì)準(zhǔn)備。2.1.3綜合管理部或會(huì)議組織部

2、門提前做好會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)設(shè)施（投影、音 響、攝像、錄音等）配備及會(huì)議資料的準(zhǔn)備工作。2.1.4對(duì)重大會(huì)議，承辦單位（人）應(yīng)提出會(huì)議企劃報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后 執(zhí)行。會(huì)議企劃報(bào)告包括以下內(nèi)容：1）會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)；2）會(huì)議主旨和口標(biāo)；3）會(huì)議議程；4）會(huì)議議項(xiàng)；5）會(huì)議主持人；6）出席人員名單；7）會(huì)議財(cái)務(wù)（支出）預(yù)算；8）接待工作說明；9）當(dāng)前籌備情況及進(jìn)展；10）（可能）存在的問題、解決方案及要求；11）籌備時(shí)間進(jìn)度表等。3會(huì)議紀(jì)律1）無特殊情況，不得請(qǐng)假，未經(jīng)請(qǐng)假，不得缺席會(huì)議，否則以曠 工論處。2）未經(jīng)主持人或領(lǐng)導(dǎo)同意，不得提前退場(chǎng)，否則以早退論處。3）不得交頭接耳或做與會(huì)議無關(guān)的事

3、項(xiàng)。4）不得隨意進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。5）召開大型會(huì)議，與會(huì)者應(yīng)將手機(jī)調(diào)整至振動(dòng)和關(guān)閉狀態(tài)，并不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi) 接聽電話。4會(huì)議紀(jì)要的整理4. 1會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核后發(fā)至集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門或人員。42會(huì)議資料山集團(tuán)綜合管理部整理、立卷、存檔；其它部門主辦的會(huì)議，會(huì)議資料除各自存檔外，并應(yīng)報(bào)綜合管理部備案。5會(huì)議室管理5. 1會(huì)議室山綜合管理部負(fù)責(zé)管理。5.2會(huì)議室只限本公司使用，外單位借用會(huì)議室須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn), 各部門無權(quán)將會(huì)議室借給外單位使用。53集團(tuán)各部門（各公司）使用會(huì)議室需經(jīng)公司移動(dòng)彩云系統(tǒng)流程審批同意 后，方可使用，審批時(shí)注明是否需要會(huì)議配備茶歇.投影、餐飲等。3. 4使用會(huì)議室的部門必須愛護(hù)會(huì)

4、議室的公用設(shè)施，保持會(huì)議室清潔，用后 應(yīng)檢查安全，鎖好門、關(guān)好窗，將鑰匙交還綜合管理部。5. 5任何單位和個(gè)人未經(jīng)綜合管理部同意，不得將會(huì)議室的各種設(shè)施拿岀會(huì) 議室或轉(zhuǎn)做它用。5. 6會(huì)議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少清潔兩次，遇有會(huì)議時(shí)要一次一清潔。5. 7會(huì)議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù)（含花木等），做到會(huì)散、 人走.電源關(guān)、門上鎖。6會(huì)議內(nèi)容的督辦、落實(shí)會(huì)議形成的決定、決議、工作部署等山公司綜合管 理部負(fù)責(zé)檢查、督辦、落實(shí)。對(duì)于沒有落實(shí)到位的單位要下發(fā)督辦通知，對(duì)仍然 沒有落實(shí)到位的要在集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)，并限期完成。7獎(jiǎng)罰辦法7.1會(huì)議室由綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，未按要求及時(shí)清理、會(huì) 議室準(zhǔn)備

5、和清理工作，責(zé)任人扣績(jī)效1分/次，主管領(lǐng)導(dǎo)連帶減半扣分。7. 2會(huì)議督辦落實(shí)山專人負(fù)責(zé)，未及時(shí)跟進(jìn)督辦，責(zé)任人和主管人員扣績(jī)效 1分/次，主管領(lǐng)導(dǎo)連帶減半扣分。接待管理制度1 H的接待工作是公司的窗口工作，對(duì)于塑造企業(yè)良好形象具 有十分重要的意義，各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范有序。2對(duì)外接待范圍本制度規(guī)定的接待范圍主要是集團(tuán)及所屬各部門、各子公司 經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所必須的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)談和陪同參觀等。3對(duì)外接待原則3.1對(duì)外接待應(yīng)遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”的 原則，使客人高興而來，滿意而歸。3.2平等原則。來賓不論職位高低，都要平等相待，落落大方、不卑不亢。 一般情況下，級(jí)別

6、與權(quán)限相等，同級(jí)別岀面，特殊情況高規(guī)格接待。33對(duì)口原則。堅(jiān)持集團(tuán)綜合管理部歸口管理與各職能部門對(duì)口接待相結(jié)合 的原則。集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)一管理與協(xié)調(diào)，辦理重要接待事務(wù);對(duì)涉及較強(qiáng)業(yè)務(wù)性的接待事務(wù)，應(yīng)山對(duì)口部門或公司牽頭接待，綜合管理部 給予酉已合。3. 4節(jié)約原則。招待來賓既要熱情周到，也要講究節(jié)約，量力而出，反對(duì)鋪 張浪費(fèi)。不重復(fù)宴請(qǐng)，主方陪同人數(shù)原則上不多于賓客人數(shù)。接待費(fèi)用支岀應(yīng)視 接待事由歸口集團(tuán)公司、各部門和子公司列支。35周到原則。堅(jiān)持“統(tǒng)一高效、規(guī)范服務(wù)、熱情周到”的原則，做到接待 程序清晰、接待方式完善，分工明確、熱情細(xì)致、服務(wù)到位、以禮相待。3. 6保密原則。向

7、來賓介紹情況，注意保守公司秘密，巧妙回避不宜回答的 問題。4接待分類4.1貴賓接待：指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓或政 府部門領(lǐng)導(dǎo)的接待。42業(yè)務(wù)接待：指與集團(tuán)有業(yè)務(wù)聯(lián)系的客戶的接待。4. 3普通接待：指一般來客的接待。5接待方式、標(biāo)準(zhǔn)5.1貴賓接待：綜合管理部迎接來賓于會(huì)議室入座，公司 領(lǐng)導(dǎo)陪客接待，如須就餐山公司領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐。(a) 餐飲：應(yīng)以賓客的餐飲習(xí)慣為主，體現(xiàn)當(dāng)?shù)仫嬍程厣?，宴?qǐng)標(biāo)準(zhǔn)80 100元/人,便餐5060元/人。(b) 住房：主要賓客安排單人間。其他隨員每2人安排一標(biāo)間。(c) 車輛：根據(jù)來賓和陪同領(lǐng)導(dǎo)及工作人員人數(shù)安排車輛。(d) 會(huì)議接

8、待：由綜合管理部進(jìn)行接待。準(zhǔn)備物品：水果、茶水、糕點(diǎn)、 觀光車、引導(dǎo)牌.席簽、投影，配套服務(wù)：電子歡迎屏、拍攝及新聞發(fā)布工作。5. 2普通接待和業(yè)務(wù)接待：綜合管理部或相關(guān)部門人員迎接客戶于會(huì)議室洽 談，綜合管理部或?qū)诓块T安排專人陪同。如須安排外出就餐，山綜合管理部或 對(duì)口部門安排陪同人員。(&)餐飲：應(yīng)以賓客的餐飲習(xí)慣為主，體現(xiàn)當(dāng)?shù)仫嬍程厣缯?qǐng)標(biāo)準(zhǔn)60元 /人,便餐30元/人。(b) 住房：主要賓客安排單人間。其他隨員每2人安排一標(biāo)間。(c) 車輛：根據(jù)來賓和工作人員人數(shù)安排車輛。(d) 會(huì)議接待：由綜合管理部進(jìn)行接待。準(zhǔn)備物品：水果、茶水、糕點(diǎn)、 觀光車、引導(dǎo)牌、席簽、投影，配套服務(wù)：電子歡迎屏、拍攝及新聞發(fā)布工作。6獎(jiǎng)罰辦法6.1接待由綜合管理部負(fù)責(zé)組織、安排，未按以上工作標(biāo)準(zhǔn)