中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)

1、中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)（2010版）辦 公 廳二一一年二月15第二部分 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范檔案分類(lèi)規(guī)則1 適用范圍為規(guī)范集團(tuán)公司檔案分類(lèi)原則、分類(lèi)方法，一、二級(jí)類(lèi)目的設(shè)置及其所包含的基本范圍和標(biāo)識(shí)，特制訂本規(guī)則。本規(guī)則適用于各單位檔案的分類(lèi)整理。2.1 檔案本規(guī)則中所稱(chēng)檔案是指各單位在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存和查考利用價(jià)值的，并且經(jīng)過(guò)整理后集中保管的各種載體的原始記錄。2.2 特殊載體檔案與紙質(zhì)檔案的載體類(lèi)型、尺寸大小和保管要求有著顯著區(qū)別，以物理形式存在的檔案實(shí)體，如照片、磁盤(pán)、磁帶、膠片、光盤(pán)、底圖、巖心、巖屑、無(wú)實(shí)體、其

2、他等。2.3 資料由檔案部門(mén)收集和管理的，不屬于直接記錄和反映本單位活動(dòng)，不作為檔案整理和保管的文件材料，包括上級(jí)文件及其他外單位發(fā)文、圖書(shū)、報(bào)刊和各種匯編材料等。2.4 代碼一個(gè)或一組有序的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號(hào)。2.5 文書(shū)檔案指職能部門(mén)在其職能活動(dòng)中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種載體形式的管理性文件材料。2.6 產(chǎn)品檔案指在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、試制、鑒定評(píng)審過(guò)程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種載體形式的文件材料。2.7 科學(xué)技術(shù)研究檔案指在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種載體形式的文件材料，簡(jiǎn)稱(chēng)科研檔案。2.8 建設(shè)項(xiàng)目檔案指工程建

3、設(shè)活動(dòng)中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種載體形式的文件材料，簡(jiǎn)稱(chēng)工程檔案。2.9 設(shè)備儀器檔案指引進(jìn)、購(gòu)置設(shè)備儀器時(shí)隨機(jī)攜帶的具有保存和查考利用價(jià)值的各種載體形式的文件材料。2.10 會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。2.11 油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案指在油氣勘探開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種載體形式的地質(zhì)文件材料。2.12 聲像檔案以影像、聲音和圖像為主要反映形式，記錄與反映本單位（部門(mén)）重要事件，具有保存和查考利用價(jià)值的原始記錄。2.13 實(shí)物檔案指在各項(xiàng)工作中做出顯著成績(jī)的單位及個(gè)人受到上級(jí)部門(mén)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)而獲得的獎(jiǎng)

4、章、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、印章、禮品、紀(jì)念品以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)知名人士的題詞等具有保存和查考利用價(jià)值的實(shí)物。3 檔案分類(lèi)原則3.1 本規(guī)則以集團(tuán)公司全部檔案實(shí)體為對(duì)象，從各單位的管理職能和專(zhuān)業(yè)性質(zhì)出發(fā)，劃分不同的從屬關(guān)系和并列次序，保持職能和專(zhuān)業(yè)之間的本質(zhì)聯(lián)系，形成一個(gè)有序的檔案分類(lèi)體系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。3.2 本規(guī)則的類(lèi)目設(shè)置本著統(tǒng)分適度，宜粗不宜細(xì)，分類(lèi)層次不宜過(guò)多的原則，并適應(yīng)檔案計(jì)算機(jī)管理的新需求。4 檔案類(lèi)目設(shè)置4.1 共設(shè)10個(gè)一級(jí)類(lèi)目，即文書(shū)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)、職工檔案類(lèi)、油氣勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)、聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)。4.2 單獨(dú)保管的特殊載體

5、檔案，其內(nèi)容不超出10個(gè)一級(jí)類(lèi)目的范圍，故將它們做特殊處理，不與10個(gè)一級(jí)類(lèi)目并列：按載體類(lèi)型的不同，分別單獨(dú)編號(hào)、排架。4.3 資料獨(dú)立于10個(gè)一級(jí)類(lèi)目，單獨(dú)編號(hào)、排架。5 類(lèi)目細(xì)分方法5.1 類(lèi)目的細(xì)分是指二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目的延伸。5.2 細(xì)分要依據(jù)事物的本質(zhì)屬性或重要屬性進(jìn)行，同一級(jí)類(lèi)目要使用同一個(gè)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，其下位類(lèi)目的外延之和等于上位類(lèi)目的外延。5.3 各類(lèi)目的細(xì)分方法5.3.1 文書(shū)類(lèi)不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，各單位可按職能或機(jī)構(gòu)自行細(xì)分。5.3.2 產(chǎn)品類(lèi)不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，各單位可按種類(lèi)或產(chǎn)品型號(hào)自行細(xì)分。5.3.3 科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，各單位可按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)或課題性質(zhì)自行細(xì)

6、分。5.3.4 建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，各單位可按工程性質(zhì)或單項(xiàng)工程自行細(xì)分。5.3.5 設(shè)備儀器類(lèi)不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，各單位可按種類(lèi)或單項(xiàng)設(shè)備儀器自行細(xì)分。5.3.6 會(huì)計(jì)類(lèi)二級(jí)類(lèi)目按文件形式（名稱(chēng)）分類(lèi)。5.3.7 納入管理的職工檔案按中央組織部干部檔案工作條例及集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，本規(guī)則不另作規(guī)定。5.3.8 油氣勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)以下類(lèi)目，各單位可按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)或形成階段自行細(xì)分。5.3.9 聲像類(lèi)二級(jí)類(lèi)目按媒體形式分類(lèi)。5.3.10 實(shí)物類(lèi)按類(lèi)型統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)類(lèi)目。5.3.11 單獨(dú)保管的特殊載體檔案，在載體類(lèi)型下不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)屬類(lèi)，各單位可按保管庫(kù)房、柜架或業(yè)務(wù)類(lèi)型等自行細(xì)

7、分。根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作的需要，特殊載體的類(lèi)型可適時(shí)統(tǒng)一擴(kuò)充。5.3.12 資料不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)屬類(lèi)，各單位可自行細(xì)分。檔案著錄規(guī)則1 適用范圍為規(guī)范單份或一組文件、一個(gè)或一組案卷的著錄項(xiàng)目、著錄用文字、著錄信息源及著錄項(xiàng)目細(xì)則，特制定本規(guī)則。本規(guī)則適用于各單位各類(lèi)檔案的著錄。對(duì)于某些內(nèi)容和形式極其特殊的檔案，可遵照本規(guī)則制定細(xì)則。2 規(guī)范性引用文件檔案著錄規(guī)則 da/t 18-1999 3 術(shù)語(yǔ)和定義 3.1 著錄在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。著錄項(xiàng)目揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。3.2 公共必著項(xiàng)適用于所有檔案類(lèi)別的必填著錄項(xiàng)。3.3 公共著錄項(xiàng)適用于所有檔案

8、的可選著錄項(xiàng)。3.4 專(zhuān)有著錄項(xiàng)適用于某一檔案類(lèi)別的特殊可選著錄項(xiàng)，可按卷、卷內(nèi)文件和件級(jí)進(jìn)行著錄。4 案卷級(jí)著錄項(xiàng)4.1 公共必著項(xiàng)檔號(hào)、題名、件數(shù)（除會(huì)計(jì)檔案、油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案外）、頁(yè)數(shù)（除會(huì)計(jì)檔案、油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案外）、歸檔單位、保管期限、密級(jí)、起日期、止日期、歸檔日期4.2 公共著錄項(xiàng)立卷單位、主題詞、摘要、保密期限、存放位置、正本數(shù)量、副本數(shù)量、備注5 卷內(nèi)文件級(jí)著錄項(xiàng)5.1 公共必著項(xiàng)檔號(hào)、題名、責(zé)任者、頁(yè)號(hào)（除會(huì)計(jì)檔案、油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案外）、日期、密級(jí)、載體類(lèi)型5.2 公共著錄項(xiàng)文件編號(hào)、歸檔系統(tǒng)、保密期限、附件題名、主題詞、摘要、互見(jiàn)號(hào)、備注6 件級(jí)著錄項(xiàng)6.1 公共必著項(xiàng)檔號(hào)

9、、題名、頁(yè)數(shù)（除聲像、實(shí)物檔案及特殊載體外）、歸檔單位、歸檔日期、責(zé)任者、載體類(lèi)型、日期、保管期限、密級(jí)6.2 公共著錄項(xiàng)文件編號(hào)、年度、歸檔系統(tǒng)、保密期限、附件題名、主題詞、摘要、存放位置、互見(jiàn)號(hào)、正本數(shù)量、副本數(shù)量、備注 7 專(zhuān)有著錄項(xiàng)7.1 產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案項(xiàng)目代號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、生產(chǎn)廠(chǎng)家、出廠(chǎng)日期、附圖數(shù)量7.2 科學(xué)技術(shù)研究檔案項(xiàng)目代號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、獲獎(jiǎng)級(jí)別、附圖數(shù)量7.3 建設(shè)項(xiàng)目檔案項(xiàng)目代號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、階段號(hào)、設(shè)計(jì)單位、施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、附圖數(shù)量7.4 油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案單井：地區(qū)名、井號(hào)、井別、井型、附圖數(shù)量物探：項(xiàng)目名稱(chēng)、cdp號(hào)、帶盤(pán)號(hào)、測(cè)線(xiàn)名稱(chēng)、附圖數(shù)量7.5

10、會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證：憑證類(lèi)別、起憑證號(hào)、止憑證號(hào)7.6 實(shí)物檔案榮譽(yù)：獲獎(jiǎng)級(jí)別7.7 特殊載體專(zhuān)有著錄項(xiàng)7.7.1 照片、磁盤(pán)、磁帶、膠片、光盤(pán)、底圖規(guī)格、數(shù)量7.7.2 其他來(lái)源、數(shù)量8 著錄項(xiàng)內(nèi)容說(shuō)明8.1 排檢與編號(hào)項(xiàng)8.1.1 檔號(hào)：檔案管理系統(tǒng)根據(jù)各單位檔號(hào)編制規(guī)則自動(dòng)生成。檔號(hào)編制規(guī)則由各單位按照檔案標(biāo)識(shí)規(guī)則的規(guī)定，在檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用管理模塊中進(jìn)行定義。8.1.2 互見(jiàn)號(hào)：填寫(xiě)與本文件有密切聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。8.1.3 主題詞：填寫(xiě)表達(dá)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。對(duì)于文書(shū)檔案可直接使用其公文主題詞。8.2 題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)8.2.1 題名：填寫(xiě)反映檔案內(nèi)容或含義的文字。在檔

11、案無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題含義不明時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬題名，自擬題名一般由責(zé)任者、問(wèn)題和文件材料名稱(chēng)組成；油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案物探類(lèi)文件標(biāo)題只有工序名稱(chēng)時(shí)，應(yīng)增添項(xiàng)目的名稱(chēng)。自擬題名加“”進(jìn)行標(biāo)注。各類(lèi)檔案的題名如下著錄：文書(shū)檔案：照直錄入文件標(biāo)題。產(chǎn)品檔案：使用產(chǎn)品名稱(chēng)或型號(hào)作為題名，兩卷以上的可使用文件材料名稱(chēng)或組部件的代字、代號(hào)和名稱(chēng)加以區(qū)分?？茖W(xué)技術(shù)研究檔案：使用項(xiàng)目名稱(chēng)或項(xiàng)目代字、代號(hào)作為題名，兩卷以上的可使用其階段名稱(chēng)加以區(qū)分。建設(shè)項(xiàng)目檔案：文字材料的題名由建設(shè)項(xiàng)目名稱(chēng)、單項(xiàng)工程名稱(chēng)、單位工程名稱(chēng)、文件材料名稱(chēng)和階段組成?？⒐D的題名由建設(shè)項(xiàng)目名稱(chēng)、單項(xiàng)工程名稱(chēng)和圖紙名稱(chēng)（落尾名或后綴語(yǔ)為“竣工

12、圖”）組成。設(shè)備儀器檔案：由設(shè)備儀器名稱(chēng)、內(nèi)容特征和文件材料名稱(chēng)組成。會(huì)計(jì)檔案：一般由責(zé)任者、內(nèi)容和文件材料名稱(chēng)組成，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)寫(xiě)明年月，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)寫(xiě)明年份，財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)寫(xiě)明月或年份。油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案：綜合類(lèi)、單井類(lèi)、物探類(lèi)題名照直錄入文件材料標(biāo)題，其中地震磁帶按地區(qū)、測(cè)線(xiàn)號(hào)確定題名；巖心巖屑類(lèi)題名中應(yīng)錄入井名。聲像檔案：填寫(xiě)介紹聲像檔案內(nèi)容的文字，應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映音像基本內(nèi)容，事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等要素齊全。實(shí)物檔案：填寫(xiě)介紹實(shí)物檔案內(nèi)容的文字，包括獲得者、獲得事由、獲得地點(diǎn)、實(shí)物內(nèi)容等方面。8.2.2 附件題名：填寫(xiě)文件附加材料的標(biāo)題或代號(hào)。8.2.3 文件編號(hào)：填寫(xiě)發(fā)文字號(hào)、圖

13、號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類(lèi)文件的統(tǒng)一編號(hào)等，照原文字和符號(hào)著錄。8.2.4 責(zé)任者：填寫(xiě)文件的作者，或?qū)ξ募?fù)有責(zé)任的單位或個(gè)人。公文以落款蓋章的單位為準(zhǔn)，填寫(xiě)單位全稱(chēng)或者通用簡(jiǎn)稱(chēng)。個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱(chēng)或其他職責(zé)，并置于“（）”號(hào)內(nèi)。聲像檔案應(yīng)填寫(xiě)拍攝人、攝錄者的姓名或所在單位名稱(chēng)。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。實(shí)物檔案中填寫(xiě)頒發(fā)、授予等單位名稱(chēng)或提供者姓名。8.2.5 立卷單位：填寫(xiě)文件材料組卷的部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)。8.2.6 歸檔單位：填寫(xiě)負(fù)責(zé)歸檔的單位或部門(mén)。特定情況下立卷單位與歸檔單位可能不同。8.2.7 歸檔系統(tǒng)：填寫(xiě)歸檔數(shù)據(jù)來(lái)源系統(tǒng)的名

14、稱(chēng)，即與檔案管理系統(tǒng)建立了自動(dòng)歸檔接口的應(yīng)用系統(tǒng)名稱(chēng)。8.3 密級(jí)與保管期限項(xiàng)8.3.1 密級(jí)：填寫(xiě)文件材料或案卷上標(biāo)注的密級(jí)。8.3.2 保密期限：填寫(xiě)文件材料或案卷上標(biāo)注的保密期限。8.3.3 保管期限：依據(jù)歸檔范圍填寫(xiě)檔案劃定的存留年限。8.4 時(shí)間項(xiàng)8.4.1 起日期、止日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)文件形成的最早和最晚日期。8.4.2 日期：填寫(xiě)文件材料形成日期。在聲像檔案中填寫(xiě)拍攝或錄制日期，在實(shí)物檔案中填寫(xiě)獲獎(jiǎng)、頒發(fā)等日期。8.4.3 歸檔日期：填寫(xiě)歸檔流程辦結(jié)的時(shí)間，可以由檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄。8.4.4 年度：年度是標(biāo)識(shí)檔號(hào)的可選要素，系統(tǒng)默認(rèn)填寫(xiě)為文件形成日期的年度，可人工修改為文件針對(duì)

15、的年度。如：跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)填寫(xiě)批復(fù)年度；跨年度規(guī)劃、計(jì)劃，應(yīng)填寫(xiě)文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，應(yīng)填寫(xiě)文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算應(yīng)填寫(xiě)針對(duì)年度；跨年度的會(huì)議文件，一般可填寫(xiě)會(huì)議召開(kāi)的年度；法規(guī)性文件應(yīng)填寫(xiě)公布或批準(zhǔn)年度。8.5 載體形態(tài)項(xiàng)8.5.1 載體類(lèi)型：填寫(xiě)記錄信息的介質(zhì)類(lèi)型。分為紙質(zhì)、照片、磁盤(pán)、磁帶、膠片、光盤(pán)、底圖、巖心、巖屑、無(wú)實(shí)體、其他。8.5.2 規(guī)格：填寫(xiě)檔案載體的尺寸、型號(hào)等。8.5.3 數(shù)量：填寫(xiě)特殊載體的盤(pán)、張、套數(shù)等。8.5.4 件數(shù)：填寫(xiě)卷內(nèi)文件的總件數(shù)。8.5.5 頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)件或卷的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。8.5.6 頁(yè)號(hào)

16、：填寫(xiě)卷內(nèi)文件的起頁(yè)數(shù),最后一件的頁(yè)號(hào)填寫(xiě)本文件“起頁(yè)數(shù)-止頁(yè)數(shù)”。8.5.7 附圖數(shù)量：填寫(xiě)檔案中圖紙的總數(shù)量。8.5.8 存放位置：填寫(xiě)實(shí)體檔案存放的物理位置，庫(kù)、排、架等。8.5.9 正本數(shù)量：填寫(xiě)本檔案正本的數(shù)量，檔案本身為副本的建議正本數(shù)量填寫(xiě)“0”。8.5.10 副本數(shù)量：填寫(xiě)檔案副本的數(shù)量， 檔案正、副本單獨(dú)編制檔號(hào)的，建議正本檔案的“副本數(shù)量”填寫(xiě)“0”。8.6 附注與提要項(xiàng)8.6.1 備注：填寫(xiě)檔案的收集、整理和保管過(guò)程中，需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)，如：無(wú)電子文件、文件材料破損、缺頁(yè)、無(wú)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、頁(yè)號(hào)（文件編號(hào)）錯(cuò)誤、應(yīng)歸檔文件材料另行保管等，以及破損修復(fù)時(shí)間及其經(jīng)辦人，移出、銷(xiāo)

17、毀時(shí)間及其經(jīng)辦人等。對(duì)于聲像檔案，可以填寫(xiě)其文字說(shuō)明，概括揭示聲像檔案所反映的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。8.6.2 摘要：填寫(xiě)對(duì)文件或案卷內(nèi)容的摘錄、解釋、附錄及說(shuō)明，能夠反映主題內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)(包括技術(shù)參數(shù)等)。8.7 專(zhuān)有著錄項(xiàng)8.7.1 項(xiàng)目代號(hào)：填寫(xiě)檔案中反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等的代字或代號(hào)。8.7.2 階段號(hào)：填寫(xiě)項(xiàng)目過(guò)程中劃分的區(qū)間代號(hào)。8.7.3 生產(chǎn)廠(chǎng)家：填寫(xiě)產(chǎn)品、設(shè)備的生產(chǎn)廠(chǎng)家名稱(chēng)。8.7.4 出廠(chǎng)日期：填寫(xiě)檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品或設(shè)備，從廠(chǎng)家發(fā)往經(jīng)銷(xiāo)商的日期。8.7.5 獲獎(jiǎng)級(jí)別：填寫(xiě)榮譽(yù)檔案獲得的獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)，如: 國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、

18、地市級(jí)、縣市級(jí)或其他級(jí)別。8.7.6 項(xiàng)目名稱(chēng)：填寫(xiě)工程項(xiàng)目的名稱(chēng)。8.7.7 設(shè)計(jì)單位：填寫(xiě)建設(shè)單位在項(xiàng)目實(shí)施前所委托的為建設(shè)單位的項(xiàng)目進(jìn)行總體設(shè)計(jì)的單位名稱(chēng)。8.7.8 施工單位：填寫(xiě)工程項(xiàng)目中具體施工的單位名稱(chēng)。8.7.9 建設(shè)單位：也稱(chēng)為業(yè)主單位或項(xiàng)目業(yè)主,填寫(xiě)建設(shè)項(xiàng)目管理的主體、建設(shè)工程項(xiàng)目的投資主體或投資者。8.7.10 監(jiān)理單位：填寫(xiě)建設(shè)單位在項(xiàng)目實(shí)施中所委托的對(duì)建設(shè)單位的建設(shè)項(xiàng)目所涉及到的施工質(zhì)量、預(yù)算、資料等等一系列的內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)管的單位名稱(chēng)。8.7.11 地區(qū)名：填寫(xiě)單井所屬地區(qū)的名稱(chēng)。8.7.12 井號(hào)：填寫(xiě)井的代字或代號(hào)。8.7.13 井別：填寫(xiě)井的類(lèi)別，如：勘探井、開(kāi)發(fā)

19、井、科學(xué)探索井、預(yù)探井等。8.7.14 井型：填寫(xiě)井的類(lèi)型，如：水平井、斜井等。8.7.15 cdp號(hào)：填寫(xiě)地震處理成果數(shù)據(jù)/剖面道編號(hào)。8.7.16 帶盤(pán)號(hào)：填寫(xiě)地震數(shù)據(jù)存儲(chǔ)磁帶/磁盤(pán)編號(hào)。8.7.17 測(cè)線(xiàn)名稱(chēng)：填寫(xiě)地球物理勘探野外采集數(shù)據(jù)體的名稱(chēng)或代號(hào)。8.7.18 憑證類(lèi)別：填寫(xiě)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。8.7.19 起憑證號(hào)：填寫(xiě)封裝好的一卷會(huì)計(jì)憑證中起始的憑證號(hào)。8.7.20 止憑證號(hào)：填寫(xiě)封裝好的一卷會(huì)計(jì)憑證中結(jié)束的憑證號(hào)。8.7.21 來(lái)源：填寫(xiě)實(shí)物產(chǎn)生的地方，或從某處獲取。檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)則1 總則1.1 為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，有效地保護(hù)、利用

20、檔案，根據(jù)中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司檔案工作實(shí)際，特制定本規(guī)則。本辦法適用于各單位的檔案管理工作。1.2 集團(tuán)公司檔案工作堅(jiān)持“收集齊全、整理科學(xué)、保管安全、利用滿(mǎn)意、整合信息”的工作方針，豐富整合檔案信息資源。以“珍存企業(yè)記憶、提升公司價(jià)值、構(gòu)建知識(shí)平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)信息共享”為目標(biāo)。堅(jiān)持檔案信息化的發(fā)展方向，堅(jiān)持為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的宗旨。1.3.1 電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。1.3.2 歸檔電子文件指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。1.3.3 實(shí)體檔案除了在檔案

21、管理系統(tǒng)中保存的電子文件以外，以各種物理形式保管的檔案，包括紙質(zhì)、照片、磁盤(pán)、磁帶、膠片、光盤(pán)、底圖、巖心、巖屑、其他等。1.3.4 應(yīng)用系統(tǒng)歸檔集團(tuán)公司各應(yīng)用系統(tǒng)通過(guò)與檔案管理系統(tǒng)之間建立標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的歸檔接口，實(shí)現(xiàn)電子文件及其元數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸檔。1.4 歸檔單位（部門(mén)）職責(zé)1.4.1 執(zhí)行集團(tuán)公司檔案工作的各項(xiàng)管理制度。1.4.2 將歸檔工作納入本單位（部門(mén)）的工作計(jì)劃，納入本單位（部門(mén)）的工作流程，納入本單位（部門(mén)）人員的績(jī)效考核或崗位職責(zé)。1.4.3 做好本單位（部門(mén)）各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔，確保歸檔文件材料的齊全、完整、真實(shí)和有效。1.4.4 接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查

22、。2 檔案收集2.1 歸檔范圍2.1.1 歸檔范圍確認(rèn)制與備案審批制歸檔范圍確認(rèn)制就是歸檔單位（部門(mén)）及檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析各歸檔單位的基本職能、主要業(yè)務(wù)流程和歷年歸檔情況，即研究檔案材料的形成規(guī)律，擬定出各類(lèi)檔案的基本歸檔范圍或基本歸檔內(nèi)容。參照基本歸檔范圍，結(jié)合大事記、各項(xiàng)工作計(jì)劃和工作實(shí)際，制定單位（部門(mén)）具體的歸檔范圍，再反饋到歸檔單位（部門(mén)）進(jìn)行核實(shí)，并由歸檔單位（部門(mén)）負(fù)責(zé)人及檔案員簽字確認(rèn)后交檔案部門(mén)存檔。歸檔范圍備案審批制就是要求各級(jí)檔案部門(mén)將業(yè)已確認(rèn)完善的歸檔范圍逐級(jí)備案審批。各級(jí)檔案部門(mén)以上級(jí)審批通過(guò)的歸檔范圍作為檔案收集是否齊全完整的依據(jù)。2.1.2 具體歸檔范圍的確定2

23、.1.2.1 文書(shū)檔案：歸檔單位（部門(mén)）及檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析各歸檔單位的基本職能、主要業(yè)務(wù)流程和歷年歸檔情況，并與國(guó)家檔案局機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行對(duì)比，形成各單位（部門(mén)）的基本歸檔范圍。經(jīng)歸檔部門(mén)確認(rèn)完善后形成單位（部門(mén)）歸檔范圍。2.1.2.2 產(chǎn)品檔案：依據(jù)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)計(jì)劃，確定歸檔項(xiàng)目。2.1.2.3 科學(xué)技術(shù)研究檔案：依據(jù)科研項(xiàng)目計(jì)劃，確定歸檔項(xiàng)目。2.1.2.4 建設(shè)項(xiàng)目檔案：依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃，確定歸檔項(xiàng)目。2.1.2.5 設(shè)備儀器檔案：依據(jù)設(shè)備儀器引進(jìn)和購(gòu)置計(jì)劃確定歸檔項(xiàng)目，與建設(shè)項(xiàng)目關(guān)系密切的設(shè)備儀器文件，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。2.1.2.6 會(huì)計(jì)檔案：依據(jù)財(cái)

24、政部、國(guó)家檔案局會(huì)計(jì)檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定確定。2.1.2.7 油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案：依據(jù)歸檔單位（部門(mén)）基本職能、主要業(yè)務(wù)流程、歷年歸檔情況及勘探開(kāi)發(fā)技術(shù)資料匯交分發(fā)計(jì)劃表確定。2.1.2.8 聲像檔案：依據(jù)大事記確定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要會(huì)議、重大活動(dòng)和重點(diǎn)項(xiàng)目的聲像材料，專(zhuān)題片，榮譽(yù)檔案的照片。2.1.2.9 實(shí)物檔案：依據(jù)大事記確定單位及個(gè)人受到上級(jí)部門(mén)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，停用公章，以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)知名人士的題詞等具有保存價(jià)值的實(shí)物范圍。2.1.2.10 應(yīng)用系統(tǒng)歸檔：依據(jù)集團(tuán)公司信息技術(shù)總體規(guī)劃，對(duì)運(yùn)行成熟的應(yīng)用系統(tǒng)列出電子文件生成清單，提交主管業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)。2.2 歸檔要求

25、2.2.1 電子文件歸檔方式和時(shí)間電子文件歸檔可以采用系統(tǒng)歸檔和手工歸檔兩種方式。如果選擇系統(tǒng)歸檔的方式，遵循電子文件先歸，實(shí)體檔案后歸的原則。先行歸檔的電子文件應(yīng)包括正文和附件，著錄信息及背景信息等內(nèi)容，在辦理完畢后實(shí)時(shí)歸檔。對(duì)于管理大數(shù)據(jù)體的應(yīng)用系統(tǒng)，可以只歸條目信息不歸電子文件，但需要該應(yīng)用系統(tǒng)滿(mǎn)足本規(guī)范中對(duì)電子文件保管和利用的相應(yīng)要求。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)系統(tǒng)歸檔的電子文件進(jìn)行確認(rèn)，并定期進(jìn)行抽查。如果選擇手工歸檔的方式，遵循電子文件、實(shí)體檔案同時(shí)歸檔的原則?！罢l(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)錄入、誰(shuí)審核”，由歸檔單位（部門(mén)）將條目主要信息錄入檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)上載相應(yīng)的電子文件。2.2.2 實(shí)體檔案歸檔時(shí)間2.2

26、.2.1 文書(shū)檔案：由歸檔單位（部門(mén)）將本年度辦結(jié)的文件材料于次年上半年內(nèi)歸檔。2.2.2.2 產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、建設(shè)項(xiàng)目檔案：在項(xiàng)目鑒定或竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔。2.2.2.3 設(shè)備儀器檔案：在設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收登記或安裝調(diào)試后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.2.2.4 會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)年度終了，暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年后，在第一季度內(nèi)歸檔。2.2.2.5 油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案：綜合類(lèi)文件材料于次年上半年內(nèi)歸檔，單井類(lèi)文件材料隨時(shí)歸檔，物探類(lèi)文件材料在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。2.2.2.6 聲像、實(shí)物檔案：可結(jié)合本單位實(shí)際情況隨時(shí)歸檔。2.2.3 歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確。齊全是指按照歸檔范圍應(yīng)歸檔的文件材料全

27、部歸檔；完整是指每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請(qǐng)示件與批復(fù)件、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、實(shí)體檔案與相對(duì)應(yīng)的歸檔電子文件齊全；準(zhǔn)確是指歸檔文件材料內(nèi)容真實(shí)，簽署和用印符合文書(shū)工作規(guī)范，實(shí)體檔案與相對(duì)應(yīng)的歸檔電子文件在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。2.2.4 實(shí)體檔案的載體和字跡須符合耐久性要求。裝訂應(yīng)使用不易生銹材料。2.3 歸檔整理2.3.1 文書(shū)檔案：以件為單位進(jìn)行整理，并按歸檔時(shí)間順序排列。件內(nèi)排列順序?yàn)椋焊鲉挝恢瓢l(fā)的文件，正文在前，發(fā)文稿紙居中，底稿附后；歸檔的收文，收文處理單在前，正文在后。2.3.2 產(chǎn)品檔案：以單項(xiàng)產(chǎn)品為保管單元，進(jìn)行組卷或按件整理，并按開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、試制與鑒定評(píng)審的順序排列。文件材料較多時(shí)可按階段組卷進(jìn)行整理。2.3.3 科學(xué)技術(shù)研究檔案：以項(xiàng)目為保管單元，進(jìn)行組卷或按件整理，并按研究準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果申報(bào)、推廣應(yīng)用階段的順序排列。2.3.4 建設(shè)項(xiàng)目檔案：以項(xiàng)目為保管單元，進(jìn)行組卷或按件整理。組卷原則及方法參見(jiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定。其卷內(nèi)文件排列順序?yàn)椋汗芾硇晕募?/p>