EXCEL和WORD補充內(nèi)容

1、1excel和word補充內(nèi)容戴政國戴政國2010年秋年秋2一、數(shù)據(jù)的有效性 在錄入電子表格數(shù)據(jù)時，如果需要提示錄入在錄入電子表格數(shù)據(jù)時，如果需要提示錄入數(shù)據(jù)的有效性范圍，或者在錄入數(shù)據(jù)超界時數(shù)據(jù)的有效性范圍，或者在錄入數(shù)據(jù)超界時需要及時提示，可以使用條件格式功能。需要及時提示，可以使用條件格式功能。 補充實驗一：補充實驗一： 1、先錄入一個學(xué)生成績表，如下圖所示。、先錄入一個學(xué)生成績表，如下圖所示。 2、數(shù)學(xué)、語文、外語分數(shù)有效范圍為、數(shù)學(xué)、語文、外語分數(shù)有效范圍為0100分，而計算機為分，而計算機為0150分。這樣可以先對數(shù)分。這樣可以先對數(shù)學(xué)、語文、外語成績設(shè)置數(shù)據(jù)有效區(qū)域是學(xué)、語文、外

2、語成績設(shè)置數(shù)據(jù)有效區(qū)域是0100，而計算機成績的數(shù)據(jù)有效區(qū)域為，而計算機成績的數(shù)據(jù)有效區(qū)域為01503 方法：方法： （1）選定數(shù)學(xué)、語文、外語的數(shù)據(jù)區(qū)域。）選定數(shù)學(xué)、語文、外語的數(shù)據(jù)區(qū)域。 （2）執(zhí)行：數(shù)據(jù)）執(zhí)行：數(shù)據(jù)/有效性有效性 彈出對話框。彈出對話框。 在設(shè)置標簽里設(shè)置：整數(shù)介于在設(shè)置標簽里設(shè)置：整數(shù)介于0100 在輸入信息簽里設(shè)置：成績在在輸入信息簽里設(shè)置：成績在0100之間之間 在出錯警告簽里設(shè)置：在出錯警告簽里設(shè)置： a、樣式組合列表框里選、樣式組合列表框里選“警告警告” b、標題里錄入、標題里錄入“數(shù)據(jù)出界數(shù)據(jù)出界” c、在出錯信息里錄入、在出錯信息里錄入“成績有效范圍為成績有

3、效范圍為0100” 整個設(shè)置順序如下圖所示：整個設(shè)置順序如下圖所示：45 結(jié)果：結(jié)果： （1）把指標框放在數(shù)學(xué)、語文、外語區(qū)域）把指標框放在數(shù)學(xué)、語文、外語區(qū)域里，馬上顯示出提示文字：成績在里，馬上顯示出提示文字：成績在0100之之間。這是間。這是“輸入信息輸入信息”標簽中錄入的內(nèi)容。標簽中錄入的內(nèi)容。6 （2）只要錄入的成績在）只要錄入的成績在0100之間，不會出錯，之間，不會出錯，如果超界了會馬上彈出如果超界了會馬上彈出“出錯警告出錯警告”，如下圖所，如下圖所示：示：7 3、選定計算機成績這一列的數(shù)據(jù)后，再執(zhí)、選定計算機成績這一列的數(shù)據(jù)后，再執(zhí)行命令：行命令： 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)/有效性有效性 設(shè)置

4、計算機成績的有效范圍介于設(shè)置計算機成績的有效范圍介于0150之間，之間，在在“錄入信息錄入信息”標簽中錄入標簽中錄入“有效范圍為有效范圍為0150”，在，在“出錯警告出錯警告”標簽中錄入標簽中錄入“錄錄入數(shù)據(jù)超過有效范圍，入數(shù)據(jù)超過有效范圍，請請重新錄入！重新錄入！” 最后的設(shè)置情況如下圖所示。最后的設(shè)置情況如下圖所示。8演示例子演示例子:9二、條件格式 在成績表中，如果要用紅色顯示不及格的在成績表中，如果要用紅色顯示不及格的學(xué)生成績，或者用紫色顯示優(yōu)秀成績，可學(xué)生成績，或者用紫色顯示優(yōu)秀成績，可以用條件格式。以用條件格式。 方法：方法： 1、選擇數(shù)據(jù)區(qū)域、選擇數(shù)據(jù)區(qū)域 2、格式、格式/條件格

5、式，彈出對話框。條件格式，彈出對話框。 在對話框中設(shè)置格式。格式主要有字體、在對話框中設(shè)置格式。格式主要有字體、字形和字體顏色。字形和字體顏色。10設(shè)置為紅色11 最后的結(jié)果為：最后的結(jié)果為： 成績小于成績小于60分單元格將為紅色顯示。分單元格將為紅色顯示。 演示例子演示例子:12三、公式審核 方法：方法： 1、執(zhí)行菜單命令：、執(zhí)行菜單命令： 工具工具/公式審核公式審核/顯示顯示“公式審核公式審核”工具欄工具欄13 2、追蹤引用單元格和移去引用單元格追蹤箭頭線：、追蹤引用單元格和移去引用單元格追蹤箭頭線： 方法：方法：a、先選定公式統(tǒng)計單元，然后選定、先選定公式統(tǒng)計單元，然后選定公式審核公式審

6、核工具欄上的工具欄上的追蹤引用單元格追蹤引用單元格，可以看到表格數(shù)據(jù)區(qū)，可以看到表格數(shù)據(jù)區(qū)里引用標志，如下圖所示。里引用標志，如下圖所示。 b、在選定公式統(tǒng)計單元格時（例如選定、在選定公式統(tǒng)計單元格時（例如選定e3單元），單元），可以選定可以選定移動引用單元格追蹤箭頭移動引用單元格追蹤箭頭可取消藍色箭頭可取消藍色箭頭線。線。14 3、追蹤從屬單元格和移去從屬單元格追蹤箭頭線：、追蹤從屬單元格和移去從屬單元格追蹤箭頭線： 方法：方法：a、選定某個從屬單元格，選擇、選定某個從屬單元格，選擇追蹤從屬單元追蹤從屬單元格格，可看到從數(shù)據(jù)區(qū)到統(tǒng)計公式所在單元格的藍色箭，可看到從數(shù)據(jù)區(qū)到統(tǒng)計公式所在單元格的

7、藍色箭頭線，如下圖所示。頭線，如下圖所示。 b、在不取消選定從屬單元格的情況下，直接選定、在不取消選定從屬單元格的情況下，直接選定移移去從屬單元格追蹤箭頭去從屬單元格追蹤箭頭按鈕可取消從屬單元格的藍色按鈕可取消從屬單元格的藍色箭頭線。箭頭線。15 4、取消所有追蹤箭頭線、取消所有追蹤箭頭線 單擊選擇單擊選擇取消所有追蹤箭頭線取消所有追蹤箭頭線按鈕可以移去按鈕可以移去“追蹤引用單元格箭頭線追蹤引用單元格箭頭線”和和“追蹤從屬單元格追蹤從屬單元格箭頭線箭頭線”。相當于同時執(zhí)行了。相當于同時執(zhí)行了移去引用單元格追移去引用單元格追蹤箭頭蹤箭頭按鈕和按鈕和移去從屬單元格追蹤箭頭移去從屬單元格追蹤箭頭按鈕

8、。按鈕。 5、圈釋無效數(shù)據(jù)、圈釋無效數(shù)據(jù) 以以“數(shù)據(jù)有效性設(shè)置的條件數(shù)據(jù)有效性設(shè)置的條件”為準，不滿足條件為準，不滿足條件的數(shù)據(jù)項將被圈釋。例如圈釋成績小于的數(shù)據(jù)項將被圈釋。例如圈釋成績小于60分的單分的單元格。元格。 方法：方法：a、選定成績的數(shù)據(jù)區(qū)。、選定成績的數(shù)據(jù)區(qū)。 b、執(zhí)行：數(shù)據(jù)、執(zhí)行：數(shù)據(jù)/有效性，彈出對話框，設(shè)置條件有效性，彈出對話框，設(shè)置條件為：整數(shù)大于等于為：整數(shù)大于等于60分。分。 c、這樣選定、這樣選定圈釋無效數(shù)據(jù)圈釋無效數(shù)據(jù)按鈕，可以看到成績按鈕，可以看到成績數(shù)據(jù)里不滿足有效性數(shù)據(jù)單元格會被圈釋。數(shù)據(jù)里不滿足有效性數(shù)據(jù)單元格會被圈釋。1617 圈釋無效數(shù)據(jù)與條件格式的功

9、能相近，都是顯示出特圈釋無效數(shù)據(jù)與條件格式的功能相近，都是顯示出特殊數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)不滿足殊數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)不滿足有效性有效性條件時將被圈釋，而數(shù)據(jù)條件時將被圈釋，而數(shù)據(jù)滿足滿足條件格式條件格式條件時將以條件格式顯示。條件時將以條件格式顯示。演示例子演示例子:18四、if函數(shù)的應(yīng)用 if（條件，值（條件，值1，值，值2）。）。 如果條件為真，如果條件為真，if函數(shù)的值為函數(shù)的值為值值1，否則為，否則為值值2。 例如，使用成績表中的平均分對學(xué)生進行分類。陳虹的例如，使用成績表中的平均分對學(xué)生進行分類。陳虹的等級計算公式為：等級計算公式為： =if(g2=90,“優(yōu)秀優(yōu)秀”,if(g2=80,“良良好好”,i

10、f(g2=70,“中等中等”,if(g2=60,“及格及格”,“不及不及格格”) 例子演示例子演示:19五、%數(shù)據(jù)的使用 在成績表中，平時成績占在成績表中，平時成績占20%，實驗占，實驗占30%，筆，筆試占試占50%，那么要計算總成績。，那么要計算總成績。 公式：公式： 平均成績平均成績*20%+實驗成績實驗成績*30%+筆試成績筆試成績*50% 具體例子如下圖所示：具體例子如下圖所示：實例演示實例演示20六、學(xué)號000001怎么錄入？ 這是字符串，不是數(shù)值。所以在錄入時要按字符這是字符串，不是數(shù)值。所以在錄入時要按字符串的方式錄入。串的方式錄入。 方法方法 一：在錄入前先加一個半角字符單引號

11、。例一：在錄入前先加一個半角字符單引號。例如如000001。這樣就可以錄入字符串了。半角字。這樣就可以錄入字符串了。半角字符單號是控制字符，表示左對齊。在符單號是控制字符，表示左對齊。在excel中，中，所有字符串都左對齊，所有數(shù)值都右對齊。所有字符串都左對齊，所有數(shù)值都右對齊。 方法二：把把要錄入方法二：把把要錄入000001類學(xué)號的區(qū)域選定，類學(xué)號的區(qū)域選定，然后執(zhí)行然后執(zhí)行“格式格式/單元格單元格”命令，彈出對話框，選命令，彈出對話框，選擇擇“數(shù)字數(shù)字”標簽，再選定標簽，再選定“文本文本”選項，請看下選項，請看下圖，圖，確定確定以后就可以直接錄入以后就可以直接錄入000001了。了。 實

12、例演示實例演示2122七、excel中常用格式工具 操作方法：操作方法： 1、選定文字區(qū)域、選定文字區(qū)域 2、選擇對應(yīng)的工具按鈕。、選擇對應(yīng)的工具按鈕。23八、word背景水印 格式格式/背景背景/水印水印 彈出對話框，可根據(jù)需要設(shè)置圖片水印和彈出對話框，可根據(jù)需要設(shè)置圖片水印和文字水印。文字水印。24九、期末注意事項 1、2010級的同學(xué)以等級考試成績作為本課程的結(jié)業(yè)級的同學(xué)以等級考試成績作為本課程的結(jié)業(yè)成績。明年成績。明年3月開學(xué)以后注意通知，最好報考重慶高月開學(xué)以后注意通知，最好報考重慶高教委組織的等級考試。目前教務(wù)處也認可全國等級教委組織的等級考試。目前教務(wù)處也認可全國等級考試，但費用

13、要貴考試，但費用要貴4倍。我們的教學(xué)組織都是按重慶倍。我們的教學(xué)組織都是按重慶市等級考試準備的，同學(xué)們最好報考重慶市的等級市等級考試準備的，同學(xué)們最好報考重慶市的等級考試。考試。 2、同學(xué)們一定要集體組織打印筆試資料，這樣才保、同學(xué)們一定要集體組織打印筆試資料，這樣才保證一次性通過等級考試。證一次性通過等級考試。 3、我向大家保證，只要同學(xué)位按我的方法準備，肯、我向大家保證，只要同學(xué)位按我的方法準備，肯定定100%一次性通過。一次性通過。 4、重慶市計算機等級考試時間春季都在四月份、重慶市計算機等級考試時間春季都在四月份20號號以后的第一個星期六，秋季一般在以后的第一個星期六，秋季一般在11月

14、份中旬的一月份中旬的一個周六。上午筆試，下午上機。筆試和上機都要個周六。上午筆試，下午上機。筆試和上機都要60分以上才能通過。分以上才能通過。25十、ppt插入多媒體 1、直接錄音、直接錄音 命令：插入命令：插入/影片和聲音影片和聲音/錄制聲音錄制聲音 彈出錄音機彈出錄音機 選定錄音鍵后可以現(xiàn)場直接錄音，把幻燈片選定錄音鍵后可以現(xiàn)場直接錄音，把幻燈片上的解說詞錄入到聲音中。上的解說詞錄入到聲音中。 錄音完成以后，選定錄音完成以后，選定確定確定按鈕，在幻燈片按鈕，在幻燈片上形成一個喇叭圖標。上形成一個喇叭圖標。 在放映時選定喇叭圖標，可以放出錄音。在放映時選定喇叭圖標，可以放出錄音。26 2、在

15、幻燈片上插入聲音文件或者電影文件、在幻燈片上插入聲音文件或者電影文件 命令：插入命令：插入/影片和聲音影片和聲音/文件中的影片文件中的影片 或者或者 插入插入/影片和聲音影片和聲音/文件中的聲音文件中的聲音 彈出對話框，可以在幻燈片中插入影片對象或者聲音彈出對話框，可以在幻燈片中插入影片對象或者聲音對象。對象。 插入的聲音文件類型：插入的聲音文件類型： mp3,wma, wav,midi,au,aiff 插入的影片文件類型：插入的影片文件類型： wmv,avi,mpeg(vcd文件文件), asf,dvr-ms 高清晰高清晰wmv文件可以用，但文件可以用，但avi的高清晰文件不能用。的高清晰文件不能用。mpeg只能用只能用vcd文件，即只能用文件，即只能用mpeg1格式的文件，格式的文件，不能用不能用 mpeg2（svcd)和和dvd文件。文件。2728 演示：現(xiàn)場插入一段演示：現(xiàn)場插入一段wmv文件或者文件或者mpeg文件或者文件或者avi文件。文件。實況演示實況演示29十一、ppt做自定義動畫 方法：方法： 1、選定欲做動畫的對象。、選定欲做動