職位說(shuō)明書(shū)的制作方法匯編

1、8/2/20212議 程n企業(yè)職能設(shè)計(jì)與職能分解n組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與工作設(shè)計(jì)n工作分析：目標(biāo)/內(nèi)容/程序/方法n職位說(shuō)明書(shū)：重要性/用途/格式/編制n案例解析與摹擬演練8/2/20213過(guò)程框圖職能設(shè)計(jì)職能設(shè)計(jì)基本職能基本職能 / 關(guān)鍵職能關(guān)鍵職能職能分解職能分解機(jī)構(gòu)設(shè)置機(jī)構(gòu)設(shè)置工作設(shè)計(jì)工作設(shè)計(jì)工作分析工作分析職位說(shuō)明書(shū)職位說(shuō)明書(shū)工作規(guī)范工作規(guī)范8/2/20214職能設(shè)計(jì)n什么是職能設(shè)計(jì)？ 對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理業(yè)務(wù)進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，確定企業(yè)應(yīng)當(dāng)從事哪些生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和管理業(yè)務(wù)，并規(guī)定其合理的結(jié)構(gòu)比例。n職能設(shè)計(jì)是企業(yè)組織設(shè)計(jì)的第一道“工序”思想是： 因事定機(jī)構(gòu)因事定機(jī)構(gòu) 因機(jī)構(gòu)配人員因機(jī)構(gòu)配人員8/2/2

2、0215職能設(shè)計(jì)的作用n使企業(yè)的戰(zhàn)略任務(wù)和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)在管理組織上得到落實(shí)n為企業(yè)管理組織的框架設(shè)計(jì)提供依據(jù)管理組織的各個(gè)層次、部門(mén)、職務(wù)和崗位，只是企業(yè)各項(xiàng)職能和業(yè)務(wù)的載體。 先有職能 才有結(jié)構(gòu)（不能先給病人吃藥，后診斷病情）8/2/20216職能設(shè)計(jì)的內(nèi)容n基本職能設(shè)計(jì)n關(guān)鍵職能設(shè)計(jì)n職能分解8/2/20217基本職能設(shè)計(jì)n目的：對(duì) 人、財(cái)、物、信息等經(jīng)營(yíng)資源 研、供、產(chǎn)、銷(xiāo)等經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)進(jìn)行 系統(tǒng)、有效的管理。n參考國(guó)內(nèi)、國(guó)外較先進(jìn)同類(lèi)企業(yè)n應(yīng)考慮的權(quán)變因素： 環(huán)境 戰(zhàn)略 技術(shù) 規(guī)模n案例一：8/2/20218某投資管理公司基本職能n經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略n財(cái)務(wù)（審計(jì)）n投資管理n資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理n人力資源n

3、行政辦公n經(jīng)營(yíng)計(jì)劃n公關(guān)與宣傳8/2/20219建筑公司的基本職能n采購(gòu)管理：n設(shè)備管理：n成本管理：n施工管理：n質(zhì)量管理：n安全管理：8/2/202110房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司n項(xiàng)目前期n資金n設(shè)計(jì)n市場(chǎng)分析與營(yíng)銷(xiāo)策劃n工程監(jiān)理n銷(xiāo)售8/2/202111練習(xí)一n寫(xiě)出你所在公司的基本職能8/2/202112關(guān)鍵職能設(shè)計(jì)n各項(xiàng)職能磚瓦材料/構(gòu)件n關(guān)鍵職能承擔(dān)負(fù)荷量最大的構(gòu)件n關(guān)鍵職能應(yīng)配置在組織結(jié)構(gòu)中心地位8/2/202113關(guān)鍵職能的確定n如何確定？由企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決定n確定關(guān)鍵職能應(yīng)思考三個(gè)問(wèn)題：？為達(dá)到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，什么職能必須得到出色履行，取得優(yōu)異成績(jī)？什么職能履行不佳，會(huì)使企業(yè)遭受?chē)?yán)重?fù)p失，甚

4、至危及企業(yè)生存？對(duì)體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)宗旨具有重要價(jià)值的活動(dòng)是什么8/2/202114練習(xí)二n投資管理公司總部的關(guān)鍵職能？n你所在子公司的關(guān)鍵職能？n你所在部門(mén)的關(guān)鍵職能？8/2/202115職能分解（一）n定義：將基本職能、關(guān)鍵職能逐步分解 化為獨(dú)立、可操作的具體業(yè)務(wù)n目的：將各項(xiàng)職能具體化 可執(zhí)行、可落實(shí) 如：生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù) 分解 具體業(yè)務(wù) 分派 不同部門(mén)/人來(lái)負(fù)責(zé)為后續(xù)組織設(shè)計(jì)工作提供前提條件 部門(mén)劃分和組合；縱向：集權(quán)、分權(quán)；橫向：協(xié)調(diào)方式選擇；部門(mén)/崗位責(zé)任制；職務(wù)設(shè)計(jì)等8/2/202116職能分解（二）n基本要求業(yè)務(wù)活動(dòng)的獨(dú)立性（舉例） 不能把性質(zhì)不同的業(yè)務(wù)活動(dòng)混合為一項(xiàng)活動(dòng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的可

5、操作性（舉例）避免重復(fù)和脫節(jié)（舉例）8/2/202117職能分解（三）n職能分解的方法：逐級(jí)分解法逐級(jí)分解法 一級(jí)職能-基本職能設(shè)計(jì)列出的職能二級(jí)職能-為完成一級(jí)職能必須開(kāi)展的 幾方面管理工作三級(jí)職能-由二級(jí)職能分解的具體業(yè)務(wù) 活動(dòng) 案例二：某公司職能分解示例8/2/202118組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)n縱向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 管理層次/幅度；集權(quán)/分權(quán)；n橫向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 部門(mén)/專(zhuān)業(yè)分工；橫向協(xié)調(diào)方式；橫向制約機(jī)制n職責(zé)與權(quán)限設(shè)計(jì)8/2/202119工作設(shè)計(jì)n方法： 1、事件流法：把相互密切關(guān)聯(lián)的事件或活動(dòng)歸并在一起形成一個(gè)工作 2、歸類(lèi)法：把性質(zhì)完全相同或相似的活動(dòng)歸并在一起，形成一個(gè)工作 3、目標(biāo)分解法：

6、把一個(gè)部門(mén)職能的總體目標(biāo)分解為各個(gè)分目標(biāo)，以分目標(biāo)為中心設(shè)定工作。n原則：1、相對(duì)獨(dú)立，避免工作關(guān)系復(fù)雜化。2、工作結(jié)果易于衡量/考核3、避免任務(wù)重疊、交叉4、有一定的深度和廣度5、相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁調(diào)整6、避免資格要求過(guò)高，找不到合適的人選8/2/202120工作分析n工作分析（職務(wù)分析）：是以工作為對(duì)象，觀察和分析其內(nèi)容、責(zé)任、特征、必要的資格條件等，將其結(jié)果載入工作說(shuō)明書(shū)（職位說(shuō)明書(shū)），判斷與其他工作的性質(zhì)差異的過(guò)程。n為管理活動(dòng)提供信息7Wn工作分析技術(shù)是現(xiàn)代人力資源管理的基本技術(shù)和核心技術(shù)8/2/202121工作分析術(shù)語(yǔ)n任務(wù)：為達(dá)到某一特定目的所進(jìn)行的一項(xiàng)活動(dòng)。n職責(zé)：一個(gè)人擔(dān)負(fù)的

7、一項(xiàng)或多項(xiàng)任務(wù)組成的活動(dòng)。n職位：由特定人所擔(dān)負(fù)的一個(gè)或數(shù)個(gè)職責(zé)組成，=崗位n工作：由一組主要職責(zé)相似的職位所組成 工作=職務(wù)n工作簇：由兩個(gè)或兩個(gè)以上的相似的工作組成。n職業(yè)：由不同時(shí)間內(nèi)不同組織中的相似工作組成。8/2/202122工作分析的目標(biāo)n組織管理n人力決策n聘用管理n績(jī)效考核n人力資源開(kāi)發(fā)n薪資管理n工作評(píng)價(jià)8/2/202123工作分析項(xiàng)目（一）n一般資料分析工作名稱(chēng)： 工作代碼： 1.工作地點(diǎn)：n工作實(shí)體分析主要目的工作任務(wù)分析工作責(zé)任分析督導(dǎo)與組織關(guān)系工作量分析8/2/202124工作分析項(xiàng)目（二）n工作環(huán)境分析工作的物理環(huán)境工作的安全環(huán)境人際與社會(huì)環(huán)境1.聘用備件n任職條件

8、分析教育培訓(xùn)情況必備知識(shí)經(jīng) 驗(yàn)1.心理素質(zhì)8/2/202125工作分析設(shè)計(jì)n選擇有代表性、典型性的職位n確定工作分析項(xiàng)目和調(diào)查方法n制訂工作分析規(guī)范 包括工作分析規(guī)范用語(yǔ)；工作分析項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)n選擇信息來(lái)源： 包括：任職人、管理者、客戶(hù)、工作分析人員、有關(guān)工作分析資料n選擇工作分析人員 來(lái)源：顧問(wèn)公司專(zhuān)家 培訓(xùn)內(nèi)部人員8/2/202126工作調(diào)查方法n觀察法： 運(yùn)用感覺(jué)器官或其他工具，觀察特定對(duì)象的實(shí)際工作動(dòng)作和工作方式，并以文字、圖表、圖象記錄下來(lái)n訪談法： 與任職人員面對(duì)面談話(huà)來(lái)收集信息和數(shù)據(jù) （訪談問(wèn)題舉例）n問(wèn)卷法： 由任職人員填寫(xiě)經(jīng)過(guò)特 別設(shè)計(jì)的調(diào)查問(wèn)卷n方法選?。?三種調(diào)查方法各有利弊

9、， 根據(jù)實(shí)際情況選擇使用。8/2/202127工作分析工具職位問(wèn)卷n職位問(wèn)卷是收集工作信息的基本工具n職位問(wèn)卷框架v基本資料姓名、性別、年齡、職稱(chēng)、 部門(mén)、學(xué)歷、職務(wù)、直屬主管、職等、職級(jí)、入職日期v工作時(shí)間調(diào)查正常工作時(shí)間、休息 時(shí)間、加班時(shí)間、出差情況、工作均衡8/2/202128v工作內(nèi)容調(diào)查工作目標(biāo)、工作概要、工 作程度 工作事項(xiàng)、各事項(xiàng)占全部工作時(shí)間的百分比，工作權(quán)限和結(jié)果v工作責(zé)任調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)控制責(zé)任、成本控制責(zé)任、協(xié)調(diào)責(zé)任、指導(dǎo)監(jiān)督責(zé)任、組織管理責(zé)任、工作結(jié)果責(zé)任、決策范圍v任職資格調(diào)查最低學(xué)歷要求、知識(shí)多樣性、熟練期、工作復(fù)雜性、工作經(jīng)驗(yàn)、文字知識(shí)、數(shù)學(xué)知識(shí)、工作靈活性、綜合能力8

10、/2/202129v工作強(qiáng)度調(diào)查工作壓力、精力集中程度、體力要求、創(chuàng)新與開(kāi)拓、工作緊張程度、工作均衡性v工作環(huán)境調(diào)查工作環(huán)境舒適性、工作環(huán)境危險(xiǎn)性等 問(wèn)卷設(shè)計(jì)要點(diǎn)v問(wèn)卷應(yīng)簡(jiǎn)短、填寫(xiě)起來(lái)簡(jiǎn)單、方便v調(diào)查項(xiàng)目應(yīng)為具有操作性的具體問(wèn)題v用語(yǔ)規(guī)范、準(zhǔn)確、通俗易懂，不能模棱兩可v不能面面俱到，應(yīng)突出重點(diǎn)8/2/202130問(wèn)卷形式v開(kāi)放式問(wèn)卷v封閉式問(wèn)卷v開(kāi)放式與封閉式相結(jié)合工作問(wèn)卷實(shí)例分析v開(kāi)放式問(wèn)卷實(shí)例v封閉式問(wèn)卷實(shí)例8/2/202131工作說(shuō)明書(shū)n又稱(chēng)職務(wù)說(shuō)明書(shū)，是根據(jù)工作分析得到的資料對(duì)工作的職務(wù)、條件以及責(zé)任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些條件限制下確認(rèn)工作的職責(zé)，并說(shuō)明工作的范圍和內(nèi)容

11、。n工作說(shuō)明書(shū)是人力資源管理中最為重要的文件之一。8/2/202132工作說(shuō)明書(shū)的重要性n闡明在公司內(nèi)誰(shuí)應(yīng)該負(fù)責(zé)什么工作n有助于在職者了解該職位的責(zé)任n幫助管理階層分析并改進(jìn)公司的組織結(jié)構(gòu)n作為職位評(píng)價(jià)、薪資調(diào)查以及建立薪資結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)8/2/202133工作說(shuō)明書(shū)的用途n人力規(guī)劃n人員招聘及甄選n人員任用及配置n薪資調(diào)查n薪資結(jié)構(gòu)n員工培訓(xùn)與發(fā)展n職業(yè)規(guī)劃n工作評(píng)價(jià)n職位分類(lèi)n績(jī)效評(píng)估n目標(biāo)管理計(jì)劃n工作流程分析n組織研究8/2/202134工作說(shuō)明書(shū)格式n依情況不同而異，基本由五大部分構(gòu)成：職位基本資料主要目的工作描述工作環(huán)境任職資格8/2/202135職位基本資料n職位名稱(chēng)n直屬主管n所屬

12、部門(mén)n工資等級(jí)n工資標(biāo)準(zhǔn)n所轄人數(shù)n工作性質(zhì)n工作地點(diǎn)n職務(wù)分析日期n職務(wù)分析人8/2/202136工作描述n工作概要：用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言說(shuō)明工作的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任n工作活動(dòng)內(nèi)容：逐項(xiàng)說(shuō)明工作活動(dòng)內(nèi)容；各活動(dòng)內(nèi)容所占時(shí)間百分比；活動(dòng)內(nèi)容權(quán)限；執(zhí)行依據(jù)n工作職責(zé)：n工作結(jié)果：最好定量n工作關(guān)系：受誰(shuí)監(jiān)督，監(jiān)督誰(shuí)；此工作可晉升的職位、可轉(zhuǎn)換的職位以及可以升遷至此的職位；與哪些職位發(fā)生關(guān)系n運(yùn)用設(shè)備和信息說(shuō)明8/2/202137任職資格n所需最低學(xué)歷n所需培訓(xùn)時(shí)間/科目n從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗(yàn)n一般能力：如計(jì)劃、協(xié)調(diào)、實(shí)施、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)、公關(guān)等及需求程度n興趣愛(ài)好n個(gè)性特征：如情緒穩(wěn)定性、責(zé)任心、外向/內(nèi)向、支配性、主動(dòng)性等n職位所需的性別、年齡特征n體能：視力、聽(tīng)力、反應(yīng)、耐力、體力8/2/202138工作環(huán)境n工作場(chǎng)所：室內(nèi)/室外/其他特殊場(chǎng)所n工作環(huán)境的危險(xiǎn)性：發(fā)生可能性；傷害程度；發(fā)生頻率；原因n職業(yè)病：可能性/輕重程度等n工作時(shí)間特性：正常工作時(shí)間、加班時(shí)間n工作的均衡性：是否忙閑不均及經(jīng)常性程度n工作環(huán)境舒適程度：溫度、濕度、粉塵、噪聲等8/2/202139編制基本要求n內(nèi)容可依據(jù)職務(wù)分析目標(biāo)加以調(diào)整，可繁可簡(jiǎn)n可以用表格形式，也可采用敘述型（見(jiàn)范例）n使用淺顯易懂的文字，用語(yǔ)要明確，不要模棱兩可n評(píng)