第二章秘書機構(gòu)

1、L o g oL o g o 熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織第一節(jié)秘書機構(gòu)的設(shè)置第一節(jié)秘書機構(gòu)的設(shè)置 L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織一、一、秘書工作機構(gòu)的設(shè)置原則秘書工作機構(gòu)的設(shè)置原則 秘書工作機構(gòu)是組織內(nèi)的綜合辦事秘書工作機構(gòu)是組織內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)。在我國，中央、省市、縣乃機構(gòu)。在我國，中央、省市、縣乃至鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道黨政機關(guān)和大中型企至鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道黨政機關(guān)和大中型企事業(yè)單位都普遍設(shè)有秘書工作機構(gòu)，事業(yè)單位都普遍設(shè)有秘書工作機構(gòu)，規(guī)模較小的組織則不設(shè)秘書

2、工作機規(guī)模較小的組織則不設(shè)秘書工作機構(gòu)，只設(shè)秘書崗位，配置少量的秘構(gòu)，只設(shè)秘書崗位，配置少量的秘書工作人員。書工作人員。 L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 國家行政機關(guān)的秘書機構(gòu)必需經(jīng)過報批才可國家行政機關(guān)的秘書機構(gòu)必需經(jīng)過報批才可設(shè)置，包括名稱與規(guī)模等，具有全國統(tǒng)一性。設(shè)置，包括名稱與規(guī)模等，具有全國統(tǒng)一性。對對于非國家機關(guān)而言的企業(yè)組織則具有靈活性。于非國家機關(guān)而言的企業(yè)組織則具有靈活性。規(guī)定性規(guī)定性靈活性靈活性L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服

3、務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：秘書工作機構(gòu)有四個原則： 1、適應性原則。、適應性原則。一個組織所設(shè)一個組織所設(shè)置的秘書機構(gòu)必須適應領(lǐng)導工置的秘書機構(gòu)必須適應領(lǐng)導工作和組織管理的實際需要，這作和組織管理的實際需要，這是秘書機構(gòu)設(shè)置的總原則。是秘書機構(gòu)設(shè)置的總原則。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織秘書機構(gòu)職能的適

4、應性秘書機構(gòu)職能的適應性辦公室子系統(tǒng)職能不一。辦公室子系統(tǒng)職能不一。秘書機構(gòu)規(guī)模的適應性秘書機構(gòu)規(guī)模的適應性辦公室設(shè)置規(guī)模不一。辦公室設(shè)置規(guī)模不一。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：秘書工作機構(gòu)有四個原則： 2、分級管理原則。、分級管理原則。秘書工作要為領(lǐng)導秘書工作要為領(lǐng)導服務(wù)，這個領(lǐng)導主要指所在組織的領(lǐng)服務(wù)，這個領(lǐng)導主要指所在組織的領(lǐng)導，而不是指上級機關(guān)的領(lǐng)導。導，而不是指上級機關(guān)的領(lǐng)導。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織

5、服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：秘書工作機構(gòu)有四個原則： 現(xiàn)代組織的分級特點一是縱向?qū)哟伪M量少，現(xiàn)代組織的分級特點一是縱向?qū)哟伪M量少，二是橫向幅度可適當加大，縱向?qū)哟紊偈菫槎菣M向幅度可適當加大，縱向?qū)哟紊偈菫榱松舷聹贤ǚ奖?、及時，避免中間阻隔和官了上下溝通方便、及時，避免中間阻隔和官僚主義。橫向幅度大是因為秘書工作涉及面僚主義。橫向幅度大是因為秘書工作涉及面廣、頭緒多，事務(wù)繁雜。從而使秘書工作機廣、頭緒多，事務(wù)繁雜。從而使秘書工作機構(gòu)的重要性和工作繁重程度大為增強。構(gòu)的重要性和工作繁重程度大為增強。L o g oL

6、o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：秘書工作機構(gòu)有四個原則： 3、精簡、高效原則。、精簡、高效原則。做做到能為組織獨立承擔辦公到能為組織獨立承擔辦公室工作職能而又保證其最室工作職能而又保證其最少工作成本。少工作成本。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：秘書工作機構(gòu)有四個原則： 職位設(shè)置超過適宜數(shù)，就會造成職位設(shè)置超過適宜數(shù)，就會造成機構(gòu)膨脹

7、，人浮于事；職位設(shè)置機構(gòu)膨脹，人浮于事；職位設(shè)置不足，就會造成職位短缺，人手不足，就會造成職位短缺，人手不夠，影響組織目標的實現(xiàn)。不夠，影響組織目標的實現(xiàn)。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：秘書工作機構(gòu)有四個原則： 4、相對穩(wěn)定原則。、相對穩(wěn)定原則。秘書機構(gòu)一旦秘書機構(gòu)一旦建立起來，就應當保持相對穩(wěn)定建立起來，就應當保持相對穩(wěn)定的狀態(tài)。秘書機構(gòu)必須在穩(wěn)定的的狀態(tài)。秘書機構(gòu)必須在穩(wěn)定的狀態(tài)下才能充分發(fā)揮作用。否則，狀態(tài)下才能充分發(fā)揮作用。否則，就會對整個組織

8、的管理和正常的就會對整個組織的管理和正常的運轉(zhuǎn)造成很大的障礙。運轉(zhuǎn)造成很大的障礙。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織二、辦公室的機構(gòu)設(shè)置二、辦公室的機構(gòu)設(shè)置國家級國家級 國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳 局（司）、處局（司）、處省部級省部級 湖南省政府辦公廳湖南省政府辦公廳 處、科處、科地廳級地廳級 大型企事業(yè)大型企事業(yè) 湘潭市政府辦公室湘潭市政府辦公室 多科室多科室縣處級縣處級 中型企事業(yè)中型企事業(yè) 縣政府辦公室縣政府辦公室 不設(shè)科室多人不設(shè)科室多人鄉(xiāng)鎮(zhèn)科級鄉(xiāng)鎮(zhèn)科級 小型企事業(yè)小型企事業(yè) 鄉(xiāng)政府辦公室鄉(xiāng)政府辦公室 1人人股股 村村L o g

9、 oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織三、秘書機構(gòu)的組織形式三、秘書機構(gòu)的組織形式領(lǐng)導層領(lǐng)導層部門部門1部門部門2部門部門3部門部門4辦公室辦公室秘書科秘書科綜合科綜合科接待科接待科信息科信息科綜理制綜理制L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織綜理制綜理制：由統(tǒng)一的辦公廳：由統(tǒng)一的辦公廳(室室)統(tǒng)籌安統(tǒng)籌安排，全面管理。這種模式由于結(jié)構(gòu)較排，全面管理。這種模式由于結(jié)構(gòu)較簡單且權(quán)力集中，責任分明，有利于簡單且權(quán)力集中，責任分明，有利于統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)，并統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)，并發(fā)揮整體功能。發(fā)揮整體功能。

10、L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織三、秘書機構(gòu)的組織形式三、秘書機構(gòu)的組織形式領(lǐng)導層領(lǐng)導層部門部門1部門部門2部門部門3部門部門4。辦公室辦公室人事處人事處信息處信息處接待處接待處分理制分理制L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織分理制分理制：將秘書工作職能化整為零，：將秘書工作職能化整為零，各負其責，各司其職，以充分發(fā)揮各各負其責，各司其職，以充分發(fā)揮各職能部門的作用。職能部門分工具體，職能部門的作用。職能部門分工具體，各司其職，能使復雜的辦公機構(gòu)加速各司其職，能使復雜的辦公機構(gòu)加速運轉(zhuǎn)。運轉(zhuǎn)。L o g o

11、L o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織綜理制綜理制的秘書機構(gòu)適合于組織機構(gòu)駐的秘書機構(gòu)適合于組織機構(gòu)駐點集中、工作業(yè)務(wù)面窄、內(nèi)設(shè)機構(gòu)層點集中、工作業(yè)務(wù)面窄、內(nèi)設(shè)機構(gòu)層次較少的組織。次較少的組織。分理制分理制主要適合于管理面較寬，或駐主要適合于管理面較寬，或駐地相對分散，且工作聯(lián)系面又廣，需地相對分散，且工作聯(lián)系面又廣，需處理的秘書類事務(wù)又比較繁多的大中處理的秘書類事務(wù)又比較繁多的大中型組織。型組織。 L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 1.上下級秘書機構(gòu)之間的縱向上下級秘書機構(gòu)之間的縱向聯(lián)系聯(lián)系上級秘書部門有義務(wù)對下級秘書上

12、級秘書部門有義務(wù)對下級秘書部門進行工作業(yè)務(wù)上的指導。部門進行工作業(yè)務(wù)上的指導。下級秘書部門有責任履行上級秘下級秘書部門有責任履行上級秘書部門下達的工作任務(wù)。書部門下達的工作任務(wù)。四、秘書機構(gòu)之間的關(guān)系四、秘書機構(gòu)之間的關(guān)系L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 2.不相隸屬的組織的秘書機構(gòu)不相隸屬的組織的秘書機構(gòu)之間的橫向聯(lián)系之間的橫向聯(lián)系現(xiàn)代社會任何組織都是一個開放現(xiàn)代社會任何組織都是一個開放的系統(tǒng)，任何組織要實現(xiàn)其基本的系統(tǒng)，任何組織要實現(xiàn)其基本的組織目標，都必然要與其他組的組織目標，都必然要與其他組織發(fā)生橫向聯(lián)系，而這種橫向聯(lián)織發(fā)生橫向聯(lián)系，而這種

13、橫向聯(lián)系主要是通過秘書部門來進行的。系主要是通過秘書部門來進行的。四、秘書機構(gòu)之間的關(guān)系四、秘書機構(gòu)之間的關(guān)系L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 3.同一組織的不同秘書機構(gòu)之同一組織的不同秘書機構(gòu)之間的聯(lián)系。間的聯(lián)系。分工明確，各自承擔分工明確，各自承擔某一方面的秘書業(yè)務(wù)，在辦公室某一方面的秘書業(yè)務(wù)，在辦公室主任或上級領(lǐng)導的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下共主任或上級領(lǐng)導的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下共同為領(lǐng)導工作和組織整體工作服同為領(lǐng)導工作和組織整體工作服務(wù)。務(wù)。四、秘書機構(gòu)之間的關(guān)系四、秘書機構(gòu)之間的關(guān)系L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織五、

14、秘書機構(gòu)設(shè)置五、秘書機構(gòu)設(shè)置 不同層次的辦公室，設(shè)置不同層次的辦公室，設(shè)置的科室有所不同。它們可根的科室有所不同。它們可根據(jù)職責范圍的大小，涉及面據(jù)職責范圍的大小，涉及面的寬窄來設(shè)置，但秘書科、的寬窄來設(shè)置，但秘書科、信息科和事務(wù)管理科，是廳信息科和事務(wù)管理科，是廳一級及大中型企業(yè)的辦公室一級及大中型企業(yè)的辦公室必不可少的三個機構(gòu)。必不可少的三個機構(gòu)。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 1秘書科秘書科 (1)主動做好領(lǐng)導之間、部門之間的協(xié)調(diào)工作，幫助領(lǐng)導有計劃、主動做好領(lǐng)導之間、部門之間的協(xié)調(diào)工作，幫助領(lǐng)導有計劃、有步驟、有重點的抓好各項工作，做到忙

15、而不亂。有步驟、有重點的抓好各項工作，做到忙而不亂。 (2)開展調(diào)查研究，了解基層群眾的學習、思想、工作、生活開展調(diào)查研究，了解基層群眾的學習、思想、工作、生活情況，及時向領(lǐng)導反映，并提出合理的建議。情況，及時向領(lǐng)導反映，并提出合理的建議。 (3)檢查督促各種行政法規(guī)和本組織的各項決議、制度、辦法、檢查督促各種行政法規(guī)和本組織的各項決議、制度、辦法、規(guī)定的執(zhí)行，驗證決策是否科學合理，是否符合實際。發(fā)現(xiàn)問題規(guī)定的執(zhí)行，驗證決策是否科學合理，是否符合實際。發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導反映，防止并糾正偏差。要及時向領(lǐng)導反映，防止并糾正偏差。 (4)組織起草本單位的工作計劃、報告、總結(jié)、規(guī)劃、決議和組織起草本

16、單位的工作計劃、報告、總結(jié)、規(guī)劃、決議和規(guī)章制度，對需上報、下發(fā)的文稿進行政策、文字上的把關(guān)。規(guī)章制度，對需上報、下發(fā)的文稿進行政策、文字上的把關(guān)。 (5)對上級組織的來文和下設(shè)部門的報告，要及時轉(zhuǎn)給有關(guān)領(lǐng)對上級組織的來文和下設(shè)部門的報告，要及時轉(zhuǎn)給有關(guān)領(lǐng)導，并根據(jù)領(lǐng)導的批示，具體落實承辦單位和負責人，并負責催導，并根據(jù)領(lǐng)導的批示，具體落實承辦單位和負責人，并負責催辦，如期上報辦理結(jié)果。辦，如期上報辦理結(jié)果。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 2信息科信息科 (1)建立多渠道多方位的信息員網(wǎng)絡(luò)，形成一個信息的輸入、建立多渠道多方位的信息員網(wǎng)絡(luò)，形成一

17、個信息的輸入、處理、輸出、反饋的信息封閉系統(tǒng)。處理、輸出、反饋的信息封閉系統(tǒng)。 (2)信息科每個工作人員都應具有很強的信息意識和信息價值信息科每個工作人員都應具有很強的信息意識和信息價值觀。觀。 (3)信息科工作人員必須具有調(diào)查研究的基本功，不但要善于信息科工作人員必須具有調(diào)查研究的基本功，不但要善于了解動態(tài)信息，也要善于了解暫時處于靜態(tài)的信息，盡量掌握了解動態(tài)信息，也要善于了解暫時處于靜態(tài)的信息，盡量掌握第一手材料。第一手材料。 (4)要有很強的綜合處理信息的能力，善于將眾多的信息進行要有很強的綜合處理信息的能力，善于將眾多的信息進行分析、處理和加工。分析、處理和加工。 (5)采用必要的信息

18、傳播手段。采用必要的信息傳播手段。 (6)建立信息庫。要善于貯存信息，保持信息的連續(xù)性，使信建立信息庫。要善于貯存信息，保持信息的連續(xù)性，使信息的價值得到充分發(fā)揮。息的價值得到充分發(fā)揮。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 3事務(wù)管理科事務(wù)管理科 (1)要有一個靈敏、暢通的聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)和指揮系統(tǒng)，這個系統(tǒng)要有一個靈敏、暢通的聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)和指揮系統(tǒng)，這個系統(tǒng)要有一定的自主權(quán)盡量減少中間環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)要緊緊相要有一定的自主權(quán)盡量減少中間環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)要緊緊相扣使聯(lián)系渠道始終處于良好狀態(tài)?？凼孤?lián)系渠道始終處于良好狀態(tài)。 (2)根據(jù)組織的實際，配備充足的交通工具。根據(jù)

19、組織的實際，配備充足的交通工具。 (3)事務(wù)管理科的工作人員必須具有較強的事務(wù)管理科的工作人員必須具有較強的“公共意識公共意識”，工作熱心負責，善于交際，辦事靈活。敢于獨立處理問題，工作熱心負責，善于交際，辦事靈活。敢于獨立處理問題，包括處理一些突發(fā)性的事件。包括處理一些突發(fā)性的事件。 (4)要建立必要的值班制度。要建立必要的值班制度。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織第二節(jié)秘書工作的職能與要求第二節(jié)秘書工作的職能與要求L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能一、秘書工作的職能（一）秘書輔助決策

20、的職能（一）秘書輔助決策的職能決策，對未來行動作出決定。決策，對未來行動作出決定。在決策的準備階段、決策形成階在決策的準備階段、決策形成階段、決策實施階段，秘書要輔助段、決策實施階段，秘書要輔助領(lǐng)導，做好領(lǐng)導的參謀助手。領(lǐng)導，做好領(lǐng)導的參謀助手。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能超級稻在安徽遭遇了超級稻在安徽遭遇了“滑鐵盧滑鐵盧”在安徽蚌埠，萬畝在安徽蚌埠，萬畝“超級水稻超級水稻”去年出現(xiàn)絕收或減產(chǎn)，將種子供貨去年出現(xiàn)絕收或減產(chǎn)，將種子供貨方隆平高科推上風口浪尖。在一片方隆平高科推上風口浪尖。在一片爭議

21、聲中，隆平高科爭議聲中，隆平高科4月月12日晚間日晚間宣布停售這一雜交水稻種子，并將宣布停售這一雜交水稻種子，并將籌建種子行業(yè)災后救助基金?；I建種子行業(yè)災后救助基金。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能“兩優(yōu)兩優(yōu)0293”在安徽種植在安徽種植18萬萬畝，為何只有在五河縣附近出畝，為何只有在五河縣附近出現(xiàn)大面積的絕收或減產(chǎn)呢？現(xiàn)大面積的絕收或減產(chǎn)呢？ 針對針對“兩優(yōu)兩優(yōu)0293”水稻出現(xiàn)水稻出現(xiàn)的絕收和減產(chǎn)，五河縣和安徽的絕收和減產(chǎn)，五河縣和安徽省兩級農(nóng)委同時組織了專家進省兩級農(nóng)委同時組織了專家進行了田間現(xiàn)

22、場鑒定。行了田間現(xiàn)場鑒定。 L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能2014年年9月月23日，兩級農(nóng)委出具鑒定日，兩級農(nóng)委出具鑒定結(jié)論，認為絕收或減產(chǎn)屬于典型的結(jié)論，認為絕收或減產(chǎn)屬于典型的“穗頸穗頸瘟瘟”危害，而孕穗和抽穗期間出現(xiàn)低溫連危害，而孕穗和抽穗期間出現(xiàn)低溫連陰雨，品種本身高感稻瘟病，加上適期預陰雨，品種本身高感稻瘟病，加上適期預防措施不到位，是導致該病暴發(fā)的主要原防措施不到位，是導致該病暴發(fā)的主要原因。因。 專家鑒定組組長包文新研究員透露，專家鑒定組組長包文新研究員透露，“兩優(yōu)兩優(yōu)0293”品種的

23、最大優(yōu)點是抗倒，但也品種的最大優(yōu)點是抗倒，但也存在致命的弱點，就是對稻瘟病的抗性很存在致命的弱點，就是對稻瘟病的抗性很低。低?！鞍不詹皇堑疚敛〉母甙l(fā)區(qū)，因此被安徽不是稻瘟病的高發(fā)區(qū)，因此被列為列為兩優(yōu)兩優(yōu)0293的適宜種植區(qū)域。的適宜種植區(qū)域?！?L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能輔助決策的職能要求：輔助決策的職能要求：1.秘書要具備必要的專業(yè)知識、專秘書要具備必要的專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)，要與領(lǐng)導工作思路保持同業(yè)技術(shù)，要與領(lǐng)導工作思路保持同步。步。秘書應該掌握與決策事項相關(guān)秘書應該掌握與決策事項相關(guān)的專業(yè)

24、知識與專業(yè)技能，并以領(lǐng)導的專業(yè)知識與專業(yè)技能，并以領(lǐng)導的思維來分析、看待問題，作出科的思維來分析、看待問題，作出科學合理的組織決策。學合理的組織決策。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能輔助決策的職能要求：輔助決策的職能要求：2.秘書要善于深入調(diào)研，全面收集相關(guān)信秘書要善于深入調(diào)研，全面收集相關(guān)信息，確保實現(xiàn)決策目標。息，確保實現(xiàn)決策目標。在決策的準備階在決策的準備階段，秘書需要及時、全面、準確收集各方段，秘書需要及時、全面、準確收集各方面信息，輔助領(lǐng)導科學決策。在決策形成面信息，輔助領(lǐng)導科學決策。在決策

25、形成階段，秘書要完善、系統(tǒng)地整理和運用信階段，秘書要完善、系統(tǒng)地整理和運用信息，形成具體的決策方案和實施細則。在息，形成具體的決策方案和實施細則。在決策的實施階段，秘書需要不斷收集執(zhí)行決策的實施階段，秘書需要不斷收集執(zhí)行過程中的情況和問題，為協(xié)調(diào)工作、督促過程中的情況和問題，為協(xié)調(diào)工作、督促辦理、調(diào)整決策提供輔助。辦理、調(diào)整決策提供輔助。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能輔助決策的職能要求：輔助決策的職能要求：3.秘書輔助決策要把握好度，不要干擾秘書輔助決策要把握好度，不要干擾領(lǐng)導決策。領(lǐng)導決策。領(lǐng)導認

26、識問題常常具有一定領(lǐng)導認識問題常常具有一定的獨特性，往往習慣于從宏觀視野、長的獨特性，往往習慣于從宏觀視野、長遠規(guī)劃方面考慮戰(zhàn)略目標。秘書對決策遠規(guī)劃方面考慮戰(zhàn)略目標。秘書對決策的形成的確可能起到重要的促進作用，的形成的確可能起到重要的促進作用，但不可超越職責范疇。所以秘書不能不但不可超越職責范疇。所以秘書不能不擇時機、不分場合亂提建議、意見。擇時機、不分場合亂提建議、意見。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能輔助決策的職能要求：輔助決策的職能要求：4.保密。決策在準備、形成的階段，保密。決策在準備、形成

27、的階段，有些不宜公開的內(nèi)容和細節(jié)要遵守有些不宜公開的內(nèi)容和細節(jié)要遵守保密規(guī)范。保密規(guī)范。決策在實施階段也仍有決策在實施階段也仍有一些信息需要保密。確保決策運行一些信息需要保密。確保決策運行過程中團結(jié)合作，目標一致。過程中團結(jié)合作，目標一致。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能一、秘書工作的職能（二）秘書輔助管理的職能（二）秘書輔助管理的職能“科學管理之父科學管理之父”弗雷德里弗雷德里克克泰羅泰羅(Frederick Winslow Taylor) 認為：認為：“管理就是確切管理就是確切地知道你要別人干什么，并使他地知道你要別人干什么，

28、并使他用最好的方法去干用最好的方法去干”， (科學科學管理原理管理原理) 。在泰羅看來，管。在泰羅看來，管理就是指揮他人能用最好的辦法理就是指揮他人能用最好的辦法去工作。去工作。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（二）秘書輔助管理的職能（二）秘書輔助管理的職能秘書輔助管理就是秘書輔助領(lǐng)導秘書輔助管理就是秘書輔助領(lǐng)導指揮他人能用最好的辦法去工作。指揮他人能用最好的辦法去工作。秘書通過督促檢查和協(xié)調(diào)來實現(xiàn)秘書通過督促檢查和協(xié)調(diào)來實現(xiàn)輔助管理的職能。輔助管理的職能。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（二）秘書輔助

29、管理的職能（二）秘書輔助管理的職能1. 督促檢查督促檢查秘書的督促檢查的工作，主要是在領(lǐng)導秘書的督促檢查的工作，主要是在領(lǐng)導者的主持或授權(quán)時，按照領(lǐng)導確定的督者的主持或授權(quán)時，按照領(lǐng)導確定的督促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體事務(wù)：促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體事務(wù)：（1）發(fā)現(xiàn)執(zhí)行機構(gòu)出現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象，提）發(fā)現(xiàn)執(zhí)行機構(gòu)出現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象，提出整改建議。出整改建議。（2）檢查執(zhí)行的實施進展情況，保證）檢查執(zhí)行的實施進展情況，保證執(zhí)行順利進行。執(zhí)行順利進行。（3）督促檢查對組織決策方案的實施，）督促檢查對組織決策方案的實施，保證實現(xiàn)預期目標。保證實現(xiàn)預期目標。（4）及時反饋實施的情況，評估歸納）及時反饋實施的情況，評估

30、歸納督促檢查效果。督促檢查效果。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（二）秘書輔助管理的職能（二）秘書輔助管理的職能2.輔助協(xié)調(diào)輔助協(xié)調(diào)在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達到平衡、閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。這主要和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。這主要表現(xiàn)在：表現(xiàn)在： 協(xié)調(diào)部門與部門之間、或時間前后之間協(xié)調(diào)部門與部門之間、或時間前后之間的政策規(guī)章矛盾；的政策規(guī)章矛盾； 協(xié)調(diào)部門與部門之間的利害沖突；協(xié)調(diào)部門與部門之間的利害沖突； 協(xié)調(diào)本組織部門之間的工作、生產(chǎn)進度、

31、協(xié)調(diào)本組織部門之間的工作、生產(chǎn)進度、計劃失調(diào)或其他矛盾；計劃失調(diào)或其他矛盾； 協(xié)調(diào)本組織與政府部門、新聞媒介、社協(xié)調(diào)本組織與政府部門、新聞媒介、社區(qū)公眾之間的矛盾沖突；區(qū)公眾之間的矛盾沖突； 協(xié)調(diào)領(lǐng)導人與領(lǐng)導人之間、領(lǐng)導人與員協(xié)調(diào)領(lǐng)導人與領(lǐng)導人之間、領(lǐng)導人與員工之間、員工與員工之間的人際關(guān)系。工之間、員工與員工之間的人際關(guān)系。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能一、秘書工作的職能（三）秘書綜合服務(wù)的職能（三）秘書綜合服務(wù)的職能這表現(xiàn)在：這表現(xiàn)在：幫助或代替領(lǐng)導部門處理日常文書、幫助或代替領(lǐng)導部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)節(jié)省

32、領(lǐng)導的通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)節(jié)省領(lǐng)導的精力與時間；精力與時間；幫助領(lǐng)導管理和維持下屬部門和人員幫助領(lǐng)導管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉(zhuǎn)；各項日常工作的正常運轉(zhuǎn)；負責與有關(guān)組織的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文負責與有關(guān)組織的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文件、信函、電報、電傳、電話以及人件、信函、電報、電傳、電話以及人員往來、接待與服務(wù)；員往來、接待與服務(wù)； 負責與政府部門、新聞媒介單位、顧負責與政府部門、新聞媒介單位、顧客與社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡(luò)與接待服務(wù)?？团c社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡(luò)與接待服務(wù)。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能一、秘書工作的職能（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能（二）秘書輔助管理的職能（二）秘書輔助管理的職能（三）秘書綜合服務(wù)的職能（三）秘書綜合服務(wù)的職能總結(jié)總結(jié)L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 1辦公室職責、權(quán)限、目標、任務(wù)辦公室職責、權(quán)限、目標、任務(wù)明確，各秘書職責科學、明確。明確，各秘書職責科學、明確。 2制定秘書工作的各項制度和標準，制定秘書工作的各項制度和標準，并執(zhí)行與考核到位。并執(zhí)行與考核到位。 3工作程