房地產(chǎn)行政管理手冊(cè)

1、比優(yōu)特集團(tuán)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)分公司行政管理手冊(cè)第一部分 文明辦公管理辦法第一章 總 則第一條 為充分體現(xiàn)湖北愛(ài)特投資有限公司的企業(yè)文化和形象，實(shí)現(xiàn)辦公管理的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，特制定本管理辦法。第二條 本辦法包括辦公現(xiàn)場(chǎng)管理、接待禮儀管理、著裝儀表管理及電話使用管理。第二章 辦公現(xiàn)場(chǎng)管理第三條 員工應(yīng)注意保持公司地面及周邊的環(huán)境衛(wèi)生，做到無(wú)積水、灰塵、蜘蛛網(wǎng)、雜物等現(xiàn)象。每季度由總經(jīng)辦組織對(duì)辦公區(qū)進(jìn)行一次大面積的消毒殺菌工作。第四條 辦公區(qū)內(nèi)辦公桌、椅、文件柜的清潔由員工自己負(fù)責(zé)每天打掃，部門(mén)使用的文件柜的清潔與管理由其所屬部門(mén)負(fù)責(zé)。第五條 辦公區(qū)內(nèi)物品位置擺放合理、實(shí)效、整齊，無(wú)亂堆亂放現(xiàn)象。第

2、六條 辦公桌上定置電腦、電話機(jī)、臺(tái)歷、茶杯、文件盒及相關(guān)辦公用品等，不堆放與工作無(wú)關(guān)的雜物；下班前各類文件、文具及時(shí)歸檔存放，辦公桌面應(yīng)整潔、干凈。第七條 辦公桌抽屜、柜內(nèi)無(wú)紙屑、無(wú)雜物，辦公文件、文具擺放整潔衛(wèi)生。第八條 工作椅以正在辦公時(shí)的桌椅相對(duì)方向?yàn)榛鶞?zhǔn)放置。人離開(kāi)辦公區(qū)時(shí)，工作椅處于向桌下半推進(jìn)狀態(tài)；下班或長(zhǎng)時(shí)間外出時(shí)，工作椅處于全推進(jìn)狀態(tài)。第九條 辦公區(qū)內(nèi)任何時(shí)間、任何地點(diǎn)嚴(yán)禁吸煙，不得有煙頭、煙灰。員工和來(lái)訪的客人只能到公司指定的辦公區(qū)外的吸煙區(qū)吸煙。第十條 辦公區(qū)內(nèi)空調(diào)控制末端設(shè)備由各部門(mén)自行管理，在部門(mén)所有人員離開(kāi)后，應(yīng)該將控制器置于關(guān)閉狀態(tài)。第十一條 辦公區(qū)內(nèi)任何時(shí)間嚴(yán)禁玩

3、網(wǎng)絡(luò)和本機(jī)游戲；上班時(shí)間嚴(yán)禁上網(wǎng)聊天和瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)頁(yè)，確因工作需要上網(wǎng)的必須掛工作上網(wǎng)標(biāo)識(shí)牌。上班時(shí)間嚴(yán)禁聊天、吃零食、閑坐和睡覺(jué)等與本職工作業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的行為，任何時(shí)間嚴(yán)禁聚餐和長(zhǎng)時(shí)間電話聊天等行為。第三章 接待禮儀管理第十二條 辦公區(qū)內(nèi)有客人來(lái)訪時(shí)，員工應(yīng)立即禮貌地站起并招呼“您好，歡迎光臨”或“某某先生（小姐），您好”，當(dāng)對(duì)方遞過(guò)名片時(shí)，應(yīng)以雙手接過(guò)名片并認(rèn)真傾聽(tīng)來(lái)人講話，必要時(shí)應(yīng)做好記錄。第十三條 在走廊、樓道行走時(shí)應(yīng)遵循右側(cè)行走，避免碰撞或堵塞而影響他人行走，遇到領(lǐng)導(dǎo)或客人時(shí)應(yīng)立即緩行，以示禮貌。第十四條 有訪客到公司時(shí)，要配合訪客步調(diào)，在訪客左側(cè)前一公尺處引導(dǎo)，在轉(zhuǎn)彎或上樓前，應(yīng)

4、先作指引動(dòng)作，讓客人明白去往何處。第十五條 招待客人面談時(shí)，應(yīng)適時(shí)端上茶水（茶杯不能倒?jié)M），放在客人較近的茶幾上，若面談時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)適時(shí)往杯內(nèi)添加茶水。第十六條 辦公室、走廊、樓道等為辦公和公共場(chǎng)所，應(yīng)盡量保持安靜，說(shuō)話、交談?wù)Z氣要平和，不大聲喧嘩或談笑風(fēng)生而干擾他人工作。第十七條 辦公桌、椅、工具的使用避免發(fā)生碰撞噪音而影響辦公環(huán)境。第十八條 同事之間坦誠(chéng)相待，明辨是非，不道聽(tīng)途說(shuō)，不議論公司機(jī)密和與工作無(wú)關(guān)的事。第四章 著裝儀表管理第十九條 除冬夏兩季外，員工上班時(shí)間應(yīng)著職業(yè)裝，保持衣容整潔，不準(zhǔn)穿奇裝異服，不準(zhǔn)穿拖鞋、背心及打赤膊，不染異色頭發(fā)。周末可穿休閑裝。第二十條 男員工不蓄長(zhǎng)頭發(fā)

5、（標(biāo)準(zhǔn)為左右不得過(guò)耳，后面不得過(guò)衣領(lǐng)），不得蓄胡須。第二十一條 女員工化淡妝，不亂涂脂抹粉，不蓄指甲，不涂指甲油。第二十二條 講究個(gè)人衛(wèi)生，不隨地吐痰，不做不文明動(dòng)作。第二十三條 上班前不喝酒，無(wú)醉意。經(jīng)批準(zhǔn)的有特殊業(yè)務(wù)招待的情況除外，但任何情況下，不得酗酒。第五章 電話使用管理第二十四條 電話鈴聲響三次以內(nèi)，應(yīng)接聽(tīng)電話，以免使對(duì)方久等而失望或不快。第二十五條 通話時(shí)，拿起電話應(yīng)先講“您好，我是湖北愛(ài)特某某部”，通話語(yǔ)調(diào)要和氣、優(yōu)雅，如遇對(duì)方說(shuō)話聲小，應(yīng)有禮貌地說(shuō)明“對(duì)不起，我沒(méi)有聽(tīng)清，請(qǐng)您大點(diǎn)兒聲說(shuō)”，不能高聲喊叫或拍擊桌面。第二十六條 如遇來(lái)電找人時(shí)，應(yīng)先說(shuō)“請(qǐng)您稍等”再迅速將電話轉(zhuǎn)給被找

6、者；被找者不在時(shí)應(yīng)知會(huì)對(duì)方“對(duì)不起，某某現(xiàn)不在辦公區(qū)，請(qǐng)您稍候再聯(lián)系”；如對(duì)方需留言，必須做好記錄，并及時(shí)轉(zhuǎn)告。第二十七條 電話突然中斷時(shí)，應(yīng)立即掛上電話，再次通話時(shí)要表示歉意；通話完畢，應(yīng)等對(duì)方掛斷之后，再輕輕掛上電話。第二十八條 公司的辦公電話只用于公事，通話前應(yīng)進(jìn)行思考，盡量簡(jiǎn)明扼要，每次通話時(shí)間原則上控制在3分鐘內(nèi)；如遇長(zhǎng)途電話使用時(shí)，部門(mén)根據(jù)工作需要，做好長(zhǎng)途通話備查記錄。第二十九條 各部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)電話接聽(tīng)的管理，外單位人員一律禁止接聽(tīng)本公司電話。第三十條 打電話時(shí)注意控制音量，以免影響他人辦公。第六章 附 則第三十一條 凡本公司員工均應(yīng)遵守本管理辦法，出現(xiàn)違規(guī)者，每條款處罰2050

7、元，公司有獎(jiǎng)懲規(guī)定的按獎(jiǎng)懲規(guī)定處理。特別強(qiáng)調(diào)普通員工違規(guī)，將追究部門(mén)負(fù)責(zé)人督導(dǎo)不力的責(zé)任；部門(mén)負(fù)責(zé)人違規(guī)，將追究分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，一并處罰。第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。第二部分 文件審批辦法第一章 總 則第一條 為了進(jìn)一步提高公司文件辦理效率和質(zhì)量，規(guī)范公司各種文件起草、傳遞以及審批流程，特制訂本程序文件。第二章 適用范圍第二條 本程序文件適用于湖北愛(ài)特投資有限公司及其子公司所有需要決策層和總監(jiān)審批、會(huì)簽的文件。第三條 公司向政府各部門(mén)呈遞的建議、報(bào)告、申請(qǐng)、請(qǐng)示等。第四條 公司各部門(mén)向公司領(lǐng)導(dǎo)呈遞的報(bào)告、申請(qǐng)、請(qǐng)示等。第五條 公司各部門(mén)起草的管理文件如制度、工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)函件等。第六條

8、使用本公司的各種證照、簽章的申請(qǐng)單。第七條 其他需要簽批的報(bào)告、單據(jù)。第三章 職 責(zé)第八條 各個(gè)部門(mén)指定兼職資料管理員，資料管理員負(fù)責(zé)文件的登記、傳遞。第九條 各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)草擬文件的審核。第十條 總經(jīng)辦秘書(shū)負(fù)責(zé)文件的登記、報(bào)批以及分發(fā)。第十一條 文件、資料傳閱時(shí)由部門(mén)資料管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)，及時(shí)回收并按制度歸檔。第十二條 對(duì)于各部門(mén)已形成但最終因各種原因未有實(shí)施的報(bào)告、通告等文檔，其中對(duì)日后工作確有參考作用的，由部門(mén)資料管理員負(fù)責(zé)收集紙質(zhì)及電子檔并注明“未實(shí)施件”。第四章 文件分類和審批時(shí)限第十三條 根據(jù)文件批復(fù)緊急情況，文件分為普通、加急和特急三種。第十四條 普通文件每級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在2個(gè)工作日

9、內(nèi)審批完畢，加急文件每級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)審批完畢，特急文件每級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在半個(gè)工作日內(nèi)審批完畢。第十五條 日常事務(wù)性用印、派車(chē)申請(qǐng)以及其他特殊情況可及時(shí)辦理。第五章 文件擬訂辦法第十六條 公司向政府及各職能部門(mén)呈遞的建議、報(bào)告、申請(qǐng)、請(qǐng)示等文件，原則上由總經(jīng)辦起草、發(fā)文，涉及工程、法律等專業(yè)知識(shí)或有關(guān)各部門(mén)獨(dú)立負(fù)責(zé)的工作的文件，由經(jīng)辦部門(mén)擬訂初稿，由總經(jīng)辦審核、修改；報(bào)批時(shí)，將專業(yè)人員名單和意見(jiàn)、建議作為附件一并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，供領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)參考。第十七條 公司各部門(mén)向公司領(lǐng)導(dǎo)呈遞的報(bào)告、申請(qǐng)、請(qǐng)示等，涉及其他部門(mén)事項(xiàng)的，由文件起草部門(mén)征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)或建議，必要時(shí)組織相關(guān)部門(mén)討論；報(bào)批時(shí)，將其他

10、部門(mén)意見(jiàn)、建議以及建議采納情況或說(shuō)明作為附件一并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，供領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)參考。第十八條 管理制度、規(guī)定的擬訂部門(mén)，在管理制度、規(guī)定初稿擬訂后，必須征求領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)和相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，必要時(shí)組織相關(guān)部門(mén)討論；報(bào)批時(shí)，將其他部門(mén)意見(jiàn)、建議以及建議采納情況或說(shuō)明作為附件一并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，供領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)參考。第十九條 文件擬訂部門(mén)發(fā)出征求意見(jiàn)函（電子郵件或其他形式通知）后，被征求意見(jiàn)部門(mén)必須按要求回復(fù)，不得延遲或敷衍。第六章 文件的登記和傳遞第二十條 各個(gè)部門(mén)向公司決策層上報(bào)審批文件時(shí)，必須由本部門(mén)資料管理員登記上報(bào)文件后，再將文件交給總經(jīng)辦或財(cái)務(wù)管理部資料管理員登記，并由擬文部門(mén)資料管理員簽字確認(rèn)。登記表見(jiàn)

11、附件一審批文件登記表。第二十一條 領(lǐng)導(dǎo)審批后，由總經(jīng)辦將文件分送到各個(gè)部門(mén)，部門(mén)資料管理員簽字確認(rèn)。第二十二條 需要領(lǐng)導(dǎo)分別審批簽字的文件，由文件擬訂部門(mén)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，再報(bào)總經(jīng)辦，并由總經(jīng)辦秘書(shū)負(fù)責(zé)文件在副總經(jīng)理和總經(jīng)理之間傳遞。第二十三條 需要部門(mén)會(huì)簽的文件，在向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批前，由發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)文件傳遞；會(huì)簽時(shí)，同樣履行文件登記手續(xù)。第七章 文件審批權(quán)限第二十四條 各部門(mén)所擬各種建議、報(bào)告、申請(qǐng)、請(qǐng)示等文件，由本部門(mén)擬訂，總經(jīng)理（付總經(jīng)理）簽署意見(jiàn)后，（涉及費(fèi)用的需經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核），如果需要董事長(zhǎng)審批的，由總經(jīng)辦報(bào)董事長(zhǎng)審批。第八章 文件歸檔管理第二十五條 文件由擬訂部門(mén)按照公司檔案管理制

12、度規(guī)定交給總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦進(jìn)行歸檔管理。第二十六條 人事資料由總經(jīng)辦按規(guī)定辦理。第三部分 檔案管理制度第一章 總 則第一條 為提高檔案管理水平，規(guī)范檔案工作程序，系統(tǒng)保存企業(yè)資料，有效保守機(jī)密，便于查閱和使用，結(jié)合本公司工作實(shí)際，特制定本制度。第二條 整合資源、分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理、集中存檔、信息共享。第二章 管理范疇第三條 各級(jí)政府部門(mén)頒布、下發(fā)的文件、通知、指示、條例等，以及本公司向政府各部門(mén)呈遞的報(bào)告、申請(qǐng)、請(qǐng)示等；第四條 對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來(lái)往的文件資料；第五條 本公司與有關(guān)單位或政府部門(mén)簽訂的協(xié)議、合同等；第六條 公司內(nèi)部臨時(shí)性文件資料，如各種工作計(jì)劃、工作報(bào)表、會(huì)議資料、人事

13、資料、活動(dòng)資料、函件資料、工程日志、工作日記、影像資料、照片、電子文檔復(fù)印、與公司有關(guān)的報(bào)刊資料及其他各類事務(wù)性資料等；第七條 公司開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)的各項(xiàng)目資料，如可行性報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、方案、簡(jiǎn)介等；第八條 各項(xiàng)目工程圖紙及建筑資料等；第九條 本公司的各種證照；第十條 公司董事會(huì)的相關(guān)資料。第三章 編號(hào)管理辦法第十一條 公司收到或發(fā)出的、對(duì)外或?qū)?nèi)的所有文件資料都必須編號(hào)。編號(hào)的管理和操作，由各部門(mén)檔案管理人員負(fù)責(zé)。根據(jù)文件資料保密性的重要程度，從重要至普通，依次為絕密、機(jī)密、普通。（一）密級(jí)代碼：（見(jiàn)密級(jí)表）（二）企業(yè)代碼：（見(jiàn)企業(yè)代碼表）（三）部門(mén)代號(hào)：（見(jiàn)部門(mén)代號(hào)表）（四）文件分類代碼：（見(jiàn)文件

14、分類代碼表）（五）年度編號(hào)：分隔符+文件流水號(hào)（密級(jí)代碼+企業(yè)代碼+部門(mén)代號(hào)+“字”+文件代碼+“第”+年度+“-”+流水號(hào)）若是外來(lái)文件，則在編號(hào)結(jié)構(gòu)中“字”前加上“L”。例如：規(guī)劃部的工程圖紙，密級(jí)為絕密。我司編號(hào)應(yīng)為：“絕L規(guī)字TZ第-號(hào)”。第十二條 編號(hào)程序：在文件產(chǎn)生時(shí)，由經(jīng)辦人到部門(mén)檔案管理人員處領(lǐng)取編號(hào)。從起草文件開(kāi)始，該編號(hào)一直伴隨該文件在審批流程中流轉(zhuǎn)直至正式生效發(fā)出。若該文件在審批流程中作廢，則該編號(hào)一同被作廢。檔案管理人員有權(quán)清理所發(fā)出編號(hào)的文件下落。若文件在審批流程中通過(guò)并蓋章發(fā)出，檔案管理人員有責(zé)任在每月底將本月所發(fā)生的文件編號(hào)目錄及文件正本移交至機(jī)要室。附：1、密

15、級(jí) 表密級(jí)級(jí)別借閱批準(zhǔn)權(quán)限密級(jí)代碼絕密總經(jīng)理絕機(jī)密副總經(jīng)理/總監(jiān)機(jī)普通部門(mén)經(jīng)理普2、 企業(yè)代碼表企業(yè)名稱代碼湖北愛(ài)特投資有限公司A武漢市陽(yáng)邏安居物業(yè)有限公司Y武漢源江房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司U武漢長(zhǎng)江通訊房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司C供熱項(xiàng)目G3、部門(mén)代號(hào)表部門(mén)簡(jiǎn)稱總經(jīng)辦經(jīng)人事行政部之行政行人事行政部之人事人財(cái)務(wù)管理部之財(cái)務(wù)財(cái)財(cái)務(wù)管理部之成本合約本項(xiàng)目部項(xiàng)項(xiàng)目部之綜合事務(wù)綜安居公司安源江公司源售樓部售4、 文件分類代碼表分類序號(hào)一級(jí)目錄名稱一級(jí)代碼二級(jí)代碼三級(jí)代碼1合同HTW表示對(duì)外發(fā)文。N表示對(duì)內(nèi)發(fā)文。D表示地產(chǎn)專檔2報(bào)告BG3記錄JL4紀(jì)要JJ5通告TG6內(nèi)聯(lián)單NL7函件HJ8公司對(duì)外資料ZL9客戶資料K

16、H10圖紙TZ11項(xiàng)目可研報(bào)告KY12建議書(shū)JY13方案FA5、編號(hào)表范例： 武漢市源江房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司07年項(xiàng)目可行性研究報(bào)告，密級(jí)為普通：A投字UKY第D07-001編號(hào)日期文 件 名 稱流水號(hào)密級(jí)專檔07/5/20源江新居項(xiàng)目可行性研究報(bào)告001普07/5/23002003第四章 檔案室管理第十三條 總經(jīng)辦檔案管理人員在收到各部門(mén)移交的編號(hào)目錄及文件正本及電子檔后，核對(duì)本月編號(hào)與上月編號(hào)是否連接，是否有漏號(hào)，文件正本是否齊全等。核查無(wú)誤后，在移交清單上簽字。移交清單應(yīng)標(biāo)明交檔時(shí)間、交檔資料名稱及份數(shù)、交檔人員等，以備查。至此，檔案移交工作完成。檔案管理人員應(yīng)將檔案分企業(yè)、分部門(mén)、分類別

17、歸類并擺放整齊，便于調(diào)用。第十四條 凡屬公司檔案管理范疇以內(nèi)的文件資料均應(yīng)交公司總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔管理。第十五條 每月1日及15日為交檔案日期，各部門(mén)應(yīng)于交檔案日期將所產(chǎn)生的檔案資料正本一份交公司總經(jīng)辦統(tǒng)一保管。本部門(mén)若無(wú)其余正本，則留存相應(yīng)復(fù)印件以備用。第五章 檔案查閱、借用管理第十六條 凡借閱檔案資料的員工或部門(mén)均應(yīng)在“借閱登記本”上登記，標(biāo)明借閱時(shí)間、借閱資料名稱、編號(hào)、密級(jí)及批準(zhǔn)人、借閱用途、借閱人姓名等。檔案管理員有權(quán)審查借閱手續(xù)是否合格，合格者，辦理借閱手續(xù)；對(duì)借閱手續(xù)不符合上述規(guī)定者，檔案管理員拒絕借閱。第十七條 借閱資料時(shí)間一般以三天為限，如確需超過(guò)三天的，應(yīng)在借閱審批時(shí)一并提出，

18、并經(jīng)審批人同意。如不能及時(shí)歸還，應(yīng)主動(dòng)向管理人員說(shuō)明理由，并在使用完后立即歸還，以免資料的損壞、遺失。第十八條 借閱資料不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換和私自復(fù)印。第十九條 各員工在歸還借閱資料時(shí)應(yīng)在“借閱登記本”上登記，標(biāo)明歸還人員及歸還時(shí)間等。第二十條 凡涉及公司保密范疇的檔案資料，員工一般不能借閱，如因工作需要確需借閱時(shí)，須按密級(jí)表中規(guī)定的權(quán)限向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出書(shū)面申請(qǐng)，待批準(zhǔn)后方可借閱，閱后應(yīng)即時(shí)歸還，并在“借閱登記本”上銷(xiāo)檔。第六章 部門(mén)檔案資料管理第二十一條 根據(jù)檔案管理工作原則，公司各部門(mén)實(shí)行分級(jí)檔案資料管理制度，各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案資料進(jìn)行獨(dú)立管理；檔案管理員負(fù)責(zé)每月兩次對(duì)各部門(mén)已使用完畢的

19、檔案資料進(jìn)行收集并及時(shí)整理歸檔。合同等正本應(yīng)全部交總經(jīng)辦統(tǒng)一存檔，部門(mén)原則上存復(fù)印件；除為方便工作而必須留由部門(mén)存檔的資料外，其余檔案應(yīng)全部交總經(jīng)辦檔案室存檔。第二十二條 各部門(mén)的檔案資料管理工作以本制度為依據(jù)執(zhí)行，在不違背本制度條例的前提下，部門(mén)可細(xì)化執(zhí)行制度，并將制度報(bào)總經(jīng)辦審閱批準(zhǔn)。第二十三條 員工在平時(shí)的工作中均應(yīng)注意對(duì)文件資料的收集、整理，并在三日內(nèi)交本部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。第二十四條 各部門(mén)的日常工作文件資料，在執(zhí)行完畢后，交公司總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔。對(duì)所留存的其他正本或復(fù)印件均應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格管理，并注意相關(guān)資料的保密性。第七章 檔案管理人員職責(zé)第二十五條 公司檔案管理由總經(jīng)辦機(jī)要秘

20、書(shū)全面負(fù)責(zé)，各部門(mén)檔案管理由部門(mén)秘書(shū)或助理負(fù)責(zé)；機(jī)要秘書(shū)有協(xié)助各部門(mén)建立、完善檔案管理工作的義務(wù)與督促、檢查各部門(mén)檔案管理工作的權(quán)利。第二十六條 檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)注意公司文件資料的產(chǎn)生與收集、整理，將檔案資料及時(shí)收檔。第二十七條 對(duì)借出的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)跟蹤工作，督促資料的定期歸還與存檔。第八章 附 則第二十八條 本制度自公布之日起實(shí)行。第二十九條 如部門(mén)資料沒(méi)有及時(shí)存檔或漏存檔，公司將按行政管理制度對(duì)經(jīng)辦人和部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行處罰。第四部分 辦公用品管理辦法第一章 總 則第一條 將本公司各種辦公文具用品管理制度化、規(guī)范化，使辦公文具用品的使用不產(chǎn)生浪費(fèi)。第二章 范 疇第二條 本公司文具

21、用品分為：消耗品、管制消耗品、管制品三種。第三條 消耗品：刀片、膠水、膠卷、大頭針、回形針、橡皮盤(pán)、筆記本、復(fù)寫(xiě)紙、標(biāo)貼、便用箋、各類印刷表單、橡皮擦、鉛筆、圓珠筆、釘書(shū)針、直尺等。第四條 管制消耗品：名片、簽字筆、鋼筆、白板筆、熒光筆、修正液、電池、印泥、卷字夾、文件夾、美工刀、郵票、筆筒等。第五條 管制品：訂書(shū)機(jī)、打字機(jī)、打碼機(jī)、會(huì)計(jì)章、日期戳、職章、公司章、計(jì)算機(jī)、卷尺等。第三章 文具用品管理第六條 文具用品的領(lǐng)用區(qū)分為個(gè)人領(lǐng)用及單位領(lǐng)用兩種：（一）個(gè)人領(lǐng)用：系個(gè)人領(lǐng)用保管的用品，如圓珠筆、橡皮擦、直尺等。（二）單位領(lǐng)用：部門(mén)內(nèi)部用之用品，如打孔機(jī)、大型訂書(shū)機(jī)、打碼機(jī)等。第七條 管理原則

22、：（一）消耗品：消耗品可依據(jù)歷史記錄（如過(guò)去半年耗用平均數(shù)）經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)間），設(shè)定使用管制基準(zhǔn)。（二）管制消耗品：只限制人員使用，必要時(shí)可依部門(mén)和人員之工作狀況調(diào)整發(fā)放。（三）管制品：管制文具應(yīng)列入移交項(xiàng)目，如自然損壞無(wú)法修復(fù)應(yīng)以舊品換新品，如遺失或使用不當(dāng)則須由個(gè)人或部門(mén)賠償。第四章 辦公用品申領(lǐng)第八條 一般文具各部門(mén)應(yīng)于每月三十日前，將文具申請(qǐng)單交總經(jīng)辦統(tǒng)一采購(gòu)，次月五日發(fā)放，如遇節(jié)假日領(lǐng)用時(shí)間順延。新進(jìn)人員或特殊用途文具之領(lǐng)用不受此限。第九條 名片之申請(qǐng)須因業(yè)務(wù)實(shí)際需要，并應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表注明印刷內(nèi)容，須部門(mén)主管簽認(rèn)。交由總經(jīng)辦統(tǒng)一印制，新進(jìn)人員在試用期間原則上不印制名片，如確因

23、工作需要，由各部門(mén)申請(qǐng)，報(bào)行政總監(jiān)批準(zhǔn)，方可印制。第十條 新進(jìn)人員到職時(shí)由人事部門(mén)提出文具申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)辦主任簽認(rèn)后，向總經(jīng)辦文員請(qǐng)領(lǐng)，人員離職后，應(yīng)將所領(lǐng)文具，一并交總經(jīng)辦。第十一條 統(tǒng)一印刷品（如信封、便用箋、表格）的印刷、申購(gòu)、保管均由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，各部門(mén)特殊用途表格、印刷品則由相關(guān)部門(mén)自行保管。第十二條 請(qǐng)領(lǐng)印刷品，如屬部門(mén)特殊專用表單，應(yīng)在需求日期前兩周提出申請(qǐng)，交總經(jīng)辦統(tǒng)一采購(gòu)。第五部分 印章管理辦法第一章 總 則第一條 規(guī)范各種印鑒使用程序，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。第二條 公司各種印章的刻制、申請(qǐng)、使用、保管、銷(xiāo)毀等依本制度管理。第二章 印章類別第

24、三條 公章：公司面向主管機(jī)關(guān)的公司印章或指定業(yè)務(wù)印章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用印章、合同專用章。第四條 部門(mén)章：刻有公司部門(mén)名稱的印章。第五條 職銜簽字章：刻有公司、董事長(zhǎng)總經(jīng)理職務(wù)的印章。第三章 管理辦法第六條 印章刻制：（一）凡本公司所屬各部門(mén)內(nèi)外需使用具代表性之印章，均統(tǒng)一由總經(jīng)辦報(bào)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后，安排刻制。（二）印章形式、字樣、材質(zhì)的選擇等，由總經(jīng)辦按統(tǒng)一規(guī)定辦理。第七條 印章的管理：（一）印章實(shí)行專人保管，負(fù)責(zé)人審批和使用登記制度。（二）公司所有印章須先交由人事行政部管理人員進(jìn)行編號(hào)、登記。（三）公司公章（合同專用章），財(cái)務(wù)專用章，由財(cái)務(wù)部管理外，其他用章，均由人事行政部保管。第八條 印章

25、的使用：（一）公司各部門(mén)需要使用公司公章，必須填寫(xiě)用印申請(qǐng)單，并經(jīng)所在部門(mén)批準(zhǔn)簽字，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部辦理用印手續(xù)；使用部門(mén)章，按上述程序，到總經(jīng)辦辦理印章使用登記手續(xù)。（二）印章管理人員，須認(rèn)真核對(duì)，在確認(rèn)以上事項(xiàng)所記內(nèi)容與相關(guān)條件內(nèi)容相符后，方可蓋章，并將申請(qǐng)單留存?zhèn)?。（三）?cái)務(wù)專用章及銀行賬務(wù)印鑒的保管使用，按財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。（四）印章管理人員，不得給空白信件蓋印。各部門(mén)因特殊情況需攜帶印章外出辦事，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并作登記備案，歸還時(shí)及時(shí)注明。（五）印章管理人員擅自使用印章，經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理，給公司造成損失的，公司將追究其法律責(zé)任。第九條 印章的銷(xiāo)毀：（一）對(duì)外印鑒的繳銷(xiāo)，需

26、首先按程序知照各關(guān)聯(lián)單位（部門(mén)），辦理相應(yīng)手續(xù)后，方可進(jìn)入繳銷(xiāo)程序。公司行政章、合同專用章需經(jīng)董事長(zhǎng)或董事長(zhǎng)授權(quán)委托人審批后，由公司總經(jīng)辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)繳銷(xiāo)；財(cái)務(wù)類印章財(cái)務(wù)部門(mén)提出，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一繳銷(xiāo)；各子公司內(nèi)設(shè)部門(mén)印鑒，由本單位主管印章的部門(mén)提出，單位第一負(fù)責(zé)人審批，所在單位主管印章的部門(mén)統(tǒng)一繳銷(xiāo)。（二）繳銷(xiāo)印鑒須建檔登記。登記項(xiàng)目包括印鑒名稱、數(shù)量、登記日期、繳銷(xiāo)時(shí)間、繳銷(xiāo)單位、繳銷(xiāo)人簽名,并加蓋印模備案。印鑒繳銷(xiāo)的建檔登記。（三）銷(xiāo)毀印鑒時(shí)，由至少兩人執(zhí)行，須由所在單位主管印章部門(mén)的上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)銷(xiāo)，并作備登記處理。第六部分 電話使用管理辦法第一章 總 則第一條

27、 將電話管理予以合理化，以利于業(yè)務(wù)進(jìn)行；充分發(fā)揮電話的最大效力，節(jié)省成本，特制定本管理辦法。第二章 前臺(tái)人員電話使用第二條 前臺(tái)工作人員接待應(yīng)迅速、準(zhǔn)確，用語(yǔ)簡(jiǎn)練、清晰、禮貌、耐心，應(yīng)使用“您好”“請(qǐng)”“對(duì)不起”等禮貌用語(yǔ)。第三條 前臺(tái)接聽(tīng)外線電話的基準(zhǔn)用語(yǔ)為“您好”“公司”當(dāng)對(duì)方知會(huì)分機(jī)電話號(hào)碼時(shí)，說(shuō)“請(qǐng)稍等”，如分機(jī)占線，說(shuō)“對(duì)不起，請(qǐng)稍后再打”第四條 前臺(tái)接外線電話至分機(jī)時(shí)，一般電話鈴聲響五次沒(méi)人接聽(tīng)即可掛線；第五條 前臺(tái)工作人員上班時(shí)間不得與人在電話中閑聊，不得偷聽(tīng)或泄露公務(wù)機(jī)密，不得在總機(jī)撥掛電話，非相關(guān)人員不得在總機(jī)上操作，如無(wú)緊急事情不得在前臺(tái)撥打電話。第六條 凡工作時(shí)間內(nèi)外來(lái)私

28、人電話除重大急事外，總機(jī)應(yīng)婉拒接線。第三章 員工電話使用第七條 電話通話時(shí)間一般控制在3分鐘內(nèi)，最多不得超過(guò)10分鐘，長(zhǎng)話短說(shuō)。第八條 各部門(mén)人員遇電話鈴響時(shí)，應(yīng)馬上拿起話筒，不等對(duì)方講話應(yīng)先說(shuō)出公司、部門(mén)名稱。第九條 外來(lái)電話，接話人外出時(shí)，應(yīng)由總機(jī)或部門(mén)人員禮詢對(duì)方事由，并作出登記、轉(zhuǎn)告。第十條 長(zhǎng)途電話使用：（一）到前臺(tái)辦理登記后再撥打。第十一條 手機(jī)使用管理：（一）為便于提高工作效率，公司領(lǐng)導(dǎo)層或特殊情況人員，其手機(jī)話費(fèi)按財(cái)務(wù)規(guī)定電話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)給予補(bǔ)助（標(biāo)準(zhǔn)另定），其他員工使用的費(fèi)用一律自理。（二）公司所有工作人員無(wú)論是在工作日，還是在休息日，節(jié)假日均不能隨意關(guān)閉手機(jī)，以便影響工作，違者將

29、給予處罰。第七部分 電腦使用管理辦法第一章 總 則第一條 將電腦管理予以合理化，以利于業(yè)務(wù)進(jìn)行；充分發(fā)揮電腦的最大效力，特制定本管理辦法。第二章 管理辦法第二條 人員規(guī)定：（一）每臺(tái)電腦指定專門(mén)人員上機(jī)，負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機(jī)；（二）電腦管理員負(fù)責(zé)密碼的設(shè)立管理，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露；同時(shí)，使用人員不得隨意更改密碼。（三）公司電腦由行政部統(tǒng)一調(diào)配。第三條 操作規(guī)定：（一）嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。（二）嚴(yán)禁私自攜帶各種應(yīng)用軟件在公司電腦上進(jìn)行安裝，如需安裝，應(yīng)經(jīng)電腦管理員同意后，由管理員進(jìn)行安裝、調(diào)試。（三）嚴(yán)禁員工刪除服務(wù)器上的任何文件，以及無(wú)故

30、對(duì)文件加密。（四）嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。（五）不得隨意下載Internet網(wǎng)上的文件，以免感染病毒。（六）嚴(yán)禁使用BT、電驢等P2P下載軟件；（七）嚴(yán)禁在任何時(shí)間使用MSN，QQ等聊天軟件。第三章 電腦的保養(yǎng)第一條 總經(jīng)辦電腦管理人員定期使用殺毒軟件進(jìn)行病毒檢測(cè)和清理工作，電腦操作人員一旦發(fā)現(xiàn)電腦感染上病毒，應(yīng)及時(shí)報(bào)電腦管理人員處理。第二條 機(jī)器出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)電腦管理員維修。第三條 定期對(duì)電腦資料進(jìn)行整理，做好備份及刪除不必要的文件資料，保證電腦內(nèi)運(yùn)行空間的暢通，備份磁盤(pán)由電腦管理員負(fù)責(zé)管理。第四條 定期由電腦管理人員負(fù)責(zé)組織安排專業(yè)電腦維護(hù)公司進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。第八

31、部分 電子文檔管理辦法第一章 總 則第一條 為了規(guī)范公司的電子文檔，保證公司檔案的完整齊全，方便日后查閱和借鑒，提高工作效率，特制定本辦法。第二條 電子文檔即能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁盤(pán)、磁帶或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。電子檔案即具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和硬、軟件說(shuō)明。公司附屬組織和分支機(jī)構(gòu)皆遵循此辦法。對(duì)電子文檔規(guī)范化方面成績(jī)顯著的部門(mén)或員工實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)。第三條 對(duì)各部門(mén)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)由各部門(mén)檔案員具體負(fù)責(zé)，總經(jīng)辦統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。第四條 電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的收集、保管和整

32、理工作，檔案部門(mén)要進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、歸檔。第五條 電子文件的管理由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，電子文件形成部門(mén)要提供協(xié)助和支持。第六條 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。第七條 具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。第二章 電子文檔的收集第八條 收集范圍：各部門(mén)生成的編號(hào)文件。第九條 收集與積累的要求：（一）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)文件相符合。（二）在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非

33、正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。（三）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。（四）用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。（五）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。（六）用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。（七）由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。（八）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等

34、過(guò)程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。 收集、整理方法：（一）各部門(mén)在部門(mén)信息共享中設(shè)專用文件夾，用于存放本部門(mén)電子文件登記表及電子文件。（二）電子文件登記表用于登記部門(mén)各類電子文件，按公司現(xiàn)有檔案管理制度中有關(guān)規(guī)定將形成的各類文件分門(mén)別類予以登記（注明：文號(hào)、文件名、責(zé)任人、時(shí)間、備注等）（三）各部門(mén)所有電子文件按電子文件登記表中相應(yīng)的不同類別分別存放在文件夾中。（四）電子文件性質(zhì)代碼：R草稿性電子文件；U非正式電子文件；O正式電子文件；N無(wú)紙電子文件；T文本文件；I一圖象文件；G圖形文件；V一影像文件；A聲音文件；M多媒體文件；P計(jì)算機(jī)程序；D數(shù)據(jù)文件。（五）電子文件的歸檔

35、：定期（視電子文件的多少）把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。1歸檔范圍 ：具有保存價(jià)值的電子文件屬于歸檔范圍以內(nèi)。2歸檔時(shí)間： 邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成（視電子文件的多少）。3檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。4歸檔前的鑒定： 電子文件歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。即由部門(mén)檔案員實(shí)施，部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，

36、檔案管理部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)。 第十一條 歸檔要求（一）電子文件集中后，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作，（二）推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文牛長(zhǎng)期保存的載體。（三）存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、名稱、硬件及軟件環(huán)境。（四）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。第三章 電子檔案的移交與保管第十二條 電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門(mén)，作為電子檔案進(jìn)行保管。第

37、十三條 檢驗(yàn)：檔案保管部門(mén)應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20 合格率應(yīng)達(dá)到100%。第十四條 檢驗(yàn)項(xiàng)目：載體有劃痕，是否清潔；有無(wú)病毒；核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。第十五條 將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫(kù)登記表。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。第十六條 驗(yàn)收合格后，檔案保管部門(mén)在電子檔案人庫(kù)登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。第十七條 電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)

38、符合下列條件。第十八條 歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。第十九條 環(huán)境溫度選定范圍: 14 24；相對(duì)濕度選定范圍：45%60%。第二十條 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。第二十一條 電子檔案在形成部門(mén)的保管，也應(yīng)參照上述條件。第二十二條 存儲(chǔ)有效性保證：（一）每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。（二）每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。（三）設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少

39、于3年。（四）磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。（五）定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。第二十三條 利用：（一）電子檔案的封存載體不得外借。（二）利用時(shí)使用拷貝件。（三）利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。（四）利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。（五）具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門(mén)有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。第九部分 辦公鑰匙管理辦法第一章 配備原則第一條 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司內(nèi)部所有鑰匙的收發(fā)與管理。第二條 有獨(dú)立辦公室的部門(mén)和員工各自負(fù)責(zé)保管和使用公用鑰匙。第三條 文件柜、辦公桌鑰匙由相關(guān)員工負(fù)責(zé)保管和使用。第二章 使用規(guī)定第四條 員

40、工應(yīng)妥善保管鑰匙，不得遺失、轉(zhuǎn)借和私自配制，若有違規(guī)者或造成公司財(cái)產(chǎn)損失的，將追究個(gè)人責(zé)任，并視情節(jié)給予處罰。第五條 若非正常上班時(shí)間需要回公司加班或工作的，必須通知總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人。第六條 員工離職時(shí)需及時(shí)交出所有鑰匙，并作登記備案。第十部分 員工獎(jiǎng)懲制度總 則第一條 為加強(qiáng)管理，嚴(yán)明紀(jì)律，弘揚(yáng)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，正確使用激勵(lì)手段，調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高工作效率，本著以正面激勵(lì)為主的原則，特制定本獎(jiǎng)懲制度。第二條 為了規(guī)范公司執(zhí)行行政獎(jiǎng)懲條例和人事獎(jiǎng)懲有關(guān)規(guī)定，達(dá)到獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，懲罰落后，弘揚(yáng)正氣，調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高工作效率，促進(jìn)公司健康發(fā)展的目的，特制訂本程序文件。第三條 本程序文件適用于湖北愛(ài)特

41、投資有限公司及其子公司。第一章 職 責(zé)第四條 總經(jīng)理負(fù)責(zé)重大獎(jiǎng)懲決定的審批。第五條 財(cái)務(wù)總監(jiān)、分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查所管轄部門(mén)負(fù)責(zé)人遵章守則和工作完成情況，并在權(quán)限內(nèi)進(jìn)行獎(jiǎng)懲。第六條 各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查員工遵章守則和工作完成情況，對(duì)本部門(mén)違反公司規(guī)章制度和未完成工作責(zé)任人及時(shí)進(jìn)行處罰，并將處罰結(jié)果通知總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦統(tǒng)一公告并報(bào)財(cái)務(wù)部執(zhí)行。第七條 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)完善制度、監(jiān)督檢查制度執(zhí)行情況和各個(gè)部門(mén)獎(jiǎng)懲情況、調(diào)查違規(guī)違紀(jì)事實(shí)；根據(jù)制度提出獎(jiǎng)懲和公告、接受聆聽(tīng)、處理員工申訴；并對(duì)有異議的獎(jiǎng)懲事項(xiàng)重新提出獎(jiǎng)懲建議，獲得批準(zhǔn)后，進(jìn)行公告。第八條 全體員工有互相監(jiān)督制度執(zhí)行情況并向總經(jīng)辦反映的責(zé)

42、任和義務(wù)。第二章 獎(jiǎng)懲原因調(diào)查第九條 總經(jīng)辦在例行制度執(zhí)行情況檢查中發(fā)現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象或員工舉報(bào)違規(guī)違紀(jì)情況，證據(jù)確鑿，不需要調(diào)查的，總經(jīng)辦不再調(diào)查。第十條 員工和部門(mén)負(fù)責(zé)人反映或舉報(bào)的違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象，總經(jīng)辦應(yīng)在接到舉報(bào)后1小時(shí)內(nèi)展開(kāi)調(diào)查，了解是否存在當(dāng)事人違規(guī)違紀(jì)事實(shí)；若本人承認(rèn)事實(shí)，則調(diào)查結(jié)束；若本人不承認(rèn)事實(shí)，但有與之相關(guān)多人證實(shí)違規(guī)違紀(jì)事實(shí)存在，調(diào)查也相應(yīng)結(jié)束。一般情況下，調(diào)查應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊情況不得超過(guò)3個(gè)工作日。第十一條 合理化建議獎(jiǎng)勵(lì)或其他例外獎(jiǎng)勵(lì)由總經(jīng)辦調(diào)查并提出獎(jiǎng)勵(lì)形式和獎(jiǎng)勵(lì)金額，總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。第十二條 總經(jīng)辦接受員工申訴，并開(kāi)展調(diào)查，避免產(chǎn)生獎(jiǎng)懲不公現(xiàn)象。第三

43、章 獎(jiǎng)懲審批權(quán)限第十三條 對(duì)本部門(mén)員工口頭表?yè)P(yáng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)（不涉及獎(jiǎng)勵(lì)金額），由部門(mén)負(fù)責(zé)人提出獎(jiǎng)勵(lì)建議，經(jīng)總經(jīng)辦核準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦發(fā)文公告。第十四條 對(duì)本部門(mén)員工通報(bào)表?yè)P(yáng)（有獎(jiǎng)勵(lì)金額）、記功、記大功、特等功等，由部門(mén)負(fù)責(zé)人提出獎(jiǎng)勵(lì)建議，報(bào)分管總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦發(fā)文公告。第十五條 對(duì)本部門(mén)員工口頭警告、書(shū)面警告，罰款金額在100元（含100元）以下的，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦發(fā)文公告，并統(tǒng)一報(bào)財(cái)務(wù)部執(zhí)行。第十六條 對(duì)本部門(mén)員工處以罰款金額100元以上、記過(guò)、記大過(guò)的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人提出處罰建議，經(jīng)總監(jiān)、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦發(fā)文公告，并統(tǒng)一報(bào)財(cái)務(wù)部執(zhí)行。第十七條 對(duì)員工給予辭退

44、、開(kāi)除、降職、降薪處罰的，須經(jīng)總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦發(fā)文公告并實(shí)施。第十八條 公司員工發(fā)現(xiàn)違紀(jì)現(xiàn)象，可直接向總經(jīng)辦舉報(bào)，由總經(jīng)辦調(diào)查核準(zhǔn)后處理。總經(jīng)辦的處罰權(quán)限與部門(mén)負(fù)責(zé)人相同。第十九條 總監(jiān)、副總經(jīng)理直接對(duì)所管轄部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行處罰的，且罰款金額不超過(guò)500元的，總監(jiān)、副總經(jīng)理提出處罰意見(jiàn)后，由總經(jīng)辦發(fā)文公告，并統(tǒng)一報(bào)財(cái)務(wù)部執(zhí)行；罰款金額超過(guò)500元、辭退、開(kāi)除、降職、降薪的，須經(jīng)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)同意后，由總經(jīng)辦發(fā)文公告并實(shí)施。第四章 獎(jiǎng)懲溝通第二十條 公司領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人在作出獎(jiǎng)懲決定前，需與當(dāng)事人確認(rèn)事實(shí)和處罰依據(jù)，肯定成績(jī)和優(yōu)點(diǎn)，指出缺點(diǎn)和不足，鼓勵(lì)士氣或疏導(dǎo)員工情緒。

45、第二十一條 獎(jiǎng)懲決定由總經(jīng)辦做出的，由總經(jīng)辦工作人員與當(dāng)事人進(jìn)行充分溝通，明確獎(jiǎng)懲事實(shí)和依據(jù)，疏導(dǎo)員工情緒。第二十二條 對(duì)獎(jiǎng)懲不滿或有異議，當(dāng)事人可以以書(shū)面形式向總經(jīng)辦或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申訴，總經(jīng)辦或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)原則上在1個(gè)工作日內(nèi)將復(fù)議結(jié)果回復(fù)給當(dāng)事人。第二十三條 各層級(jí)的獎(jiǎng)懲溝通均需有書(shū)面記錄，并提供給總經(jīng)辦，隨獎(jiǎng)懲公告一并存入個(gè)人人事檔案，作為考核、評(píng)估依據(jù)。第五章 獎(jiǎng)懲的實(shí)施第二十四條 為達(dá)到獎(jiǎng)懲的效果，獎(jiǎng)懲事實(shí)明確后，兩個(gè)工作日內(nèi)必須作出獎(jiǎng)懲決定并公告。第二十五條 獎(jiǎng)懲公告的當(dāng)天，將公告復(fù)印件由人事行政部存入當(dāng)事人檔案，原件存檔；每月1日（節(jié)假日順延）總經(jīng)辦將上月獎(jiǎng)懲情況匯總，經(jīng)總經(jīng)辦主任簽字確

46、認(rèn)后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)部發(fā)放工資時(shí)發(fā)放獎(jiǎng)金或扣款。第六章 獎(jiǎng)懲條例第二十六條 獎(jiǎng)勵(lì) 對(duì)員工的獎(jiǎng)勵(lì)分為通報(bào)表?yè)P(yáng)、記功、記大功、特等功。記功和記大功為單項(xiàng)性獎(jiǎng)勵(lì)；年度榮譽(yù)稱號(hào)為最高級(jí)別的獎(jiǎng)勵(lì)。在授予榮譽(yù)稱號(hào)的同時(shí)給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。（一）有下列表現(xiàn)之一者，予以通報(bào)表?yè)P(yáng)，并計(jì)發(fā)獎(jiǎng)金50100元。1品行端正，工作努力，能按時(shí)且高質(zhì)量完成重大或特殊任務(wù)。2工作主動(dòng)，服務(wù)周到，受到公司內(nèi)外普遍贊揚(yáng)者。3在公司及各部門(mén)組織的各類技能培訓(xùn)競(jìng)賽中，名列前兩名者。4、堅(jiān)持原則，秉公辦事，敢于抵制不正之風(fēng)，使公司免受千元以上損失者。5、對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、行政服務(wù)提出改進(jìn)建議，經(jīng)采納且有較大成效者。6其它值

47、得肯定和倡導(dǎo)的優(yōu)良表現(xiàn)。（二）有下列表現(xiàn)之一者，予以記功一次，并計(jì)發(fā)獎(jiǎng)金2001000元。1、對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、行政服務(wù)提出改進(jìn)建議，經(jīng)采納且有顯著成效者。2、主人翁意識(shí)強(qiáng)，勵(lì)行節(jié)約、節(jié)支5000元（一個(gè)年度內(nèi)）以上者。3、在業(yè)務(wù)活動(dòng)及經(jīng)濟(jì)交往中，拒腐廉潔，主動(dòng)拒賄或上交贈(zèng)送錢(qián)物，表現(xiàn)突出者。4、個(gè)人在對(duì)外活動(dòng)中，使某項(xiàng)重大業(yè)務(wù)難題得以妥善解決者。5、個(gè)人表現(xiàn)優(yōu)異，使公司贏得良好社會(huì)聲譽(yù)者。6、舉報(bào)有損公司權(quán)益的違紀(jì)違法人員，經(jīng)查證屬實(shí)者（所有調(diào)查均在保密的基礎(chǔ)上進(jìn)行）。7、積極配合公司核查有關(guān)案件，并提供準(zhǔn)確的相關(guān)信息者。8、遇災(zāi)（險(xiǎn)）情或突發(fā)事件時(shí)，積極維護(hù)公司利益或他人安全，主動(dòng)

48、參與處理，使災(zāi)害或沖突得以減輕或緩解者。9、見(jiàn)義勇為或搶險(xiǎn)救災(zāi)，奮不顧身做出貢獻(xiàn)者。10、一年內(nèi)獲三次以上通報(bào)表?yè)P(yáng)者。（三）有下列表現(xiàn)者，記大功一次，并發(fā)獎(jiǎng)金10005000元。1、引進(jìn)有用人才或技術(shù)，使公司獲得良好效益者。2、引進(jìn)可開(kāi)發(fā)項(xiàng)目或特別經(jīng)濟(jì)信息，使公司獲得良好效益者。3、提供特別企劃方案，使公司獲得良好效益者。4、維護(hù)公司重大權(quán)益，使公司避免重大損失者。5、管理有力、舉措有方，所在部門(mén)屢創(chuàng)佳績(jī)的主要管理人員和部門(mén)。6、年度累計(jì)榮獲三次記功獎(jiǎng)勵(lì)者。7、其他優(yōu)異行為，堪稱全體同仁之楷模者。8、年度內(nèi)累計(jì)榮獲三次記功獎(jiǎng)勵(lì)者。（四）有下列表現(xiàn)者，記特等功一次，并計(jì)發(fā)5000元以上的現(xiàn)金或?qū)?/p>

49、物獎(jiǎng)勵(lì)。1、對(duì)公司的興旺發(fā)達(dá)做出全局性貢獻(xiàn)，有業(yè)績(jī)可考。2、年度內(nèi)榮記三次大功者。第二十七條 懲罰對(duì)員工的懲罰分為：口頭警告、書(shū)面警告、記過(guò)、記大過(guò)、開(kāi)除。（一）有下列不規(guī)范行為的表現(xiàn)，口頭警告，可視情節(jié)罰款1050元。1. 重要協(xié)調(diào)事宜因提出需求部門(mén)/人未采取內(nèi)部工作聯(lián)系單形式而造成工作失誤的。2. 午餐時(shí)喝酒（經(jīng)批準(zhǔn)有特殊業(yè)務(wù)招待的除外）。3. 違反文明辦公管理?xiàng)l例相關(guān)條款者。4. 未按公司規(guī)范要求著裝者。5. 參加公司組織的會(huì)議、培訓(xùn)活動(dòng)，無(wú)故遲到、早退者。按公司會(huì)議制度要求，對(duì)各類會(huì)議遲到或會(huì)議中使用手機(jī)者，第一次發(fā)生，現(xiàn)金處罰10元；第二次發(fā)生，現(xiàn)金處罰20元；第三次發(fā)生，現(xiàn)金處罰3

50、0元；第四次以上出現(xiàn)違紀(jì)現(xiàn)象者罰金依次累計(jì)增加。6. 接待客人不注意傾聽(tīng)，回答語(yǔ)言不規(guī)范、不確切。7. 到其他部門(mén)辦公室時(shí)，未經(jīng)允許隨意入內(nèi)。8. 工作服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，受理事務(wù)馬虎草率，工作質(zhì)量差。9. 參加會(huì)議或培訓(xùn)時(shí)，思想不集中，隨意進(jìn)出，不記錄筆記，甚至聊天、睡覺(jué)。10. 在公共區(qū)域，亂倒殘?jiān)?、污水、扔煙頭和吐痰者。11. 工作時(shí)間吃東西或離崗?fù)獬鲞M(jìn)餐。12. 在桌、椅、門(mén)、窗、墻上隨意涂、畫(huà)、刻、寫(xiě)。13上班遲到、早退者。14. 其他與公司要求不符合的行為。（二）有下列行為之一者，予以書(shū)面警告，并罰款50200元。1、再三發(fā)生以上13項(xiàng)不規(guī)范行為，受到兩次口頭警告、記錄備案后無(wú)改正表現(xiàn)者

51、。2、重要協(xié)調(diào)事宜因提出需求部門(mén)（人）未采取內(nèi)部工作聯(lián)系單形式而造成較大工作失誤的。3、工作責(zé)任感不強(qiáng)，未能按時(shí)間、按質(zhì)量完成工作任務(wù)的。4、不尊重上級(jí)，頂撞上級(jí)，不服從上級(jí)工作安排的。5、對(duì)各類上報(bào)材料把關(guān)不嚴(yán)，出現(xiàn)明顯疏漏的。6、嚴(yán)重違反文明辦公管理?xiàng)l例相關(guān)條款者。7、無(wú)故缺席公司組織的會(huì)議、培訓(xùn)活動(dòng)。8、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，擅自離崗、串崗達(dá)半小時(shí)。9、對(duì)合理的協(xié)助要求消極抵觸，又無(wú)正當(dāng)理由。10、身為領(lǐng)導(dǎo)未及時(shí)將上級(jí)會(huì)議精神或批示傳達(dá)下去，造成下級(jí)工作失誤。11、員工違紀(jì)或工作失誤受罰時(shí)，視情節(jié)輕重，直接領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)連帶責(zé)任。12、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在工作過(guò)程中，管理方法不當(dāng)，指揮出錯(cuò)，經(jīng)查證屬實(shí)者。13、

52、用諷刺、挑釁、侮辱性的語(yǔ)言刺激他人。14、遲到后故意撒謊，請(qǐng)主管經(jīng)理作虛假出勤證明、簽字。15、未辦理請(qǐng)準(zhǔn)假手續(xù)，擅離職守，外出辦私事或調(diào)休，享受婚、喪、病假等。16、以假病休證明，病歷，假藥費(fèi)憑據(jù)騙取病休假。17、隨意撕毀、涂改公司張貼物。18、蓄意打聽(tīng)他人的工資、獎(jiǎng)金或與本職工作無(wú)關(guān)的業(yè)務(wù)秘密。19、工作時(shí)間在工作區(qū)域內(nèi)吸煙。20、擅自翻閱、動(dòng)用他人保管的文件資料、器材用具或私人財(cái)物。21、在各項(xiàng)考核評(píng)比中成績(jī)不合格者。22、工作疏忽，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失1000元以內(nèi)者。23、遇突發(fā)事故或危險(xiǎn)情況時(shí)，故意回避者。24、其他與公司要求背離的行為。（三）有下列行為之一，予以記過(guò)、記大過(guò)，同時(shí)處

53、以2001000元的罰款，情節(jié)嚴(yán)重的，予以勸退或開(kāi)除。觸犯刑法者，移送司法機(jī)關(guān)。1、再三觸犯以上（一）至（二）項(xiàng)懲罰條例的錯(cuò)誤，認(rèn)錯(cuò)態(tài)度不端正，無(wú)積極表現(xiàn)。2、濫用獎(jiǎng)懲職權(quán)或工作失職者。3、一個(gè)月內(nèi)接到兩次書(shū)面警告者。3、拒絕上司的工作指派，或消極抵觸、陽(yáng)奉陰違。4、蓄意打聽(tīng)、散布同仁在管理、工作中的不足或生活隱私。5、蓄意打聽(tīng)并傳播公司秘密。6、丟失或損壞公司公章、文件資料、器具、原材料、產(chǎn)品、財(cái)務(wù)票據(jù)，使公司財(cái)產(chǎn)或聲譽(yù)蒙受損失。7、違法亂紀(jì)，不思悔改，嚴(yán)重影響公司經(jīng)營(yíng)管理秩序。8、在員工中拉幫結(jié)派，傳播流言蜚語(yǔ)，煽動(dòng)對(duì)立情緒，嚴(yán)重干擾經(jīng)營(yíng)管理秩序，損害公司的社會(huì)形象。9、擅自操作由他人管理的機(jī)動(dòng)車(chē)輛、電腦、辦公用具等，造成重大故障或損壞，嚴(yán)重影響工作。10、公司查詢違紀(jì)事件時(shí)，隱情不報(bào)，消極抵制。11、利用職權(quán)或業(yè)務(wù)之便，索受賄賂者（1000元以下）。12、工作疏忽，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失達(dá)5000元以上。13、利用職權(quán)對(duì)員工打擊報(bào)復(fù)或包庇員工違法亂紀(jì)；14、其他與公司要求嚴(yán)重背離的行為。（四）有下列行為之一者，除按公司相關(guān)制度處理外，同時(shí)處罰所獲利益或公司所受損失三倍以上的罰款。1、以劣充優(yōu)，以偽充真，以少充多或涂改憑證，侵占公司財(cái)物。2、蓄意挪用、盜竊、貪污公司財(cái)物。3、利用職權(quán)或業(yè)務(wù)之便，索受賄賂，且