檔案建立與臺(tái)賬管理

1、2021/3/24授課：XXX1檔案建立與臺(tái)賬管理品質(zhì)管理部2021/3/24授課：XXX2檔案管理的必要性引言：引言： 物業(yè)從事的是服務(wù)性工作，服務(wù)質(zhì)量是核心競(jìng)物業(yè)從事的是服務(wù)性工作，服務(wù)質(zhì)量是核心競(jìng) 爭(zhēng)力，在如何提高服務(wù)質(zhì)量的過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮至爭(zhēng)力，在如何提高服務(wù)質(zhì)量的過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮至關(guān)重要的作用。關(guān)重要的作用。必要性：必要性：是各項(xiàng)事物處理、設(shè)備維護(hù)的依據(jù)是各項(xiàng)事物處理、設(shè)備維護(hù)的依據(jù)( (報(bào)修投訴處理報(bào)修投訴處理) )有一定的憑證作用。（監(jiān)控錄像檔案有一定的憑證作用。（監(jiān)控錄像檔案) )是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的主要途徑之一。是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的主要途徑之一。是開(kāi)展物業(yè)研究的基本統(tǒng)計(jì)素材是開(kāi)展物業(yè)

2、研究的基本統(tǒng)計(jì)素材反應(yīng)物業(yè)管理水平，評(píng)價(jià)物業(yè)質(zhì)量并綜合反應(yīng)物業(yè)管理狀反應(yīng)物業(yè)管理水平，評(píng)價(jià)物業(yè)質(zhì)量并綜合反應(yīng)物業(yè)管理狀況。況。是行業(yè)趨勢(shì)，是各項(xiàng)評(píng)優(yōu)的組成部門(mén)。是行業(yè)趨勢(shì)，是各項(xiàng)評(píng)優(yōu)的組成部門(mén)。（市優(yōu)、國(guó)優(yōu)）（市優(yōu)、國(guó)優(yōu)） 2021/3/24授課：XXX3檔案管理的原則一、安全至上原則：一、安全至上原則：p 防火、防盜、防濕、防蟲(chóng)；防火、防盜、防濕、防蟲(chóng)；p 專(zhuān)管（專(zhuān)人收集、專(zhuān)人管理）專(zhuān)管（專(zhuān)人收集、專(zhuān)人管理）二、集中分散原則：二、集中分散原則：p 統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，集中收集統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，集中收集p 不同部門(mén)、不同業(yè)務(wù)（各領(lǐng)班各自分管）不同部門(mén)、不同業(yè)務(wù)（各領(lǐng)班各自

3、分管）三、業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)原則：三、業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)原則： 業(yè)務(wù)門(mén)類(lèi)不同，分類(lèi)方法不同業(yè)務(wù)門(mén)類(lèi)不同，分類(lèi)方法不同2021/3/24授課：XXX4檔案管理的原則四、規(guī)范管理原則：四、規(guī)范管理原則：避免特立獨(dú)行、標(biāo)新立異、自避免特立獨(dú)行、標(biāo)新立異、自 搞一套。搞一套。五、指標(biāo)評(píng)價(jià)原則：五、指標(biāo)評(píng)價(jià)原則：p 量化量化p 目標(biāo)考核重要指標(biāo)。目標(biāo)考核重要指標(biāo)。六、切實(shí)可行原則：六、切實(shí)可行原則： 不刻意作假。不刻意作假。2021/3/24授課：XXX5檔案建立流程檔案建立流程2021/3/24授課：XXX6優(yōu)質(zhì)檔案的來(lái)源優(yōu)質(zhì)檔案的來(lái)源2021/3/24授課：XXX7第一步、檔案收集第一步、檔案收集沒(méi)有規(guī)范完整的物業(yè)資沒(méi)

4、有規(guī)范完整的物業(yè)資料，就不會(huì)有規(guī)范完整料，就不會(huì)有規(guī)范完整的物業(yè)檔案，更談不上的物業(yè)檔案，更談不上整理；保管就失去意義整理；保管就失去意義了，利用價(jià)值當(dāng)然就大了，利用價(jià)值當(dāng)然就大打折扣。打折扣。檔案的來(lái)源：檔案的來(lái)源：詳見(jiàn)右圖詳見(jiàn)右圖2021/3/24授課：XXX8第一步、檔案收集定義：定義：按照有關(guān)規(guī)定、通過(guò)例行的接受制按照有關(guān)規(guī)定、通過(guò)例行的接受制 度和專(zhuān)門(mén)的度和專(zhuān)門(mén)的征集辦法，將分散在各部門(mén)、個(gè)人手中和散失在其他地征集辦法，將分散在各部門(mén)、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案有組織有計(jì)劃保存在一個(gè)地方。方的檔案有組織有計(jì)劃保存在一個(gè)地方。收集要求：收集要求：u常年累計(jì)、持久；常年累計(jì)、持久；u

5、制度化和規(guī)范化，及時(shí)并不斷更新。制度化和規(guī)范化，及時(shí)并不斷更新。u齊全完整，保質(zhì)量。齊全完整，保質(zhì)量。u 精簡(jiǎn)準(zhǔn)確，并能反應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)精簡(jiǎn)準(zhǔn)確，并能反應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。2021/3/24授課：XXX9第二部、檔案整理（一）（一） 歸檔文件書(shū)寫(xiě)要工整、清晰，不用普通圓珠筆歸檔文件書(shū)寫(xiě)要工整、清晰，不用普通圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫(xiě)紙等不耐久的記錄材料。、鉛筆或復(fù)寫(xiě)紙等不耐久的記錄材料。（二）（二）文件收集是否齊全完整，底稿、附件是否裝訂文件收集是否齊全完整，底稿、附件是否裝訂在一起；在一起；一次會(huì)議、一項(xiàng)工作、一個(gè)事由一次會(huì)議、一項(xiàng)工作、一個(gè)事由( (或問(wèn)題或問(wèn)題) )的文件是否全部歸檔。的文件是否

6、全部歸檔。 （三）（三）歸檔年度是否分清，跨年度文件是否分清；歸檔年度是否分清，跨年度文件是否分清；（四）（四）歸檔文件保管期限劃分是否準(zhǔn)確，幾種保管期歸檔文件保管期限劃分是否準(zhǔn)確，幾種保管期限的文件是否混在一起；限的文件是否混在一起； 2021/3/24授課：XXX10第三步：裝訂 1 1、裝訂前，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)以延長(zhǎng)、裝訂前，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)以延長(zhǎng)其壽命。修復(fù)主要針對(duì)一些有孔洞、殘缺或其壽命。修復(fù)主要針對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件進(jìn)行修補(bǔ)。折疊處已被磨損的文件進(jìn)行修補(bǔ)。 2 2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。一般采、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制

7、。比如傳真件字跡耐用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。比如傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。久性差，須復(fù)制后才能歸檔。 3 3、去除易銹蝕的金屬物，如訂書(shū)釘、回形、去除易銹蝕的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。針等。2021/3/24授課：XXX11第三步：裝訂 4 4、裝訂的方法采用三、裝訂的方法采用三種：一種是種：一種是1010頁(yè)以?xún)?nèi)用頁(yè)以?xún)?nèi)用膠水粘貼，第二種是膠水粘貼，第二種是4040頁(yè)以?xún)?nèi)用鋼夾固定，三頁(yè)以?xún)?nèi)用鋼夾固定，三種是種是4040頁(yè)以上用頁(yè)以上用“三孔三孔一線(xiàn)一線(xiàn)”裝訂。裝訂。要求：裝訂文件封面制要求：裝訂文件封面制作規(guī)范作規(guī)范 檔案封面檔案封面.doc.doc2021/3/24授課：XXX1

8、2第四步：編號(hào)編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，通過(guò)編號(hào)編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，通過(guò)編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以固定，使歸檔文件在全宗中的位置得以固定，并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)提供實(shí)體條件。提供實(shí)體條件。2021/3/24授課：XXX13第五步：編制目錄第五步：編制目錄 它是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，它是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，也是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。編也是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。編目必須按照分類(lèi)、排列的結(jié)果、逐類(lèi)、逐目必須按照分類(lèi)、排列的結(jié)果、逐類(lèi)、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面的提示歸檔文件編制目錄，以系統(tǒng)、全面

9、的提示歸檔文件的全貌。件的全貌。 2021/3/24授課：XXX14第六步：裝盒第六步：裝盒裝盒要求裝盒要求歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸檔應(yīng)地找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸檔時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中。檔案盒中。要求：統(tǒng)一文件盒脊設(shè)置要求：統(tǒng)一文件盒脊設(shè)置 檔案盒標(biāo)識(shí)檔案盒標(biāo)識(shí).doc.doc2021/3/24授課：X

10、XX152021/3/24授課：XXX16備備 考考 表表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。日期。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期。日期：歸檔文件整理完畢的日期。要求：備考表制作要求：備考表制作 備考表備考表.xls2021/3/24授課：XXX17檔案管理2021/3/24授課：XXX182021/3/24授課：XXX19