標書方案制作流程

1、標書方案制作指南 文檔使用說明 本文檔主要用于售前標書方案制作指導，此手冊明確了投標書制作、招標書制作、 文案文檔類的工作流程，在實際工作中，如果遇到本手冊未明確的流程，請咨詢組長， 進行確認。每個特殊情況的解決方式將會在此手冊中進行補充，并在月考核中加分，分 數(shù)由組長根據(jù)問題復雜程度而定。 目錄 1 投標書制作流程 4 1.1 標書購買4 1.2 標前會4 1.3 標前會中需要列出的注意事項 5 1.4 標書撰寫7 1.5 標書審核9 1.6 標書裝訂10 1.7 蓋章注意事項 11 1.8 標書跟蹤 11 1.9 其他注意事項 12 2 招標書制作流程 15 2.1 信息獲取15 2.2

2、招標書制作注意事項 15 2.3 招標書審核16 3 方案文檔類工作流程 17 3.1 方案負責人的確認17 3.2 方案制作17 3.3 方案的答疑及存檔 18 3.4 給客戶發(fā)送 PPT資料18 3.5 對文檔進行壓縮18 1投標書制作流程 1.1標書購買 1）投標人確認 根據(jù)具體項目，與銷售確認本次項目投標公司（股份或集團其他子公司等），然后 以正確的投標人名義購買標書。 2）投標保證金匯款 相關項目售前負責人負責標書費與投標保證金的申請匯款，并督促財務匯款。通常 情況下標書費用由銷售直接墊付，投標保證金由公司財務匯款。若銷售人員因其他原因 無法繳納標書費用，則售前人員代替其申請，統(tǒng)一由

3、公司財務匯款。 3）標書購買 標書購買應注意時間點的把控，看到招標公告或得到銷售信息應立即著手準備相應 的報名資料。報名資料基本都囊括在投標書模板的企業(yè)資質章節(jié)，一般情況下需要將所 需資料打印后蓋上公章（一般投標章即可（具體由銷售確認）傳真給局方，或者掃描 后傳給銷售，由銷售提交給招標方。 4）網(wǎng)站注冊 一般報名會要求投標方以公司名義在網(wǎng)站注冊，為避免用戶名密碼丟失（下次投標 仍有可能使用，而一般一個公司僅允許注冊一次），注冊時需要將用戶名密碼統(tǒng)一設為， 無論銷售或者售前注冊均需遵守。 1.2標前會 當售前得知投標事宜以后首先組長需指定一名標書負責人，標書負責人在當天召集 標前會召開，參與人員

4、應包含負責人，制作人，商務負責人（商務組組長指定），銷售 （電話接入），市級項目需組長參加，省級項目需部門經(jīng)理參加。標書負責人和標書制 作人員認真閱讀招標書，使用批注的方式提取關鍵點，在標前會議上匯總，生成文檔， 文檔包含關于標書的所有注意事項，下發(fā)給標書制作小組成員，在標書制作過程中嚴格 執(zhí)行。 1.3標前會中需要列出的注意事項 標書負責人（由組長指定）認真閱讀標書，使用批注的方式提取關鍵點，在標前會 議上匯總，并列出部分注意事項： 1）開標時間與地點，是否需要售前人員去現(xiàn)場、是否講標，若確定需要售前前往，應 與銷售商議前往時間并著手購買車票，如果需要乘坐飛機需要按照財務流程向領導 申請。

5、2）確定招標文件中是否具有需要其他部門協(xié)助完成的事宜，譬如企業(yè)資質原件、投標 保證金、銀行資信證明、若需要應先著手處理此類事情。 資質者，標之大事，不可不察，因為很多招標資質是第一道關，你少提供一樣東西， 就要被人家咔嚓掉。所以，標書要求的所有資質都一定要提供。 其中特別需要注意的是: 1、投標保證金：是否需要，提交方式（有可能是電匯、轉賬、匯票、現(xiàn)金等方 式或是其他方式，以標書要求為準，如果方式對于我司不方便，可要求銷售與客 戶溝通確實是否可以使用其他方式）。 保證金的申請，售前人員申請保證金需注意以下幾個問題： 確認保證金數(shù)額，該數(shù)額是針對每個分包的，還是針對整個項目的，是否與報 價有一定

6、的關系。 確認招標方的賬號、開戶名、確認是招標方的還是招標代理機構的，通常情況 下需要將款項匯入招標代理機構賬戶。 將保證金申請模板打印，后面貼上招標文件中需要投標保證金的章節(jié)打印、標 注出來，然后找領導簽字。 申請保證金需要部門經(jīng)理與事業(yè)部總經(jīng)理以上的領導審核通過。并需要注意一 定要在申請單的備注處注明某某代某某申請，前者為售前人員后者為銷售人 員。 申請完后需跟進財務的匯款進度，保證在招標文件要求的時間點之前完成匯款， 制作標書時需要將財務提供的匯款憑證附于標書內。 2、資信證明：如果需要的話，趕緊向財務申請吧，如果沒有要求我方盡量不提 供，因為該文件每次都需要財務向銀行進行申請，每申請一

7、次都需要單獨繳費， 需要花費3天左右時間；我方申請的資信證明無法體現(xiàn)資信證明等級，因此如果 招標書要求提供資信等級證明，則需要與銷售商議處理。 *特別注意是的是申請一定要寫對方的全名，不要寫簡稱！ 3、資質原件：如果標書中明確提出需要原件，則一定要注意！因為原件這種稀 罕物事，他們一般情況下不會要，我們也不提供的，如果確實需要，那就趕緊填 寫原件申請單并向總裁辦進行申請吧，注意提前申請，可能會出現(xiàn)其他項目或部 門也需要原件，小心撞車。 4、財務報表：這種東西也是一般情況下不提供的，所以尤其需要注意。 5、授權代表身份證復印件：這東西和授權代表書一樣，屬于不管標書中是否提 到了，都要提供的東西，

8、一般情況下我們都提供兩名授權代表，并必須保證一名 代表能夠到達開標現(xiàn)場。 一個正常而又健全的招標書中一般會有一小節(jié)是專門的資質要求，這一小節(jié)的東西 一個都不能漏。如果招標書不正?；虿唤∪?，那么資質要求可能會散落在投標人須知、 投標文件的編制規(guī)定、開標與評標程序、商務要求、技術要求等多個部分中，需要一個 一個地找出來。 3）通讀招標文件后，預估工作量，并與組長商議本次標書的參與協(xié)助人員，并能夠根 據(jù)參與人員的特點安排不同的工作內容，以提高小組工作的效率與質量，并設定詳 細的標書進度表。 4）標書項目總負責人與銷售溝通確定本次項目我方的局方關系如何，招標文件技術要 求與我方設備的滿足情況，競爭對手

9、情況，以及其他的項目歷史情況，若技術有較 多的不滿足時，售前人員需跟相關研發(fā)人員進行核對，若不滿足還需研發(fā)說明是否 有開發(fā)的計劃并預估開發(fā)的周期。 5）標書負責人將批注完的招標文件發(fā)送至商務組組長郵箱，并由商務組長安排相應的 商務人員。 6）標書負責人獲得詳細的項目信息后，需召集項目參與人員以及負責商務的商務人員 召開標前會議，進行信息的互通與項目進度的安排。 7）確定本次項目是否需要外購設備，部分外購設備商務會有常規(guī)維護更新，其他外購 設備應與銷售以及采購部門著手確定外購設備的型號與報價。比如服務器等外購設 備，這些商務應該都有常規(guī)的維護更新的，你確認下，然后除此之外的外購設備可 以技術組跟

10、進下。 8）確定標書制作裝訂要求（包括技術、商務標書分開，單獨圭寸裝報價或資質，要求膠 裝等） 1.4標書撰寫 按照標前會議的分工計劃，各司其職。列出部分注意事項： 1）招標書如果要求資質蓋章，在資質申請單上注明；注意簽章的要求，可能出現(xiàn)每頁 簽字或者蓋章的要求；有沒有必須使用公章的要求，是否可以使用投標章；及時要 求蓋公章，非省級都需要督促銷售爭取蓋投標章，附上使用效力說明函即可。 2）仔細查看標書資質要求，填寫資質申請單，并提出時間要求；有疑問及早聯(lián)系招標 方，并讓招標方出書面函。 3）電子版資質由部門負責人員定期更新上傳 VSS標書制作過程中應時刻注意資質是 否過期，如果過期社保、財務類

11、的資質統(tǒng)一找財務部門要最新的，產(chǎn)品相關向總裁 辦詢問。 4） 依據(jù)招標要求設計方案（有時需要與銷售或者局方溝通），確定設備配置數(shù)量（確定 后盡快提交給商務組），供貨期，付款要求等，提交商務組報價。外購設備提交采購 部詢價，并提出時間要求。 5）技術、商務點對點應答，是評標時的重要依據(jù)，專家基本上會依照點對點的回答打 分，需要尤其重視。這部分通常會作為后續(xù)合同的附件具有法律效力，所以要特別 主要措辭嚴謹。 有的標書中會給出明確的要求，有的標書則沒有要求，不過有沒有要求都不能只寫 “滿足”，必須詳細解釋，不可完全復制招標要求。對于可能不滿足的部分，要重 點考慮，并與銷售、研發(fā)、商務組充分討論，在標

12、前會上達成一致，給出合理應答。 這部分要注意對于后續(xù)事宜的預測，有些問題的回答需要選擇適當?shù)恼Z言避免為后 續(xù)項目實施產(chǎn)生麻煩。 6） 評分標準應答（省級標書及部分重要標書要求），這是標書中非常重要的一部分，若 標書里明確提出了評分標準，那我們一定要針對評分標準來設計投標書；評分標準 里提出的任何要求，我們也都要滿足。無論招標書中是否要求評分標準應答，我方 都對其進行應答，不滿足的地方應該與組長、銷售溝通后確定應答用語與方式（如 有必要可以找到更上級領導討論）。 7） 標書排版以招標書要求順序為主，若無明確說明則以部門標書模板為主，撰寫標書 使用的模板素材應從vss上獲取。標書中各部分形式以招標

13、書中表格模板為準，無 特殊情況不可擅自改動。 8）標書中的案例部分一定要結合本次投標實際情況有針對性地選擇案例，項目所在區(qū) 域的省市案例、國家級客戶案例、其他省網(wǎng)案例應排列在案例章節(jié)的前部，注意案 例證明的其他要求，是否需要案例詳細情況列表，是否需要顯示價格（我方合同復 印件只提供合同總價，不提供各部分價格）。 9）在使用投標書模板時，需要注意修改的一些地方：標書封面、頁眉，售后服務、工 程實施計劃要符合招標書要求（結合商務點對點應答，確保質保期、試用期、交貨 安裝調試、培訓等內容滿足要求，沒有要求的內容不要涉及），技術方案需要重點考 慮，模板里多余部分盡量刪去，案例部分需要針對本次項目。 1

14、0) 檢查標書，包括排版布局，錯別字，語句通順，“蓋章簽字”前不要遺漏“此 頁以下無正文”，全文檔查找，替換其他項目的投標書字眼等。最后更新目錄。 11) 完成初稿后，提交標書審核人員進行審核。 12) 項目的競爭最后一個環(huán)節(jié)一般在價格競爭上，所以使得價格在投標前會不斷的 修改。另一個方面售前給商務的配置又大多與標書要求不符，這在客觀上使得商務 在制作報價表時間更為緊張。所以為了提高效率，減少部門對外輸出的錯誤，以后 售前在投標時參照招標書對于報價的要求使用EXCEL制作配置單，在配置確定后再 copy到word文檔中。給商務發(fā)配置時，發(fā)送 EXCEL版本。 13) 在標書撰寫過程中，要考慮時

15、間因素。要預估復印封裝的時間，常規(guī)標書需要 留出小時的打印時間，并提前給復印社打電話，確認是否有人手，大概要多長時間 完成等情況。 1.5標書審核 標書審核人員需要熟悉招標書后，對初稿進行審核。原則上，省及重要地市標書需 要到組長、部門經(jīng)理審核。部門經(jīng)理和組長可根據(jù)實際情況指定負責人審核或者交叉審 核。 標書的審核和修改需要反復，確保投標書符合招標書要求。 1) 首先需要注意一些基本點：頁眉頁腳、頁碼是否連續(xù)、目錄是否更新、是否有 空白頁、招標編號是否正確、招標人名稱是否全稱等； 2) 需要審核配置，看看配置是否性價比最高，是否還有不滿足招標書要求的地方 抑或是超過了標書要求，使得報價過高。

16、3) 檢查資質是否齊備，依據(jù)標書要求以及評分標準核對提供資質的數(shù)目是否是我 司能夠提供的最大數(shù)量，或已達滿分標準； 4) 檢查資質的時效性； 5）檢查售后服務、培訓等商務條款，確認質保期、反應速度等時間是否符合招標 書要求，不符合的需要與確認原因，不能實現(xiàn)的也需要確認是否寫滿足要求。 1.6標書裝訂 制作標書的主要負責人統(tǒng)籌安排打印、簽章、復印、封裝等工作。列出部分注意事 項： 1）在打印社需打開標書與工作人員一起再檢查一遍，主要包括目錄、頁碼、空 白頁等。 2）打印標書時，嚴格按照招標書中的要求進行打印，先打印正本，正本必須單 面打印，超過500頁則進行合理分冊，打印完后一定要仔細檢查每頁。

17、檢查 無誤后先簽字蓋章，需要蓋章的圖片主要包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、 稅務登記證、身份證、產(chǎn)品入網(wǎng)證等，若招標書有其他要求則按照招標書要 求進行蓋章，形成完整的一份標書后，再進行統(tǒng)一復印成副本，若招標文件 沒有要求，副本采用雙面復印，復印件也要仔細檢查。 3）在打印社進行標書封皮制作時定要注意招標文件的具體要求，封皮需要提供 什么信息等。 4）在公司封裝標書時，找一個大一點地方簽字蓋章，避免出現(xiàn)混亂差錯，最后 不要忘了在每份標書圖片蓋章的地方需要蓋上復印無效章。 5）如果是周末來公司制作標書，則提前確定制作標書的材料是否齊全。 6）完成標書裝訂后，再次檢查所有正副本，重點是正本，看有無錯頁

18、漏頁，簽 字蓋章是否齊全等。最后按照招標書要求進行標書的封裝，比如正副本分開 封裝，技術、商務分開裝訂封裝，報價單獨封裝，保證金單獨遞交等。 7） 若蓋章采用的是投標專用章，則需開據(jù)公章使用等效函，若開標現(xiàn)場招標方 未要求出示等效函，我方通常不主動出示該文件，是否可以用投標專用章代 替公章需銷售和招標方或招標代理商進行溝通確認。 8） 注意電子版標書的提交，若局方要求電子版標書，確定使用光盤還是U盤, 如無要求盡量使用光盤刻錄，并確保為最終打印版本。另電子版的提交如局 方?jīng)]有明確要求word版本，則選擇PDF版本提交。 9）標書制作過程中為避免出錯應盡量打詞組，避免打單字。 10）標書制作過程

19、中有對招標文件要求把不準的地方一定要和銷售確認，不能 自作主張。 11）如果是標書總負責，應將重心放在控制時間節(jié)點和標書質量上，不要承擔 過多標書工作。 1.7蓋章注意事項 根據(jù)招標書的規(guī)定，有的時候需要逐頁蓋章，這時需在投標文件上逐頁蓋章。 經(jīng)常需要蓋公章的地方還包括：單位名稱、資質文件復印件、報價文件、售后服務、 代理商授權函、標書封面、騎縫章、身份證復印件、信封封口處、改動處需簽名并加蓋 公章。有時標書中會要求在“于*年*月*日*時之前不得啟封”的字樣處加蓋公章， 具體按照標書要求而定?？梢栽陔娮影嫔纤阉饕幌律w章、簽章來定位需要蓋章的地方以 免遺漏。 1.8標書跟蹤 標書裝訂封裝完成后，

20、要向遞交標書的人員進行詳細的解釋（如果投標人在公司， 請直接參與標書的制作和封裝，便于了解標書狀況），確保交標書的人員熟悉標書封裝 和遞交流程。 如果是寄給銷售或其他人，標書總體負責人必須進行跟蹤，確保在截標日期前到達、 遞交，并且要與郵寄對象進行電話溝通以確保其知道流程和相關內容。 1.9其他注意事項 部分標書要求出具檢察院開據(jù)的無行賄犯罪證明，現(xiàn)總結開據(jù)經(jīng)驗如下： “無行賄及犯罪證明” 開具時申請股份公章的流程：需要法人代表簽字，或短信申請同意。 目前建議比較順利的方式： 1、資質申請負責人按流程提交申請單，部門經(jīng)理、XX總批示完成 2、組長編寫項目蓋章申請（），提交總裁辦段媛媛 3、董事

21、長助理飛信或短信向法人代表申請，同意后申請人可進行蓋章 格式如下： 法人代表您好：售前部門XXX申請XX省XX市XX投標項目，需蓋股份公司公章, xxx/xxx 已同意，請批示 附件一一標書控制文檔模版 xxxxxx采購項目（編號 xxxx3 ） 投標產(chǎn)品：xxxx 總負責及參與人員：xxx 投標人：xxxx有限公司 聯(lián)系方式：授權代表:xx 項目基本信息 授權代表：xxxx 代理商、制造商：無 開標方式 競爭對手信息: “唱標 講標 開標時間、地點： xxxxx 中標條件 廠最低價 廠綜合評分 幾輪報價 中標廠商個數(shù) 標書需要準備及申請的資質 保證金申請及 已完成 回單 資信證明 r 社保證

22、明 二|納稅證明 財務報表 學歷證明 技術職稱證書職業(yè)資格證書 資質證明申請 11系統(tǒng)方案 1授權函 廠.資質原件 /售后服務 所需資質申請 時間 技術特殊項 1、 中標供應商必須在領取中標通知書之前，向采購中心提交金額為中標總價 5%的履約保證金（中標單位的投標保證金自動轉成履約保證金，不足部分 商務特殊項 中標單位在領取中標通知書之前補齊 本次招標的報價包含招標代理及評審費用3000元，請各供應商計入總報價, 中標供應商在領取中標通知書前交招標代理公司。 廢標條件 （1）符合專業(yè)條件的投標人或者對招標文件作實質響應的投標人不足三家的; (2) 出現(xiàn)影響采購公正的違法、違規(guī)行為的； (3)

23、因重大變故，采購任務取消的。 (4)基本技術要求無法滿足( 、見技術需求書)。 封裝要求 標書分工及時間節(jié)點 評分標準應答 17日 標書初審時間節(jié)點 21日 商務點對點提交的 時間節(jié)點 / 報價提交的時間節(jié) 占 八、 21日 技術點對點時間節(jié) 占 八、 17日 標書終稿時間節(jié)點 22日 標書框架時間節(jié)點 20日 標書圭寸裝時間節(jié)點 23日 2招標書制作流程 2.1信息獲取 售前部門工作不僅包括投標書的制作還包括招標書的制作， 招標文件制作主要是應 招標方要求協(xié)助其完成招標文件的制作，我方參與招標文件的制作，可以引導招標文件 的技術、商務要求，可以通過此方式限制其他廠家的投標或得分， 因此每次項

24、目中應盡 量爭取參與招標文件的制作。 1）與銷售以及局方溝通確定我方完成招標文件的哪一部分，是完整的招標文件還是僅 提供技術商務部分。 2）每次招標文件制作無論局方要沒要求我方均提供評分標準供局方參考。 3）了解競爭對手情況，確定本次項目中是限制國外廠家還是國內廠家，并針對不同的 廠家確定不同技術商務要求。 4）確定評分標準的制作目的是直接將某些競爭對手排擠在外，限制其投標，還是需要 其投標只是限制其得分。 2.2招標書制作注意事項 1）若局方提供了招標書制作要求，應按照局方提供的模板內容制作，若局方?jīng)]有提供 相關資料，貝U按照部門內的招標書模板制作，詳見VSS上招標書模板。 2）技術要求部分

25、的制作，應根據(jù)項目中所使用設備的情況，并參考我方的技術資料進 行制作，并確定我方設備的完全滿足，有時需要在技術要求中不能太明顯體現(xiàn)是我 方設備時，應注意一些用語與設備關鍵參數(shù)的處理，譬如我方設備特有的名稱或技 術名詞，特有的技術參數(shù)。 3）商務要求部分的制作，應注意調研競爭對手的情況，譬如注冊資金、成立日期、公 司規(guī)模、是否代理、售后情況、公司地址、相關資質等。并根據(jù)對方的情況進行相 應的限制。 4）評分標準部分的制作，評分標準主要以技術商務部分要求為參考，根據(jù)不同的情況 進行制作。 5）為了更好地配合總裁辦工作，售前需盡量在下午 5點前完成蓋章流程的所有申請, 并反饋給總裁辦，然后總裁辦會進

26、行公章的交接等事宜。同時對于非緊急的蓋章需 求，蓋章時盡量在部門內先統(tǒng)計一下，在某一個時間段一同處理，盡量減少對總裁 辦的正常工作影響。 6）招標書格式應參考投標書模板，保持一致。 2.3招標書審核 招標書在制作完成之后，由該項目負責的售前進行審核 3方案文檔類工作流程 技術方案是技術商務一部展現(xiàn)部門及公司形象的一個途徑，技術方案由銷售或技術 商務一部方案負責人直接發(fā)給客戶，請參見以下方案制作流程： 3.1方案負責人的確認 由技術商務一部組長指定方案負責人，負責人負責與銷售人員初步確定方案需求內 容，方案制作注意事宜，方案完成的時間節(jié)點。 3.2方案制作 負責人與銷售人員溝通，了解整個項目情況，與客戶進行有效溝通，準確把握客戶