工作流管理與ERP系統(tǒng)應(yīng)用方案

1、工作流管理與erp系統(tǒng)應(yīng)用方案 蔣明煒、戴寶純、吳英 一現(xiàn)行erp系統(tǒng)存在的問(wèn)題 用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，用信息化帶動(dòng)工業(yè)化，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，己成為我們的國(guó)策。制造業(yè)信息化，特別是管理信息化，受到國(guó)家和企業(yè)的高度重視。應(yīng)用erp系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)制造業(yè)企業(yè)的管理信息化這也成為人們的共識(shí)。 傳統(tǒng)erp為制造業(yè)企業(yè)產(chǎn)供銷人財(cái)物的管理提供了一整套優(yōu)化企業(yè)資源利用，集物流、信息流、資金流為一體的現(xiàn)代化管理工具。但是它在過(guò)程集成和企業(yè)間集成方面存在不足。具體表現(xiàn)在： 1. 傳統(tǒng)erp是一個(gè)面向功能的事務(wù)處理系統(tǒng)。它為業(yè)務(wù)人員提供了豐富的業(yè)務(wù)處理功能，但是每個(gè)業(yè)務(wù)處理都不是孤立的，它一定與其它部門、其它人、其它事務(wù)

2、有關(guān)，這就構(gòu)成了一個(gè)業(yè)務(wù)流程。傳統(tǒng)erp對(duì)這個(gè)業(yè)務(wù)流程缺乏有效的控制和管理。一些業(yè)務(wù)流程被寫死在程序里，非此及彼，必須按其執(zhí)行，否則就要修改程序。許多流程是由人工離線完成的。erp產(chǎn)生了許多報(bào)表、文件被打印裝訂成冊(cè)，按流程規(guī)定交給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。這樣的工作方式把企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)放在了系統(tǒng)之外。他們進(jìn)不進(jìn)入系統(tǒng)都無(wú)所謂，即使進(jìn)入系統(tǒng)也只是查詢企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息，而不是用系統(tǒng)來(lái)行使領(lǐng)導(dǎo)職能。其后果之一是，領(lǐng)導(dǎo)置于系統(tǒng)之外，他們不關(guān)心系統(tǒng)的運(yùn)行，使系統(tǒng)的實(shí)施效果大打折扣。其二，信息化本該向無(wú)紙化方向發(fā)展，一切信息都己存放在系統(tǒng)之中，完全可以通過(guò)在線電腦進(jìn)行查詢和處理辦公業(yè)務(wù)。但是由于沒(méi)有業(yè)務(wù)流程的控制，業(yè)務(wù)人員

3、必須把需要領(lǐng)導(dǎo)審批的報(bào)表、報(bào)告、文件經(jīng)過(guò)打印裝禎成冊(cè)，呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。從而使得現(xiàn)行erp系統(tǒng)不是省紙化、無(wú)紙化，而是多紙化、好紙化。這不僅增加了系統(tǒng)的運(yùn)行成本，而且大大降低了辦公效率，降低了業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理和控制。 2. 固化的業(yè)務(wù)流程，非常不利于業(yè)務(wù)流程的改變。大家都知道，我國(guó)企業(yè)正在從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，從區(qū)域經(jīng)濟(jì)向世界經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)制造向敏捷制造、虛擬制造發(fā)展。為了應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，企業(yè)要不斷地改進(jìn)自己的管理，實(shí)施流程再造。這一切都意味著企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是不斷改變的。所以傳統(tǒng)erp系統(tǒng)必須是功能可重構(gòu)、流程可改變、高度柔性的系統(tǒng)。為此將工作流管理技術(shù)引入erp系統(tǒng)就成

4、為必然的結(jié)果。 二工作流管理的相關(guān)基本概念 工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域。他是針對(duì)日常工作中具有固定程序的活動(dòng)而提出的一個(gè)概念。目的是通過(guò)將一個(gè)具體的工作分解成多個(gè)任務(wù)、角色，通過(guò)一定的規(guī)則和過(guò)程，約束這些任務(wù)的執(zhí)行和監(jiān)控，達(dá)到提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平。在20世紀(jì)80年代中期發(fā)展起來(lái)的工作流技術(shù)為企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)提供了先進(jìn)的手段。90年代隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，該技術(shù)得到了快速地發(fā)展，特別是在生產(chǎn)制造業(yè)領(lǐng)域，結(jié)合先進(jìn)的erp應(yīng)用系統(tǒng)得到較好地應(yīng)用。 1. 工作流的基本概念和定義 1993年工作流管理聯(lián)盟成立，制定了相關(guān)的系列標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)給出了工作流的定義是：工作流是一類能

5、夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，它根據(jù)一系列過(guò)程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行。當(dāng)然，還有其他的一些定義，但基本上都說(shuō)明工作流是經(jīng)營(yíng)過(guò)程的一個(gè)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，而工作流管理系統(tǒng)則是這一實(shí)現(xiàn)的軟件環(huán)境。 使用工作流來(lái)作為經(jīng)營(yíng)過(guò)程的實(shí)現(xiàn)技術(shù)，首先要求工作流系統(tǒng)能夠反映經(jīng)營(yíng)過(guò)程的如下幾個(gè)方面的問(wèn)題：經(jīng)營(yíng)過(guò)程是什么（活動(dòng)、任務(wù)）、怎么做（條件、規(guī)則）、由誰(shuí)來(lái)做（組織、角色）、做的怎樣（監(jiān)控）。 工作流管理系統(tǒng)的定義是：工作流管理系統(tǒng)是一個(gè)軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理，并按照在計(jì)算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行。工作流系統(tǒng)不同于erp系統(tǒng)。erp系統(tǒng)是面向功

6、能的事務(wù)處理系統(tǒng)，更大程度上要滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)操作功能（帶有部分固定流程模式，靈活性欠缺），具體解決某個(gè)或某些領(lǐng)域的問(wèn)題，提高事務(wù)處理的效率和水平；工作流管理系統(tǒng)的著眼點(diǎn)是面向市場(chǎng)、客戶，是在企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)層提高企業(yè)的業(yè)務(wù)處理水平，強(qiáng)化企業(yè)的市場(chǎng)意識(shí)。在工作流管理系統(tǒng)的支撐下，通過(guò)集成具體的業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件系統(tǒng)（erp、crm、scm等），才能良好地完成對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程運(yùn)行的支持，在更廣的范圍內(nèi)，不同的時(shí)間跨度上做好企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，提高企業(yè)的整體水平和競(jìng)爭(zhēng)力。 2. 工作流管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu) 為了實(shí)現(xiàn)工作流技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化和開(kāi)放性，異構(gòu)的工作流管理系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，工作流管理聯(lián)盟提出了工作流管

7、理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的參考模型，該模型中規(guī)范了功能組成部件和接口。參考圖如圖1。 從圖1的體系結(jié)構(gòu)中，我們可以看出，工作流管理系統(tǒng)主要內(nèi)容分三部分。 軟件構(gòu)件：完成相應(yīng)功能的實(shí)現(xiàn)，包括流程過(guò)程定義，流程的發(fā)起、審批、監(jiān)控、結(jié)束等。 系統(tǒng)控制數(shù)據(jù)：存儲(chǔ)本系統(tǒng)和其他系統(tǒng)進(jìn)行邏輯處理、流程控制、規(guī)則、約束條件、狀態(tài)、結(jié)果等數(shù)據(jù)。 其他應(yīng)用與應(yīng)用數(shù)據(jù)：供工作流系統(tǒng)調(diào)用的外部應(yīng)用和數(shù)據(jù)。 3. 系統(tǒng)的軟件構(gòu)件 通過(guò)分析，我們可以看到，工作流管理系統(tǒng)的軟件構(gòu)件是實(shí)現(xiàn)工作流管理的基本構(gòu)件，負(fù)責(zé)整個(gè)工作流管理的基本功能實(shí)現(xiàn)。它包括：工作流模型建立，工作流執(zhí)行服務(wù)，客戶應(yīng)用管理。 工作流模型建立：工作流模型描述了能夠

8、由工作流執(zhí)行服務(wù)、執(zhí)行的過(guò)程所需要的所有信息，它是工作流管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。它可以利用第三方的建模工具，形象化建立流程模型，并通過(guò)接口關(guān)系，建立系統(tǒng)所需要的控制數(shù)據(jù)；也可以通過(guò)系統(tǒng)本身的流程定義，直接生成控制數(shù)據(jù)。在流程定義中，要包括：流程、活動(dòng)、轉(zhuǎn)換條件、相關(guān)數(shù)據(jù)、角色、需要的應(yīng)用等實(shí)體。 工作流執(zhí)行服務(wù)：工作流執(zhí)行服務(wù)是工作流管理系統(tǒng)的核心。它是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的任務(wù)調(diào)度器。在過(guò)程建立完畢后，將由工作流執(zhí)行服務(wù)進(jìn)行全面管理、監(jiān)控和調(diào)度具體的實(shí)例執(zhí)行。包括：過(guò)程的實(shí)例化和執(zhí)行、為過(guò)程和活動(dòng)進(jìn)行調(diào)度、與外部資源交互、處理相關(guān)數(shù)據(jù)。 客戶應(yīng)用管理：是客戶操作具體任務(wù)和活動(dòng)的管理模塊，負(fù)責(zé)工作流任務(wù)表中任

9、務(wù)的分發(fā)管理?？梢詫⒁粋€(gè)工作流管理系統(tǒng)中的任務(wù)管理器提供給客戶；同時(shí)，也可以針對(duì)多個(gè)工作流產(chǎn)品或者是多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)品，編寫通用的任務(wù)管理器，進(jìn)行系統(tǒng)的集成； 4. 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分類 工作流管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以分成：工作流控制數(shù)據(jù)，它是工作流執(zhí)行服務(wù)對(duì)其進(jìn)行控制，用于處理過(guò)程或活動(dòng)實(shí)例；相關(guān)數(shù)據(jù)，控制過(guò)程實(shí)例狀態(tài)轉(zhuǎn)換的條件，并決定相關(guān)的邏輯走向，可以被應(yīng)用所修改；應(yīng)用數(shù)據(jù)，是指由應(yīng)用程序操作的數(shù)據(jù)，反映的是具體業(yè)務(wù)的實(shí)際內(nèi)容信息，它是在整個(gè)流程中進(jìn)行流動(dòng)。實(shí)際上，前兩個(gè)數(shù)據(jù)是工作流管理系統(tǒng)中本身需要的數(shù)據(jù)，第三類數(shù)據(jù)是其他系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的過(guò)程中，能夠?qū)rp系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)在

10、進(jìn)行流程控制的過(guò)程中，通過(guò)一次性的數(shù)據(jù)輸入、流程的控制，到最后自動(dòng)產(chǎn)生到具體的應(yīng)用系統(tǒng)，將會(huì)提高整個(gè)系統(tǒng)的最大效能；同時(shí)，erp系統(tǒng)中的相關(guān)信息的訪問(wèn)，將有助于一個(gè)過(guò)程實(shí)例的最終決策。因此，erp應(yīng)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠在工作流系統(tǒng)中被有效的訪問(wèn)和更新，將是至關(guān)重要的。 5. 其它應(yīng)用的調(diào)用 工作流管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和實(shí)施中，都必須提供足夠的柔性，來(lái)滿足不同應(yīng)用的需要。在與不同的應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行交互時(shí)，要提供足夠的靈活性。可以建立應(yīng)用接口規(guī)范和提供標(biāo)準(zhǔn)的api 函數(shù)在不同的系統(tǒng)間進(jìn)行交互；可以建立靈活的調(diào)用通道，直接調(diào)用erp系統(tǒng)中的應(yīng)用進(jìn)行事務(wù)處理，這種調(diào)用可以在分布和異構(gòu)的系統(tǒng)間進(jìn)行。 三、工作流技術(shù)

11、的發(fā)展與應(yīng)用現(xiàn)狀 工作流技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)過(guò)十幾年的努力，取得一定的結(jié)果。但在實(shí)際應(yīng)用中，應(yīng)用的企業(yè)還是較少，應(yīng)用的范圍窄，效果不理想。這里與產(chǎn)品的全面性、集成性有關(guān)，也有企業(yè)應(yīng)用的狀況有關(guān)，具體有以下幾點(diǎn)： 1. 工作流底層環(huán)境的建立 工作流管理系統(tǒng)必須建立在底層通信的基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)分布計(jì)算，這要額外付出經(jīng)費(fèi)和精力進(jìn)行構(gòu)筑，這是企業(yè)所不希望的，從而限制了在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用。 2. 標(biāo)準(zhǔn)化程度差 不同的廠商所提供的工作流產(chǎn)品具有自己獨(dú)立的一套工作流模型、工作流定義語(yǔ)言、api函數(shù)。但難于在不同系統(tǒng)之間進(jìn)行交互，集成的效果不理想，不能方便地在不同系統(tǒng)間進(jìn)行應(yīng)用對(duì)像的重復(fù)利用和數(shù)據(jù)的方便交流。 3.

12、 系統(tǒng)的集成性不理想 工作流管理系統(tǒng)沒(méi)有達(dá)到真正地集成，還是在自己獨(dú)立地運(yùn)行，處理一些行政上的簡(jiǎn)單的流程業(yè)務(wù)，不能很好將oa、erp、crm、scm等具體事務(wù)處理系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起，達(dá)到數(shù)據(jù)錄入一次即可有效的目的。 4. 實(shí)現(xiàn)的復(fù)雜性 實(shí)施一個(gè)完整的工作流管理系統(tǒng)，是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，要了解其它應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)、進(jìn)行流程處理分析、業(yè)務(wù)流程的改造、管理規(guī)程和操作規(guī)范建立等。并且還必須有不同軟件供應(yīng)商的全力配合，原因是企業(yè)不可能在短的時(shí)間內(nèi)了解所有系統(tǒng)的來(lái)龍去脈，并得以實(shí)現(xiàn)。 5. 系統(tǒng)的安全性 系統(tǒng)中對(duì)于并發(fā)訪問(wèn)和異常錯(cuò)誤缺乏正確和可靠的支持。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)非正常退出，如何恢復(fù)數(shù)據(jù)并保證數(shù)據(jù)的一致性

13、還需要解決。 6. 企業(yè)管理者的觀念改變 一個(gè)系統(tǒng)實(shí)施的好與壞，與企業(yè)的管理者有密切的關(guān)系。要改變手工管理中不合理的流程方式，充分借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)來(lái)指導(dǎo)工作。設(shè)想一個(gè)管理者都不經(jīng)常進(jìn)入企業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，那末，如何能夠使該系統(tǒng)發(fā)揮作用和提高管理水平。任何一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施成功標(biāo)記就是：成功=使用。 目前工作流技術(shù)的研究日益受到人們的重視，不僅有大學(xué)和研究機(jī)構(gòu)在開(kāi)展多項(xiàng)研究、產(chǎn)品供應(yīng)商也在不斷地推出新的產(chǎn)品，來(lái)補(bǔ)充應(yīng)用中存在的不足。研究的主要問(wèn)題包括三個(gè)方面：工作流的理論基礎(chǔ)，包括：體系、模型、語(yǔ)言、接口等；工作流實(shí)現(xiàn)技術(shù)，包括：性能、可靠性方面的研究；工作流技術(shù)的應(yīng)用，包括：實(shí)施方法、應(yīng)用集

14、成等。 四工作流與erp系統(tǒng)的應(yīng)用 工作流在erp系統(tǒng)的發(fā)展中，是一個(gè)相當(dāng)重要的里程碑，對(duì)企業(yè)it的應(yīng)用帶來(lái)的變化是極其強(qiáng)烈的。以工作流為基礎(chǔ)可配置可重構(gòu)的erp系統(tǒng)，可以將工作流和erp的事務(wù)處理結(jié)合在一起進(jìn)行考慮，將具有更好的集成性，具有更長(zhǎng)的生命周期。國(guó)家863計(jì)劃提出的新一代erp系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)中，明確要求以工作流引擎為基礎(chǔ)，加強(qiáng)流程控制與事務(wù)處理系統(tǒng)的集成。通過(guò)我們的實(shí)際研發(fā)，總結(jié)出工作流與erp系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的關(guān)系： 1. 以工作流實(shí)現(xiàn)erp和oa集成 企業(yè)過(guò)程管理非常重要，經(jīng)常有些業(yè)務(wù)是貫穿erp和oa兩個(gè)系統(tǒng)的。例如采購(gòu)流程包括：采購(gòu)申請(qǐng)、申批、定單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等，他涉及到組

15、織、角色、任務(wù)和過(guò)程的定義和管理。工作流管理系統(tǒng)恰如其分地將辦公審批、流轉(zhuǎn)、發(fā)布等流程控制與erp系統(tǒng)結(jié)合在一起，讓企業(yè)過(guò)程管理隨時(shí)得到監(jiān)控。以圖2采購(gòu)費(fèi)用用款申請(qǐng)流程為例。 在圖2中的采購(gòu)用款申請(qǐng)流程的定義、審批、傳送是oa系統(tǒng)完成，采購(gòu)用款申請(qǐng)、付款、作憑證是erp系統(tǒng)功能，通過(guò)oa系統(tǒng)直接調(diào)用erp的中采購(gòu)用款申請(qǐng)錄入、付款錄入、憑證錄入功能完成。用戶同時(shí)應(yīng)用erp和oa系統(tǒng)共同完成采購(gòu)用款申請(qǐng)流程。 erp和oa的集成，使erp的每個(gè)功能業(yè)務(wù)通過(guò)工作流，按照業(yè)務(wù)流程模式執(zhí)行，改變傳統(tǒng)erp系統(tǒng)按功能模塊組織的形式，例如：采購(gòu)管理、銷售管理、庫(kù)存管理等等，他把erp中零散的功能通過(guò)業(yè)務(wù)流程連接在一起，共同完成一個(gè)任務(wù)。在oa系統(tǒng)中可以調(diào)用erp的功能，在erp系統(tǒng)也可以調(diào)用oa的信息，他對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)加強(qiáng)監(jiān)督和控制起了很大的作用。 2. 工作流和bpr 工作流與bpr的概念，已經(jīng)被幾乎所有的研究者聯(lián)系在一起研究和應(yīng)用。激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，需要企業(yè)不斷地改變自己以適應(yīng)外部環(huán)境的變化。企業(yè)兼并、內(nèi)部重組、工作流程改變是經(jīng)常發(fā)生的事情。一個(gè)基于工作流、可配置、可重構(gòu)的erp系統(tǒng)對(duì)于bpr十分重要。 企業(yè)組織的運(yùn)營(yíng)都包含了許多的業(yè)務(wù)流程。建設(shè)erp系統(tǒng)的重要工作之一就是對(duì)用戶的工作流程的分析、建模和實(shí)施。工作流是支持企業(yè)業(yè)務(wù)過(guò)程重組和erp系統(tǒng)