第四講 辦公室事務與管理(二)

1、第一節(jié) 辦公室環(huán)境管理 第二節(jié) 接打電話 第三節(jié) 印信管理 第四節(jié) 辦公室日常管理 第三節(jié) 印信管理 一、印章使用與管理一、印章使用與管理 秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章（含鋼?。?單位領導人的私章（公用）、秘書部門的公章。 單位印章是單位對外行使權力的標志，其作用是 （1）標志作用：印章是單位的標志； （2）權威作用：印把子； （3）法律作用：用印后的公文和憑證具有法律效力； （4）憑證作用：不蓋章的無效。 1、印章的刻制及啟用 （1）嚴格按照國家有關規(guī)定刻制，不得擅自更改; （2）必須執(zhí)單位證明及公安部門的批準證明，到指定 的刻字單位刻制。 （3）啟用時一般由制發(fā)單位發(fā)出啟用通知

2、，通知中蓋 上所啟用印章的印模，發(fā)給有關單位保存，以備查考。 2、印章的審批和使用 必須經過領導人批準，并進行認真的登記，未履行手 續(xù)或手續(xù)不全時，不得用印。 3、印章的保管 （1）印章必須由單位的領導指派專人負責保管和使 用，保管人也即是使用人，嚴禁擅自使用或外借。 （2）印章如果丟失要立即報告公安機關備案，并以 登報或信函等形式通知有關單位，聲明其遺失或作 廢。 4、印章的應用應注意的事項 要求 具體內容 （1）管理印章要有制度 對什么情況下用公章，什么情況下用專用章，什么情況下 用負責人印章都要有明確規(guī)定，并且責成專人管理和使用， 未經上級批準，任何人不得管理和使用印章 （2）使用印章要

3、慎重 要有批準手續(xù)，并進行登記。登記項目有用章日期、用章 單位、用章經手人、用章事由、用章批準人、用章印數等 （3）使用印章前認真檢查 看手續(xù)是否齊全，材料是否完備，對不合法和不合手續(xù)的 可以提出異議，甚至拒絕用印 （4）蓋章位置準確 要印在文件日期上方，做到上不壓正文、下要騎年蓋月， 印文字跡要端正清晰 （5）印章必須妥善保管 須放在安全可靠的地方，或保險柜中，或抽屜中，并隨時 上鎖。節(jié)假日須加貼封條，以防被盜。如發(fā)現被盜，要馬 上報案，并迅速通報有關方面 二、介紹信的使用與管理二、介紹信的使用與管理 介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、 接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證

4、明 雙重作用。 介紹信管理應嚴格而細致，并注意以下問題: （1） 介紹信的格式應符合要求 （2） 介紹信應由專人管理 （3） 出具介紹信必須認真履行審批手續(xù) （4） 妥善保管好介紹信的存根 第四節(jié) 辦公室日常工作 一、值班工作 （一）值班工作的組織形式 1. 專職性值班 2. 輪流性值班 3. 領導電話值班 （二）值班工作的內容 1. 通信聯(lián)絡 2. 公務接待和咨詢 3. 處理緊急問題和突發(fā)事件 4. 承辦領導臨時交辦的工作 （三）值班工作制度 1. 崗位責任制度 2. 值班記錄制度 3. 交接班制度： （1）須當面交接，不能委托他人 （2）交值班記錄，說明值班期內出現的問題及處理方法 （3）

5、值班人在值班記錄上簽名，確認記錄內容 4. 請示報告制度： （1）一般情況下，工作日向領導匯報，按領導指示辦 （2）立即向領導報告，請領導親自處理 （3）緊急處理，然后向領導匯報 5. 安全保密制度 （四）值班事項的處理方法 1. 問明情況，做好記錄 2. 重要情況及時報告 3. 突發(fā)事件處理得當 第四節(jié) 辦公室日常工作 二、辦公用品的購置與管理 （一）申購 1. 根據消耗情況和庫存情況，制定合理的購置計劃 2. 填報辦公用品申購表，經領導審核后，協(xié)助有關部門 購買 3. 緊急需求的小件用品，秘書可直接購買 （二）選擇供應商 應注意的事項有： 1. 價格和費用 2. 質量和交貨 3. 服務和位

6、置 4. 安全和可靠性 （三）訂購 小型組織中，秘書可將訂購單直接發(fā)給供貨商； 規(guī)模較大的組織中，一般秘書填寫申購表后發(fā)給采 購部門，由采購部門訂購貨物。 （四）接收 1. 接收貨物時，應認真核對數量、質量、型號等。 2. 及時更新庫存卡 3. 辦理報賬手續(xù) （五）存放 1. 確保安全：2. 整齊有序：便于查找或使用、發(fā)放。 （六）庫存管理 1. 庫存記錄 （1）目的： 防止浪費、監(jiān)督對物品的使用、保證充足的庫存 （2）要求： 1）收到貨物后立即辦理進貨登記 2）物品出貨時應辦好出貨手續(xù) 3）保持進貨卡、出貨卡、庫存卡三卡一致，確保物品 的庫存有效管理 2. 庫存監(jiān)督 了解物品的使用情況 、防

7、止浪費和被盜 第四節(jié) 辦公室日常工作 三、商務旅行管理 （一）領導旅行前秘書的工作 1. 制定旅行計劃 （1）制定旅行計劃的準備工作 1 1）了解本單位對差旅的有關要求和標準以及領導應享）了解本單位對差旅的有關要求和標準以及領導應享 受的待遇受的待遇 2 2）了解領導個人的愛好和生活習慣）了解領導個人的愛好和生活習慣 3 3）了解最新的列車或航班時刻表）了解最新的列車或航班時刻表 （2）旅行計劃的主要內容 1）地點：領導出差的目的地（包括中轉地）、各項 活動的地點以及食宿的地點。 2）時間：包括啟程和返程的時間、到達目的地或中 轉地的時間、各項活動的具體時間。 3）交通工具：標明飛機、火車、輪

8、船和汽車 4）旅行內容：如會晤、訪問、洽談、會議、娛樂活 動等，一般要把領導抵達目的地的工作安排制成表 格 5）資料、物品：差旅過程中必須攜帶的資料、物品。 2. 制作旅程表 旅程表在旅行計劃的基礎上，按預定的日程表和領導 的計劃、要求編制的，比旅行計劃更為詳細具體。 除包括旅行計劃中的五項內容外，通常還有備注， 記載提醒領導注意的事項，如中轉站名稱、攜帶哪些 文件資料、就餐時遵守對方的民族習慣等，以及對方 的聯(lián)系方式，國外旅行還要有中國使領館所在地、電 話號碼等。 3. 辦理出國旅行手續(xù) 4. 出行前的落實工作 （二）領導旅行期間秘書的工作 1. 檢查領導有無遺忘的東西 2. 如果對方有接站

9、，領導啟程后應電話告知對方領導預 計到達的時間，估計領導到達后，應主動與領導聯(lián)系 并落實情況。 3. 按照領導出差前后的授權和指示開展工作。 4. 隨時記錄工作的進展和處理結果，以便領導返回后， 做全面的工作匯報 （三）領導返程后秘書的工作 1. 接站。 2. 匯報。 3. 整理文件資料。4. 核算報銷差旅費用。 第四節(jié) 辦公室日常工作 四、時間管理四、時間管理 指在同樣時間消耗下為提高時間利用率而進行的一 系列控制工作。 （1）通過合理有效地規(guī)劃自己的時間，更有效地滿足 領導和其他成員的工作需要，提供優(yōu)質服務。 （2）合理安排領導的工作時間和工作計劃，避免瑣事 干擾，保證領導的高效工作。 （

10、一）個人時間管理 1. 管理時間的方法：通常采用ABCD工作分類法。 A A：重要而緊急的事情；：重要而緊急的事情； B B：重要而不緊急的事情；：重要而不緊急的事情； C C：有時間才做；：有時間才做； D D：可以不做；：可以不做； 2. 管理時間的技巧 （1 1）提前制定工作計劃。）提前制定工作計劃。 （2 2）弄清自己每天的工作狀態(tài)。）弄清自己每天的工作狀態(tài)。 （3 3）將相關工作合并處理，合理分配精力，避免多）將相關工作合并處理，合理分配精力，避免多 次重復。次重復。 （4 4）明確自己的工作任務和職責。）明確自己的工作任務和職責。 （5 5）學會利用零碎時間。）學會利用零碎時間。

11、（二）領導時間管理 秘書對領導的時間管理是指秘書通過與各方協(xié)商， 就領導的工作時間作出合理恰當的安排，并予以實施 的活動。管理領導時間應具備的能力: 1.判斷工作先后順序的能力。 2.合理分配時間的能力。 3.統(tǒng)籌和協(xié)調方面的能力。 （三）常用的時間管理工具 1. 時間表 1）年度時間表 2）季度時間表 3）月時間安排表 4）周時間安排表 2. 工作日志 根據周計劃表排出的一天之內的活動計劃。秘 書除要為自己編寫日志外，還要為領導編寫、管 理工作日志。一般有手工填寫和電子工作日志兩 種形式。 （1）工作日志的內容 1）領導的工作日志 領導在本單位的重要會議、接待、活動等 領導在單位外部參加的的

12、會議、約會等 領導在工作時間的個人生活安排，看病、探親等 2）秘書的工作日志 需要為領導活動做的準備工作。 領導交與自己辦理的工作。 自己的本職工作。即秘書職責范圍內、無需領導再 作安排或交代的工作。 （2）工作日志的調整 1）時間安排應有彈性。 2）遵循輕重緩急原則并及時報告給領導。 3）將后續(xù)工作提前或穿插原先沒有安排的工作。 4）以領導的健康為重，將相關日程取消或推遲。 5）日志變更后應立即做好相關的善后工作并通知有 關人員 6）檢查兩本日志的內容是否已經做了相應修改。 練習：練習： 你的上司是某家股份有限公司主管銷售業(yè)務的經 理，而你則是經理秘書。在某一天，經理請你將下 星期一的活動安

13、排的有關內容填寫在工作日志上： * 上午舉行董事會議，所有的經理都參加。 * 上午給參加員工培訓課的新員工講話。 * 中午與A公司的董事長馬XX與夫人共進午餐。 * 下午前往B公司拜會市場開發(fā)部的經理高XX。 * 下午會見C公司的銷售部經理張XX。 注：日志是根據周計劃表寫出的一天時間內組織領導注：日志是根據周計劃表寫出的一天時間內組織領導 活動計劃?；顒佑媱?。 第四節(jié) 辦公室日常工作 五、辦公室的機要保密五、辦公室的機要保密 （一）秘書人員職業(yè)秘密的范圍 1. 公文秘密：文件、電報、信件、簡報等 2. 涉外秘密：已經確定的國家秘密項目、秘密文件和資料 3. 通訊秘密：密碼、密碼機和涉及密碼、

14、密碼業(yè)務的文件 4. 會議秘密：內部會議的日期、議題、議程、講話、發(fā)言、記錄、 錄音錄像 5. 信訪秘密：信訪者的檢舉、控告、揭發(fā)，領導者的批示，信訪 案件查處的材料 6. 領導秘密：黨和國家領導人的重大活動、辦公場所和私人生活 （二）秘密的等級（二）秘密的等級 我國保密法把國家秘密分為絕密、機密、秘密秘密分為絕密、機密、秘密 3 3個等級個等級。 “絕密絕密”是最重要的國家秘密，泄露出去會使國家 安全和利益遭受到特別嚴重的損害。 “機密機密”是重要的國家秘密，泄露出去會使國家安 全和利益遭受到嚴重的損害。 “秘密秘密”是一般的國家秘密，泄露出去會使國家安 全和利益遭受到損害。 （三）文件保密

15、的方法（三）文件保密的方法 1 1、文件印制前應準確定級，、文件印制前應準確定級，標明密級標明密級。印刷時不得擅自多印多。印刷時不得擅自多印多 留。草稿、修改稿以及歷次印刷的清樣，必須與正式文件同留。草稿、修改稿以及歷次印刷的清樣，必須與正式文件同 等重視。印刷過程中的蠟紙、襯紙、廢頁、廢件應及時銷毀。等重視。印刷過程中的蠟紙、襯紙、廢頁、廢件應及時銷毀。 2 2、文件在收、發(fā)、分送、傳遞、借閱、銷毀各個環(huán)節(jié)中，應、文件在收、發(fā)、分送、傳遞、借閱、銷毀各個環(huán)節(jié)中，應嚴嚴 格登記制度格登記制度，做到件件有手續(xù)，件件有著落。，做到件件有手續(xù)，件件有著落。 3 3、閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進行

16、，不得擅自帶回家、閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進行，不得擅自帶回家 中閱讀。不經制文部門批準，中閱讀。不經制文部門批準，不得擴大閱讀范圍不得擴大閱讀范圍。 3 3、外出遞送外出遞送秘密文件，必須有安全保障，途中不得辦理與文件秘密文件，必須有安全保障，途中不得辦理與文件 無關的事。外出工作必須攜帶秘密文件的，要經過領導批準，無關的事。外出工作必須攜帶秘密文件的，要經過領導批準， 采取安全措施，并遵照有關部門的規(guī)定執(zhí)行。采取安全措施，并遵照有關部門的規(guī)定執(zhí)行。 5 5、存放秘密文件存放秘密文件必須放在保密有保障的庫房或文件柜內，并必須放在保密有保障的庫房或文件柜內，并 經常檢查保密情況。對于平時

17、工作用的秘密文件，應在用后經常檢查保密情況。對于平時工作用的秘密文件，應在用后 隨手入柜加鎖。隨手入柜加鎖。 6 6、人員調動，必須嚴格、人員調動，必須嚴格交接手續(xù)交接手續(xù)。在移交秘密文件時，要造。在移交秘密文件時，要造 冊，核對，辦理簽字手續(xù)，不得搞冊，核對，辦理簽字手續(xù)，不得搞“信任交接信任交接”。 7 7、秘密文件均要、秘密文件均要定期清查定期清查。若發(fā)現有丟失的，要及時追查處。若發(fā)現有丟失的，要及時追查處 理。理。 8 8、經領導批準、經領導批準銷毀文件銷毀文件，須登記造冊。秘密、機密文件派專，須登記造冊。秘密、機密文件派專 人護送到指定的造紙廠監(jiān)督銷毀；絕密文件和密碼電報指定人護送到

18、指定的造紙廠監(jiān)督銷毀；絕密文件和密碼電報指定 專人就地銷毀。專人就地銷毀。 （四）會議保密的方法（四）會議保密的方法 1 1、秘密程度較高的會議，會前應與保衛(wèi)、保密部門、秘密程度較高的會議，會前應與保衛(wèi)、保密部門 共同采取共同采取保密措施保密措施，并對與會人員進行保密教育，并對與會人員進行保密教育， 嚴格規(guī)定保密紀律。嚴格規(guī)定保密紀律。 2 2、盡量不在內、外賓混住的賓館、飯店召開秘密會議。、盡量不在內、外賓混住的賓館、飯店召開秘密會議。 3 3、會前對會場的擴音、錄音設備進行保密檢查，防止、會前對會場的擴音、錄音設備進行保密檢查，防止 有線擴音設備寄生振蕩泄密。有線擴音設備寄生振蕩泄密。嚴禁

19、使用無線話筒錄嚴禁使用無線話筒錄 音音或無線話筒代替有線擴音設備。或無線話筒代替有線擴音設備。 4 4、會議期間的文件，一、會議期間的文件，一律標明密級，統(tǒng)一編號律標明密級，統(tǒng)一編號，登記，登記 發(fā)放，禁止亂印亂發(fā)會議秘密文件。對會議產生的發(fā)放，禁止亂印亂發(fā)會議秘密文件。對會議產生的 秘密文件，少印少發(fā)。絕密文件，嚴格控制。對領秘密文件，少印少發(fā)。絕密文件，嚴格控制。對領 導同志在會議上的講話，不得隨意整理記錄散發(fā)。導同志在會議上的講話，不得隨意整理記錄散發(fā)。 5 5、會議期間應設保密箱、柜和文件袋。指定專人管理、會議期間應設保密箱、柜和文件袋。指定專人管理 秘密文件、資料等。大型會議最好設保

20、密室。秘密文件、資料等。大型會議最好設保密室。 6 6、與會者不得以任何理由外泄會議秘密內容；新聞報、與會者不得以任何理由外泄會議秘密內容；新聞報 導部門不得公開報導會議秘密事項。如會議內容需導部門不得公開報導會議秘密事項。如會議內容需 要向下傳達時，應明確規(guī)定傳達的范圍。要向下傳達時，應明確規(guī)定傳達的范圍。 7 7、會議結束后，要對會場、住地進行保密檢查，看有、會議結束后，要對會場、住地進行保密檢查，看有 無遺失文件、筆記本等。無遺失文件、筆記本等。 案例分析題 小李是某商社的秘書，在她的辦公場所里，人們總是看到滿小李是某商社的秘書，在她的辦公場所里，人們總是看到滿 目狼藉、一片繁忙景象。她常常在一摞摞的文件中不斷地翻來目狼藉、一片繁忙景象。她常常在一摞摞的文件中不斷地翻來 找去，她的抽屜里總是堆放著滿滿的文件，她總是穿梭在辦公找去，她的抽屜里總是堆放著滿滿的文件，她總是穿梭在辦公 桌與文件柜一段不算短的路途之間。她總感到時間不夠用，一桌與文件柜一段不算短的路途之間。她總感到時間不夠用，一 天到晚忙忙碌碌事情做不完。她生性優(yōu)柔寡斷，一件