第四講 辦公室事務(wù)與管理(二)

1、第一節(jié) 辦公室環(huán)境管理 第二節(jié) 接打電話 第三節(jié) 印信管理 第四節(jié) 辦公室日常管理 第三節(jié) 印信管理 一、印章使用與管理一、印章使用與管理 秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章（含鋼?。?、 單位領(lǐng)導(dǎo)人的私章（公用）、秘書部門的公章。 單位印章是單位對外行使權(quán)力的標(biāo)志，其作用是 （1）標(biāo)志作用：印章是單位的標(biāo)志； （2）權(quán)威作用：印把子； （3）法律作用：用印后的公文和憑證具有法律效力； （4）憑證作用：不蓋章的無效。 1、印章的刻制及啟用 （1）嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定刻制，不得擅自更改; （2）必須執(zhí)單位證明及公安部門的批準(zhǔn)證明，到指定 的刻字單位刻制。 （3）啟用時(shí)一般由制發(fā)單位發(fā)出啟用通知

2、，通知中蓋 上所啟用印章的印模，發(fā)給有關(guān)單位保存，以備查考。 2、印章的審批和使用 必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行認(rèn)真的登記，未履行手 續(xù)或手續(xù)不全時(shí)，不得用印。 3、印章的保管 （1）印章必須由單位的領(lǐng)導(dǎo)指派專人負(fù)責(zé)保管和使 用，保管人也即是使用人，嚴(yán)禁擅自使用或外借。 （2）印章如果丟失要立即報(bào)告公安機(jī)關(guān)備案，并以 登報(bào)或信函等形式通知有關(guān)單位，聲明其遺失或作 廢。 4、印章的應(yīng)用應(yīng)注意的事項(xiàng) 要求 具體內(nèi)容 （1）管理印章要有制度 對什么情況下用公章，什么情況下用專用章，什么情況下 用負(fù)責(zé)人印章都要有明確規(guī)定，并且責(zé)成專人管理和使用， 未經(jīng)上級批準(zhǔn)，任何人不得管理和使用印章 （2）使用印章要

3、慎重 要有批準(zhǔn)手續(xù)，并進(jìn)行登記。登記項(xiàng)目有用章日期、用章 單位、用章經(jīng)手人、用章事由、用章批準(zhǔn)人、用章印數(shù)等 （3）使用印章前認(rèn)真檢查 看手續(xù)是否齊全，材料是否完備，對不合法和不合手續(xù)的 可以提出異議，甚至拒絕用印 （4）蓋章位置準(zhǔn)確 要印在文件日期上方，做到上不壓正文、下要騎年蓋月， 印文字跡要端正清晰 （5）印章必須妥善保管 須放在安全可靠的地方，或保險(xiǎn)柜中，或抽屜中，并隨時(shí) 上鎖。節(jié)假日須加貼封條，以防被盜。如發(fā)現(xiàn)被盜，要馬 上報(bào)案，并迅速通報(bào)有關(guān)方面 二、介紹信的使用與管理二、介紹信的使用與管理 介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、 接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證

4、明 雙重作用。 介紹信管理應(yīng)嚴(yán)格而細(xì)致，并注意以下問題: （1） 介紹信的格式應(yīng)符合要求 （2） 介紹信應(yīng)由專人管理 （3） 出具介紹信必須認(rèn)真履行審批手續(xù) （4） 妥善保管好介紹信的存根 第四節(jié) 辦公室日常工作 一、值班工作 （一）值班工作的組織形式 1. 專職性值班 2. 輪流性值班 3. 領(lǐng)導(dǎo)電話值班 （二）值班工作的內(nèi)容 1. 通信聯(lián)絡(luò) 2. 公務(wù)接待和咨詢 3. 處理緊急問題和突發(fā)事件 4. 承辦領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作 （三）值班工作制度 1. 崗位責(zé)任制度 2. 值班記錄制度 3. 交接班制度： （1）須當(dāng)面交接，不能委托他人 （2）交值班記錄，說明值班期內(nèi)出現(xiàn)的問題及處理方法 （3）

5、值班人在值班記錄上簽名，確認(rèn)記錄內(nèi)容 4. 請示報(bào)告制度： （1）一般情況下，工作日向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，按領(lǐng)導(dǎo)指示辦 （2）立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，請領(lǐng)導(dǎo)親自處理 （3）緊急處理，然后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) 5. 安全保密制度 （四）值班事項(xiàng)的處理方法 1. 問明情況，做好記錄 2. 重要情況及時(shí)報(bào)告 3. 突發(fā)事件處理得當(dāng) 第四節(jié) 辦公室日常工作 二、辦公用品的購置與管理 （一）申購 1. 根據(jù)消耗情況和庫存情況，制定合理的購置計(jì)劃 2. 填報(bào)辦公用品申購表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，協(xié)助有關(guān)部門 購買 3. 緊急需求的小件用品，秘書可直接購買 （二）選擇供應(yīng)商 應(yīng)注意的事項(xiàng)有： 1. 價(jià)格和費(fèi)用 2. 質(zhì)量和交貨 3. 服務(wù)和位

6、置 4. 安全和可靠性 （三）訂購 小型組織中，秘書可將訂購單直接發(fā)給供貨商； 規(guī)模較大的組織中，一般秘書填寫申購表后發(fā)給采 購部門，由采購部門訂購貨物。 （四）接收 1. 接收貨物時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對數(shù)量、質(zhì)量、型號等。 2. 及時(shí)更新庫存卡 3. 辦理報(bào)賬手續(xù) （五）存放 1. 確保安全：2. 整齊有序：便于查找或使用、發(fā)放。 （六）庫存管理 1. 庫存記錄 （1）目的： 防止浪費(fèi)、監(jiān)督對物品的使用、保證充足的庫存 （2）要求： 1）收到貨物后立即辦理進(jìn)貨登記 2）物品出貨時(shí)應(yīng)辦好出貨手續(xù) 3）保持進(jìn)貨卡、出貨卡、庫存卡三卡一致，確保物品 的庫存有效管理 2. 庫存監(jiān)督 了解物品的使用情況 、防

7、止浪費(fèi)和被盜 第四節(jié) 辦公室日常工作 三、商務(wù)旅行管理 （一）領(lǐng)導(dǎo)旅行前秘書的工作 1. 制定旅行計(jì)劃 （1）制定旅行計(jì)劃的準(zhǔn)備工作 1 1）了解本單位對差旅的有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)以及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)享）了解本單位對差旅的有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)以及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)享 受的待遇受的待遇 2 2）了解領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的愛好和生活習(xí)慣）了解領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的愛好和生活習(xí)慣 3 3）了解最新的列車或航班時(shí)刻表）了解最新的列車或航班時(shí)刻表 （2）旅行計(jì)劃的主要內(nèi)容 1）地點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)出差的目的地（包括中轉(zhuǎn)地）、各項(xiàng) 活動的地點(diǎn)以及食宿的地點(diǎn)。 2）時(shí)間：包括啟程和返程的時(shí)間、到達(dá)目的地或中 轉(zhuǎn)地的時(shí)間、各項(xiàng)活動的具體時(shí)間。 3）交通工具：標(biāo)明飛機(jī)、火車、輪

8、船和汽車 4）旅行內(nèi)容：如會晤、訪問、洽談、會議、娛樂活 動等，一般要把領(lǐng)導(dǎo)抵達(dá)目的地的工作安排制成表 格 5）資料、物品：差旅過程中必須攜帶的資料、物品。 2. 制作旅程表 旅程表在旅行計(jì)劃的基礎(chǔ)上，按預(yù)定的日程表和領(lǐng)導(dǎo) 的計(jì)劃、要求編制的，比旅行計(jì)劃更為詳細(xì)具體。 除包括旅行計(jì)劃中的五項(xiàng)內(nèi)容外，通常還有備注， 記載提醒領(lǐng)導(dǎo)注意的事項(xiàng)，如中轉(zhuǎn)站名稱、攜帶哪些 文件資料、就餐時(shí)遵守對方的民族習(xí)慣等，以及對方 的聯(lián)系方式，國外旅行還要有中國使領(lǐng)館所在地、電 話號碼等。 3. 辦理出國旅行手續(xù) 4. 出行前的落實(shí)工作 （二）領(lǐng)導(dǎo)旅行期間秘書的工作 1. 檢查領(lǐng)導(dǎo)有無遺忘的東西 2. 如果對方有接站

9、，領(lǐng)導(dǎo)啟程后應(yīng)電話告知對方領(lǐng)導(dǎo)預(yù) 計(jì)到達(dá)的時(shí)間，估計(jì)領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后，應(yīng)主動與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系 并落實(shí)情況。 3. 按照領(lǐng)導(dǎo)出差前后的授權(quán)和指示開展工作。 4. 隨時(shí)記錄工作的進(jìn)展和處理結(jié)果，以便領(lǐng)導(dǎo)返回后， 做全面的工作匯報(bào) （三）領(lǐng)導(dǎo)返程后秘書的工作 1. 接站。 2. 匯報(bào)。 3. 整理文件資料。4. 核算報(bào)銷差旅費(fèi)用。 第四節(jié) 辦公室日常工作 四、時(shí)間管理四、時(shí)間管理 指在同樣時(shí)間消耗下為提高時(shí)間利用率而進(jìn)行的一 系列控制工作。 （1）通過合理有效地規(guī)劃自己的時(shí)間，更有效地滿足 領(lǐng)導(dǎo)和其他成員的工作需要，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。 （2）合理安排領(lǐng)導(dǎo)的工作時(shí)間和工作計(jì)劃，避免瑣事 干擾，保證領(lǐng)導(dǎo)的高效工作。 （

10、一）個(gè)人時(shí)間管理 1. 管理時(shí)間的方法：通常采用ABCD工作分類法。 A A：重要而緊急的事情；：重要而緊急的事情； B B：重要而不緊急的事情；：重要而不緊急的事情； C C：有時(shí)間才做；：有時(shí)間才做； D D：可以不做；：可以不做； 2. 管理時(shí)間的技巧 （1 1）提前制定工作計(jì)劃。）提前制定工作計(jì)劃。 （2 2）弄清自己每天的工作狀態(tài)。）弄清自己每天的工作狀態(tài)。 （3 3）將相關(guān)工作合并處理，合理分配精力，避免多）將相關(guān)工作合并處理，合理分配精力，避免多 次重復(fù)。次重復(fù)。 （4 4）明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。）明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。 （5 5）學(xué)會利用零碎時(shí)間。）學(xué)會利用零碎時(shí)間。

11、（二）領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間管理 秘書對領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間管理是指秘書通過與各方協(xié)商， 就領(lǐng)導(dǎo)的工作時(shí)間作出合理恰當(dāng)?shù)陌才?，并予以?shí)施 的活動。管理領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間應(yīng)具備的能力: 1.判斷工作先后順序的能力。 2.合理分配時(shí)間的能力。 3.統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)方面的能力。 （三）常用的時(shí)間管理工具 1. 時(shí)間表 1）年度時(shí)間表 2）季度時(shí)間表 3）月時(shí)間安排表 4）周時(shí)間安排表 2. 工作日志 根據(jù)周計(jì)劃表排出的一天之內(nèi)的活動計(jì)劃。秘 書除要為自己編寫日志外，還要為領(lǐng)導(dǎo)編寫、管 理工作日志。一般有手工填寫和電子工作日志兩 種形式。 （1）工作日志的內(nèi)容 1）領(lǐng)導(dǎo)的工作日志 領(lǐng)導(dǎo)在本單位的重要會議、接待、活動等 領(lǐng)導(dǎo)在單位外部參加的的

12、會議、約會等 領(lǐng)導(dǎo)在工作時(shí)間的個(gè)人生活安排，看病、探親等 2）秘書的工作日志 需要為領(lǐng)導(dǎo)活動做的準(zhǔn)備工作。 領(lǐng)導(dǎo)交與自己辦理的工作。 自己的本職工作。即秘書職責(zé)范圍內(nèi)、無需領(lǐng)導(dǎo)再 作安排或交代的工作。 （2）工作日志的調(diào)整 1）時(shí)間安排應(yīng)有彈性。 2）遵循輕重緩急原則并及時(shí)報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)。 3）將后續(xù)工作提前或穿插原先沒有安排的工作。 4）以領(lǐng)導(dǎo)的健康為重，將相關(guān)日程取消或推遲。 5）日志變更后應(yīng)立即做好相關(guān)的善后工作并通知有 關(guān)人員 6）檢查兩本日志的內(nèi)容是否已經(jīng)做了相應(yīng)修改。 練習(xí)：練習(xí)： 你的上司是某家股份有限公司主管銷售業(yè)務(wù)的經(jīng) 理，而你則是經(jīng)理秘書。在某一天，經(jīng)理請你將下 星期一的活動安

13、排的有關(guān)內(nèi)容填寫在工作日志上： * 上午舉行董事會議，所有的經(jīng)理都參加。 * 上午給參加員工培訓(xùn)課的新員工講話。 * 中午與A公司的董事長馬XX與夫人共進(jìn)午餐。 * 下午前往B公司拜會市場開發(fā)部的經(jīng)理高XX。 * 下午會見C公司的銷售部經(jīng)理張XX。 注：日志是根據(jù)周計(jì)劃表寫出的一天時(shí)間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)注：日志是根據(jù)周計(jì)劃表寫出的一天時(shí)間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo) 活動計(jì)劃?；顒佑?jì)劃。 第四節(jié) 辦公室日常工作 五、辦公室的機(jī)要保密五、辦公室的機(jī)要保密 （一）秘書人員職業(yè)秘密的范圍 1. 公文秘密：文件、電報(bào)、信件、簡報(bào)等 2. 涉外秘密：已經(jīng)確定的國家秘密項(xiàng)目、秘密文件和資料 3. 通訊秘密：密碼、密碼機(jī)和涉及密碼、

14、密碼業(yè)務(wù)的文件 4. 會議秘密：內(nèi)部會議的日期、議題、議程、講話、發(fā)言、記錄、 錄音錄像 5. 信訪秘密：信訪者的檢舉、控告、揭發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)者的批示，信訪 案件查處的材料 6. 領(lǐng)導(dǎo)秘密：黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的重大活動、辦公場所和私人生活 （二）秘密的等級（二）秘密的等級 我國保密法把國家秘密分為絕密、機(jī)密、秘密秘密分為絕密、機(jī)密、秘密 3 3個(gè)等級個(gè)等級。 “絕密絕密”是最重要的國家秘密，泄露出去會使國家 安全和利益遭受到特別嚴(yán)重的損害。 “機(jī)密機(jī)密”是重要的國家秘密，泄露出去會使國家安 全和利益遭受到嚴(yán)重的損害。 “秘密秘密”是一般的國家秘密，泄露出去會使國家安 全和利益遭受到損害。 （三）文件保密

15、的方法（三）文件保密的方法 1 1、文件印制前應(yīng)準(zhǔn)確定級，、文件印制前應(yīng)準(zhǔn)確定級，標(biāo)明密級標(biāo)明密級。印刷時(shí)不得擅自多印多。印刷時(shí)不得擅自多印多 留。草稿、修改稿以及歷次印刷的清樣，必須與正式文件同留。草稿、修改稿以及歷次印刷的清樣，必須與正式文件同 等重視。印刷過程中的蠟紙、襯紙、廢頁、廢件應(yīng)及時(shí)銷毀。等重視。印刷過程中的蠟紙、襯紙、廢頁、廢件應(yīng)及時(shí)銷毀。 2 2、文件在收、發(fā)、分送、傳遞、借閱、銷毀各個(gè)環(huán)節(jié)中，應(yīng)、文件在收、發(fā)、分送、傳遞、借閱、銷毀各個(gè)環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)嚴(yán) 格登記制度格登記制度，做到件件有手續(xù)，件件有著落。，做到件件有手續(xù)，件件有著落。 3 3、閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進(jìn)行

16、，不得擅自帶回家、閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進(jìn)行，不得擅自帶回家 中閱讀。不經(jīng)制文部門批準(zhǔn)，中閱讀。不經(jīng)制文部門批準(zhǔn)，不得擴(kuò)大閱讀范圍不得擴(kuò)大閱讀范圍。 3 3、外出遞送外出遞送秘密文件，必須有安全保障，途中不得辦理與文件秘密文件，必須有安全保障，途中不得辦理與文件 無關(guān)的事。外出工作必須攜帶秘密文件的，要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，無關(guān)的事。外出工作必須攜帶秘密文件的，要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 采取安全措施，并遵照有關(guān)部門的規(guī)定執(zhí)行。采取安全措施，并遵照有關(guān)部門的規(guī)定執(zhí)行。 5 5、存放秘密文件存放秘密文件必須放在保密有保障的庫房或文件柜內(nèi)，并必須放在保密有保障的庫房或文件柜內(nèi)，并 經(jīng)常檢查保密情況。對于平時(shí)

17、工作用的秘密文件，應(yīng)在用后經(jīng)常檢查保密情況。對于平時(shí)工作用的秘密文件，應(yīng)在用后 隨手入柜加鎖。隨手入柜加鎖。 6 6、人員調(diào)動，必須嚴(yán)格、人員調(diào)動，必須嚴(yán)格交接手續(xù)交接手續(xù)。在移交秘密文件時(shí)，要造。在移交秘密文件時(shí)，要造 冊，核對，辦理簽字手續(xù)，不得搞冊，核對，辦理簽字手續(xù)，不得搞“信任交接信任交接”。 7 7、秘密文件均要、秘密文件均要定期清查定期清查。若發(fā)現(xiàn)有丟失的，要及時(shí)追查處。若發(fā)現(xiàn)有丟失的，要及時(shí)追查處 理。理。 8 8、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀文件銷毀文件，須登記造冊。秘密、機(jī)密文件派專，須登記造冊。秘密、機(jī)密文件派專 人護(hù)送到指定的造紙廠監(jiān)督銷毀；絕密文件和密碼電報(bào)指定人護(hù)送到

18、指定的造紙廠監(jiān)督銷毀；絕密文件和密碼電報(bào)指定 專人就地銷毀。專人就地銷毀。 （四）會議保密的方法（四）會議保密的方法 1 1、秘密程度較高的會議，會前應(yīng)與保衛(wèi)、保密部門、秘密程度較高的會議，會前應(yīng)與保衛(wèi)、保密部門 共同采取共同采取保密措施保密措施，并對與會人員進(jìn)行保密教育，并對與會人員進(jìn)行保密教育， 嚴(yán)格規(guī)定保密紀(jì)律。嚴(yán)格規(guī)定保密紀(jì)律。 2 2、盡量不在內(nèi)、外賓混住的賓館、飯店召開秘密會議。、盡量不在內(nèi)、外賓混住的賓館、飯店召開秘密會議。 3 3、會前對會場的擴(kuò)音、錄音設(shè)備進(jìn)行保密檢查，防止、會前對會場的擴(kuò)音、錄音設(shè)備進(jìn)行保密檢查，防止 有線擴(kuò)音設(shè)備寄生振蕩泄密。有線擴(kuò)音設(shè)備寄生振蕩泄密。嚴(yán)禁

19、使用無線話筒錄嚴(yán)禁使用無線話筒錄 音音或無線話筒代替有線擴(kuò)音設(shè)備?；驘o線話筒代替有線擴(kuò)音設(shè)備。 4 4、會議期間的文件，一、會議期間的文件，一律標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號律標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，登記，登記 發(fā)放，禁止亂印亂發(fā)會議秘密文件。對會議產(chǎn)生的發(fā)放，禁止亂印亂發(fā)會議秘密文件。對會議產(chǎn)生的 秘密文件，少印少發(fā)。絕密文件，嚴(yán)格控制。對領(lǐng)秘密文件，少印少發(fā)。絕密文件，嚴(yán)格控制。對領(lǐng) 導(dǎo)同志在會議上的講話，不得隨意整理記錄散發(fā)。導(dǎo)同志在會議上的講話，不得隨意整理記錄散發(fā)。 5 5、會議期間應(yīng)設(shè)保密箱、柜和文件袋。指定專人管理、會議期間應(yīng)設(shè)保密箱、柜和文件袋。指定專人管理 秘密文件、資料等。大型會議最好設(shè)保

20、密室。秘密文件、資料等。大型會議最好設(shè)保密室。 6 6、與會者不得以任何理由外泄會議秘密內(nèi)容；新聞報(bào)、與會者不得以任何理由外泄會議秘密內(nèi)容；新聞報(bào) 導(dǎo)部門不得公開報(bào)導(dǎo)會議秘密事項(xiàng)。如會議內(nèi)容需導(dǎo)部門不得公開報(bào)導(dǎo)會議秘密事項(xiàng)。如會議內(nèi)容需 要向下傳達(dá)時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定傳達(dá)的范圍。要向下傳達(dá)時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定傳達(dá)的范圍。 7 7、會議結(jié)束后，要對會場、住地進(jìn)行保密檢查，看有、會議結(jié)束后，要對會場、住地進(jìn)行保密檢查，看有 無遺失文件、筆記本等。無遺失文件、筆記本等。 案例分析題 小李是某商社的秘書，在她的辦公場所里，人們總是看到滿小李是某商社的秘書，在她的辦公場所里，人們總是看到滿 目狼藉、一片繁忙景象。她常常在一摞摞的文件中不斷地翻來目狼藉、一片繁忙景象。她常常在一摞摞的文件中不斷地翻來 找去，她的抽屜里總是堆放著滿滿的文件，她總是穿梭在辦公找去，她的抽屜里總是堆放著滿滿的文件，她總是穿梭在辦公 桌與文件柜一段不算短的路途之間。她總感到時(shí)間不夠用，一桌與文件柜一段不算短的路途之間。她總感到時(shí)間不夠用，一 天到晚忙忙碌碌事情做不完。她生性優(yōu)柔寡斷，一件