4 日程安排與值班事務(wù)

1、第三節(jié)日程安排與值班工作第三節(jié)日程安排與值班工作一領(lǐng)導(dǎo)日程安排一領(lǐng)導(dǎo)日程安排v（一）領(lǐng)導(dǎo)日?；顒优c日程安（一）領(lǐng)導(dǎo)日?；顒优c日程安排排v1 1、領(lǐng)導(dǎo)日?；顒拥姆秶㈩I(lǐng)導(dǎo)日?；顒拥姆秶鞣N各種接待接待走訪走訪慰問慰問慶典慶典儀式儀式出席出席會議會議參觀參觀考察考察商務(wù)商務(wù)旅行旅行會見會見會談會談其他其他活動活動2、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則v領(lǐng)導(dǎo)日程安排：是對領(lǐng)導(dǎo)日?；顒拥臅r間和程序進行統(tǒng)籌計劃和組織的過程。v（1）統(tǒng)籌兼顧v（2）區(qū)分輕重緩急v（3）圍繞中心，突出重點v（4）力戒排場，求真務(wù)實（二）日程表的種類與編制（二）日程表的種類與編制v1 1、日程表的種類、日程表的種類v（1

2、 1）年計劃表）年計劃表 如一年一度的董事會、年會、早就接到邀請的如一年一度的董事會、年會、早就接到邀請的學(xué)術(shù)報告、出國訪問等學(xué)術(shù)報告、出國訪問等v（2 2）月計劃表）月計劃表 如每月一兩次的工作例會、預(yù)先通知的上級檢如每月一兩次的工作例會、預(yù)先通知的上級檢查、兄弟省市單位的經(jīng)驗交流、友好訪問等查、兄弟省市單位的經(jīng)驗交流、友好訪問等v（3 3）周計劃表）周計劃表 如經(jīng)常性的工作、業(yè)務(wù)等如經(jīng)常性的工作、業(yè)務(wù)等v（4 4）日志）日志 如各種臨時性活動等如各種臨時性活動等圖圖為為某某高高校校周周安安排排表表 2 2、編制日程表注意事項、編制日程表注意事項簡潔明了簡潔明了彈性安排、彈性安排、【案例思考

3、】【案例思考】 李秘書在一家效益很好的外貿(mào)公司工作，他的秘書工作李秘書在一家效益很好的外貿(mào)公司工作，他的秘書工作一向很出色。一天，他突然接到了一個日本客戶的電話，一向很出色。一天，他突然接到了一個日本客戶的電話，電話中日本客戶很生氣地說道：電話中日本客戶很生氣地說道：“請問你們經(jīng)理在不在？請問你們經(jīng)理在不在？我已在我已在酒店等了你們經(jīng)理分鐘了，不知道貴公司酒店等了你們經(jīng)理分鐘了，不知道貴公司還有沒有合作的誠意。還有沒有合作的誠意?！睕]等李秘書說話，對方已將電話沒等李秘書說話，對方已將電話掛斷。李秘書根本不知道經(jīng)理與日本客戶約會這回事，但掛斷。李秘書根本不知道經(jīng)理與日本客戶約會這回事，但接到此電

4、話后李秘書已經(jīng)感覺到客戶的不滿，于是他立即接到此電話后李秘書已經(jīng)感覺到客戶的不滿，于是他立即和經(jīng)理取得電話聯(lián)系。原來，經(jīng)理確實是在上個月的經(jīng)貿(mào)和經(jīng)理取得電話聯(lián)系。原來，經(jīng)理確實是在上個月的經(jīng)貿(mào)會上與這位日本客戶有過口頭約會，只是由于他當(dāng)時很忙會上與這位日本客戶有過口頭約會，只是由于他當(dāng)時很忙，忘記將此事告知李秘書，而自己又忘記赴約。經(jīng)理很遺，忘記將此事告知李秘書，而自己又忘記赴約。經(jīng)理很遺憾，也很著急，因為這關(guān)系到公司的發(fā)展和利益。憾，也很著急，因為這關(guān)系到公司的發(fā)展和利益。 請問李秘書是否該對此次事件負有責(zé)任？若你是李秘書請問李秘書是否該對此次事件負有責(zé)任？若你是李秘書，你又該怎么做才能挽回

5、局面？，你又該怎么做才能挽回局面？（三）日程表的落實和OA管理a.a.電話電話文書文書( (重要會見、會談的預(yù)定計劃重要會見、會談的預(yù)定計劃) )；b.b.提前一二天再次聯(lián)系落實；提前一二天再次聯(lián)系落實； c.c.秘書定期與領(lǐng)導(dǎo)者核對日程；秘書定期與領(lǐng)導(dǎo)者核對日程； d.d.月末、周末給領(lǐng)導(dǎo)送日程表，每天早晨核對當(dāng)天日月末、周末給領(lǐng)導(dǎo)送日程表，每天早晨核對當(dāng)天日程以免遺忘；程以免遺忘； e.e.領(lǐng)導(dǎo)者主持的會議，提前二三天落實會議室，并再領(lǐng)導(dǎo)者主持的會議，提前二三天落實會議室，并再次落實參會的上級人員；次落實參會的上級人員；f.f.提前一天將領(lǐng)導(dǎo)會見、會談所需資料備齊并注意核提前一天將領(lǐng)導(dǎo)會見

6、、會談所需資料備齊并注意核對無誤；對無誤；g.g.會議、會談時間延長迫近下一預(yù)定計劃時，秘書可會議、會談時間延長迫近下一預(yù)定計劃時，秘書可用恰當(dāng)方式向領(lǐng)導(dǎo)提出；用恰當(dāng)方式向領(lǐng)導(dǎo)提出；h.h.領(lǐng)導(dǎo)活動用車落實及與司機的聯(lián)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)活動用車落實及與司機的聯(lián)絡(luò). .（四）訂約事宜。（四）訂約事宜?！局R應(yīng)用】知識應(yīng)用】 總經(jīng)理王長春下午點要和業(yè)務(wù)部共同討論如何進行某總經(jīng)理王長春下午點要和業(yè)務(wù)部共同討論如何進行某商品在郊區(qū)的銷售工作，這項銷售工作的成敗關(guān)系到公司今商品在郊區(qū)的銷售工作，這項銷售工作的成敗關(guān)系到公司今年度的銷售預(yù)算是否能夠達到。下午點，王總又要和一位年度的銷售預(yù)算是否能夠達到。下午點，王總又

7、要和一位客戶商洽一筆重要的交易，他希望花一個小時的時間和這個客戶商洽一筆重要的交易，他希望花一個小時的時間和這個客戶談判，點結(jié)束。但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某客戶談判，點結(jié)束。但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一政府單位的臨時開會的通知書，開會的時間是下午點，一政府單位的臨時開會的通知書，開會的時間是下午點，而且必須由王總親自參加，通知書上又沒有寫清楚會議結(jié)束而且必須由王總親自參加，通知書上又沒有寫清楚會議結(jié)束的時間。你要是王總的秘書，該怎么辦呢？的時間。你要是王總的秘書，該怎么辦呢？ 陳之安先生是沈陽某飛機部件股份有限公司主管銷陳之安先生是沈陽某飛機部件股份有限公司主管銷售的經(jīng)理。請把下星

8、期一的活動安排有關(guān)內(nèi)容分別填售的經(jīng)理。請把下星期一的活動安排有關(guān)內(nèi)容分別填寫在陳之安先生和他秘書的工作日志上：每周星期一寫在陳之安先生和他秘書的工作日志上：每周星期一上午上午1010：3030在辦公室舉行會議，所有經(jīng)理都參加。要在辦公室舉行會議，所有經(jīng)理都參加。要安排時間去銀行取現(xiàn)金。安排時間去銀行取現(xiàn)金。1212：3030陳先生與王新西先生陳先生與王新西先生（北京代理商）在文華大酒店共進午餐。為人事部的（北京代理商）在文華大酒店共進午餐。為人事部的朱迪小姐安排下午朱迪小姐安排下午3 3：0000見陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時見陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時間，秘書必須空出半個小時的時間以便安排陳先生與

9、間，秘書必須空出半個小時的時間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會議的日程安排，但不能占自己商談下一次推銷工作會議的日程安排，但不能占上午上午9 9：00100010：0000的時間，因為陳經(jīng)理想在這段時間的時間，因為陳經(jīng)理想在這段時間里處理他的信件。陳經(jīng)理和夫人晚上里處理他的信件。陳經(jīng)理和夫人晚上7 7：3030分出發(fā)去康分出發(fā)去康特公寓出席晚特公寓出席晚8 8：0000的俱樂部聚餐會。秘書本人在晚上的俱樂部聚餐會。秘書本人在晚上7 7：0000要參加社交俱樂部舉行的一個會。要參加社交俱樂部舉行的一個會。（二）值班的任務(wù)二）值班的任務(wù) 1 1、承接上級指示、承接上級指示 2 2、負責(zé)電話

10、應(yīng)對、負責(zé)電話應(yīng)對 3 3、接待來訪人員、接待來訪人員 4 4、掌握領(lǐng)導(dǎo)者的行蹤、掌握領(lǐng)導(dǎo)者的行蹤 5 5、處理臨時性、突發(fā)性事件、處理臨時性、突發(fā)性事件 突發(fā)性事件：突發(fā)性事件：及時向上司匯報請示，或就近組織人力物力搶險救及時向上司匯報請示，或就近組織人力物力搶險救災(zāi)，或向鄰近的組織單位、部隊求援，或保護好事故現(xiàn)場等。為災(zāi)，或向鄰近的組織單位、部隊求援，或保護好事故現(xiàn)場等。為保障人民群眾的生命財產(chǎn)安全，盡量減少損失，值班人員有時在保障人民群眾的生命財產(chǎn)安全，盡量減少損失，值班人員有時在未得到上司指示前，便可在可能的范圍內(nèi)適當(dāng)采取臨時應(yīng)急措施。未得到上司指示前，便可在可能的范圍內(nèi)適當(dāng)采取臨時應(yīng)

11、急措施。要求：快；準(zhǔn)；加強預(yù)測，積極主動。 6 6、確保機關(guān)安全、確保機關(guān)安全 7 7、編寫值班材料。、編寫值班材料。（三項記錄：（三項記錄：電話記錄電話記錄、接待記錄接待記錄、值班日志值班日志） 案例案例 一時忽略一時忽略 悔急交加悔急交加 某領(lǐng)導(dǎo)同志出差，秘書從外省給本單位值班室打來電某領(lǐng)導(dǎo)同志出差，秘書從外省給本單位值班室打來電話：某月某日將乘坐某車次回去，請與鐵路部門聯(lián)系，留話：某月某日將乘坐某車次回去，請與鐵路部門聯(lián)系，留一包廂。值班員只顧記下日期、車次，卻少問一句：有事一包廂。值班員只顧記下日期、車次，卻少問一句：有事如何聯(lián)系。值班人員與鐵路部門聯(lián)系后，得到的答復(fù)是所如何聯(lián)系。值班

12、人員與鐵路部門聯(lián)系后，得到的答復(fù)是所擬乘坐的車次包廂已經(jīng)客滿，只能改乘別的車次。此時想擬乘坐的車次包廂已經(jīng)客滿，只能改乘別的車次。此時想再次向領(lǐng)導(dǎo)同志反饋、請示，卻到處尋不著領(lǐng)導(dǎo)的行蹤。再次向領(lǐng)導(dǎo)同志反饋、請示，卻到處尋不著領(lǐng)導(dǎo)的行蹤。絞盡腦汁，對所有能想到的去處，均一一去了電話查問，絞盡腦汁，對所有能想到的去處，均一一去了電話查問，結(jié)果全部落空，無人知曉。一番折騰，不僅值班員落得個結(jié)果全部落空，無人知曉。一番折騰，不僅值班員落得個又急又累，而且浪費不少電話費，最后還是誤了領(lǐng)導(dǎo)的行又急又累，而且浪費不少電話費，最后還是誤了領(lǐng)導(dǎo)的行程，有關(guān)人員悔急交加，萬分遺憾。程，有關(guān)人員悔急交加，萬分遺憾。思考題：試述辦公室值班人員應(yīng)如何正確地做好電話記思考題：試述辦公室值班人員應(yīng)如何正確地做好電話記錄？錄？v 1983 1983年年6 6月的一天深夜，武漢市人民政府的值班秘書突月的一天深夜，武漢市人民政府的值班秘書突然接到市屬交通部門打