總賬業(yè)務處理20130311

1、金蝶K3應用第3章總賬業(yè)務處理3.1 總賬業(yè)務處理內容總賬處理包括以下內容：(1) 憑證錄入。(2) 憑證審核。(3) 憑證管理。(4) 憑證過賬。(5) 賬簿和日常報表。3.2總賬處理的基本功能和流程3.2.1 基本功能總賬系統(tǒng)是會計的核心模塊，利用它可以進行憑證處理、賬簿查詢、賬務結轉、損益調整等各種業(yè)務。它是一切財務數(shù)據(jù)的收集點，是K/3系統(tǒng)各個模塊之間聯(lián)系的交匯點?？傎~處理的基本功能構成如圖3-1所示。圖3-1 總賬處理基本功能構成在金蝶K/3中初始設置主要在系統(tǒng)設置和初始化中完成。3.2.2 憑證處理流程憑證是總賬系統(tǒng)的入口，是關鍵環(huán)節(jié)，其他處理都是自動化控制的。憑證的日常處理流程如

2、圖3-2所示。圖3-2 憑證日常處理流程3.2.3 重新登錄在處理業(yè)務時，每個人負責的業(yè)務不同，權限也不同，必須以自己的用戶名登錄系統(tǒng)。登錄系統(tǒng)有兩種方式：一是在啟動金蝶K/3時登錄，二是在不退出當前系統(tǒng)的情況下登錄。執(zhí)行“系統(tǒng)”|“更換操作員”，輸入用戶名和密碼，登錄進入。具體登錄方法與啟動金蝶K/3時的登錄是相同的。3.3憑證錄入與處理3.3.1 憑證錄入方法1.資料4月2日，采購部劉一江購買了350元的辦公用品，以現(xiàn)金支付，附單據(jù)一張。借：管理費用/辦公費(6602.03)/采購部 350貸：庫存現(xiàn)金(1001) 3502.操作過程選擇“財務會計”|“總賬”|“憑證處理”|“憑證錄入”，

3、根據(jù)實驗資料錄入憑證，數(shù)據(jù)輸入確認無誤后單擊“保存”(注意業(yè)務日期與憑證日期一致)完成。如圖3-3所示。圖3-3 憑證錄入操作提示如果不清楚會計科目代碼、輔助核算項目等，可以將光標移到會計科目下，按F7鍵打開相應的代碼表直接選取。在操作過程中，首先要確定“憑證字”，即所輸入憑證的類型是什么。其次是“日期”，這個日期就是業(yè)務發(fā)生的日期?！皯{證號”是系統(tǒng)自動根據(jù)錄入先后設定的，但如果中間出現(xiàn)過因刪除憑證等形成的空號，也可以直接輸入某個憑證號去填號(具體與設置的憑證輸入?yún)?shù)設置有關，參見“系統(tǒng)設置”|“系統(tǒng)設置”|“總賬”|“系統(tǒng)參數(shù)”)。在實際工作中，憑證的錄入工作量很大，因此就要采用一些輔助功能

4、來提高憑證的錄入速度，在憑證錄入過程中可使用的快捷鍵如表3-1所示。表3-1 憑證錄入輔助功能快 捷 鍵功 能F7在憑證和業(yè)務單據(jù)編制界面，通過快捷鍵可調出基礎資料，如科目代碼、人員代碼、部門代碼等。減號鍵在憑證錄入界面，可使輸入的金額在正負間轉換.(兩個句點)快速復制摘要，在下一行中按“.”可復制上一條摘要/(兩個斜杠/)快速復制摘要，在下一行中按“/”可復制第一條摘要空格鍵在憑證錄入界面，可以幫助轉換金額的借貸方向F4在憑證錄入界面，快速新增一張憑證，作用同Ctrl+NF12在憑證制作界面中，通過快捷鍵可以保存新增或修改后的憑證Ctrl+F7制作憑證時，通過快捷鍵，系統(tǒng)會根據(jù)分錄的借貸金額

5、，直接在當前光標停留處填入差額，達到金額借貸自動平衡Ctrl+D在憑證編輯查看界面使用此快捷鍵，可打開此科目的明細賬為了提高憑證的錄入效率，在憑證輸入狀態(tài)下，選擇菜單“查看”|“選項”功能，可按照自己的習慣和需要進行設置。一般要至少選擇“憑證保存后立即新增”，如圖3-4所示。圖3-4 憑證錄入選項憑證輸入的技巧，需要仔細摸索，并充分利用系統(tǒng)提供的功能來提高效率。系統(tǒng)的部分功能如下。還原：發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤，要將憑證內容整個刪除，此時可以單擊“還原”按鈕。注意：“還原”功能并非將已保存后的憑證刪除，而是將憑證保存前的操作全部廢除。插入、刪除：插入或刪除憑證中的某一條分錄。外幣：外幣憑證的格式和一般

6、憑證的格式不同，用于兩者格式的切換。代碼：代碼查詢功能，與按F7鍵功能相同。流量：針對科目屬性中指定為現(xiàn)金類科目或現(xiàn)金等價物的會計科目，可以在此定義其現(xiàn)金流量內容，是做現(xiàn)金流量表的一種方法。日期：憑證錄入的日期，錄入后業(yè)務日期會跟著改變。系統(tǒng)會自動填入上一次錄入的最后一張憑證的日期，可以修改。憑證錄入的日期若在當前的會計期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入；但允許輸入本期以后任意期間的記賬憑證，在過賬時系統(tǒng)只處理本期的記賬憑證，以后期間的憑證不作處理。摘要：對憑證分錄的文字解釋，可以直接錄入，也可以按F7鍵到摘要庫中讀取。系統(tǒng)提供了摘要庫的功能，在憑證錄入界面，將光標移動到摘要欄，按下F7鍵，就可以選擇

7、已錄入摘要庫中的摘要，單擊“確定”按鈕后，摘要會自動添入當前的憑證中，可以對摘要庫進行增加、修改、刪除，如圖3-5所示。圖3-5 憑證摘要庫金額：在輸入完前面的項目以后，如果沒有外幣和數(shù)量的分錄，就可以輸入金額了，金額分為借方金額和貸方金額兩欄，每條分錄的金額只能在借方或貸方，不能在借貸雙方同時存在。若要輸入負金額，在錄入數(shù)字后再輸入“-”號，系統(tǒng)即會以紅字顯示。如果需要清除金額欄中的數(shù)據(jù)，只需將光標移至金額處，按下Esc鍵即可。如果要將已錄入的金額轉換到另一方，只需將光標定位于要轉換的金額欄上，然后按空格鍵進行切換。幣別、匯率、原幣金額：當會計科目有外幣核算時，單擊“外幣”轉換到外幣憑證格式

8、。幣別可以按F7鍵查詢，匯率在選擇了幣別后自動提供。原幣金額是指外幣的金額，錄入后系統(tǒng)會根據(jù)“外幣匯率原幣金額”得出本位幣的金額。單位、單價和數(shù)量：當會計科目要進行數(shù)量金額核算時，系統(tǒng)會自動要求錄入數(shù)量。單位會根據(jù)會計科目屬性中提供的內容自動出現(xiàn)，只要錄入單價和金額即可。系統(tǒng)會檢驗數(shù)量單價的乘積是否與原幣金額相等，如不相等，系統(tǒng)會提示是否繼續(xù)。往來業(yè)務：對選擇了核算往來業(yè)務的會計科目，要錄入往來業(yè)務的編碼。結算方式和結算號：銀行存款的結算方式和結算單據(jù)的號碼，用戶可以錄入也可以不錄入。具體與“系統(tǒng)設置”|“系統(tǒng)設置”|“總賬”|“系統(tǒng)參數(shù)”中的憑證相關設置有關。輸入有核算項目的憑證：當在科目中

9、定義了核算項目后，輸入相應的科目時，就會提示輸入核算項目。輸入科目后，在憑證下部顯示“部門”，提示輸入部門，按F7鍵可以調出部門，然后從中選擇，如圖3-6所示。圖3-6 核算項目輸入輸入完成后的記賬憑證如圖3-7所示。圖3-7 記賬憑證3.3.2 日常業(yè)務處理1.資料(1)4月2日，工行賬戶收到上海長江公司支付的貨款3000元，轉賬支票號ZZ45623。借：銀行存款/工行存款(1002.01) 3 000貸：應收賬款(1122)/長江 3 000(2)4月2日，接銀行通知，工行賬戶支付短期借款利息2000元。結算方式：其他；結算號：QT001借：財務費用/利息支出(6603.01) 2 000

10、 貸：銀行存款/工行存款(1002.01) 2 000(3)4月3日，采購部李天華采購原紙10噸，每噸5 000元，材料直接送入二車間生產(chǎn)專用發(fā)票套打紙，貨款以工行存款支付，轉賬支票號ZZR002。借：生產(chǎn)成本/直接材料(5001.01)/專用發(fā)票套打紙 50 000貸：銀行存款/工行存款(1002.01) 50 000(4)4月3日，財務部趙小兵從工行提取現(xiàn)金15 000元，作為備用金，現(xiàn)金支票號 XJ001。借：庫存現(xiàn)金(1001) 15 000貸:銀行存款/工行存款(1002.01) 15 000(5)4月5日，收到興華集團投資資金10000美元，匯率1:6.25，中行轉賬支票號ZZW0

11、02。借：銀行存款/中行存款(1002.02) 62 500貸：實收資本(4001) 62 500(6)4月12日，銷售部劉一江收到重慶嘉陵公司轉來一張轉賬支票，金額49 600元，用以償還前欠貨款，轉賬支票號ZZR003。借：銀行存款/工行存款(1002.01) 49 600貸：應收賬款(1122)/嘉陵 49 600(7)4月14日，采購部李天華從重慶大江集團公司購入“稅控II號使用指南”光盤1000張，單價10元，貨稅款暫欠，商品已驗收入庫，適用稅率17。借：庫存商品(1405) 10 000應交稅費/應交增值稅/進項稅額(2221.01.01) 1 700貸：應付賬款(2202)/大江

12、 11 700(8)4月16日，行政部支付業(yè)務招待費1 500元，轉賬支票號ZZR004。借：管理費用/招待費(6602.05) 1 500貸：銀行存款/工行存款(1002.01) 1 500(9)4月18日，行政部孫正出差歸來，報銷差旅費1800元，交回現(xiàn)金200元。借：管理費用/差旅費(6602.04) 1 800庫存現(xiàn)金(1001) 200貸：其他應收款(1221.02) 2 000（10）4月20日，開具工行轉賬支票（支票號：ZG1226）20 000元支付本月制造中心租用房屋租賃費。借：制造費用/租賃費(5101.03) 20 000貸：銀行存款/工行存款(1002.01) 20 0

13、002.操作過程1.憑證修改(1)一般修改如果憑證沒有審核，修改方法如下，選擇“財務會計”|“總賬”|“憑證處理”|“憑證查詢”，先選擇條件，如圖3-8所示。圖3-8 設置條件將光標定位于要修改的憑證中，單擊工具條中的“修改”按鈕，或單擊右鍵選擇修改功能。如圖3-9所示。圖3-9 憑證查詢與修改 在實際工作中，由于是網(wǎng)絡上并發(fā)操作或其他原因，憑證順序、編號是不一定相同的，只要業(yè)務正確即可。在憑證修改頁面對憑證進行修改，完成后按“保存”按鈕保存。實驗提示如果憑證已經(jīng)審核，但沒有過賬則可以反審核（取消審核），然后再修改憑證、再審核；如果憑證已經(jīng)過賬則需要使用“對沖”的方法先生成一張紅字憑證，再手工

14、制作一張藍字憑證。必要時可以使用反過賬功能，但要謹慎使用。反審核的操作是審核操作的逆過程，其操作的方法同憑證的審核，在憑證審核窗口的工具欄上，單擊“審核”按鈕，可以在審核和取消審核之間切換。(2)對出錯憑證的處理方法在實際工作中，難免會發(fā)生將憑證輸入錯誤或者業(yè)務處理錯誤的情況。當發(fā)現(xiàn)出錯時，有以下幾種處理方法：對照原來的憑證，輸入一張紅字沖銷憑證，即金額與原來相同，但數(shù)據(jù)為紅字，摘要寫明沖銷哪張憑證及沖銷的原因。通過這張憑證就將原來的憑證沖銷為零。然后再做一張正確的憑證。如果科目沒有錯，僅僅是金額多了或少了，可以再輸入一張憑證，相應地增加金額或沖銷多余部分，摘要要寫明具體的憑證號和原因。2.出

15、納復核對于涉及“現(xiàn)金”和“銀行存款”科目的憑證，出納人員都需要進行審核，具體是出納人員選擇“財務會計”|“總賬”|“憑證查詢”，單擊“編輯”菜單中的“出納復核”，系統(tǒng)會自動將當前操作者的姓名添加在憑證的“出納”項目上。如圖3-10所示。圖3-10 出納審核進入出納復核狀態(tài)后，單擊“復核”，就完成了復核。復核后在會顯示出納員的名字。如圖3-11所示。圖3-11 出納復核出納復核功能，與是否設置了需要出納復核有關。如果沒有設置必須進行出納復核，出納可以選擇部分憑證進行出納復核。3.憑證審核憑證審核是對錄入憑證正確性的審查。審核人與制單人不能為同一操作員，否則系統(tǒng)拒絕審核。因此需要換用具有審核權的操

16、作員進入。本案例中，用“孫勝業(yè)”登錄進入進行審核。選擇“系統(tǒng)”|“更換操作員”，進行登錄。選擇“財務會計”|“總賬”|“憑證處理”|“憑證查詢”，再選擇憑證過濾條件，單擊“確定”進入會計分錄序時簿。在會計分錄序時簿里，將光標定位于需要審核的憑證上，然后單擊工具條中的“審核”按鈕，系統(tǒng)即進入憑證窗口，在此窗口中您可以對記賬憑證進行審核。此窗口中的項目不能修改，只能查看。查看完畢后可以對此張憑證審核并簽章，單擊“審核”按鈕即表示審核通過，系統(tǒng)會在審核人處進行簽章。如果記賬憑證已經(jīng)過審核，則在單擊“審核”按鈕后會消除原審核簽章。如圖3-12所示。圖3-12 審核還有一種審核方法是成批審核，在會計分錄

17、序時簿的界面，選擇“編輯”|“成批審核”功能，或單擊鼠標右鍵，彈出成批審核項目選擇界面。如圖3-13所示。圖3-13 成批審核功能選擇“成批審核”，將顯示成批審核憑證的提示。選擇“審核未審核的憑證”，如圖3-14所示，則將會計序時簿中所有憑證成批審核(也可以選擇取消審核)。圖3-14 成批審核憑證如果在進行基礎設置時選擇了“憑證過賬前必須出納復核”，則在憑證審核后，出納還要進行復核。也可以先進行出納復核。4.憑證過賬憑證過賬就是系統(tǒng)將已錄入的記賬憑證根據(jù)其會計科目登記到相關的明細賬簿中的過程。經(jīng)過記賬的憑證以后將不允許再修改，只能采取補充憑證或紅字沖銷憑證的方式進行更正。因此，在過賬前應該對記

18、賬憑證的內容仔細審核，系統(tǒng)只能檢驗記賬憑證中的數(shù)據(jù)關系錯誤，而無法檢查業(yè)務邏輯關系。憑證過賬選擇“財務會計”|“總賬”|“憑證處理”|“憑證過賬”，如圖3-15所示。圖3-15 憑證過賬單擊“開始過賬”后，系統(tǒng)自動完成過賬工作。操作提示如果選擇記賬功能時提示“初始化未完成不能過賬”，這時需要選擇“系統(tǒng)設置”|“初始化”|“總賬”|“結束初始化”，完成初始化工作，然后再進行憑證記賬。如果因為某種原因影響，需要反過賬，可選擇“財務會計”|“總賬”|“憑證處理”|“憑證查詢”，然后再選擇“編輯”|“反過賬”、“全部反過賬”等等。但這個功能應當盡量嚴格控制。3.4常用賬表3.4.1 總分類賬選擇“財務會計”|“總賬”|“賬簿”|“總分類賬”，再設置“過濾條件”，如圖3-16所示。圖3-16 過濾條件設置過濾條件設置完成后如圖3-17所示。圖3-17 總分類賬要查哪個科目的明細賬，要先將光標移到該科目上，雙擊該科目，或者單擊工具條上的“明細賬”按鈕。如選擇銀行存款科目，雙擊后顯示該科目的明細賬，如圖3-18所示。圖3-18 明細賬3.4.2