展會管理規(guī)范

1、（V*四III甘諷尋證刊也證偌理ED*Dicrw CEBritCArE WfTHDtin1 HWHEMENF CEK1ER四川省數(shù)字證書認證管理中心參展管理規(guī)范、總則為了規(guī)范公司參展操作流程，確保參展效果，通過參展提升公司的 知名度,持續(xù)改進和完善公司展會的組織、參展和管理工作，特制定本規(guī) 范。二、適用范圍本規(guī)范適用于展會的組織、信息收集和參展的程序管理。市場策劃部 為參展工作的牽頭部門，總經(jīng)辦為最高決策機構。三、展會操作規(guī)程（一）參展操作規(guī)程第一步：收集資料。市場策劃部負責收集與本公司業(yè)務相關的專業(yè) 展會信息，并與展會組委會取得聯(lián)系，向其索要參展指南以及參展注意 事項；第二步：確展。市場策劃

2、部對展會資料評估后，以報告形式報戰(zhàn)略總 監(jiān)，確定參展計劃。第三步：籌備。確定參展后，市場策劃部確定展會負責人，制定參展 計劃、選擇展位及人員分工；第四步：簽訂合同。商務公關部與展會組委會聯(lián)系、 洽談合同簽訂 事宜；第五步：簽訂廣告合同。如需廣告宣傳，與展會組委會聯(lián)系，經(jīng)戰(zhàn) 略總監(jiān)批準同意后，與其聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關事宜；第六步：辦理參展商證、參觀證。展位確認后， 市場策劃部向組委 會詢問參展商證和參觀證辦理的有關事項， 確定參觀人數(shù)后，酌情辦理 參觀人員的證件；第七步：預訂房間。展位確認后，如需預訂房間，市場策劃部負責（V*四III甘諷尋證刊也證偌理ED*Dicrw CEBritCArE

3、WfTHDtin1 HWHEMENF CEK1ER預定，房間盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、價格適中的酒店，做到既節(jié)省費用又方便與客戶洽談；第八步：展會籌備。在展前的籌備時間內(nèi)，參展人員按展會方案分 工實施完成；第九步：展前動員。展前要求召開參展會議，以確保參展過程中萬 無一失；第十步：參展總結。參展結束后，參展人員均需撰寫匯報材料，展 會負責人將各人匯報材料歸納，整理并撰寫參展報告，并將所有帶回的 客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；第十一步：存檔。按照公司的檔案工作要求完成存檔；第十二步：落實政策補貼。商務公關部根據(jù)國家、省、市相關規(guī)定 辦理相關手續(xù)，積極申報各項扶持政策。四

4、、展會管理實施細則（一）參展目的企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場宣傳和信息收集。（二）參展原則1）參加展會應本著嚴謹、經(jīng)濟、實效、符合市場戰(zhàn)略的原則，避 免盲目、沖動及鋪張浪費的參展行為；2）參展前應認真了解展會信息，仔細閱讀參展商手冊，并做好真 實性調(diào)查等風險防范工作；3）參加展會應做詳細周密的策劃，包括展位的選擇、布置方案、 廣告的發(fā)布、目標客戶的邀請等；4）除布展工作外，應強調(diào)參展人員的作用，做好明確的職責分工 和展前培訓，展示公司團結、專業(yè)的良好形象；5）展會應與市場拓展緊密集合，展會后應及時、積極跟進，做好 后續(xù)宣傳和客戶開發(fā)工作；6） 展會結束后應做效果分析并提交總結報告，積累參

5、展活動經(jīng)驗。唸詁血四111管戟號iiE禍iAiif 理El!limTALCE町lUrE AUTHDflTl1 MMtaH&MENF CEM1ER（三）年度展會計劃市場策劃部應在每年12月份對下一年度展會的信息進行收集，并 整理為展會信息報告，呈報戰(zhàn)略總監(jiān)。1）信息調(diào)研市場策劃部應對目標展會做詳盡的信息調(diào)查， 包括：主辦方、承辦 單位、舉辦時間、展館位置、承租信息、展位信息、展會影響力、往期 影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。2）價格及優(yōu)惠政策落實商務公關部在參展前應與主辦方或組展單位咨詢價格，爭取國家、 省、市方面的各項優(yōu)惠政策。對我公司擬長期參展的展會，應與主辦方 或組展單位建立良好關系，

6、以獲得優(yōu)惠的參展價格，好的展位和相關待 遇。3）參展財務預算在提交參展計劃提案時應做好財務預算， 包括：參展費用、展示布 置費用、廣告費用、宣傳物料及贈品費用、人員差旅費用等其他可預見 費用；參展的投資規(guī)模應參考展會對市場戰(zhàn)略的支持作用、對區(qū)域市場銷 售的現(xiàn)實作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。（四）參展籌備工作1）訂立合同決定參展后應與主辦方或組展單位訂立合同。2）展會策劃市場策劃部針對每一展會制定詳細的參展方案并負責落實。 展位選擇展位應選擇有利位置，主要考慮：出口、入口、中廳、休息區(qū)、餐 飲區(qū)、洗手間附近等人流密集地段。避免選擇死角、長排中段、有墻柱 障礙等展位；（V*四III甘諷尋證刊也

7、證偌理ED*Dicrw CEBritCArE WfTHDtin1 HWHEMENF CEK1ER展位的大小可根據(jù)具體需要選用標準展位、 雙展位、特裝展位以適 合品牌形象策略；選擇展位前，應了解附近展位的廠商信息和展示方式， 并作出必要 的設計調(diào)整。 展臺布置和展品陳列展臺布置的基本原則：遠觀效果醒目、有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協(xié)調(diào)；展位結構和圖片序列應考慮人流密度和流向；無論標準展位還是特裝展示，都必須增加照明燈光；展品和圖片的展示高度應符合人體身高和視角；展區(qū)微觀細節(jié)構造應考慮：展臺、展架、展示墻、標牌、標識、洽 談區(qū)，圖片設計、說明性文字、動態(tài)屏幕演示系統(tǒng)、布展使用材料材質(zhì)。

8、廣告信息的發(fā)布根據(jù)需要可考慮在會刊發(fā)布廣告，可以封面和頁內(nèi)文章形式發(fā)表?？筛鶕?jù)需要選擇條幅、彩球等展會外設廣告。 目標客戶的邀請參展前應通過微信、網(wǎng)站、電話等方式告知相關領導、客戶、用戶。（五）參展人員根據(jù)展會的規(guī)模，應配備相應的參展和籌備人員，并做明確的職責 分配和展前培訓。人員主要包括：展會負責人、執(zhí)行人員、接待人員、 專業(yè)技術人員，參展前1個月報戰(zhàn)略總監(jiān)批準后執(zhí)行。1）參展人員的職責展會負責人：了解市場和廣告需求；撰寫、申報、確定參展方案；監(jiān)督展位的制作和設計方案；負責展會前參展人員的培訓；保證布展時模型和文件的及時到場；保證展期提供充足的材料和宣傳品，確保公司形象; 負責資料和宣傳品的

9、準備；負責信息的收集、匯總和整理；負責參展人員的管理；撰寫展會總結報告。執(zhí)行人員：負責參展宣傳物料的設計、制作;負責展場布置；負責展場物料管理；其他事項。接待人員：負責現(xiàn)場宣傳物料的派發(fā)；負責訪客的引導；負責訪客的登記來訪登記表。專業(yè)技術人員：對公司產(chǎn)品和技術細節(jié)非常了解，在參觀客戶的要求下進行產(chǎn)品演 示，或預先安排演示；對客戶提出的技術問題進行回答；撰寫收集產(chǎn)品和行業(yè)技術報告。2）人員規(guī)范和培訓全體參展人員要求統(tǒng)一著裝（男士西裝、女士正裝） 佩戴工牌、名片；態(tài)度親切主動，舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對參展的必要事項、信息和規(guī)范應該做事前培訓，由展會負責人負 責。3）參展人員培訓內(nèi)容參展

10、意義、目的和理念，展覽必要常識（當?shù)仫L俗禮節(jié)、展會性質(zhì)、 目標客戶等）；行為、規(guī)范和禮儀；職責分配和合作溝通；參展期間活動時間表；產(chǎn)品知識及常規(guī)問題的回答話術；信息的收集、整理。（六）展會的總結展會結束后應該對參展的效果進行總結和評價。1）效果分析包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對銷售的促進效果、對企業(yè)形 象的展示效果、客戶對該次展覽的印象等等。2）信息收集信息收集應作為展會活動的一項重要內(nèi)容。 信息內(nèi)容包括：行業(yè)信 息、產(chǎn)品發(fā)展動態(tài)、新技術、競爭對手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建 議、其他展場展示等；3）總結報告展會總結報告應在參展后 5個工作日內(nèi)由展會負責人提交戰(zhàn)略總 監(jiān)，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會評價、改進建議等；展會結束5個工作日內(nèi)，展會負責人負責按財務規(guī)定報銷完畢所有 展會財務支出。4）資料存檔（msrCA四III I甘諷尋證輕也證耳理ED*DIGFTAL CtentlUrE WfTHDtin1 MIMGEiMENr CEK1ER所有參展人員于展會結束5個工作日內(nèi)，遞交展會總結