檔案管理流程及流程圖43023

1、檔案管理工作流程具體工作收集各部門(mén)、分公司的文書(shū)檔案詳 細(xì) 工 作 流 程流程圖下發(fā)通知一審核一接收一存檔一沒(méi)有按時(shí)移交的部門(mén)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) T上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)督辦一移交完畢對(duì)于此流程圖的解釋檔案室每年1月份下發(fā)通知，要求各部門(mén)、分公司移交前一年的文書(shū)類資料，各部門(mén)、分公司秘書(shū)按照要求填寫(xiě)移交清單， 經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。檔案室秘書(shū)對(duì)移交清單進(jìn)行核對(duì)，符合要求的進(jìn)行接收，檔案管理員對(duì)接收的文件進(jìn)行整理、立卷。 如沒(méi)有按時(shí)移交的部門(mén)，檔案室進(jìn)行統(tǒng)計(jì)上報(bào)董事局辦公室，由其再進(jìn)行督辦，直到移交完畢。具體工作對(duì)集團(tuán)所有文書(shū)材料進(jìn)行整理詳 細(xì) 工 作 流 程流程圖收集f分類f組卷 f錄入卷內(nèi)目錄 f編寫(xiě)案卷題名f

2、裝訂關(guān)于此流程圖的解釋收集集團(tuán)及分公司所有文書(shū)材料，按要求進(jìn)行分類、組卷、錄入卷內(nèi)目錄、編寫(xiě)案卷題名，最后裝訂成冊(cè)。具體工作文件借閱詳 細(xì) 工 作 流 程借閱人填寫(xiě)文件借閱申請(qǐng)單 一寫(xiě)清文件編號(hào)、文件名稱、原/復(fù)印件、份數(shù)、借閱用途、密級(jí)程度、借閱原因、借閱人、借閱部門(mén)、借閱日期、歸還日期一借閱部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字一持簽字齊全的借閱單到檔案室借閱一檔案管理員在文件目錄中查找該文件的編號(hào)，將文件編號(hào)寫(xiě)在借閱單上一文件借出后，檔案室依照借閱單在文件借閱登記表上及電子版借閱未歸還目錄中登記一已到借閱預(yù)計(jì)歸還日期，檔案室電話通知其歸還或辦理續(xù)借一文件歸還時(shí)檢查是否完整無(wú)損，完好無(wú)損，檔案室在實(shí)際歸還日期中

3、寫(xiě)明歸還日期，注銷其借閱手續(xù)一檔案室將歸還文件整理歸檔具體工作合同接收詳 細(xì) 工 作 流 程到董辦接收合同一檔案室秘書(shū)依據(jù)合同類移交表對(duì)合同進(jìn)行核對(duì)- 關(guān)部門(mén)接收合同要求：1、注意合同及附件、合同轉(zhuǎn)簽文件的完整性； 門(mén)需后補(bǔ)手續(xù)。-手續(xù)完整簽字接收一一檔案室對(duì)合同進(jìn)行存檔并下發(fā)相2、走特事特辦的合同在生效后且下發(fā)到各個(gè)部門(mén)，但經(jīng)辦部具體工作洽商資料接收詳 細(xì) 工 作 流 程流程圖接收T核對(duì) T錄入T存檔關(guān)于此流程圖的解釋每月由各項(xiàng)目資料員將洽商資料及移交清單移交至檔案室，檔案室秘書(shū)將洽商資料逐一核對(duì)、接收，錄入電子目錄，進(jìn)行存 檔。具體工作結(jié)算資料接收詳 細(xì) 工 作 流 程流程圖接收T核對(duì) T

4、錄入T存檔接收合同要求：1、須有移交部門(mén)負(fù)責(zé)人、移父人及監(jiān)察部門(mén)相關(guān)人員的簽字；2、應(yīng)按移交部門(mén)出具的移交單進(jìn)行一一核對(duì)；具體工作圖紙檔案接收、整理詳 細(xì) 工 作 流 程流程圖 取圖f登記f審核印早f編號(hào)f錄入f歸檔 關(guān)于此流程圖的解釋 由總工辦電話通知檔案室秘書(shū)取圖紙，檔案室秘書(shū)審核圖紙是否有總工辦和設(shè)計(jì)部對(duì)此圖紙的確認(rèn)印章，審核后給圖紙進(jìn)行編號(hào)，加蓋檔案室印章，錄入電子版目錄，按項(xiàng)目類別進(jìn)行存檔。具體工作集團(tuán)營(yíng)業(yè)執(zhí)照的年檢詳 細(xì) 工 作 流 程流程圖下載申請(qǐng)表f填與表格f網(wǎng)上注冊(cè)年檢 f向財(cái)務(wù)部要財(cái)務(wù)報(bào)表 f申請(qǐng)蓋章 f請(qǐng)款 f到工商局辦理年檢 關(guān)于此流程圖的解釋根據(jù)工商局規(guī)定，每年3月起

5、，從工商網(wǎng)下載年檢表格，按照營(yíng)業(yè)執(zhí)照上的內(nèi)容填寫(xiě)好年檢表 ，并在網(wǎng)上注冊(cè)年檢，在申請(qǐng)表 上加蓋公司的公章、合同章、財(cái)務(wù)章 ，向財(cái)務(wù)請(qǐng)款并并要求提供集團(tuán)12月份的財(cái)務(wù)報(bào)表，帶著年檢表、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、財(cái) 務(wù)報(bào)表、公司公早到相應(yīng)的工商局進(jìn)行年檢。具體工作辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期變更詳 細(xì) 工 作 流 程流程圖到工商局領(lǐng)取變更表一填寫(xiě)表格 T修改公司章程、股東會(huì)決議 一申請(qǐng)蓋章 T到工商所審核一變更完成關(guān)于此流程圖的解釋到領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照的工商所領(lǐng)取變更表并進(jìn)行填寫(xiě)，準(zhǔn)備好修改后的公司章程和股東會(huì)決議，申請(qǐng)變更表、公司章程、股東會(huì) 決議蓋公章，到工商所進(jìn)行審核，審核通過(guò)后將營(yíng)業(yè)執(zhí)照放在工商所進(jìn)行變更。具體工作借

6、閱圖書(shū)詳 細(xì) 工 作 流 程流程圖查閱一登記一錄入一借出 一歸還一歸檔關(guān)于此流程圖的解釋借閱人在檔案至進(jìn)行查閱，找到需要的圖書(shū)后在借書(shū)證上登記，填與姓名和借書(shū)時(shí)間，檔案至秘書(shū)根據(jù)借書(shū)卡內(nèi)容在電腦上 登記，審核無(wú)誤后將圖書(shū)借出。借閱人歸還圖書(shū)時(shí)在借書(shū)卡上寫(xiě)明還書(shū)時(shí)間，檢查圖書(shū)是否完好無(wú)損，核對(duì)無(wú)誤后歸檔。具體工作刻錄光盤(pán)詳 細(xì) 工 作 流 程流程圖 登記(申請(qǐng))f刻錄f檢查f下發(fā) 關(guān)于此流程圖的解釋(1) 刻錄光盤(pán)必須在刻錄光盤(pán)登記表中登記，注明部門(mén)、文件內(nèi)容、分?jǐn)?shù)等要求，檔案管理員根據(jù)登記要求進(jìn)行刻錄， 完畢后檢查刻錄內(nèi)容，最后下發(fā)給所需部門(mén)。(2) 申請(qǐng)刻錄檔案室存檔光盤(pán)必須填寫(xiě) 文件借閱單

7、，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，檔案管理員進(jìn)行刻錄，完畢后檢查刻錄內(nèi)容， 最后下發(fā)給所需部門(mén)。具體工作對(duì)各部各項(xiàng)專兼職資料員進(jìn)行定期指導(dǎo)培訓(xùn)詳 細(xì) 工 作 流 程流程圖確定資料員名單 f擬定培訓(xùn)日期 f擬定培訓(xùn)內(nèi)容 f通知相關(guān)資料員 f詳細(xì)講解培訓(xùn)內(nèi)容 關(guān)于此流程圖的解釋對(duì)集團(tuán)所屬各部及各項(xiàng)目公司專兼職資料員進(jìn)行名單確定，不定期的培訓(xùn)并擬定培訓(xùn)內(nèi)容，利用 針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目、資料員的特點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后下現(xiàn)場(chǎng)了解檔案管理的狀況并給予專業(yè)指導(dǎo)。f作專業(yè)指導(dǎo)OA系統(tǒng)或電話進(jìn)行通知，檔案管理流程主流程項(xiàng)目注解責(zé)任人（1.2 ）建立人事副檔:（1.1）人事副檔的含義：，-*:人事副檔是指在公司人事管理工作中形成

8、的，記載和反映員工個(gè)人經(jīng)歷、基本情況、資歷證明及在公司中工作業(yè)績(jī)、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等文件材料，以個(gè)人為單位集中保存以備查考的文字、表格及其他形:式的歷史記錄。人事檔案應(yīng)真實(shí)全面地反映個(gè)人全貌，人力資源部門(mén)要經(jīng)常通過(guò)相關(guān)部門(mén)，收集全公司:員工的崗位調(diào)配、職務(wù)任免、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的，反映個(gè)人德、能、勤、績(jī);等方面的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。:A.新員工入職 按照員工入職年、月進(jìn)行編號(hào)、排序建檔。 B.人員調(diào)配（分部與分部、分部與大區(qū)、分部與總部）將原有的人事副檔按照分部的編號(hào)重新建立并 ；存檔。I （1.3 ）人事副檔建立的時(shí)限：A. 對(duì)于新入職員工的招聘資料和入職資料，人

9、力資源部門(mén)應(yīng)在員工入職之日起七個(gè)工作日內(nèi)，將與員i工個(gè)人有關(guān)的材料，整理、編號(hào)、裝訂，進(jìn)行建檔。B. 其它建檔的資料，由人力資源部門(mén)相關(guān)人員在該事項(xiàng)完成后的七個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)材料裝訂，存；入該員工的人事副檔。以發(fā)文形式生成的資料，應(yīng)在發(fā)文日期后的十個(gè)工作日內(nèi)存入人事副檔。C. 新入職的經(jīng)理級(jí)（含部門(mén)第一負(fù)責(zé)人） 及以上人員的副檔，應(yīng)在該員工入職之日起十五個(gè)工作日內(nèi),；將該員工副檔送至總部人力資源中心，人力資源部門(mén)留存復(fù)印件以備查考。D. 對(duì)于異動(dòng)員工，在員工異動(dòng)交接手續(xù)完成之日起，由原部門(mén)或門(mén)店將異動(dòng)員工資料交至人力資源:部人力資源部檔案管理員在三個(gè)工作日內(nèi)將異動(dòng)資料存入副檔。E. 離職人員

10、在做好離職審批、離職交接和離職審計(jì)工作并清理個(gè)人欠款后，將所形成的文件送至人力；資源部，進(jìn)行歸檔。檔案管理流程主流程項(xiàng)目注解責(zé)任人4、人事副檔建立的權(quán)限（1.4）5.1卷內(nèi)目錄（5.1.1）5.2招聘資料（5.2.1（1.4 ）人事副檔建立的權(quán)限:不同職級(jí)，檔案存放處不同：；A.分部總監(jiān)級(jí)以上（含總監(jiān)）的副檔由總部人力資源中心統(tǒng)一保管。分部經(jīng)理級(jí)、分部副經(jīng)理級(jí)及 :分部副經(jīng)理級(jí)以下人員人事副檔存放在分部人力資源部。:B.門(mén)店店長(zhǎng)、門(mén)店副店長(zhǎng)及門(mén)店副店長(zhǎng)及一下人員人事副檔存放在分部人力資源部。I（1.5）建立人事副檔所需資料：A.11內(nèi)目錄 1B.聘資料1 11C.職資料11111D.職資料11

11、1E.職調(diào)薪資料11111F.-務(wù)任命文件11（5.1.1）卷內(nèi)目錄：見(jiàn)附件 1:員工人事副檔明細(xì)（5.2.1）招聘資料：II_Y:面試評(píng)審表、應(yīng)聘登記表、簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證明、身份證、資格證書(shū)及其他經(jīng)歷及資歷證明等資料復(fù)印件。V檔案管理流程主流程項(xiàng)目注解責(zé)任人5.3入職資料（5.3.1）5.4在職資料（5.4.1）5.5調(diào)職調(diào)薪資料（5.5.1）（5.3.1）入職資料:立；A.員工登記表；B. 一寸免冠照片4張（其中一張粘貼在員工登記表相應(yīng)位置上） ；i C.查詢函或離職證明或個(gè)人聲明；D.擔(dān)保證明文件（需要提供此證明的相關(guān)崗位） ；:E.背景調(diào)查（經(jīng)理級(jí)及以上人員）；F.經(jīng)員工本人簽字確認(rèn)的員工

12、手冊(cè)確認(rèn)書(shū)；G.錄用通知書(shū)；H.崗位薪資確認(rèn)單；:I. 保險(xiǎn)通知函；J. 健康檢查材料；:要求：各種表格內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)完整、字跡清晰，其中家庭地址、聯(lián)系方式等重要資料必須詳細(xì)完備。入職 ；培訓(xùn)后進(jìn)行的考試和規(guī)章制度學(xué)習(xí)確認(rèn)單。J （5.4.1）在職資料：1；A.員工本人簽字確認(rèn)后的勞動(dòng)合冋文本；:B.員工轉(zhuǎn)正、結(jié)束代理期審批表及相關(guān)材料；:11（5.5.1 ）調(diào)職調(diào)薪資料：_V；A.工資變動(dòng)審批表及通知書(shū)；B.提職晉級(jí)審批及考核、批復(fù)等材料。! c.獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表、批復(fù)等材料。；D.各種待遇審批表、批復(fù)等材料。II（561）職務(wù)任命文件：:A.任命審批文件;:B.任命考核文件;；C.1任命通知文件

13、;（5.7.1）異動(dòng)文件:i5.8考核6異評(píng)定工作中形成勺有關(guān)材料（5.7.1）申請(qǐng)文件（公司或個(gè)人）、異動(dòng)審批、異動(dòng)交接單（含高管人員詳細(xì)的“工作交接單”）。J （5.8.1）考核、評(píng)定工作中形成的有關(guān)材料：II.-5CA. 試用期考核、評(píng)定；：B. 代理期考核、評(píng)定；C. 晉升考核、評(píng)定；D. 年度評(píng)優(yōu)考核、評(píng)定；!（5.10.1）離職材料：5.9獎(jiǎng)懲材料A.員工離職審批表；一 B.員工離職面琰表；C.解雇申請(qǐng)單；D.離職通知書(shū)/解雇通知書(shū)；E.離職/解雇交接單；（有資產(chǎn)清冊(cè)的要將資產(chǎn)清冊(cè)后附一并歸檔）5.10離職材料（5.9.1）特別說(shuō)明：第5.10項(xiàng)：離職資料必須是所有相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽批

14、完成的的完整資料方可歸檔。 離職/解雇交接單如有資產(chǎn)，需附“資產(chǎn)交接明細(xì)”并歸檔。檔案管理流程責(zé)任人(8.1)借閱人事副檔手續(xù):借閱制度:主流程項(xiàng)目注解(5.11.1) 其它應(yīng)歸檔的資料：績(jī)效、薪酬檔案；人力資源部相關(guān)制度及流程存檔；(6.1) 人事副檔歸檔要求：I-立A. 檔案管理員應(yīng)詳細(xì)審核人事副檔資料是否完整齊全，手續(xù)是否完備，歸檔材料應(yīng)做到完整齊全、；真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確。B. 檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應(yīng)能夠反映事件的來(lái)龍去脈，應(yīng)涵蓋申請(qǐng)、；報(bào)批、審批及回復(fù)等整個(gè)流程，以備查考。C. 檔案管理員應(yīng)做好對(duì)人事副檔的歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與轉(zhuǎn)遞工作，保證歸檔

15、文件材料；完整準(zhǔn)確。D. 對(duì)符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)詳細(xì)登記歸檔；對(duì)不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知形成材料!的部門(mén)修訂或補(bǔ)辦，限期報(bào)送；定期核查所管理的副檔，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時(shí)登記、補(bǔ)充。E. 紙張要求：應(yīng)使用 A4復(fù)印紙。寬幅大于 A4紙時(shí)，可將紙張折成 A4紙大小，小于 A4紙時(shí)，應(yīng)將；其粘貼在 A4紙上；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件，請(qǐng)勿在熱敏傳真紙上簽批意見(jiàn)，應(yīng)復(fù)印后再在復(fù)；印后的文件上批示及存檔。F. 字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、i紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。A.人力資源部門(mén)須建立人事副檔借閱制度；17I；B.借閱人必須填寫(xiě)檔案借閱審批單，并注明借閱日期，借閱檔案名稱，借閱事由，由相關(guān)授權(quán)：i領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱檔案；借閱手續(xù)：；:A.檔案管理員收到已簽批好的檔案借閱審批單，并在