辦公室形成性考核作業(yè)題目解析

1、辦公室形成性考核作業(yè)題目解析 一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容差不多相 同的填在一行中。 這道咨詢題是針對教材第一章中辦公室實務范疇和內(nèi)容予以設計 的，要緊考慮是，讓同學們對辦公室的具體業(yè)務有一個比較全面的了解， 能夠?qū)θ愇膯T，即國內(nèi)一樣性文秘工作、國外一樣性文秘工作和國內(nèi)外 企文職員作的共性工作和一樣性區(qū)不有一個大致的了解。同學們在填表格 內(nèi)容時，應該注意要會“合并同類項” ，也立即內(nèi)容差不多相同的，填在同 一行中。因此有些內(nèi)容可能因工作管轄范疇和責任等因素置放在一起未必 合適，但只要能夠自己講出理由也是能夠有自己的判定和歸類的。 咨詢題源于教材第一章第2點“辦公室實務的范

2、疇和內(nèi)容” 。（P3 P5 頁） 參考性解答： 辦公室實務工作一覽表 序 國內(nèi)一樣性 國外一樣性 國內(nèi)企業(yè)（含外企） 1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。 容。 記錄上司指令及會談、會議內(nèi) 2 文書制作 復印資料。 打印文稿及表格。 3 文書處理 在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。 信函和郵件的處理。 4 檔案治理 檔案治理。 5 會議組織 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。 容。 記錄上司指令及會談、會議內(nèi) 6 調(diào)查研究 協(xié)助上司預備書面的財務報告、研究報告。 預備好公司要公布的資料； 7 信息資料 替上司收集演講或報告的資料； 收集及整理各種信息。 整理并組織好粗略的資料。 8 信訪

3、工作 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。 接待來賓和職員的來訪。 9 接待工作 接待來訪來賓； 號 替公司來賓訂飯店的房間、 訂機位、 發(fā)電報、 電話。 和諧工作 以電話往來堅持和外界的良好公共關系。 督查工作 督導一樣職員或速記員。 替上司定約會并做好記錄； 日程安排 為上司安排旅行或考察。 閱讀并分類信件； 通訊事務、電話； 日常事務 自動處理例行的事務； 照管上司周圍的瑣事。 替上司保管私人的、財務的或其他的記錄。 辦公室治理 其他臨時交 辦的事項 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司留在錄音機中的叮囑。 辦公室環(huán)境的布置和整理； 保管辦公室設備及用品。 執(zhí)行上司交辦事項。 替上

4、司申報交納所得稅及辦理退稅。 外出辦事，如銀行、郵局等。 上面的回答可供參考，因為有些內(nèi)容劃分在一類中看起來不是專 門妥當。例如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既能夠是文書撰 寫的內(nèi)容，也能夠是會議組織的內(nèi)容；這種情形，能夠?qū)蓹诙继钌线@一 項。 還有些內(nèi)容要分開來寫。例如：通訊事務、電話、信函和郵件處理一 項， 前兩項是日常事務的內(nèi)容，后兩項則是文書處理的內(nèi)容。又如外出辦 事， 如銀行、郵局等工作也可能是“其他臨時交辦的事項”欄中的工作內(nèi) 容。 二、辦公用易耗品要緊包括哪些？ 那個咨詢題教材中有明確的表述，只是同學在回答咨詢題時，除 了回答出教材中的有關內(nèi)容以外，還應注意在日常辦公室工

5、作中，隨著現(xiàn) 代化辦公技術手段的變化，又有專門多新的易耗品顯現(xiàn)，教材所列出的項 目一定不全，我們應當予以注意，如墨盒、墨粉等等，因此完成作業(yè)能夠 按照教材內(nèi)容回答即可。 咨詢題源于教材第一章第5點的“辦公用品的種類”。（P19- P20） 辦公用易耗品要緊有： 信封、紙張； 軟盤、光盤等； 鉛筆； 圓珠筆； 簽字筆或鋼筆； 修正液或修正帶； 印盒； 各種小型機器，如訂書機（包括訂書針） 、打孔機、裝訂機（包 日期號碼機、切紙機、運算機、拆信器、碎紙機等； 小刀； 1 2 3 4 5 6 7 8 括裝訂線）、 9 10 日歷等； 11 其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透亮膠帶、粘膠帶、繩帶、 圖釘

6、、橡皮筋、大頭針、紙夾等。 三、簡要闡述文職員作的三個步驟，相互關系如何？ 那個咨詢題要緊是通過對文職員作三個步驟的認識，加深同學們 對文員實務中工作運行科學有效性的認識，同時也能夠?qū)θ齻€步驟之間的 關系咨詢題有一些概念性的認識，注意用一些聯(lián)系的觀點來看待咨詢題， 也確實是認識到三個步驟不是分開獨立的，而是互相聯(lián)系形成一個循環(huán)系 統(tǒng)。 咨詢題源于教材第二章第 1 點“文職員作指導思想” 。（ P25P27） 文職員作分為三個步驟：打算、實施和檢查。 1 打算的步驟，在情況沒有開始前要先做好打算，充分了解立即 開始的工作內(nèi)容，并摸索以什么方法進行效率會最佳。 2實施的步驟，是按照打算從事工作的時

7、期，那個時期檢查是否 按照起初所擬定的順序進行；上司所指示的工作不管是哪一種，都要正確 地實施；配合上司預期的期限。 3檢查的步驟，是通過評估，研究工作是否按照打算實施，是否 達到了預期，要分析打算和實績的差異，并把往常進行過的工作或不人做 過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。 三者的關系為： 先作打算，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“打算實施 檢查”如此一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。 文員第一要認真制定打算，然后按照那個打算去實施，并嚴格檢 查其結果，使得那個結果對下一次的打算有所關心和啟發(fā)。 同學們在回答這道題目時，需要注意本題一共有兩個小咨詢題。 不僅要闡述

8、文職員作的三個步驟是什么，而且還要講明三者之間的關系如 何，答案需要自己組織，而且要能夠明白得自己所回答的咨詢題。教材中 有相應的論述，同學們應能夠依據(jù)參考性答案，自己進行相應的歸納，能 夠用自己的語言組織答案更好。 四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作 （或家務）打算書。 本題要緊考核本課程的第二章第 1 點的“按照優(yōu)先順序處理 工作”這一知識點。 在按照“優(yōu)先順序”制定打算書時，要按以下三個步驟進行： 1. 將自己要做的情況分為：A.是否應該做的事？ B.是否做或不做 都無所謂的事？ C.是否不能夠做的事？關于 A要集中精力做，關于B和C 能夠從打算中刪掉。 2關于 A

9、 類情況再進行分類，分為： 重要同時緊急的事（優(yōu)先做） ；緊急然而并不重要的事（第二做） ； 重要然而并不緊急的事（第三做） ；雖有做的價值，然而既不重要也不緊急 的事（能夠請他人代勞）。 3與上司形成默契，能夠直截了當找上司商量、請示。 本題的例子請同學們見教材第 28 頁，咨詢題的關鍵是同學們應該 盡量結合自己的工作生活實際，我們每個人在自己的工作生活安排中都會 有自己打算做的、急于做的、非做不可的一些情況，而能夠按照“優(yōu)先順 序”安排自己的工作并處理情況，就會極大地節(jié)約時刻，有效利用時刻， 就會使得工作忙而不亂，井然有序。同學們在制定打算書時一定不要抄襲。 五、從下列文職員作方法中，任意

10、選擇一種或兩種，談談你的工 作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。 1請示方法和報告方法； 2打算方法和總結方法； 3受意方法； 4傳達方法； 5進言方法； 6變通方法和擋駕方法； 7分工方法與合作方法。 本題源于教材第二章第 3 點的“文員的工作方法” （P32-P39）。 下面以“受意方法”為例組織有關答案，同學們能夠參照答題思路作答。 1簡要講明受意方法： 受意確實是文員同意和領會上司的意圖。能夠分為直截了當受意 （即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直截了 當就某一咨詢題或某項工作所發(fā)表的意見和方法等，易于文員判定和領會） 和間同意意（即上司在平常隨便交談的情形下，或與其他人

11、員談話種就某 一咨詢題、某項工作發(fā)表的意見和看法等） 。 受意方法要注意： 善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖； 備好記錄本，記錄下指示要點； 注意傾聽，用心判定指示的用意； 必要時能夠提咨詢，直至明了意圖為止，但不要打斷談話； 如有不同意見，能夠公布提出，但要言之成理，并要注意方 （1） （2） （3） （4） （5） 式、態(tài)度； （ 6）同意指示后，要不失時機地貫徹實施。 2結合實際談體會。 我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件情況，使我充分認識到，在受意時，充分做好 記錄的重要性。 才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把 我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分公司的歷 史、公

12、司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒 有體會，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有 能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的經(jīng)歷寫，結果寫出來的 簡介全然就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢咨詢，并備好了記錄本做好了 記錄，按照總經(jīng)理的授意，才寫出了各方中意的公司簡介。 從那個情況中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。 同學們在回答這道題的時候，能夠只選擇其中一個或兩個題目進 行回答?；卮鹱稍冾}的思路是，第一講明所寫方法的差不多含義，那個要 緊按照教材中的表述作答即可。回答時還應將方法涉及到的有關注意事項 予以講明，如受意方法要注意的咨詢題，進言法要

13、注意的咨詢題等等?；?答時還一定要要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。既做到簡要講明教材中的 有關知識點，又能夠結合實際談出自己的體會。這是一個比較典型的理論 結合實際的題目，相信我們在工作中經(jīng)常會用到如此一些方法，關鍵是我 們平?？赡芸刹荒芴⒁膺@些方法，而一旦將這些方法理論化又會使我們 覺得有些不便，但我們依舊應該更為自覺地使用并能夠結合實際談出我們 自己的一些認識。 為了關心同學學習這部分內(nèi)容，下面舉例講講進言方法。 我是公司一名主管，在做了大量工作并通過深入的調(diào)查分析后， 覺得有必要向自己的上司提出一些建議，通過反復摸索，在如此一些時機 下，我應該選擇哪個時機，請大伙兒幫忙出出主意。 A.

14、在領導午間休息的時候提出來。 B. 第一簡單地介紹一下你發(fā)覺的咨詢題，然后在提出自己的見 解。 C. 在職員的婚宴上向領導提出來。 D. 直截了當?shù)靥岢鼋ㄗh。 參考答案：大多數(shù)領導者都有午休的適應，午休期間是忌諱被打 攪的，因此選項 A 時刻選擇不恰當。 選項 C 在職員婚宴如此喜慶的場合中， 提出工作建議是不適合的依舊另選時機為妙。因而 C 項也非最佳選擇。選 擇 D 是和性格直爽的領導比較適宜，我們應該考慮到如果這位領導專門愛 面子，專門注重禮節(jié)性的東西，如此做成功的幾率就專門小，因此選擇 D 想也不是專門合適。在四項答案中選擇 B 應該是比較恰當?shù)?。那個選項既 注重了講明自己所發(fā)覺的咨詢

15、題，同時也把自己的見解予以表達。就四個 選項而言， A 和 B 選擇時機不當，即適時、適地不當，而 D 項適度有所欠 缺。 下面一段文字材料供同學們在學習進言方法時參考： 及時給領導提出科學、合理的意見和建議，既是下屬的應盡職責， 更是下屬展現(xiàn)才能、贏得上司賞識和重視的一條重要途徑。然而，科學合 理的建議并不一定能被領導同意和采納，給領導獻言獻計的部屬也不一定 都能得到領導的信任和重用。那個地點的關鍵就在于要把握向領導進言的 技巧和方法。 一、適銷對路 提建議的最終目的是要讓領導采納，但建議能否被采納，第一取 決于建議的內(nèi)容是否“對路” ，是否適合領導的“口味” 。韓非子就曾提出， 下屬不能隨

16、便向上司進言。他提出幾種情形：其一，君主隱秘策劃的事， 不知情者貿(mào)然進言就會有危險；其二，君主表里不一的事，誰把情形講破， 誰就會有危險；其三，為官經(jīng)歷還不深，還未得到君主的信任時，如果把 自己的才能全顯露出來，那么即便謀劃成功也可不能受賞；如果謀劃失敗， 反而受懷疑。韓非子所列舉的這些情形，事實上確實是由于未對領導的脾 性、好惡等進行充分把握所導致的。這事實上確實是在警告我們，知事因 此重要，而知人則更為重要，因為，不同的領導具有不同的個性、適應和 思維方式，關于特定咨詢題，有著不同的考慮，而這些都有可能決定性地 阻礙下屬建議的命運，阻礙領導對下屬的評判。因此，下屬欲做到“百發(fā) 百中”，就第

17、一要做到“知己知彼” ，不僅要學會“胸中有良方” ，還要學會 “對癥下藥”，對領導及其領導方式、工作方法有一定的了解。為此，應該 做到： 1. 要領會領導所實行的方針； 2. 要洞悉領導的人格和行為； 3. 要把握領導對下屬的期待； 4. 要順應領導的工作方式和工作思路； 5. 要明了領導的好惡及對咨詢題的看法； 6. 要明白得和體會領導的處境和心情。 二、預備充分 向領導進諫，既關系到建議能否被領導采納，更阻礙到領導對下 屬的評判和看法。因此，下屬不能只是簡單地把自己的意見表達出來就萬 事大吉了，而要進行充分的論證。否則會被領導認為部屬方法簡單稚嫩、 做事粗心、目光短淺或考慮不周，而且這些印

18、象可能會長久地保留在領導 的腦際中，從而阻礙下屬今后的進展；而考慮縝密細致的辦事作風，無疑 會增加領導的中意度和信任度。因此，下屬在向領導進言前一定要進行深 思熟慮的預備，使自己的建議能夠經(jīng)得住各種咨詢題的考查。為此，事先 要把預備工作做足： 1. 要搜集詳實的數(shù)字和事實材料來論證自己的建議； 2. 要充分考慮到各種反對意見。既要吸取其合理性以補償自己建 議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點。 3. 要對領導可能提出的咨詢題有所預備； 4. 要多預備幾個方案，以增大領導同意建議的可能性。 5. 要滿懷信心， 向往以后。不妨對以后作一預期，展現(xiàn)自己的建議的光 明前景，并對各種可能性做出估量

19、，如此不僅可增強領導對方案的信心， 也能夠表明下屬具有某種長期眼光，引起領導的重視。 三、見機行事 建議都有時效性，不同的時刻，不同的環(huán)境，建議的“含金量” 大不一樣。 失良機。 1.瞅準時機。主動給領導出主意與領導要求下屬出主意，其成效 一樣來講，當領導遲遲難以決斷時，下屬提出的建議往往比較 因此，下屬向領導進言一定要把握好時機，做到言當其時，不 截然不同。 容易被采納。因此，下屬給領導出主意時一定要把握好時機，決策性建議 超前出，補救性建議及時出，一樣性建議經(jīng)常出，多出有預見性建議，少 放“馬后炮”。 2. 選擇場合。 盡量選擇一些非正式場合， 如茶余飯后，下班途中， 會議之后，以非工作角

20、色，在領導心情放松時，把自己的意見和建議在輕 松愉快的閑談中以不經(jīng)意的方式傳達給領導。 3. 察言觀色。人在情緒不佳時，較之平常更容易悲觀敗興，思維 遲鈍且惰于摸索，情緒波動大并容易產(chǎn)生過激行為。因此，在與人交流時， 應注意對方情感的變化。 這啟發(fā)我們， 在向領導進言時要學會 “察言觀色”， 注意領導的反映，做到熱心只是度，善謀不亂謀，把握好進言的頻率，遇 到領導一時不同意自己的建議時，下屬不能頑固己見。 四、講究策略 有參謀之心，不得進言之法，也會南轅北轍，勞而無功。因此， 向領導進言必須講究方式方法，使領導樂于同意。對大度的領導，能夠直 來直去；對小心眼的領導，則要婉轉(zhuǎn)，講究講話藝術。以請

21、教的方式提建 議，就不失為一個好的方法。因為請教者第一把自己擺在一種較低的姿勢 上，能給人一種心理上的滿足感。下屬以這種方式向領導提建議，表明下 屬在提意見之前差不多認真推敲和研究了領導的打算方案，是以科學嚴謹 的態(tài)度來對待領導的思想的。因而，下屬的建議應該在尊重領導的觀點的 基礎上提出來，這就容易被領導采納。 五、擺正位置 1. 要擺正心態(tài)，出于公心。下屬在進言時，一定要出于公心，坦 蕩無私，真心實意為領導著想。不能抱著自己的小九九，更不能給領導出 餿主意，乘機整人。必須是從有利于工作，有利于愛護領導的威信，有利 于單位的團結動身，多出工作上的良方，少出阻礙單位建設，阻礙黨群關 系，阻礙領導

22、形象的是非點子。 2. 要調(diào)整角度，大局動身。提建議、出點子不要囿于部門、科室 和個人分管的工作，要注重從單位建設的全面進展和各項任務的圓滿完成 動身。為此，要強化“三個摸索”，即換位摸索 看咨詢題的站立點要高， 能從全局動身為領導出主意、提建議；補位摸索 拾遺補缺，完善決策； 易位摸索 站在群眾的角度凝視領導決策，提升決策的公平性和可操作 性。此外，為了使自己的建議得以實施，下屬還要學會推功讓利，有時， 不妨將自己的成果所帶來的榮譽送與領導，自己則從方法得以實施的結果 中獵取成就感。 3. 要循規(guī)蹈矩，遵循程序。除非領導有交代，下屬一樣不要越級 提建議，對不屬于職責范疇內(nèi)的情況，也不要輕易向

23、領導進言。 辦公室治理第二次形成性考核作業(yè)題目解析 一、從文職員作的角度對比講明打電話和接聽電話的異同。 咨詢題源于教材第三章第 1 點的“電話接打”，見教材 P43 P45 及 P50 51 頁。 相同： 1都應先咨詢好，再傳達自己的信息； 2都應保持耐性、熱情的態(tài)度； 3通話終止，應讓對方感受到自己愉快的心情； 4都應簡明扼要表達自己的意思。 異處： 1打電話應第一查清晰對方的電話號碼，打出電話要等鈴聲響6 7 下，無人接聽才可掛機；接電話應等電話鈴響 24聲就接聽。 2打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有 這一步； 3.打出電話應考慮打電話的時刻是否合適，接聽電話一樣沒

24、有選 擇。 本題需要同學們按照教材內(nèi)容和實際工作體會進行分析作答，平 常我們經(jīng)常要打出或接聽電話，打出和接聽電話實際差入并不大，但僅有 的一點點差不，也是應該引起我們的重視的。以上內(nèi)容只是給同學們做參 考，同學們還能夠自己歸納一些要點。 二、了解“電視會議” 、“交互式電話會議”的差不多用途，比較 其與一樣會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應注意的地點。 咨詢題源于教材第三章第 3 點的“電視會議”和“交互式電話會 議”這兩個知識點，見教材 P59-P60,還可參閱教材P153,回答咨詢題的 關鍵是，要先講明差不多用途，然后進行比較。 1 差不多用途： “電視會議”要緊用途是使相隔較遠的雙方能夠面對面

25、地交談， 共享文件、圖表、錄象帶等資料。 “交互式電話會議”的差不多用途是使單位或個人能夠在任意一 部電話機上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰猶如一室。 2兩者與一樣會議的不同： 能夠排除時空上的局限性。 3各自的優(yōu)劣： “電視會議”- 優(yōu)：通達范疇廣，排除時空上的局限性，生動形象；劣：技術上 的要求較高。 “交互式電話會議”- 優(yōu)：方便、省時、高效，排除時空上的局限性，具有保密功能、 報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高，技術含量高。 “一樣性會議” 優(yōu)：溝通方便、傳達準確、便于交流。劣：投入及組織工作量大。 三、簡要回答郵件分揀的一樣標準。 咨詢題源于教材第四章第 2 點“郵

26、件的分揀”，題目比較簡單，同 學們在回答時應回答出差不多要點， 并進行簡單講明和闡述。 可參閱教材 P 66. （1）按照收件人的姓名分揀； （2）按照郵件的重要性分揀； （3）按照收件部門的名稱分揀。 四、如何樣處理上司不在時的郵件？ 咨詢題源于教材第四章第 5點“上司不在時郵件的處理” 。 本題的答案請同學們見教材第 72 頁。 五、如何樣妥善處理上司拒絕會見的來訪者的來訪？ 咨詢題源于教材第五章第 3 點“上司拒絕會見來訪者的做法” 。本 題能夠從 4 個方面進行回答，即教材第 88頁的有關表述。 1 2 3 4 上司正在開會時； 上司繁忙時； 上司立即外出時； 遠道來訪或有重要情況的來

27、訪時。 六、結合下面教材中引用的“案例” ，虛擬一份“致歉函” ，體會 信訪工作實務操作。 美國某花店經(jīng)理接到一位顧客的電話，講她訂購的 20 支玫瑰送到 她家的時刻遲了一個半小時，而且花差不多不那么鮮艷了。翌日，那位夫 人接到了如此一封信： 感謝您告知我們那些玫瑰在專門差的情形下差不多到達您家的消 息。在此信的附件里，請查找一張償還您購買這些玫瑰所用的全部金額的 支票。 由于我們送貨車中途修理的意外耽擱，加之昨天不正常的高溫， 因此您的玫瑰我們未能按時、保質(zhì)交貨，為此，請同意我們的歉意和保證。 我們保證將采取有效措施以防止這類情況的再次發(fā)生。 在過去的兩年里，我們總是把您看作一個尊敬的顧客，

28、并一直為 此感到榮幸。顧客的中意乃是我們努力爭取的目標。 請讓我們了解如何樣更好地為您服務。 您真誠的霍華德佩雷斯 （經(jīng)理簽名） XX年X月X日 這道作業(yè)題目實際是讓同學虛擬一個案例，仿照上面致歉函的方 式，寫一份自己設計案例的致歉函，同學們不要照抄原致歉函，最好也不 要依據(jù)本案例寫。寫作當中要注意函文格式。通過寫作，體會文員在信訪 工作中的工作責任。 辦公室治理第三次形成性考核作業(yè)題目解析 一、日程安排打算表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制 一份XX預定表。 咨詢題源于教材第八章第 4點的“日程安排打算表的種類和治理” 。 可參閱教材P165-P17a本題考察同學們對知識點的靈活運用

29、能力，同學 們要對以上四種類型的預定表明白得和把握之后，再結合自己的實際情形 回答。 1 日程安排打算表的種類： （1）年預定表。是企業(yè)在每年度例行的要緊業(yè)務活動，及有關公 司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立 紀念日、年休假等。一樣于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知 各部門。 （ 2）月預定表、周預定表、日預定表。 月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定打算，以一個月為單 位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪咨詢等預定打算。 周預定表是一個月預定打算中的一周打算，此預定打算比月預定 表更詳細。 步以時刻 日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定打算，進

30、為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。 2.各種預定表的編制請同學們參照教材 P .166 P.170上的例子， 編寫。 二、文秘人員對上司要緊工作的輔佐要緊包括哪些方面？ 咨詢題源于教材第十章第 3 點“文秘人員對上司要緊工作的輔佐” 可參閱教材P199- P204。答題差不多思路如下： 1 提神醒腦的服務。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適 時端些飲料或預備濕毛巾使上司排除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神 煥發(fā)地工作。 2私事方面的協(xié)助。 協(xié)助的方法應視實際情形，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上 司周圍的純粹私事： （1 ）專門指示事項的時候-盡管是上司的私事，但以

31、為關系到 上司的形象咨詢題，因此文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事， 使上司得到充分的便利。 （2）純私人性要求時-遇到這種情形，就把它當作上司利用文 秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。 薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上 專門是稿 以備申報 3財物治理。包括： （ 1 ）薪金收入治理 收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。 費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)， 所得，或直截了當替上司辦理申報手續(xù)。 支票專用印章。 （ 2）支票往來的治理- -最要緊的是保管支票簿、 文秘人員應將支票簿與印章分不收藏，以幸免被盜用冒領。 4其他。如每年

32、的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代 寫致謝函，并做紀念保管。 三、按照國際慣例宴請程序及下表中所列的“項目和任務” ，將有 關內(nèi)容進行歸類，提出一個簡約的工作任務單。 國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、 宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦各類宴會。預備宴會需 要精心、細心和耐心。正式宴請應該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對 參加宴會的每一個人都應彬彬有禮，溫順體貼，不讓任何人受到冷落。文 秘人員自始至終都要留意細節(jié)咨詢題。文秘人員應該預備一份備忘錄，列 出需要解決落實的事項。（如下圖所示） 項目或任務 完成任務情 形 備注、提示 負責人 完成進度 終止后

33、清場 宴請人數(shù) 重要客人的陪同、 接待 場地 場地布置 餐桌上的裝飾品、 標簽 姓名 菜單選擇 酒、飲料 招待員安排 現(xiàn)場音樂 主桌和其他席位安排、 席位卡 簽到桌和簽到本 門口的接待工作 上司的專門提示、要求 （如發(fā)言稿） 衣物寄存處、洗手間 來賓的司機安排、車輛 停放 意外情形（停電、客人 酒醉等） 桌椅擺設、其他物品預 備 這道題目要緊是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的差不 多框架，同學們能夠參照那個框架，考慮宴請過程中會涉及到的有關程序 和差不多任務，如果能夠按照那個范本，結合自己的工作實踐，編寫出合 適的“工作任務單”則最好。 辦公室治理第四次形成性考核作業(yè)題目解析 一、簡單闡

34、述口頭語言的差不多特點及敬語應用的一樣場合。 咨詢題源于教材第十二章第 1點“口頭語言的特點” 和第 2點“敬 語的用法”這兩個知識點。第一個咨詢題是要講明口頭語言的差不多特點， 第二是要回答出敬語應用的一樣場合，也確實是要講明“敬語的用法” 。 1口頭語言的差不多特點： （1）語音聽過就趕忙消逝， 但語義讓人明白了， 可能留在經(jīng)歷中； 因此發(fā)聲要清晰，盡可能講得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留 下印象。 有重音。口語中，需要強調(diào)的成分，差不多上通過重音表達 的。 （3）有歧義。因為漢字一音多字。 （4）口頭語言視時刻、場合、對象的不同而有所不同。例如，莊 重的場合，口語應規(guī)范、簡明些；

35、休息時刻，口語可生動些，語調(diào)也可輕 松、愉快些。 2敬語使用的一樣場合： （1）關于自己尊敬的人，因此會使用敬語。 （2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的 致詞及談話）也需要使用敬語。 （3）敬語一樣針對： 年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給 （給過）自己恩惠者；有求于對方，或期望得到對方關心，或好感者。 同學們要注意，本題有兩個咨詢題：那個知識點。 二、簡要闡述社交話題的選擇。 咨詢題源于教材第十二章第 6 點“社交話題的選擇” ，參見教材 P 242-P243. 1合適的話題包括： （1）談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題，如合作意向等； （2）

36、一樣人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等； （3）顯示地點或民族色彩的話題， 如本地的經(jīng)濟建設、 風景名勝、 歷史名人、風土人情等； （4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展 覽會、新聞任務等； （ 5）主動、健康的生活體驗的話題； （6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的見笑，有時也能活躍氣氛。 2不合適的話題包括： 如個人私生活等。 如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案 （ 1）應當忌諱的話題。 （2）令人不快的話題。 等。 如個人的專門的生活適應、宗教信仰和政 （3）過于敏銳的話題。 治觀點的分歧等。 （4） 意發(fā)揮。 自己不甚熟悉的話題。如關于專業(yè)咨詢題略知皮毛就不應隨 炫耀自己的話題。 庸俗的、色情的話題。 （5） （6） 三、印章的使用要緊有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正 章的使用范疇如何？ 咨詢題源于教材第十三章第 1 點“印章的使用”這一知識點，能 夠參見教材 P246 P247。 1印章的使用的要緊形式為： （1）落款章；（2）更正章；（3）證