員工檔案管理制度

1、員工檔案管理制度員工檔案管理制度1制度（體系）提要1.1制度名稱員工檔案管理制度管理；1.2 適用范圍 集團(tuán)各職能部門及各分子公司；1.3 制度主要涉及 制度體系的定義、 管理職責(zé)、 起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、 流程；1.4 指令發(fā)出部門 企業(yè)管理部；1.5 制度日常管理部門：企業(yè)管理部1.6 制度執(zhí)行檢查部門：總裁辦 法務(wù)與股權(quán)治理中心2 目的 為規(guī)范集團(tuán)人力資源管理中員工檔案管理，保證檔案管理的保密性和機(jī)要性，特 制定此制度。此制度規(guī)定了員工檔案管理的原則、標(biāo)準(zhǔn)、流程、內(nèi)容和配套的記 錄與表格。3 適用范圍 本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)各層級人員以及集團(tuán)全資，控股公司的所有人員。4 術(shù)語4.1 員

2、工檔案：是指由所集團(tuán)企業(yè)管理部相關(guān)主管所建立的員工在招聘、入職、 任免、調(diào)動(dòng)等相關(guān)工作中所產(chǎn)生形成的文字書面性材料。4.2 員工檔案所包含的內(nèi)容：身份證明、體檢報(bào)告、學(xué)歷學(xué)位證明、各類證書、 應(yīng)聘資料、勞動(dòng)合同及附件、異?？记谟涗洝⒃囉棉D(zhuǎn)正文件、各類人事通知單、 獎(jiǎng)懲文件、績效評估報(bào)告、員工與單位就有關(guān)保險(xiǎn)、工傷、公積金、休假等待遇 關(guān)系形成的材料、離職文件、 行政處罰及任免 等相關(guān)材料。4.3 檔案材料的有效性：檔案材料必須是完整的正式材料，材料必須完整、齊全、 真實(shí)、工整、清晰，必須對象明確，必須有組織蓋章或本人簽字方為有效檔案材 料。4.4 企業(yè)管理部、財(cái)務(wù)管理部、總裁辦主管有查閱員工檔

3、案的執(zhí)行權(quán)。4.5 公司總（副）經(jīng)理，集團(tuán)部門主管（含以上級別）對查閱所屬員工檔案有審 批權(quán)。4.6 集團(tuán)企業(yè)管理部部長對員工檔案查閱的申請有批準(zhǔn)權(quán)。4.7 所有需要限期借閱檔案的，須經(jīng)過總裁批準(zhǔn)后，方可限期借閱。4.8 集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管對不符合查閱手續(xù)的行為有否決權(quán)。5 職責(zé)與權(quán)限5.1.1 集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管對員工的入職資料檔案的建立有執(zhí)行權(quán)，對 缺失重要入職資料的員工，有入職辦理的否決權(quán)。5.1.2 集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管有對相關(guān)部、部門、公司相關(guān)人員要求提供 所需檔案資料的執(zhí)行權(quán)。6 員工檔案管理的內(nèi)容6.1 檔案材料的收集與歸檔6.1.1 新員工入職當(dāng)天， 由集

4、團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管進(jìn)行檔案資料的首次收集 并建立員工檔案以及編號、歸檔。6.1.2 對于缺失重要材料的員工，如缺失離職證明、缺失身份證復(fù)印件等，需填寫 入職資料缺失申明，否則不能辦理入職手續(xù)。6.1.3 各有關(guān)部門應(yīng)主動(dòng)將平時(shí)形成的應(yīng)該歸檔的材料， 及時(shí)送交集團(tuán)企業(yè)管理部 員工關(guān)系主管，送交歸檔材料要填寫檔案資料交接登記表 。6.1.4 按集團(tuán)企業(yè)管理部統(tǒng)一布置， 由員工本人填寫的招聘資料等， 必須經(jīng)員工關(guān) 系主管核對無誤后方可歸檔。員工填寫表目應(yīng)實(shí)事求是，不得隨意更改年齡（出 生年月）、學(xué)歷，參加工作時(shí)間和工作經(jīng)歷等。若核對有誤，以企業(yè)管理部、審計(jì) 處部門審查意見為準(zhǔn)。因員工本人填寫內(nèi)

5、容前后不一致，影響調(diào)資、晉升、調(diào)配、 福利、離職等，一切責(zé)任由員工本人自負(fù)。6.2 檔案的查閱6.2.1 凡因調(diào)配、任免、考察、獎(jiǎng)懲等工作需要了解員工情況的，由所屬部、部門 或公司主管審核，集團(tuán)企業(yè)管理部部長批準(zhǔn)后，方可以查閱所申請的檔案。6.2.2 查閱人員應(yīng)填寫人事檔案查閱 / 使用申請表并辦理審批手續(xù)，集團(tuán)企業(yè) 管理部員工關(guān)系主管根據(jù)申請中注明的查閱內(nèi)容和查閱方式、內(nèi)容，確定的材料， 申請中未注明的，則不予提供。6.2.3 查閱檔案原則上僅限在檔案室內(nèi)進(jìn)行， 由集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管在場 陪同監(jiān)督，若員工關(guān)系主管有事不能在場的，應(yīng)指定其他人員陪同監(jiān)督。若檔案 需出庫要清點(diǎn)材料并做好記

6、錄，收回檔案時(shí)要清點(diǎn)、歸位。6.2.4 查閱檔案要注意保密， 不得與無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容； 使用檔案時(shí)要注意愛 護(hù)，保持檔案清潔，嚴(yán)禁在材料上圈劃、涂改；不準(zhǔn)折疊，拆散和損壞檔案。6.2.5 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料。查檔摘抄的材料，使用后應(yīng)自行 銷毀。6.3.6 檔案一般不予外借，特殊情況非借出不可的，要說明原因，經(jīng)人事部主管批 準(zhǔn)并辦理手續(xù)后方可借用，借出時(shí)間一般不超過兩周。用后及時(shí)歸還，不得擅自 轉(zhuǎn)借他人。6.3.7 查閱、借閱、歸還檔案，必須登記簽字以示負(fù)責(zé)。檔案使用完畢，檔案人員 要清點(diǎn)入柜。凡遺失、損壞檔案或泄露檔案內(nèi)容造成不良影響的，要給予紀(jì)律處 分。6.3 檔案的保

7、護(hù)與傳遞6.3.1 設(shè)專人保管，備齊必要的存檔設(shè)備。6.3.2 檔案柜保持整潔，不得存放無關(guān)物品中。檔案室應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)出檔 案須通過機(jī)要渠道（非國有企業(yè)無機(jī)要渠道）由當(dāng)事人本人負(fù)責(zé)寄發(fā)。6.3.3 如有需要轉(zhuǎn)出檔案，檔案不能由本人或其親屬隨帶。同時(shí)，轉(zhuǎn)出的檔案必須 完整齊全，并按規(guī)定整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。6.3.4 檔案人員應(yīng)經(jīng)常核對職工人數(shù)與檔案數(shù)量，發(fā)現(xiàn)“有人無檔”或“有檔無 人”要及時(shí)索調(diào)或轉(zhuǎn)遞檔案。6.3.5 未經(jīng)批準(zhǔn)， 任何人不得強(qiáng)行要求檔案管理部門和人員更改檔案。 對于無理取 鬧，視情節(jié)給予批評教育或紀(jì)律處分。6.4 檔案管理的違紀(jì)處理6.4.1 對于違反本制度第五條第一款所涉及內(nèi)容的，將視情節(jié)的嚴(yán)重予以警告、 記過處理。6.4.2 對于違反本制度第五條第二款第一至三項(xiàng)的，將視情節(jié)嚴(yán)重予以警告、記 過處分。6.4.3 對于違反本制度第五條第二款第四至七項(xiàng)的，將視情節(jié)嚴(yán)重予以記過、開 除處分，對于造成重大后果的，將保留追求相關(guān)法律責(zé)任的權(quán)利。7 流程見附件8 表單23、人事檔案查閱 / 借閱申請表24、檔案資料交接登記表9 附