辦公室管理試題庫大全

1、1. 以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特征？（ B.決策性2. 辦公室布置要注意（D ）。D .各種溝通、保密3. 文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（C ）C .較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 4以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？ （B ）B. 辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些5.在辦公室里，（D ）的位置是上座。D.靠近窗戶6 .傳真機的使用哪一項是不對的？ （ B ） oB. 隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送7. 在使用復(fù)印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？（AA 接通電源可立即復(fù)印操作8. 以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是

2、不適宜的？（ A ）oA .錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON位置9 以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的？ （D ）oD.應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護功能.制10. 以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)？（ B ）11. 以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（B .讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品12. 以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？ （B ）oB .文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機智應(yīng)對的應(yīng)變能力13. 文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？（D .可以按照文員自己的習(xí)慣進行工作14. 文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？ （C ）C .每天

3、把工作安排得超出工作時間，給自己壓力15. 以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（D ）oD.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做16. 以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（C ） C .標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名17. 文員傳達(dá)上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？ （A ） oA. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見18. 文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？ （B ） oB .應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己19. 以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（C ）oC .應(yīng)隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系2

4、0. 以下哪個接打電話的行為是不正確的？ （A ）oA. 受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?1. 文員在接打電話時，正確的做法是（B ）oB. 在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來22. 以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（B ）C ）o.換郵件重要性分揀B.打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話23. 以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的?C. 按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D24. 文員在拆郵件時，不正確的做法是（ A ）oA. 拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開25. 文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ A ）oA .在信封上注明“誤拆”，

5、寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去26. 郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？（D ）oD. 應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27. 郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？ （ D ）D.愛好28. 文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（C ） oC. 姓名、部門、地址、國名29. 傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（D ）oD .感謝信30. 以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C ）oC. 雙方有很多人時，可以交叉握手31. 文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？ （A ）oA .初次寫信，

6、或有過激言行的32. 文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（C ）oC.處理信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦33. 在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)?？（C ） C .作會議記錄時離開會議室接聽電話34. 文員進行會議的計劃和準(zhǔn)備時，不應(yīng)該做的是（）。A. 文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便B. 什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C. 會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定D. 文秘人員必須配合會議議程，詳細(xì)檢查各項工作35. 文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C ） oC .與發(fā)言者用詞不一

7、致但意思完全一36. 會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)（DD. 征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機37. 上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（A ）oA .只在便箋上寫好會議名稱38. 以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？ （C ）oC .圓桌型39. 以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？（A ）o A .審查功能B ） o）o D.如果上司出差，可以在他40. 有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（B.發(fā)表意見41. 文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的？ （D回來的當(dāng)天安排約會42. 文員制

8、作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免？ （D ）oD. 日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43. 在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了 解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ B ），了解要求約會者的心理。B.說話的技巧44. 以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（A ） oA .以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式確認(rèn)45. 文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項是不適宜的？ （B ）B .代替上司制定約會計劃以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（.不一定要弄到確認(rèn)

9、旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明 上司出差，文員預(yù)訂機票時，以下哪一種做法不正確？（ D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)48. 照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（D D.應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助49. 以下關(guān)于名片的使用方式，哪項是錯誤的？ （DD.各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50. 文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（D51. 以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（ D.穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，52.53.54.55.C56.D57.46.D47.社交場合很講究次序禮儀，一般（B當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，

10、首先應(yīng)（ 文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（D以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的？ .工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可 以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（ .吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起， 以下餐巾的使用方法是正確的（C ）o D.D請教對方蹲下時慢悠悠地彎下腰可否請問一下，這個字怎么念？”上身保持挺直，以右為尊）o B.DD.查證消息的可靠性DC ）D再用湯匙輕輕由里向外舀去.有無休息室C.用來擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領(lǐng)口里58. 文員打印寄往歐美國家的信封 ，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（BB、左上角59. 以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是

11、不適宜的？（CoC. 未用完一道萊時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)60. 上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（A oA .通知上司家人把衣服送達(dá)61. 以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜？ （B oB.由過程先說62. 接受忠告的正確反應(yīng)是（D o D .切勿感情用事63. 辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？ （A A .有共同利益的話題64. 將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形 成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A oA.騎邊章65. 值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？ （A ）

12、。A.簽發(fā)文件66. 文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A ）oA.下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等67. 以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（A ）。A. 按通訊者特征立卷一定的制度，包括以下方面（B ）。B. 歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求69.文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A ）和歸檔要求。A .歸檔時間70傳真機的使用哪一項是不對的（B ） B .隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送71在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)模?C ）。C.作會議記錄時離開會議室接聽電話72以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的（B） o B.

13、讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品73以下文員的工作順序中，哪一項是正確的（B） o B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機智應(yīng)對的應(yīng)變能力74文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當(dāng)?shù)模ˋ ） o A.最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要75文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的（B） B.應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己76以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的（A） o A.審查功能77文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免（D ） D.日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄78文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（

14、C）C、姓名、部門、地址、國名79有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（B ） B發(fā)表意見80郵件送到單位所租的信箱 ，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（D ）D、應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦81以下哪些接打電話的行為是不正確的（A ） A、受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?2、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的（D ） D、如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會83、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯誤的（D ） D、名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的84、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是

15、（A ） A、下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等85、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（A ） A、簽發(fā)文件86、 接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（D） D、切勿事感用事二、判斷題1 .辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（V ）2 .辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（X ）3 .在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（X ）4 .沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致 則是典型的工作。（V ）5.文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（X ）6 .善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同事尊重和理解，

16、即不能違反同事的意愿。（ X ）7 .文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（X ）8 .文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（ X ）9 .文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（ X ）10 .文員代替上司傳達(dá)不利消息時，因為當(dāng)這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（x ）11.如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話， 告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（V ）12 .文員對

17、報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供 大家閱讀。（V ）13 .文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（ V ）14 .文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。（x ）15 .文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。（V ）16 .男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（x ）17 .按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（X ）18.如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表， 如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（x ）19 .如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后

18、，才能讓客人進入。（ x ）20 .如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ V ）21.如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。（V ）22 .介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ V ）23 .文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ x ）24 .文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（V ）25 .同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（V ）26 .如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次

19、會議紀(jì)要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ V ）27 .為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少 人數(shù)即可。（x ）28 .假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ x）29 .如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消 除緊張的氣氛。（V ）30 .會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ x ）31

20、 .代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。（V ）32 .如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦， 準(zhǔn)備交往提示文件。（ V ）33 .受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（V ）34 .如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（x ）35 .上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（x ）36 .文員因為已經(jīng)打過電話

21、，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（x ）37 .對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（x ）38 .假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（V ）39 .拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ V ）40.當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（V ）41 .即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ V ）4

22、2 .如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（V ）43 .文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（x ）44 .女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ V ）45 .當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ V ）46. 交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達(dá)誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（V ）47 .宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（x ）48 .不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也

23、不可評論菜肴的優(yōu)劣。（V ）49 .用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ x ）50 .宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（ x ）51 .無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ V ）52 .雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（x ）53 .口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說 話，就可通俗。（x ）54 .要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說

24、服 上司。（x ）55 .如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（）56.合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（X ）57 凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（X ）58 .監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（X ）59 .文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ X ）60 .值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門 處理。（X ）61 .面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就

25、要采取臨時應(yīng)急措施。（X ）62 .辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。 （X ）63 .列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解 密。（V ）（V ）（V ），有歸檔范圍和要求，但沒有期64 .注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。65 檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。66 .即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（X ）67 .文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔” 限。（X 即為年終歸卷工作。（

26、X ） 三、簡答題:68.文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目,將已經(jīng)處理完畢的文件,隨時按類目上的對應(yīng)條款歸人卷內(nèi),1、文員所作的的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項?答：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章； （3）時間；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席;（7）出席者名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)資料；（10）下次會議預(yù)定日期。2、辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：（1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點。（2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機

27、。（3）偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等。（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說明；（5）主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（6）以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞。（7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣；（8）不可傷害對方的自尊心。3、什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)該怎樣運用受意方法？答：（1）受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。（2） 一種是直接受意，另一種是間接受意。（3）文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司

28、意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的 指示。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直到明了意 圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后， 要不失時機地貫徹實施。4、公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。答：（1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（2）密級、緊急程度。（3）簽發(fā)人姓名；（4）公文標(biāo)題；（5）主送機關(guān);（6）正文、附件；（7）發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章；（8）注釋、閱讀范圍。（9）主題詞；（10）抄送單位、 印發(fā)說明。5、提高會議效

29、率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮 短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。6、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃及其他 提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、 固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。7、文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文過程。請說明這一過程。答：

30、（1）擬稿；（2）核稿。指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實。（3）簽發(fā)。指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（4）編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。（5）繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復(fù)印或排版印制。（6）校對。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（7）用印。指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章。（8）登記；（9）分發(fā)。&文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ 答：要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn)；要正確告 知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點、方式、所需要的時間等

31、。約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文件資料。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不 要安排約會；公司有重大活動的那一天不宜安排約會；地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。9、文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？答：（1）進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；（2）參謀作用；（3）補缺作用；（4）增進關(guān)系作用；（5）適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（6）適時?？紤]時機；（7）適地。看場合；（8）適度。要注意掌握分寸。10、什么是文書的立卷特征？通?？梢园凑漳膸?/p>

32、種特征立卷？答：（1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（2）按問題特征立卷；（3）按作者特征立卷；（4）按文種特征立卷；（5）按時間特征立卷；（6）按地區(qū)特征立卷；（7）按通訊者特征立卷；（8 ）在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。11、來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？答：（1）受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（2 ）及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信、或有過激言語的來信， 要處理及時，報告上司，還要以有效方式

33、通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后。要一 并裝訂。（3）認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點，或在信紙的空白處注明 “參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。（4）逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記 載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。（5）認(rèn)真處理。處理信件應(yīng)該按照“分級負(fù)責(zé)、歸口處理”的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（6 ）及時復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。課誦信可采取收信 人復(fù)信，或承辦人復(fù)信兩種方式

34、進行。12、文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：（1）不要失去報告的適當(dāng)時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作時，但有時也要在尚未完成之時作 期中報告。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間。（2）不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報告；（3）報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：結(jié)果是這樣，理由有三個，一是?！啊＃?） 一定要簡短、扼要、流暢；（5）如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否遺漏；（6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?3、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使

35、用有哪些規(guī)定？答：單位印章主要有（1）單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況：一是由上級主管機關(guān)刻制頌發(fā)；（4）另一種是由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（7 ）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登記。（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。14、按照2000年國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦

36、法的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。答：（1）命令；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復(fù)；意 見；（9）函；（10）會議紀(jì)要。15、 提高會議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮 短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。16、文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？答案：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結(jié)束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9

37、）相關(guān)的資料；（10）下次會議預(yù)定日期。17、按照2000院行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答案：（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案； （6）報告； （7）請示；（8）批復(fù)；意見；（9）函；（10）會議紀(jì)要。18、 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？（P121）參考答案：（1）接受任務(wù)（2）了解來賓（3 ）制訂計劃（4）預(yù)訂宿食（

38、5）迎接來賓（6）商議日程（7）安排會議（8）陪同參觀 （9 ）送別客人 （10）接待小結(jié)四、設(shè)計題：1 .小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的 辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 （2刀），要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該 怎么做?（P13）答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文 件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考

39、書應(yīng)該放在桌子 上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面 幾層。2 .安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？（P121）答：（1）接受任務(wù)；（2）了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安 排會議；（8）陪同參加；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。3 .康橋賓館位于本市南京西路 45號，是個中型賓館，有會議室

40、、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12 : 00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？（P123）答：他應(yīng)考慮 1）會議名稱；（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間；（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）（4）地點；（具體在幾樓幾號會議室）（5）議題；（或議事日程）（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等。 （7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）。（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等4 .文秘人員

41、如何主持會議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？（P145）答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。會議 上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。在會議上可分配工 作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人意見，不要當(dāng)眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識。要求與會者筆記，自己做好筆記 并把每次會議紀(jì)要的打印件放進文件夾。以作查證。5 .麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？（P150）答：（1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家

42、和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；（7）會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談?？墒箽夥蛰p松。6 某個下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？（P134）答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人

43、錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留言時，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。7 .科達(dá)公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間為 5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入 600元，假

44、設(shè)一個月工作 30天、一天工作 8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。請計算會議的成本。（P161）答：（1）會議成本=2X 3 （ G+S x Tn+后勤開支=6 （ G+ S） T.n +后勤開；（2） G-參加會議人員的每小 時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，（2400 -30 - 8）； （3） S參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。（600 - 30 - 8）； （4） T 參加會議人員人均到會時間為5小時；（5） N參加會議人數(shù)為 50人（46+4 ）； （ 6）后勤開支等于支票開支、現(xiàn)金

45、開支和實物開支的總和為800 （ 200+100+10 X 50 ）； （7）會議成本=6 X（ 10+2.5 ）X 5X 50+800= 18750+800= 19550 （元）8 .文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？（P196）答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差 費用。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始 記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況

46、做好記錄，以便將來有用。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。9 .文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？（P186）履行哪些職責(zé)？（P1182）答：（1）準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船， 出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會計劃。 約會計劃表包括： 城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯?，寫明城市和國家名），日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（3）為商務(wù)洽談收集資料。（4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單。

47、（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽。（6）安排差旅費。（7）建立旅行-旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。10 .某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？（P126）答：（1）客人的選擇。確定名單， 再請上司核定。（2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式

48、、有無停車場。（4）擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5 ）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點， 以及著裝要求，要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出；（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以 便同客人接觸交談。11 .文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，

49、在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？（P223）答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（3）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。（4）還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（5 ）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（6）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（8）文

50、秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范圍。（9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12 .上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 德國代表團一行 9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜， 辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。 假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？（P152）答：（1）接受任務(wù)。（2）了解來賓、制訂計劃。（3）預(yù)訂食宿。（4 ）歡迎來賓、商議日程。（5）禮節(jié)性拜訪、 宴請。（6）正式會談。（7）簽訂協(xié)議書。

51、（8）陪同參觀游覽。（9）互贈禮品。（10）歡送來賓、接待小結(jié)。13 .某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？ （P223）答：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購 禮物；比較合適的生日禮物是有國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。14 .總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？（P248）答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰

52、匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨 鎖vk因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、 編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等詳細(xì)登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。15. 康橋賓館位于本市南京西路4 5號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9 : 00至12: 00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？答案：（1）會議的名稱：（2）出席會議者的姓名或組織、部門

53、的名稱； （3）日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號 碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8 ）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。16. 某個下雨天，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？答案：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、 冒領(lǐng)；（3）有留話時，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）

54、檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7 ）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。五、案例分析題：1 .新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己 最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她， 并鼓勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出

55、了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：來電者：“是利達(dá)公司嗎？” 陳小姐：“是。”來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打？”陳小姐：“1.8美元。”來電者：“1.6美元一打行不行？”陳小姐：“對不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了 100萬打。陳小姐突口而出： “啊呀，上星期有人問 1. 6美元一打行不行，我知道你的定價是 1.8， 就說不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說：“你被解雇了” ，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯。”陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答：（1）該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量）；（2）該記的沒有記錄（對方的姓名、公司、電話號碼 ）；（3） 該說的沒有說（沒有及時向上匯報） ；（4）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；（5）不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；（6）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門； （7）不等對方說完，就“啪”掛上