采購基本知識PPT學(xué)習(xí)教案

1、會計學(xué)1采購基本知識采購基本知識2第1頁/共46頁3第2頁/共46頁4第3頁/共46頁5作用說明提供成本優(yōu)勢降低采購費用 合適的采購價格，可使企業(yè)減少貨款的支出，減少資金占用，并促使達到合理的采購批量，減少采購的次數(shù)，減少訂貨費用。降低生產(chǎn)費用 保證生產(chǎn)的需要，不會出現(xiàn)停工待料、加班加點的現(xiàn)象。降低銷售費用 做好采購的調(diào)查與預(yù)測工作，購進適銷對路的物料，做到不缺貨，可降低銷售的工作量及廣告費用，減少銷售費用。降低物流費用 合理的采購批量，可合理地組織物流活動，減少運輸費用、配送費用、裝卸搬運費用等。降低庫存費用 確定合理的采購批量和采購時間，減少庫存。提供價值優(yōu)勢增加銷售收入 采購工作快、準、

2、好，可縮短生產(chǎn)周期，使客戶滿意，提高客戶的滿意度和忠誠度，從而擴大銷售量.第4頁/共46頁 名稱區(qū)別采購 采購是一種作業(yè)活動，是指為完成指定的采購任務(wù)而進行具體操作的活動，一般由采購員實施。 責(zé)任：完成具體的采購任務(wù)。 權(quán)力：只能調(diào)動采購部分配的有限資源。采購管理 采購管理是管理活動，是面向整個企業(yè)的（包括所有采購人員及其他相關(guān)人員）。 責(zé)任：保證整個企業(yè)的物資供應(yīng)。 權(quán)力：可調(diào)動整個企業(yè)的資源。第5頁/共46頁7目標說明計劃用料 1.配合銷售。 2.預(yù)防呆料。 3.控制用料比例。保持適當(dāng)存量 1.重點管理（ABC法）。 2.存貨周轉(zhuǎn)率、存料率。 3.提高倉庫使用率。降低成本 1.物盡其用。

3、2.開發(fā)代替品。 3.余料再使用。 4.降低采購儲存成本。 5.科學(xué)處理呆料。第6頁/共46頁8目標說明發(fā)揮儲存運輸功能 1.確保材料品質(zhì)。 2.安全庫存。 3.合理儲存。 4.收發(fā)管理。強化采購管理 1.采購5R。 2.存量合理. 3.參考市場行情。 4.供應(yīng)商輔導(dǎo)。 確保產(chǎn)品質(zhì)量 1.進貨驗收。 2.提高物料品質(zhì)。第7頁/共46頁9目標說明降低采購成本 1.通過提高采購工作效率、定期談判、優(yōu)化供應(yīng)商、實施本地化、與供應(yīng)商共同改進項目等途徑直接減低成本。 2.通過縮短供應(yīng)周期、增加送貨頻率、減少原材料庫存、循環(huán)使用原材料包裝等方法間接降低成本。保證供應(yīng) 1.保證物資的連續(xù)供應(yīng)，保證不缺料，保

4、證生產(chǎn)與銷售的順利進行。 2.建立與管理供應(yīng)鏈。提高產(chǎn)品質(zhì)量 改進采購過程，加強供應(yīng)商管理，提高物料的質(zhì)量，進行提高產(chǎn)品的質(zhì)量。提供最新信息 及時掌握采購資源市場（包括物料的市場價格、可用性、新供應(yīng)源、新物料及新技術(shù)信息），并及時反饋。推進產(chǎn)品開發(fā) 與供應(yīng)商一同推進產(chǎn)品開發(fā)，尋找替代產(chǎn)品等。提升企業(yè)競爭力 以降低成本、縮短產(chǎn)品交貨時間和提高產(chǎn)品質(zhì)量等方法提高競爭。第8頁/共46頁要點說明 選擇綜合 型供應(yīng)商 1.綜合型供應(yīng)商能很好地滿足買方全方位的采購需求，當(dāng)采購大批量物料時，還能獲得特別的折扣。 2.綜合型供應(yīng)商還能通過增加庫存和額外服務(wù)等手段，與采購企業(yè)結(jié)成緊密的合作伙伴關(guān)系，形成一個互惠

5、互利、優(yōu)勢互補、共同發(fā)展的共贏利益體。 批量優(yōu)勢 1.物料采購的批量是買方在談中的最大優(yōu)勢，有時，可以左右采購物料的最終價格。 2.為維持價格競爭優(yōu)勢，分散采購風(fēng)險，采購方應(yīng)有23個供應(yīng)商。 3.比較零散的物料采購，可通過將同類商品，甚至不同類的商品合并采購的方式，增加批量優(yōu)勢。第9頁/共46頁要點說明 正確的采購觀 1.制度觀念。一切采購行為須按事先制訂的程序、流程進行。 2.整體觀念。從企業(yè)實際采購需求出發(fā)，一切以企業(yè)實現(xiàn)利益為前提。 3.服務(wù)觀念。堅持服務(wù)于企業(yè)整體發(fā)展，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展目標的實現(xiàn)及自身價值的體現(xiàn)。 就地取材 分析采購物資的特征，在保證商品品質(zhì)的前提下，選擇距離最近的供應(yīng)商

6、，以縮短交貨周期，減少運輸成本。及時支付貨款 1.與財務(wù)部門配合，及時支付貨款，以建立長期合作關(guān)系。 2.保證在物料短缺，價格上揚時能以較合理的價格及時購貨。第10頁/共46頁12 提供支持 維護管理 采購預(yù)算 物資需求信息 支付貨款 提供物料 信息反饋 最新物料信息 物料信息 提供技術(shù)指導(dǎo) 物料驗收 品質(zhì)知識 反饋信息圖圖1.16 供應(yīng)部在組織結(jié)構(gòu)中的地位供應(yīng)部在組織結(jié)構(gòu)中的地位 供應(yīng)部 生產(chǎn)部 公司高管 實驗室 財務(wù)部 銷售部 技術(shù)部采購在組織結(jié)構(gòu)中的地位 供應(yīng)部在企業(yè)中屬于支持性部門，應(yīng)與其他部門保持密切的協(xié)助關(guān)系。具體如圖1.16所示第11頁/共46頁13與各部門的關(guān)系說明與生產(chǎn)部的關(guān)

7、系 1.供應(yīng)部及時采購適當(dāng)品質(zhì)的物料，配合生產(chǎn)的需要。 2.供應(yīng)部采購生產(chǎn)部的請購量，為生產(chǎn)部提供準確，必需的采購數(shù)量。 3.根據(jù)生產(chǎn)部的要求適時資料。 4.生產(chǎn)部為采購部提供物料需求資料。與銷售部的關(guān)系 1.銷售部為供應(yīng)部提供最新的市場物料信息。 2.供應(yīng)部根據(jù)銷售部的信息反饋，為生產(chǎn)部提供品質(zhì)合格，價格合理、供應(yīng)速度合適的物料，從而支持銷售，為客戶提供所需的產(chǎn)品，提高客戶的滿意度。 3.供應(yīng)部為銷售部提供競爭對手的物料需求情況及物料采購情況，銷售部可根據(jù)這些信息指定相應(yīng)的銷售競爭策略，提高產(chǎn)品的銷售額。 4.供應(yīng)部根據(jù)客戶的個性化需要，提供超出常規(guī)的服務(wù)內(nèi)容，為銷售你與客戶建立良好關(guān)系提供

8、支持。第12頁/共46頁14與各部門的關(guān)系說明與技術(shù)部的關(guān)系 1.技術(shù)部為供應(yīng)部提供合理的技術(shù)指導(dǎo)意見。 2.技術(shù)部根據(jù)供應(yīng)部的物料信息，通過標準化設(shè)計為供應(yīng)部取得批量優(yōu)勢。 3.供應(yīng)部隨時為技術(shù)部提供最新的用料規(guī)格、性能、價格等資料，供其參考。與財務(wù)部的關(guān)系 1.供應(yīng)部依據(jù)生產(chǎn)部計劃制定采購預(yù)算。 2.財務(wù)部根據(jù)采購預(yù)算籌措采購資金，按合同支付款項。與實驗室的關(guān)系 1.采購人員學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)品管知識及品質(zhì)標準。 2.實驗室進行進料檢驗，如發(fā)現(xiàn)不良，及時通知采購部。第13頁/共46頁15第14頁/共46頁16”五適“采購原則說明適時 在最恰當(dāng)?shù)臅r候，購回生產(chǎn)所需物料，避免采購延遲或提前，造成庫

9、存或斷料。適質(zhì) 適當(dāng)品質(zhì)的物料的特征如下： （1）適當(dāng)性：即”適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)“，要根據(jù) 產(chǎn)品生產(chǎn)的實際需要，考慮其經(jīng)濟與使用兩方面的成本與價值。 （2）可用性：是指在合理的時間內(nèi)，可隨時以合理的價格獲得充足的數(shù)量。 （3）經(jīng)濟性：是指使采購費用繼續(xù)維持在最低水平，以達到最大經(jīng)濟利益。適量 以適量庫存為基本要求，仔細計算生產(chǎn)需求，物料損耗，搬運和倉儲費用等，制訂周密的采購計劃，最終確定是一次性采購還是分批量采購，同事督促供應(yīng)商按預(yù)定數(shù)量交貨。適價 在滿足數(shù)量、品質(zhì)、交期的前提條件下，用最合理的價格采購。適地 利用”群集效應(yīng)“和”JIT及時制生活方式“理論，同時從溝通的方便性、處理事務(wù)的快捷便利性，降

10、低采購成本等方面綜合考慮選擇最佳供應(yīng)商和最佳供貨地點。第15頁/共46頁17比價方法說明 價格分析法 1.與采購低價相比或與其他供應(yīng)商的價格相比。 2.與供應(yīng)商過去的報價相比。 成本分析法 將總成本分成各細項，包含人工、原料、外包、制造費用、管理費用、利潤。賣方與買方估計的價差，需要雙方討價還價來達成協(xié)議。第16頁/共46頁18項目供應(yīng)商 簡稱原詢單價貨幣類別議價后的總價付款條件價格條件交貨日期交運方式采購（擬購）方式天數(shù)料號品名規(guī)格單位備注核準檢核承辦單位主管承辦人第17頁/共46頁19n 3.比價的方式比價的方式n 比價時，報價的供應(yīng)商須超過3家。比價的最低價須低于采購人的預(yù)算，同時比價數(shù)

11、額不可過大。n 不同的物資，其比價的具體方式不同，如表1.21所示。第18頁/共46頁20物資類型比價方式重要物資和金額較大的物資的采購 1.采取分類報價的策略，進行成本明細分析，要求對方提供主料、輔料、加工費、運輸包裝及其他成本，以便公司分開核價后，計算總的成本。 2.綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期及訂貨批量等因素，進行綜合成本分析。必須經(jīng)常大量購買的物品或服務(wù) 成本偏高者，經(jīng)常發(fā)生質(zhì)量問題者，設(shè)計、開發(fā)比較復(fù)雜者，應(yīng)進行價值分析，尋求采購技術(shù)的改進，更低價的供應(yīng)，簡化作業(yè)方法，引進新材料或替代品等。大型機械設(shè)備的采購 進行生命周期分析，以采購設(shè)備的有效使用期間的總擁有成本為準，如機械設(shè)備的燃料

12、損耗，損壞故障維修、操作工時、生產(chǎn)效能等，包括使用該項機械的所有費用或成本。市場壟斷、獨家代理，專利產(chǎn)品等物資的采購 包括總體采購金額低于100元以下的零星采購，由采購人員與供應(yīng)商談判，獲得合理價格。第19頁/共46頁21因素說明規(guī)避措施生產(chǎn)成本 供應(yīng)商花費的包括原材料、勞動力以及間接費用攤派等在內(nèi)的來提供產(chǎn)品或服務(wù)的資金。 提高技術(shù)，降低生產(chǎn)成本。所需東西的確定程度 供應(yīng)商所安排的任何未預(yù)見到的成本，所需東西具有不確定性，成本就比較高，反之則比較低。 盡量減少未預(yù)見到的成本和具有不確定性的東西的運用。競爭程度 同行業(yè)之間殘酷的比拼。 提高本企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的競爭力。市場情況 當(dāng)供大于求時，價格低

13、；供小于求時，價格高。 尋求供過于求的物料產(chǎn)品或服務(wù)。第20頁/共46頁22因素說明規(guī)避措施客戶所感覺的價值 客戶認為該產(chǎn)品或服務(wù)有價值，則供應(yīng)商報價高，反之則低。 正確認識和評價產(chǎn)品或服務(wù)的價值?？蛻舻臉I(yè)務(wù)對供應(yīng)商的吸引度 客戶采購是低值的、偶爾的，并且經(jīng)常延遲付款，供應(yīng)商報價就高；客戶能帶來潛在的銷售額增長、并能及時付款、具有良好的信譽、聲望等，供應(yīng)商報價會降低。 提高企業(yè)自我的信譽及聲望。 交貨條件 交貨周期越短，產(chǎn)品技術(shù)和品質(zhì)要求越高，供應(yīng)商報價越高。反之，報價就有所優(yōu)惠。此外，采購數(shù)量大，報價較低；付款期長，報價會有所提高。 與供應(yīng)商達成協(xié)議，建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。第21頁/共46頁23

14、考慮因素說明 崗位職責(zé) 以崗位職責(zé)為依據(jù)，遇到以下5種情況時須與供應(yīng)商談判。 （1）物料的價格不合理。 （2）物料成本結(jié)構(gòu)不合理。 （3）購備時間充裕。 （4）供應(yīng)商來企業(yè)拜訪時。 （ 5）周期性或計劃性降價時。第22頁/共46頁24考慮因素說明 客觀環(huán)境若客觀環(huán)境發(fā)生變化，采購人員應(yīng)借機與供應(yīng)商進行談判。 （1）新供應(yīng)商或物料來源開發(fā)成功時。 （2）有副料或代用品開發(fā)成功時。 （3）采購量增加時。 （4）行情變化價格看跌時。 （5）匯率變動有利于供應(yīng)商時。 （6）供應(yīng)商有超量庫存或存貨時。 （7）規(guī)格要求變更、采用價廉材質(zhì)時。 （8）增加交易機會時。 產(chǎn)生危機 當(dāng)察覺供應(yīng)商有圍標、聯(lián)營嫌疑或

15、有獨家采購或被吃定的感覺時，應(yīng)及時與供應(yīng)商談判，避免供應(yīng)商不能及時提供物料。第23頁/共46頁25談判模式優(yōu)缺點口頭談判 談判人員面對直接用口頭語言來交流信息和協(xié)商條件，或在異地通過電話進行商談，其優(yōu)缺點如下： （1）優(yōu)點。 當(dāng)面陳述、解釋，直接、靈活。 為談判人員展示個人魅力提供了舞臺。 便于談判人員在知識、能力、經(jīng)驗等方面互相補充、協(xié)同配合，提高整體談判能力。 反饋及時，利于有針對性地調(diào)整談判策略。 能夠利用情感因素促進談判的成功。 （2）缺點。 利于對風(fēng)察言觀色，推測企業(yè)的談判意圖及達到此意圖的堅定性。 易于受到對方的反擊，動搖談判人員的主觀意志。第24頁/共46頁26考慮因素說明書面談

16、判 利用文字或圖表等書面語言進行交流和協(xié)商，一般通過信函、電報、傳真等方式進行，是口頭談判的輔助方式。 （1）優(yōu)先。 談判人員思考從容，利于審慎抉擇。 表達鄭重、準確，避免偏離談判主題和不必要的矛盾。 費用較低，利于提高談判的經(jīng)濟效益。 （2）缺點， 切忌文不達意和粗心馬虎。 要求談判人員具有較強的書面表達能力和工作作風(fēng)。 第25頁/共46頁27第26頁/共46頁28第27頁/共46頁29內(nèi)容說明設(shè)法得到供應(yīng)商的協(xié)助 供應(yīng)商更熟悉所采購的產(chǎn)品，因此，采購商應(yīng)要求供應(yīng)商給予技術(shù)、管理、財務(wù)等方面的協(xié)助。預(yù)測使用量 收集過去使用量的資料，作為未來訂購量的參考，也有助于在談判時得到較大的折扣。掌握特

17、殊重大事件 從報章雜志或銷售 人員處了解、掌握有關(guān)罷工、天氣、關(guān)稅、法令、運輸狀況等重大事件，以便更準確預(yù)測合理的價格，在談判桌上取得優(yōu)勢。注意價格趨勢 包括了解過去供應(yīng)商有多少產(chǎn)品項目價格上漲（何時、上漲幅度、通報方式），比較供應(yīng)商的價格上漲模式與該產(chǎn)業(yè)的模式（是否比同業(yè)漲得快、漲得多）。第28頁/共46頁30信息來說明易得信息價格及談判的歷史資料 找出供應(yīng)商談判技巧的傾向以及供應(yīng)商處理上次談判的方式。產(chǎn)品與服務(wù)的歷史資料 根據(jù)工程部及使用該產(chǎn)品的制造的信息，確定產(chǎn)品的品質(zhì)或服務(wù)水準，以此作為談判籌碼。 稽核結(jié)果 從會計或采購稽核中發(fā)現(xiàn)待加強控制之外，例如，供應(yīng)商常發(fā)生錯誤的賬款。最高指導(dǎo)原

18、則 以公司政策、政府法令和過去發(fā)生的先例，增強談判力。供應(yīng)商運營狀況 其銷售人員及競爭能力可反映供應(yīng)商的問題與優(yōu)劣勢，知己知彼才能百戰(zhàn)不殆。第29頁/共46頁31信息來說明易得信息誰有權(quán)決定價格 收集談判者的個人資料加以運用（賣方通常較易對陌生人抬高價格）。掌握關(guān)鍵原料或關(guān)鍵因素 運用80/20原理，對非緊要項目可以退讓，對重要項目緊守談判原則。利用供應(yīng)商的情報網(wǎng)絡(luò) 從銷售人員處得到一些有價值的信息，例如，價格趨勢、重要發(fā)明、市場占有率、設(shè)計的改變等。難得信息尋求跟多的供應(yīng)商 尋找更多的供應(yīng)商，增強議價能力，增加原供應(yīng)商的壓力。有用的成本、價格資料與分析 良好的成本、價格分析可提供有效地采購談

19、判工具，必要時應(yīng)借助成本分析師。供應(yīng)商的估價系統(tǒng) 從供應(yīng)商各個部門的生產(chǎn)過程推算其合理的成本。限制供應(yīng)商的談判能力 向供應(yīng)商提供相對較少的資料，盡量讓對方發(fā)表意見，仔細聆聽并從中找出對策。了解供應(yīng)商的利潤目標及價格底線 耐心地通過各種管理了解供應(yīng)商的利潤目標機價格底線，確定已方采購價格底線。第30頁/共46頁32第31頁/共46頁33第32頁/共46頁34第33頁/共46頁35技巧說明舉例選擇合適的發(fā)問方式封閉式發(fā)問 使發(fā)問者獲得特定的資料，而對方并不需要太多的思索工夫即能給以答復(fù)。 “你是否認為售后服務(wù)沒有改進的可能？“（答復(fù)應(yīng)為”是“或”否“）開放式發(fā)問 不限定答復(fù)的范圍，可使對方暢所欲言

20、，同時發(fā)問者也可以從中獲悉對方的立場與感受。 ”假如你方再度延遲交貨，則我方將對已到期的貨款進行止付。這樣做，你方有何意見？“第34頁/共46頁36技巧說明舉例選擇合適的發(fā)問方式澄清式發(fā)問 針對對方的答復(fù)，重新提出問題使對方作出證實，或補充原先的答復(fù)。這種發(fā)問方式能確保談判雙方在”同一語言“基礎(chǔ)上進行溝通。 ”你剛剛說對目前進行的這筆生意你可以作取舍，這是不是說明你全權(quán)負責(zé)與我方的談判？“探索式發(fā)問 針對對方的答復(fù)，要求引申或舉例說明。這種方式，可用以發(fā)掘較充分的信息，還可顯示出發(fā)問者對對方答復(fù)的重視。 ”你說你們對所有的采購商都一視同仁地按定價給予30%的折扣，那為什么你們不對訂購量更大的采

21、購商給予更大的折扣，作為鼓勵呢？“含有第三者意見的提問 借助第三者的意見以影響對方意見的一種問句。問句中的第三者，若是對方所熟悉或尊重的人，將產(chǎn)生很大的影響，否則，將適得期反。 ”工程部的專家認為使用你們公司的物料難度很高，你們怎么看？“引導(dǎo)性提問 對答案具有暗示性。這類問題幾乎使對毫無選擇地按提問者設(shè)計的答案回答。 ”你們違約，是不是應(yīng)承擔(dān)責(zé)任？”第35頁/共46頁37技巧說明舉例注意提問時機 在對方發(fā)言完畢后再提問；在對方發(fā)言停頓、間歇時提問；在自己發(fā)言后提問；在議程規(guī)定的辯論時間內(nèi)提問。注意事項 注意發(fā)問語速，為對方保留意一定能夠的答復(fù)時間，發(fā)問時，盡量保持問題的連續(xù)性。第36頁/共46

22、頁38技巧說明專心地有鑒別地傾聽 在別人發(fā)言的時候集中精力，以鑒別對方信息的真、假，剔除無用信息。不帶偏見地聽 端正態(tài)度，控制對對方的偏見情緒，從客觀角度聽其說話，以獲得有用的信息。 不要搶話 搶話是一種不尊重人的行為，往往會阻塞雙方的思路或感情的渠道，不利于創(chuàng)造良好的談判氣氛。不要回避難以應(yīng)付的話題 以足夠的信息迎接對方的一切問題，并細心領(lǐng)會對方提出此類問題的真實用意，以找出擺脫難題的有效答案。主動地向?qū)Ψ竭M行反饋 及時對傾聽結(jié)果做出反饋性的表示，例如，如口頭語言、面部表情或動作向?qū)Ψ奖硎瞿銓λ脑捳Z的了解程度或者要求對方澄清或闡述他所說的話語，這樣對方會因你的態(tài)度而愿意更多、更廣、更深刻地

23、暴露自己的觀點。第37頁/共46頁39漲價原因分析 外在環(huán)境的影響，例如，通貨膨脹、原材料的匱乏等。 通貨膨脹、原料的匱乏，增加了供應(yīng)商的成本壓力，只能以漲價的方式保持利潤。 原材料、包裝材料、輔助材料價格上漲。 導(dǎo)致供應(yīng)商生產(chǎn)成本加大、為回避成本的攀升，保證企業(yè)的正常贏利，必須漲價。 能源價格上漲 供應(yīng)商運輸成本增加。第38頁/共46頁40 漲價原因 分析 行業(yè)自行漲價。 行業(yè)內(nèi)普遍性漲價帶動供應(yīng)商漲價。 市場競爭的需要以及采購商購買習(xí)慣的變化。 為適應(yīng)市場競爭需求及采購商購買習(xí)慣的變化，以提價增加產(chǎn)品的附加值。 暢銷產(chǎn)品因為竄貨價格穿低，造成各環(huán)節(jié)利潤趨零。 為保證渠道的穩(wěn)定，采取漲價的方

24、式整合市場，規(guī)劃渠道贏利。 原料供應(yīng)商不可預(yù)測的生產(chǎn)故障。 供應(yīng)商的供應(yīng)商由于不可預(yù)測的故障導(dǎo)致原料成本上升。 流通環(huán)節(jié)成本的增加 例如，進行宣傳所花費的廣告費用，增加了無形成本。 工人工資的上漲。 直接人工成本增加。 生產(chǎn)效率的降低，原材料使用的浪費以及管理費用的增加。 導(dǎo)致供應(yīng)商整體成本的增加，只能以漲價的方式覆蓋。 采購商采購批量低于供應(yīng)商最低采購要求。 由于采購量末達到供應(yīng)商生產(chǎn)要求，小量生產(chǎn)導(dǎo)致供應(yīng)商虧本，供應(yīng)商以漲價進行彌補。 供應(yīng)商所供物料處于供不應(yīng)求狀態(tài)。 因為供不應(yīng)求，供應(yīng)商利用采購商急需貨物的心理漲價。第39頁/共46頁41 2.應(yīng)對策略應(yīng)對策略 針對以上供應(yīng)商漲價的原因，采購商可采取以下策略。（1）采用靈活的談判策略進行談判。 談判中，面對供應(yīng)商的漲價要求，采購人員可采取以下策 略，如表10.02所示。策略說明 直接議價 1.供應(yīng)商提高售價時，往往不愿意花太