海南某房地產(chǎn)公司會議管理制度

1、海南某房地產(chǎn)公司會議管理制度1、目 的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。 2、適用范圍：本制度適用于海南金鑫房地產(chǎn)開發(fā)有限公司總部會議管理。 3、管理權(quán)責(zé)： 3.1 總工辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。 3.2 會議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。3.3 會議的審批權(quán)限詳見“5.1會議提擬與審批”。 4、會議分類：序號會議名稱主題/特點(diǎn)類別主持人參加人1例會（含早會） 固定時間、固定匯報程序，盡量解決即席提出的問題。 公司例會 總經(jīng)理/副總經(jīng)理部門或公司全體人員 2動員會 發(fā)言固定、沒有討論程序 公司臨時行政會議

2、總經(jīng)理/副總經(jīng)理會議提擬人提擬 3研討會 對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果 公司臨時行政會議 副總經(jīng)理/部門負(fù)責(zé)人 會議提擬人提擬 4專題會 為某一專題而開，必須有結(jié)論 公司臨時 行政會議 會議提擬人指定會議提擬人提擬 5評比會 一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開 公司例會 總工辦負(fù)責(zé)人 會議提擬人提擬 6總結(jié)會 總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作 公司例會 總經(jīng)理/副總經(jīng)理會議提擬人提擬 7匯報會 下級向上級或有關(guān)人員匯報工作情況 公司臨時 行政會議 會議提擬人指定 會議提擬人提擬 8調(diào)度會 任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動 公司臨時 行政會議 會議提擬人提擬 會議提擬人提擬

3、 9部門例會 部門固定匯報程序 部門會議 部門負(fù)責(zé)人 自定10培訓(xùn)會規(guī)章制度工作流程先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等培訓(xùn)部門會議 培訓(xùn)負(fù)責(zé)人 自定 11溝通會不定期舉行，以交流雙向溝通為主公司臨時 行政會議會議提擬人指定 會議提擬人提擬 5、管理內(nèi)容： 5.1 會議提擬與審批。 5.1.1公司月度例會無須提擬和審批。 5.1.2公司臨時行政會議、公司年度例會由總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.1.3部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項(xiàng)費(fèi)用的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由本部門另行提擬方案呈報總

4、經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.2會議計劃與統(tǒng)籌。 5.2.1每月28日前，總工辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制月度會議計劃，于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。 5.2.2凡總工辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總工辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總工辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。 5.2.3會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。 5.3會議準(zhǔn)備。 5

5、.3.1會議通知遵照以下規(guī)定： 1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由部門按計劃表直接通知與會人； 2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知： （1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議； （2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明； （3）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。 3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門； 4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門

6、還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。 5.3.2會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： 1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作； 2、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等； 3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總工辦負(fù)責(zé)。 4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（綜合辦）書面提出，由會議室管理部門（綜合辦）統(tǒng)籌安排。 5.4會議組織。 5.4.1會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。 5.4.2會議主持人

7、須遵守以下規(guī)定： 1、主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)備。 2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。 3、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。 4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議做出結(jié)論。對需集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。 5、主持人應(yīng)將會議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和

8、時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。 5.4.3與會人須遵守以下規(guī)定： 1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表（詳見附件3）上簽到。 2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。 3、遵循會議主持人對議程控制的要求。 4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。 5、遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話或接發(fā)短信，如須接聽，請離開會場；會場內(nèi)禁止吸煙，以及手拿手機(jī)、手中筆、茶杯蓋等物品磕碰會議室桌面等不文明現(xiàn)象。6、做好本人的會議紀(jì)錄。 5.4.4多個部門參加的臨時行政會議原則上由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理另有授權(quán)的，從總經(jīng)理授權(quán)。 5.4.5公司月度

9、例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi)，根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。 5.4.6主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。 5.5會議記錄。 5.5.1公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。 5.5.2公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報總工辦備案），負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。 2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。 3、總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政

10、會議原則上由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作，總經(jīng)理另有指定的，從總經(jīng)理指定。 5.5.3會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。 2、會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。 3、對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。 4、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。 5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。 5.5.4下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要： 1、公司各類臨時行政會議； 2、須會后對會議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會議； 3、其它主

11、持人要求整理會議紀(jì)要的會議。 5.5.5會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報總工辦一份存檔備查。 5.5.6會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定： 1、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時轉(zhuǎn)總工辦統(tǒng)一歸檔備查。 2、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。 5.5.7會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5.6會議跟進(jìn)。 5.6.1會議決議、決策事項(xiàng)須會后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。 5.6.2總經(jīng)理主持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由總工辦負(fù)責(zé)落實(shí)，總經(jīng)理另有指定的，從公司總經(jīng)理指定。 5.6.3會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。 5.7獎懲。 5.7.1獎勵。按獎懲管理制度執(zhí)行。 5.7.2遲到、早退、缺席。 1、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。 2、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退；與會人員在開會前應(yīng)提前告知和交待好各自部門同志的應(yīng)辦的事情，以免在開會期間延誤正常工作從而影響會議進(jìn)程與質(zhì)量。 3、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加