HR的12份必備法律文件(0002)

1、HR的12份必備法律文件HR的12份必備法律文件隨著2008年1月1日中華人民共和國勞動 合同法（以下簡稱“勞動合同法”）的施行，到 2008年9月18日中華人民共和國勞動合同法 實施條例（以下簡稱“實施條例”）的正式實施。 新的用工法律對企業(yè)HR管理提出了新要求，之 前僅憑一份勞動合同就能應(yīng)付日常HR管理的時 代已不再周全無礙。而準(zhǔn)備一套完備的HR管理 法律文件，將對企業(yè)法律風(fēng)險降至最小。本文將 結(jié)合實務(wù)操作中的經(jīng)驗，總結(jié)出12份企業(yè)HR管 理中必備的法律文件。一、勞動合同1、必備理由勞動合同在現(xiàn)代企業(yè)管理中所起的重要作用 已不言而喻，沒有與勞動者簽訂合同，那么企業(yè) 將每月支付員工二倍工資。

2、2、合同內(nèi)容企業(yè)至少應(yīng)準(zhǔn)備三份合同，包括：固定期限勞 動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同，有需要的企業(yè)還應(yīng)備一 份非全日制用工勞動合同。勞動合同法第十七條規(guī)定，合同主要內(nèi)容 應(yīng)包括：（一）用人單位的名稱、住所和法定代表 人或主要負(fù)責(zé)人；（二）勞動者姓名、住址、居民 身份證或其他有效身份證件號碼；（三）勞動合同 期限；（四）工作內(nèi)容和工作地點；（五）工作時間 和休息休假；（六）勞動報酬；（七）社會保險；（八） 勞動保護(hù)、勞動條件和職業(yè)危害防護(hù)；（九）法律、 法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞動合同的其他事項。勞動合 同除前款規(guī)定的必備條款外，用人單位與勞動者 可以約定試用期、培訓(xùn)、保

3、守秘密、補(bǔ)充保險和 福利待遇等其他事項。二、集體合同1、必備理由勞動合同法第十一條規(guī)定：用人單位未在 用工的同時訂立書面勞動合同，與勞動者約定的 勞動報酬不明確的，新招用的勞動者的勞動報酬 按照集體合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;沒有集體合同或 者集體合同未規(guī)定的，實行同工同酬。另第十八條規(guī)定：勞動合同對勞動報酬和勞動 條件等標(biāo)準(zhǔn)約定不明確，引發(fā)爭議的，用人單位 與勞動者可以重新協(xié)商;協(xié)商不成的，適用集體 合同規(guī)定;沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定勞 動報酬的，實行同工同酬;沒有集體合同或者集 體合同未規(guī)定勞動條件等標(biāo)準(zhǔn)的，適用國家有關(guān) 規(guī)定。由此可見,集體合同可以在企業(yè)與勞動者因勞 動報酬、勞動條件等標(biāo)準(zhǔn)

4、約定不明確產(chǎn)生爭議的 時候起到重要的標(biāo)準(zhǔn)作用，一份完備的集體合同 可以避免很多不必要的勞動糾紛。2、合同內(nèi)容勞動者的勞動報酬、工作時間、休息休假、勞 動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律、 勞動定額、法律法規(guī)規(guī)定的其他內(nèi)容等。三、職工名冊1、必備理由勞動合同法第七條規(guī)定：用人單位應(yīng)建立 職工名冊備查。實施條例第三十三條補(bǔ)充: 用人單位違反勞動合同法有關(guān)建立職工名冊規(guī) 定的，由勞動行政部門責(zé)令限期改正;逾期不改, 由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下罰款。企業(yè)必備職工名冊，既可以在產(chǎn)生勞動爭議時 作為有力的證據(jù)，也可以避免不必要的行政罰 款。2、職業(yè)名冊內(nèi)容勞動者姓名、性別、公民身份號碼

5、、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時間、 勞動合同期限等內(nèi)容。UiI、勞動合同簽收單1、必備理由勞動合同法第八十一條規(guī)定：用人單位提 供的勞動合同文本未載明本法規(guī)定的勞動合同 必備條款或者用人單位未將勞動合同文本交付 勞動者的，由勞動行政部門責(zé)令改正;給勞動者 造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。企業(yè)僅僅簽訂勞動合同而沒有送達(dá)勞動者，同 樣會面臨著不必要的賠償風(fēng)險。2、簽收單內(nèi)容勞動合同文本編號、勞動者姓名、身份證號碼、 所屬部門、具體崗位、入職時間、合同期限、簽 約時間、勞動合同簽收時間、勞動者簽收、備注 等內(nèi)容。五、職位告知書1、必備理由勞動合同法第八條規(guī)定：用人單位招用勞 動者時

6、，應(yīng)當(dāng)如實告知勞動者工作內(nèi)容、工作條 件、工作地點、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動 報酬，以及勞動者要求了解的其他情況。用人單位如實告知勞動者職位情況是主動義 務(wù)，即使勞動者不提出要求也得主動告知。實踐 中用人單位往往會忽視這個主動告知義務(wù)，導(dǎo)致 發(fā)生因“欺詐”而導(dǎo)致勞動合同無效并賠償勞動 者損失的法律風(fēng)險。2、告知書內(nèi)容工作內(nèi)容、工作條件、工作地點、職業(yè)危害、 安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬等。六、入職登記表1、必備理由勞動合同法第八條規(guī)定：用人單位有權(quán)了 解勞動者與勞動合同直接相關(guān)的基本情況，勞動 者應(yīng)當(dāng)如實說明。如果勞動者在入職時存在不實或欺詐,將成為 日后用人單位解除勞動合同的重要證據(jù)。2、登記

7、內(nèi)容勞動者與前用人單位勞動合同解除情況、競業(yè) 工作經(jīng)歷、家庭住址、主要家庭成員構(gòu)成等。限制、健康狀況、學(xué)歷、職業(yè)資，知識技能、七、簽訂勞動合同通知書1、必備理由實施條例第五條規(guī)定：自用工之日起一個 月內(nèi)，經(jīng)用人單位書面通知后，勞動者不與用人 單位訂立書面勞動合同的，用人單位應(yīng)當(dāng)書面通知勞動者終止勞動關(guān)系，無需向勞動者支付經(jīng)濟(jì) 補(bǔ)償，但是應(yīng)當(dāng)依法向勞動者支付其實際工作時 間的勞動報酬?，F(xiàn)實中，一些員工因為種種原因不愿與企業(yè)簽 訂勞動合同，此時一份書面的簽訂勞動合同通知 書就顯得尤為重要。2、主要內(nèi)容簽訂勞動合同通知書的主要內(nèi)容應(yīng)包括:勞動 者姓名、入職日期、通知日期、簽訂勞動方式等。八、勞動合同

8、變更協(xié)議書1、必備理由勞動合同法第三十五條規(guī)定：用人單位與 勞動者協(xié)商一致，可以變更勞動合同約定的內(nèi) 容。變更勞動合同，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。2、主要內(nèi)容用人單位基本情況、勞動者基本情況、原勞動 合同基本情況、具體變更內(nèi)容、變更日期、雙方 簽字蓋章等。九、解除、終止勞動合同通知書1、必備理由解除、終止勞動合同是結(jié)束勞動者與用人單位 之間關(guān)系的唯一途徑，解除、終止勞動合同的具 體時間是計算工資、加班費(fèi)、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金數(shù)額的 重要依據(jù)。2、解除合同內(nèi)容勞動者名稱、解除或終止勞動合同的原因、解 除或終止勞動合同的日期、交接手續(xù)辦理的流程 和時限、用人單位蓋章、勞動者簽收等。十、解除、終止勞動合同的證明1、必

9、備理由勞動合同法第五十條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng) 在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止 勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔 案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。第八十九條規(guī)定:用人單位違反本法規(guī)定未向 勞動者出具解除或者終止勞動合同的書面證明，由勞動行政部門責(zé)令改正;給勞動者造成損害 的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。2、證明內(nèi)容用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明, 應(yīng)當(dāng)寫明勞動合同期限、解除或者終止勞動合同 的日期、工作崗位、在本單位的工作年限等。卜一、加班申請書1、必備理由勞動合同法第三十一條規(guī)定：用人單位應(yīng) 當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行勞動定額標(biāo)準(zhǔn)，不得強(qiáng)迫或者變相強(qiáng) 迫勞動者加班。用人單位安排加班的，應(yīng)當(dāng)按照 國家有

10、關(guān)規(guī)定向勞動者支付加班費(fèi)。另第八十五條中規(guī)定:用人單位安排加班不支 付加班費(fèi)的，由勞動行政部門責(zé)令限期支付勞動 報酬、加班費(fèi)或者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。勞動合同法第八十五條規(guī)定：用人單位有 下列情形之一的，由勞動行政部門責(zé)令限期支付 勞動報酬、加班費(fèi)或者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償：勞動報酬低于 當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)當(dāng)支付其差額部分;逾期不支付的，責(zé)令用人單位按應(yīng)付金額百分之五 十以上百分之一百以下的標(biāo)準(zhǔn)向勞動者加付賠 償金;安排加班不支付加班費(fèi)的。加班費(fèi)的支付一直是個敏感問題,加班時間多 少是計算加班費(fèi)的重要根據(jù)，一份書面記錄加班 情況的文件尤為重要。2、申請書內(nèi)容勞動者名稱、申請加班日期、加班原因、加班 預(yù)計的時間、部門主管確認(rèn)、人事主管確認(rèn)等。十二、勞動合同續(xù)簽意向書1、必備理由：勞動合同法第四十六條規(guī)定：除用人單位 維持或者提高勞動合同約定條件續(xù)訂勞動合同, 勞動者不同意續(xù)訂的情形外，依照本法第四十四 條第一項規(guī)定終止固定期限勞動合同的，用人單 位應(yīng)當(dāng)向勞動者支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。勞動合同期滿后的企業(yè)的續(xù)訂條件以及勞動 者的續(xù)訂意向是判斷用人單位是否要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)闹匾獦?biāo)準(zhǔn)，一份書面的文件能真實的反映 雙方的意向，避免日后不必要的勞動糾紛。2、主要內(nèi)容勞動者名稱、原勞動合同到期時間、續(xù)簽勞動 合同與原勞動合同區(qū)別、答復(fù)期限等。后文：