集團公司文件管理及發(fā)放管理規(guī)定

1、集團公司文件管理及發(fā)放管理規(guī)定第一章 總 那么第一條 為了保證公文的標準性、完整性、正確性與有效性，提高辦事效 率并為公文處理工作提供方便， 參照國家相關行文發(fā)文管理方法及結(jié)合本集團 的實際需要，特制定本規(guī)定。第二條 集團各事業(yè)部及各職能部門應配備專職人員負責公文處理工作。 文秘人員應當忠于職守，具備有關專業(yè)知識。第三條 集團中高層管理人員要發(fā)揚深入實際、調(diào)查研究、實事求是和認 真負責的工作作風，改善辦公手段， 標準辦公程序， 努力提高公文處理工作的 效率和質(zhì)量。行文要少而精，注重效用。第四條 公文處理必須做到及時、準確、平安。集團對外的公文由行政辦 公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔

2、和銷毀。第二章 公文格式第一條 外形格式一、用紙： 公文要求使用統(tǒng)一的紙形，以便于管理。一公司文件用紙統(tǒng)一使用國際標準 A型長297毫米，寬210毫米 公文用紙；二公文附件中的圖紙、表格等尺寸過長或過寬，要折疊整齊。特殊 情況下，可根據(jù)需要放大或縮小。二、頁邊與圖文區(qū)一公文文面的天地頁邊要空留恰當，文字不得打印過滿，以清晰悅 目，便于閱讀二根據(jù)實際情況，版面尺寸可作調(diào)整，力求美觀、整潔；三圖文區(qū)內(nèi)文字符號一律采用從上至下、從左向右橫寫橫排，正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等；四字距、行距的安排以便于閱讀、鄭重、大方為原那么?？筛鶕?jù)文種 要求掌握選用，盡力作到勻稱、整齊；五公文應采用頁碼編序，頁

3、碼為阿拉伯數(shù)字，位于文件下端，居中 排列。二、裝訂一裝訂要求：1 公文版面是橫書橫排的，按照一般規(guī)律和閱讀習慣，在左邊裝訂；2 裝訂時不要太靠邊，也不要太靠里壓字，給閱讀帶來不便；3 裝訂通常都應訂兩個書釘。兩個書訂的位置，以距兩端各四分之一處 裝訂為宜，平面平訂裝訂線距左邊12mn左右，書釘應與紙邊平行，不要歪斜；4 裝訂好的文件要不缺頁、不重頁、不錯亂頁碼順序；5 凡有附件的公文，文件和附件要裝訂在一起， 并在正文末尾注明各附 件的標題；如不能裝訂在一起的， 應在附件的首頁上注明主件的文號， 與主件 同時報送。第二條 文頭格式一、份號：一文件份號是同一文稿印制假設干份文件時每份的順序號，用

4、 3 位數(shù)字碼標識；二份號印制在版頭紙圖文區(qū)第二行左起 13 字位置；三一般文件的份號可以省略，但機密、絕密公文應該標識文件份號， 且在發(fā)文時予以登記。二、秘密等級：秘密的密級分為“絕密 、“機密、“秘密三級。帶密級的公文分別稱之 為絕密件、機密件、秘密件，不帶密級的公文稱之為平件或普通件 ；三、發(fā)文字號：一發(fā)文字號是由發(fā)文單位按發(fā)文次序編排的說明發(fā)文的單位、時間、 次序的文件號；二發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、 發(fā)文年度和當年發(fā)文順序號三局部組成；三發(fā)文號字體大小與正文字體大小相同；四發(fā)文單位代字、年度、順序號的次序不能顛倒。年度應寫全稱，年 度外使用方括號；五公司發(fā)文字號規(guī)定為：1、董事會下發(fā)文

5、件文字號為“大x集董字，主要為董事會會議名義下 發(fā)的文件；2、集團下發(fā)文件文字號為“大x集字，主要為集團總裁會議名義下發(fā) 的文件；3、事業(yè)部下發(fā)文件文字號為“大 XXX字，主要為事業(yè)部會議名義下發(fā) 的文件。四、簽發(fā)：一所有下發(fā)的文件均需注明“簽發(fā)人XXX , 董事會文件由集團董事長簽發(fā)，集團文件由集團總裁簽發(fā)，事業(yè)部文件由各事業(yè)部總裁簽發(fā)。二標注格式為：在發(fā)文字號右，打印“簽發(fā)人：xxx“，字體與正 文相同，發(fā)文字號相應適當左移。第三條 主文格式標題：一標題應當準確，能正確地表達正文的主要內(nèi)容，簡短、扼要，一般 不宜超過 30 個字；二標題在某些公文的標題中，發(fā)文機關、事由可以省略，但在任何情

6、 況下文種不能省略；三標題中一般不加書名號或其它標點符號；四為了使標題突出鮮明，大標題一般用小二號或三號黑體字，小標題 一般用三號或小三號黑體字。標題與間隔線和正文或主送單位 之間應隔一 行的距離；五標題的排列：1 標題居中排列，字數(shù)較多的標題可分成兩行或三行；兩行標題一般有三種排法：齊行，上短下長，上長下短；三行標題一般有兩種排法：短長短，倒梯形；2 標題分行時要注意不能把詞或詞組分割開， 應遵循閱讀習慣及版面美 觀的原那么。二、正文：一正文起段空兩個字，回行時要頂格書寫。 最后一頁如果只有一行字， 那么字一般不應少于五個；二正文一般用宋體四號或小四號字；1 公文中字號的選用一般按發(fā)文機關名

7、稱、大標題、小標題、正文及注 釋說明等順序依次從大到小地選用；2 文件標題一般用黑體、粗宋體小二號或三號字體，一般公文的正文、 無正文說明、附件說明、發(fā)文機關、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明、注釋或 特殊要求說明等，采用四號或小四號宋體字。三正文中用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)時，其方法如下：第二級用：一、二、三，序次語后面不加標點符號;第三級用：1.、2.、3. ，序次語后面用圓點.;第四級用：、 ，序次語后面不加標點符號；第五級用：、 ，序次語后面不加標點符號。四用于章程、合同及規(guī)章制度的序次語第一級一律條用第一條、第二 條、第三條的書寫格式，序次語頂格書寫，序次語后空一個字符的位置， 采取正文字符提

8、行時上下行左對齊的格式； 或空二個字的位置書寫序次語， 正 文提行頂格書寫的格式。五公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、方案表、序號、百分比和其 他必須用阿拉伯數(shù)字者外，一般用漢字標識。 在同一公文中， 數(shù)字的使用應保 持前后一致。六公文中正確書寫標點符號，其方法如下：1 .不能把括號寫成單書名號。如不能把“ 一寫成“ 一；2. 橫線分半字線 - 占半個字，一字線 占一個字，雙連線 占 兩個字；3. 由低限到高限的范圍號應用“ ，如“510年；4 . 七種點號：句號、問號、嘆號、冒號、分號、逗號、頓號，一律不能 用在一行的開頭。 三種標號前半邊不能放在一行的末尾， 后半邊不能放在一行 的開頭，包

9、括：引號單引號、 雙引號、括號圓括號、 方括號、 六角括號、 書名號單書名號、雙書名號 。省略號、破折號占兩格，行首或行末都可放 置，但不能分成兩半而將一半置于一行的末尾，另一半置于下行開頭；5 .間隔號不能寫在行首第一格。間隔號在一格的正中央，不能寫成 數(shù)學上的小數(shù)點 . ；6 用阿拉伯字表示的“年、月、日數(shù)碼在其下方用一個圓點，一位數(shù) 的月、日前加“ 0，如： 1999.05.04 。7 關于數(shù)據(jù)的不能拆排兩行：8 夾雜在文中的分數(shù)或分式，盡量不要用疊式，改用斜式，以免多占一 行位置。如寫成 1/2 ，同時，也不可寫成 2 分之一。三、附件：附件是附在正文之后的文件、材料。一附件名稱寫在正

10、文之后不留空行 、生效日期之前，另起一行， 空兩格書寫；二必須把附件的具體名稱和件數(shù)寫明，如附件種類較多，應設序碼分 別依次標明，附件名稱不加書名號，末尾不用標點符號；三附件上應標明是第幾個附件與附件名稱， 每一個附件的頁碼應單獨 編排；四在發(fā)文時，一定要將附件隨正文一起發(fā)出。如因某種原因附件不能 隨正文一起發(fā)出時，必須在附件名稱后面用圓括號注明“另發(fā)字樣；四、發(fā)文機關一發(fā)文機關即公文的成文單位，寫在正文的下面偏右，一般又稱“落 款。二落款在隔離正文一定距離的右下方，字距要比正文字距稍大，落款 最末一字與圖文區(qū)右邊沿相差四個字的距離；三文件在排版時，應盡量防止出現(xiàn)“ 此頁無正文的情況。假設文件

11、 正文占滿了頁面，那么應在另頁空白紙上落款， 但落款要在空頁的適當位置， 不 宜靠近頂端，宜在下半頁，并在空白頁第一行位置用圓括號注明 “此頁無正文， 頂格書寫；五、印章印章是行文機關表示對公文負責并標志公文生效的憑證。印章必須清晰端正地蓋在年、月、日的中間，騎年蓋月。集團所有下發(fā)公文必須加蓋印章，否 那么視為無效。六、成文日期成文日期即公文形成的日期。一會議通過的公文，如決議等的成文日期為會議通過的日期；二一般文件用領導人在“文稿的發(fā)文簽上簽發(fā)的具體日期；三一般性公文材料，如涉及具體事宜的通知、函等的成文時間，通常 用它的印發(fā)的時間；四會議通過的公文，其成文日期加圓括號在標題下方，與標題之間

12、不 空行；其它公文的成文日期打印在落款的下方偏右一點， 成文日期中的數(shù)字用漢 字小寫，成文日期必須年月日齊全。第四條文尾格式一、注釋：注釋位于公文生效標識以下、 主題詞之上，用以說明在公文中的其他區(qū)域 不便說明的各種事項；二、主題詞：主題詞用以表示公文中心內(nèi)容的詞，作為公文主題標引和檢索使用。主題詞位于公文注釋或特殊要求域以下， 抄送機關標識域之上。按主題詞 構(gòu)成因素順序標識，每個主題詞之間空一個字。主題詞用黑體字，字號同正文。三、抄報、抄送機關：一抄報、抄送機關，位于主題詞以下，印發(fā)說明之上。字體同正文。 整個區(qū)域用兩條等寬的平行細線作為界限；二對需要了解公文內(nèi)容的其他機關用 “抄送，并按機關性質(zhì)、職權、 隸屬關系及其邏輯關系依次標注抄送機關的全稱或標準簡稱