單據(jù)管理制度.doc

1、單據(jù)管理制度單據(jù)管理制度一、單據(jù)范圍本制度包括 :出示單據(jù)、外來(lái)單據(jù)、內(nèi)部結(jié)算單據(jù)。1、出示單據(jù) :發(fā)票、收銀單。2、外來(lái)單據(jù) :發(fā)票、收據(jù)、送貨單、部分白條(鮮活食品 )。3、內(nèi)部結(jié)算單據(jù) :申購(gòu)單、收據(jù)入庫(kù)單、領(lǐng)料單、配送單、收銀底帶、貨物短缺(溢余 )單、報(bào)損單、日?qǐng)?bào)表、月報(bào)表、盤點(diǎn)表、盤點(diǎn)差異表等內(nèi)部結(jié)算單據(jù)，所有同部結(jié)算單能使用電腦單據(jù)的盡量使用電腦單據(jù)。二、單據(jù)管理原則1、消號(hào)單據(jù)管理制度 :涉及到對(duì)外的出示單據(jù)和結(jié)算單據(jù)一律實(shí)行消號(hào)制度。主要包括以下內(nèi)容 :發(fā)票、收據(jù)、 (包括 :手寫單據(jù)和打印的都必須在財(cái)務(wù)報(bào)備，由財(cái)務(wù)發(fā)出，蓋章，無(wú)財(cái)務(wù)蓋章的單據(jù)視為無(wú)效單據(jù)) 繳款單、酒水單、

2、入庫(kù)單，建立領(lǐng)用消號(hào)制度， 落實(shí)專人管理。2、限額領(lǐng)用制度 :定額發(fā)票，實(shí)行限額領(lǐng)用。3、其他單據(jù)實(shí)行普通單據(jù)管理三、單據(jù)合法原則1、收據(jù)應(yīng)由交款人、 收款人簽字方為有效。2、入庫(kù)單應(yīng)由采購(gòu)、庫(kù)管、入庫(kù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字方為有效。直接在使用部門入庫(kù)的使用部門主管必須簽字方為有效。領(lǐng)料單應(yīng)由領(lǐng)料部門經(jīng)理、庫(kù)管、領(lǐng)料人簽字。報(bào)賬發(fā)票、收據(jù)、白條:外來(lái)單據(jù)應(yīng)據(jù)備以下內(nèi)容:對(duì)方單位印章、 收款人簽字、 日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容或摘要、金額;購(gòu)銷發(fā)票還應(yīng)有 :商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、單位、單價(jià)、金額。所有的外來(lái)單據(jù)金額欄必須有大小寫兩種格式 (同出示單據(jù) )。外來(lái)單據(jù)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)或驗(yàn)收手續(xù)的必須以入庫(kù)單或驗(yàn)收單據(jù)做

3、為外來(lái)單據(jù)的附件。沒(méi)有入庫(kù)單的需經(jīng)手人、部門經(jīng)理簽字方為有效;發(fā)票、收據(jù)、白條等外來(lái)單據(jù)不單獨(dú)報(bào)銷，必須附在費(fèi)用報(bào)銷單后才能報(bào)銷。5、費(fèi)用報(bào)銷單 :外來(lái)單據(jù)報(bào)銷類 :將外來(lái)單據(jù)作為報(bào)銷單的附件， 費(fèi)用報(bào)銷單填寫以下內(nèi)容:外來(lái)單據(jù)內(nèi)容，會(huì)計(jì)科目，附件張數(shù)，日期，金額等內(nèi)容。沒(méi)有外來(lái)單據(jù)的報(bào)銷單必須填寫具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，所有的報(bào)銷單必須經(jīng)報(bào)銷人、會(huì)計(jì)、公司負(fù)責(zé)人、簽字為有效。1/4 頁(yè)7、收銀底帶應(yīng)由收銀、出納簽字。8、貨物短缺 (溢余 )應(yīng)由庫(kù)管、門店經(jīng)理、采購(gòu)簽字。9、報(bào)損單 :作品、原材料在付報(bào)損應(yīng)由庫(kù)管、部門主管、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理簽字，方為有效。 10、收銀、柜臺(tái)的收入日?qǐng)?bào)和月報(bào):由收銀員，

4、收銀稽核、和部門店經(jīng)理簽字。11、盤點(diǎn)表由實(shí)物負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理、盤點(diǎn)人、監(jiān)盤人簽字。12、盤點(diǎn)差異表應(yīng)由庫(kù)管、會(huì)計(jì)、部門經(jīng)理、總經(jīng)理簽字。13、申購(gòu)單分為兩部門 ;(1) 鮮活食品原材料申購(gòu)單由餐廳經(jīng)理、行政總廚簽字方為有效 (2)原輔材料一次性用品申購(gòu)單由部門經(jīng)理，行政總廚，庫(kù)管簽字方為有效，健身部在物品采購(gòu)由主管制定采購(gòu)計(jì)劃、由譚總審批后方為有效。(3)酒水一次性用品申購(gòu)單由門店負(fù)責(zé)人、 庫(kù)管簽字方為有效(3)各部門物耗品 :掃帚、燈泡、等其他易耗物品 (單項(xiàng)金額 10 元以下總金額在50 元以內(nèi) )申購(gòu)單由各部門負(fù)責(zé)人簽字方為有效。(4)其他小額零星 ( 單項(xiàng)金額 10 元以下總金額在

5、50 元以內(nèi) )購(gòu)置物品申購(gòu)單由申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字方為有效。(5)其他低耗品， 小額財(cái)產(chǎn) (100 元以上的 )申購(gòu)單由部門負(fù)責(zé)人、 總經(jīng)理簽字方為有效(6)500 元以上的財(cái)產(chǎn)不需填寫申購(gòu)單，但由總經(jīng)理同意后才能執(zhí)行 ( 或者簽訂合同由總裁簽字蓋章后按合同有關(guān)條款執(zhí)行)同時(shí)，執(zhí)行過(guò)程要隨時(shí)匯報(bào)總裁。付款、報(bào)賬都須經(jīng)過(guò)總裁審批后才能執(zhí)行。采購(gòu)員憑申購(gòu)單、采購(gòu)物品;如遇緊急采購(gòu)的物品，可事后補(bǔ)辦入庫(kù)手續(xù)，需部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。四、單據(jù)規(guī)范 (注意事項(xiàng) )1、收據(jù)應(yīng)在摘要欄填寫收款事由或具體的收款項(xiàng)目，內(nèi)容必須詳盡清楚。金額欄大寫小寫必須一致，金額填寫規(guī)則:金額必須正確及準(zhǔn)確。領(lǐng)料單、入庫(kù)單、貨物短

6、缺 (溢余 )單應(yīng)填寫物資書面名稱、入庫(kù)單位、數(shù)量單位、單價(jià)、金額(大小寫 )、等級(jí)，有規(guī)格型號(hào)，應(yīng)填寫規(guī)格型號(hào)， 沒(méi)有的不填。 領(lǐng)料單、入庫(kù)單必須按行次填寫，同一張單內(nèi)出現(xiàn)負(fù)數(shù)內(nèi)容時(shí)，也只能按行次填寫，不得隔行填寫。 (一般情況下，填寫紅色入庫(kù)單或出庫(kù)單。)3、費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)填寫 :費(fèi)用項(xiàng)目或事由、費(fèi)用類型、金額(大小寫)。4、報(bào)損單應(yīng)填寫報(bào)損原因、 品名、數(shù)量。5、盤點(diǎn)表、差異表 :品名、規(guī)格、型號(hào)、單位、數(shù)量、等級(jí)。6、申購(gòu)單 :申購(gòu)部門、數(shù)量、質(zhì)量、等級(jí)、產(chǎn)地、品名、規(guī)格、型號(hào)、期限、原因、日期。7、所有單據(jù)填寫均應(yīng)字跡清晰，數(shù)字規(guī)范。8、所有單據(jù)金額填寫規(guī)則:有大寫欄的，大小寫必須一致

7、，無(wú)大寫欄的可不填，小寫合計(jì)欄在最高位數(shù)前填寫“ ,”，有數(shù)量的單據(jù)，數(shù)量，單價(jià)，金額必須相符，單項(xiàng)金額與合計(jì)金額必須相符。金額四舍五入規(guī)則:單項(xiàng)金額必須準(zhǔn)確無(wú)誤，不能四舍五入，合計(jì)金額必須四2/4 頁(yè)舍五入，不得有分位數(shù)出現(xiàn)。便于結(jié)算。五、單據(jù)聯(lián)次及傳遞1、收據(jù)為三聯(lián) :出納存根一聯(lián)、交款人一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)每旬報(bào)賬時(shí)一并傳遞會(huì)計(jì)部。2、入庫(kù)單為三聯(lián):庫(kù)管一聯(lián)、 采購(gòu) (或供應(yīng)商聯(lián) )、財(cái)務(wù)聯(lián)。原材料入庫(kù)單，采購(gòu) (或供應(yīng)商聯(lián) )聯(lián)于填寫時(shí)取得，財(cái)務(wù)聯(lián)必須由保管在填寫次日內(nèi)傳遞財(cái)務(wù)室，最多不超過(guò)次日。其它入庫(kù)單，采購(gòu)聯(lián)于填寫時(shí)取得，財(cái)務(wù)聯(lián)付在購(gòu)貨發(fā)票收據(jù)后，報(bào)賬時(shí) (報(bào)賬期限為三天以內(nèi)

8、)一并傳遞財(cái)務(wù)室。3、領(lǐng)料單三聯(lián) :庫(kù)管一聯(lián)、領(lǐng)料部門一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)。一次性辦公用品 (筆、筆芯、紙等 )不辦理領(lǐng)料單，但需在庫(kù)管辦公用品領(lǐng)用薄上簽字。其它原材料 (包括一次性用具 )領(lǐng)料單，財(cái)務(wù)聯(lián)在填寫當(dāng)日由保管傳遞財(cái)務(wù)室。其它財(cái)產(chǎn)、低值易耗品類領(lǐng)料，財(cái)務(wù)聯(lián)附在發(fā)票后連同入庫(kù)單、發(fā)票一并于報(bào)賬時(shí) (報(bào)賬期限為三天以內(nèi) )傳遞財(cái)務(wù)4、收銀底帶、日?qǐng)?bào)表經(jīng)門店經(jīng)理簽字后，當(dāng)日營(yíng)業(yè)結(jié)束后或次日營(yíng)業(yè)前傳遞財(cái)務(wù) (由收納自行取得)，具體傳遞為 :收銀員打出日?qǐng)?bào)或收銀底帶稽核人員稽核并出具報(bào)告和差異報(bào)表財(cái)務(wù)室。5、貨物短缺 (溢余 ) 單，附在入庫(kù)單后一并于傳遞入庫(kù)單時(shí)傳遞財(cái)務(wù)室。7、報(bào)損單兩聯(lián) :財(cái)務(wù)一

9、聯(lián)、報(bào)損一聯(lián)。報(bào)損單由部門連同報(bào)損告一并傳遞保管處，保管處呈總經(jīng)理審批后登記賬務(wù)，然后將一聯(lián)退還報(bào)損部門一聯(lián)傳遞財(cái)務(wù)室，月終應(yīng)將所有報(bào)損單傳遞財(cái)務(wù)室。6、盤點(diǎn)表原材料 (鮮活食品 )盤點(diǎn)表兩聯(lián)，財(cái)務(wù)室自行盤點(diǎn)，自行取得盤點(diǎn)，完畢后留存一聯(lián)給部門; 庫(kù)房原材料盤點(diǎn)表一式兩聯(lián)，保管一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)，均于盤點(diǎn)完畢后取得;門店原材料盤點(diǎn)表一式三份，保管一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)、門店一聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)由保管于盤點(diǎn)完畢后兩日內(nèi)傳遞財(cái)務(wù)室，其余兩聯(lián)于盤點(diǎn)完畢時(shí)取得 ;其他盤點(diǎn)表一式三聯(lián)，部門一聯(lián)、庫(kù)管一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)與盤點(diǎn)完畢后兩日內(nèi)由保管傳遞財(cái)務(wù)室，其余由盤點(diǎn)完畢時(shí)取得。7、盤點(diǎn)差異表門店原材料差異表 :由財(cái)務(wù)室根據(jù)

10、主管呈報(bào)的差異表于月終時(shí)匯總，一式兩聯(lián)，由總經(jīng)理審批和復(fù)核后由財(cái)務(wù)室留底一聯(lián)，另一聯(lián)由財(cái)務(wù)室傳遞門店經(jīng)理?；貛?kù)房盤點(diǎn)差異表 :一式三聯(lián)， 由財(cái)務(wù)室收取盤點(diǎn)表之日起7 日內(nèi)出具經(jīng)總經(jīng)理復(fù)核后，分發(fā)部門和總經(jīng)理，財(cái)務(wù)部留底一聯(lián)。3/4 頁(yè)財(cái)產(chǎn)、低值易耗品盤存差異表一式四份，總經(jīng)理一份、財(cái)務(wù)一份、庫(kù)管一份、部門一份，差異表由庫(kù)管于盤點(diǎn)完畢后10日內(nèi)出具，分別呈部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽字后分發(fā)各部門。10、部門內(nèi)部物資調(diào)撥單:一式四聯(lián)，財(cái)務(wù)、庫(kù)管、使用部門各一聯(lián)，由庫(kù)管于調(diào)撥之日出具。調(diào)撥雙方簽字后呈執(zhí)總，審核后由保管分發(fā)各部門。11、申購(gòu)單 :一式兩聯(lián)，申購(gòu)部門留底一聯(lián)， 另一聯(lián)通過(guò)不同途徑傳遞財(cái)務(wù)室:(1) 申購(gòu)部門通過(guò)各級(jí)審批 (2)傳遞采購(gòu)部 ( 或由基地傳遞采購(gòu)部 )，采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)。 采購(gòu)?fù)戤厒鬟f庫(kù)管處 (3) 庫(kù)管入庫(kù)同時(shí)審核申購(gòu)單并辦理相關(guān)手續(xù) (4)由庫(kù)管最后直接 (或經(jīng)過(guò)采購(gòu) )傳遞財(cái)務(wù)室。12、所有單據(jù)每一列都應(yīng)準(zhǔn)確、真實(shí)傳遞給相關(guān)部門，不能遺漏、錯(cuò)單，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)單，把錯(cuò)單收回，并調(diào)換正確的單據(jù)。六、單據(jù)保管1、財(cái)務(wù)部單據(jù)均應(yīng)填制記賬憑證，隨記賬憑證按會(huì)計(jì)規(guī)定裝訂成冊(cè)。2、所有電