-文件控制程序

1、山西中德鋁業(yè)有限公司文件編號：ZD/LC-QP42010ZD/LC文 件 控 制 程 序版 本 ： A/0頁次 1/4章 節(jié) 號 ： 4.2.3實(shí) 施 日 期 ： 2016.01.011 目的通過對質(zhì)量管理體系文件的控制，保證各職能部門使用受控有效版本的文件，本程序規(guī)定了質(zhì)量管理體系文件的編號、編制、審批、分發(fā)、更改和保管等內(nèi)容。2 適用范圍 適用于公司對質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有文件和外來文件（包括圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、手冊等）管理。3 職責(zé)3.1 辦公室是公司質(zhì)量管理體系文件的歸口管理部門，其職責(zé)是：3.1.1 負(fù)責(zé)全公司質(zhì)量管理體系文件的目錄管理，控制公司質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量表格和第三 層次文件的

2、數(shù)量及其有效性。3.1.2 負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)各職能部門進(jìn)行質(zhì)量管理體系文件的編制。3.1.3 負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的標(biāo)識、編號、復(fù)印、發(fā)放、更改、歸檔、處置及銷毀。3.2 質(zhì)量管理體系文件編制分工如下：3.2.1 辦公室負(fù)責(zé)組織質(zhì)量手冊的編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.2.2 各職能部門負(fù)責(zé)本部門程序文件、質(zhì)量表格及第三層次質(zhì)量管理文件的編制，部門負(fù)責(zé)人審 核，管理者代表批準(zhǔn)。3.2.3 技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件（如圖紙、標(biāo)準(zhǔn)等）的編制，部門負(fù)責(zé)人審批。3.2.4 辦公室負(fù)責(zé)組織各部門編制經(jīng)營計(jì)劃，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.3 質(zhì)量管理體系文件的使用部門負(fù)責(zé)本部門的有關(guān)文件的管理。4 內(nèi)容

3、4.1 質(zhì)量管理體系文件的范圍和分類4.1.1 質(zhì)量管理體系受控文件的范圍是：質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范、質(zhì)量手冊、程序文件、第三層 次質(zhì)量管理文件、經(jīng)營計(jì)劃、各種質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)文件、外來文件和資料、質(zhì)量表格（空白表格）、質(zhì)量記錄。4.1.2 本公司質(zhì)量管理體系受控文件分為以下幾類： 第一層次：質(zhì)量手冊；第二層次：程序文件； 第三層次：質(zhì)量管理文件、經(jīng)營計(jì)劃、圖紙、控制計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件和資料、質(zhì)量表格（空白表格）等。4.2 質(zhì)量管理體系文件的編寫、審批4.2.1 辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.2 相關(guān)部門負(fù)責(zé)程序文件、質(zhì)量表格及第三層次質(zhì)量管理文件的編制，

4、部門負(fù)責(zé)人審核，管理 者代表批準(zhǔn)。4.2.3 生技部負(fù)責(zé)技術(shù)文件（如圖紙、作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)等）的編制、部門負(fù)責(zé)人審批。4.2.4 辦公室負(fù)責(zé)組織各部門編制經(jīng)營計(jì)劃，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.5 APQP 小組負(fù)責(zé) APQP 相關(guān)文件的編制，部門負(fù)責(zé)人審核/審批，需要時(shí)，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.3 文件的編號方法：4.3.1 公司紅頭文件、通知、公告、限期整改令等按照中德集團(tuán)公司文件編號辦法執(zhí)行。4.3.2 與 TS16949 體系運(yùn)行有關(guān)的質(zhì)量管理體系文件、記錄編號規(guī)則如下：4.3.2.1 質(zhì)量手冊作為質(zhì)量體系第一層次文件，采用固定編號辦法： ZD/LC-QM-X- XX4.3.2.2

5、程序文件的編號辦法：文件發(fā)布年份 版本質(zhì)量手冊 公司代號公司代號山西中德鋁業(yè)有限公司文件編號：ZD/LC-QP42010ZD/LC文 件 控 制 程 序版 本 ： A/1頁次 2/4章 節(jié) 號 ： 4.2.3實(shí) 施 日 期 ： 2016.01.01程序文件匯編編號：ZD/LC-QP-X-XXXX文件發(fā)布年份版本程序文件公司代號單個(gè)程序文件編號：ZD/LC-QP-XXXXX順序號對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)條款號簡寫程序文件公司代號4.3.2.3第三層次文件的編號方法：ZD/LC-XX-XX-XXXX文件發(fā)布年份文件順序編號文件類別代碼公司代號文件類別代碼如下：管理制度類文件：GL，作業(yè)類文件：ZY如 ZD/LC-

6、ZY-01-2013，代表山西中德鋁業(yè)有限公司 2013 年發(fā)布的第一個(gè)作業(yè)文件。三級文件匯編編號：ZD/LC-SW-HB-XXXX “XXXX”代表匯編發(fā)布年份。4.3.2.4 質(zhì)量記錄的編號辦法：記錄表格匯編編號：ZD/LC-FR-X-XX文件發(fā)布年份版本表格公司代號單個(gè)質(zhì)量記錄的編號辦法：ZD/LC-FR-XXXXX(-XX)區(qū)分號（如需要增加區(qū)分號）順序號對應(yīng)程序文件編號簡寫表格公司代號4.4分發(fā)號總經(jīng)理管代辦公室生產(chǎn)部質(zhì)量部采購部銷售部財(cái)務(wù)部技術(shù)部認(rèn)證機(jī)構(gòu)01020304050607080910同一部門或單位分發(fā)多份的，分發(fā)號后加注-1、-2，依次類推4.5 質(zhì)量管理體系文件的發(fā)放管

7、理4.5.1 質(zhì)量管理體系文件應(yīng)編號發(fā)放，分為受控類和非受控類，受控文件由發(fā)放部門蓋“受控”章， 并注明分發(fā)號；非受控文件蓋“參考”章；作廢而保留的文件蓋“作廢”章。4.5.2 辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量表格的發(fā)放，管理者代表負(fù)責(zé)審批發(fā)放的范圍和數(shù)量。4.5.3 如果外來文件需要發(fā)放，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)對該文件進(jìn)行審批確認(rèn)，并確定發(fā)放的范圍和數(shù)量。4.5.4 相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門編制的第三層次文件的發(fā)放，部門主管負(fù)責(zé)審批發(fā)放的范圍和數(shù)量。4.5.5 文件發(fā)放部門填寫“文件發(fā)放/回收登記表”并發(fā)放，接收部門負(fù)責(zé) 在“文件發(fā)放/回收登記表”中做好記錄。山西中德鋁業(yè)有限公司文件編號：ZD/LC-Q

8、P42010ZD/LC文 件 控 制 程 序版 本 ： A/0頁次 3/4章 節(jié) 號 ： 4.2.3實(shí) 施 日 期 ： 2016.01.014.5.5.1 特殊情況下，如以傳真或電子郵件方式發(fā)放時(shí)，收發(fā)人應(yīng)在“文件發(fā)放/回收登記表”做好記錄，如以在相應(yīng)的收發(fā)文內(nèi)作“”標(biāo)記。4.5.6 當(dāng)文件丟失、損壞、增發(fā)時(shí)，由提出部門填寫“文件申請單”，經(jīng)原審批部門批準(zhǔn)后，并由 原發(fā)放部門按 4.5.5 條款進(jìn)行發(fā)放。4.5.6.1 對于損壞的文件，由發(fā)放部門負(fù)責(zé)在“文件銷毀清單”上做好記錄并銷毀。4.5.6.2 對于丟失的文件，發(fā)放部門應(yīng)給予新的分發(fā)號，原分發(fā)號作廢。4.5.7 對于因增發(fā)文件時(shí)，應(yīng)在部門

9、原分發(fā)號上加序號。4.5.8 各相關(guān)部門應(yīng)將受控有效文件的版本發(fā)放到現(xiàn)場使用處，以便于操作。4.5.9 通常，質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量表格發(fā)放范圍：總經(jīng)理、管理者代表、各職能部門等；第 三層次文件發(fā)放范圍：具體使用部門。4.6 質(zhì)量管理體系文件的標(biāo)識4.6.1 所有的受控文件均應(yīng)有“受控”字樣的標(biāo)識或分發(fā)號。4.6.2 所有受控文件均不得隨意復(fù)印，確需復(fù)印時(shí)，應(yīng)經(jīng)原發(fā)放范圍批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可，并在復(fù)印 文件上加蓋受控標(biāo)識。4.6.3 受控文件應(yīng)由各使用部門的持有者保管，不得外借、外傳、外贈，文件持有人（一般工作人 員）工作調(diào)動時(shí)，應(yīng)將所使用的文件歸還本部門；文件持有人（管理層領(lǐng)導(dǎo)）工作調(diào)動時(shí)，應(yīng)

10、將所 使用的文件歸還原發(fā)放部門，歸還者應(yīng)在“文件發(fā)放/回收登記表”上簽字，文件轉(zhuǎn)交他人時(shí)，應(yīng) 按 4.5.5 條款執(zhí)行。4.6.4 各相關(guān)部門負(fù)責(zé)編制本部門的“受控文件清單”，每年 12 月，辦公室按“受控文件清單”進(jìn) 行核查。4.7 質(zhì)量管理體系文件的更改和換版4.7.1 質(zhì)量管理體系文件更改時(shí)，應(yīng)由提出部門/人員填寫“文件更改通知單”，說明更改的原因并 填寫更改內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)原文件編制部門進(jìn)行更改。4.7.2 質(zhì)量管理體系文件的更改、換版應(yīng)由原審核、批準(zhǔn)部門/人員進(jìn)行，因特殊原因由其他部門/人員進(jìn)行編制審核、批準(zhǔn)時(shí)，該編制審批部門/人員必須獲得該文件有關(guān)背景資料。4.7.2.

11、1 當(dāng)公司機(jī)構(gòu)、職責(zé)、方針、目標(biāo)等發(fā)生變化時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的更改，管理者代表 審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.7.2.2 各職能部門負(fù)責(zé)程序文件、質(zhì)量表格、第三層次文件的更改，原審核、批準(zhǔn)部門/人員負(fù) 責(zé)審核、批準(zhǔn)。4.7.3 質(zhì)量管理體系文件更改的內(nèi)容、生效日期應(yīng)明確，對以活頁方式裝訂的文件，每次更改時(shí)， 采用換頁的方式進(jìn)行更改，并在修訂狀態(tài)欄上按“1、2、3”表示，將更改后的新頁加在原頁的相應(yīng)位置，原頁作廢。4.7.4 質(zhì)量手冊的換版4.7.4.1 質(zhì)量手冊的換版應(yīng)依據(jù)以下原因：a 質(zhì)量手冊引用的標(biāo)準(zhǔn)或法規(guī)已進(jìn)行更改；b 公司產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、經(jīng)營環(huán)境、組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化；c 質(zhì)量手冊規(guī)定的質(zhì)量活動

12、內(nèi)容或職責(zé)分工需作較大變動時(shí)；d 質(zhì)量手冊章節(jié)更改數(shù)超過 40%時(shí)；e 需要時(shí)每三年可換版一次。4.7.4.2 質(zhì)量手冊換版時(shí)，應(yīng)更改版本號：版本號用“A、B、C、D”， 表示，當(dāng)質(zhì)量手冊版本號升級后，原每個(gè)章節(jié)更改狀態(tài)全部重置“0”。4.7.5 程序文件的換版當(dāng)程序文件的更改超過 40%或單頁更改超過 5 次以上時(shí)，版本升級一次，版本號用“A、B、C、D”，表示，當(dāng)程序文件版本號升級后，原頁更改狀態(tài)全部重置“0”。 4.7.6 第三層次文件的更改和換版，按 4.7.3、4.7.5 條款執(zhí)行。山西中德鋁業(yè)有限公司文件編號：ZD/LC-QP42010ZD/LC文 件 控 制 程 序版 本 ： A

13、/0頁次 4/4章 節(jié) 號 ： 4.2.3實(shí) 施 日 期 ： 2016.01.014.7.7 質(zhì)量表格的更改和換版，應(yīng)每次更改后進(jìn)行換版一次，版本號用“A、B、C、D”，表示。4.7.8 各相關(guān)部門應(yīng)按原發(fā)放范圍和數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，并收回作廢文件。4.8 所有更改、換版、編制發(fā)放的受控有效質(zhì)量管理體系文件送辦公室一份備案。4.9 質(zhì)量管理體系文件的收回、作廢與銷毀4.9.1 對于文件編制部門收回的質(zhì)量管理體系文件，則應(yīng)填寫“文件回收/回收登記表”，經(jīng)原批準(zhǔn) 部門/人員批準(zhǔn)后，通知各部門送回，并在“文件發(fā)放/回收登記表” 上做好記錄。4.9.2 對有參考價(jià)值的作廢文件而需保留的文件，需蓋“作廢”章，

14、印章并 隔離存放，對沒有參考價(jià)值的作廢文件應(yīng)及時(shí)銷毀（燒毀、粉碎），并填寫“文件銷毀清單”。4.10 外來文件的控制4.10.1 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制其分發(fā)以確保其有效，具體按 4.5.1、4.5.3、4.5.5 條款執(zhí)行。4.10.2 每年至少一次，辦公室負(fù)責(zé)與外來文件（受控）的管理部門聯(lián)系，需要時(shí)，生技部、質(zhì)量 部協(xié)同，以便隨時(shí)掌握有關(guān)質(zhì)量管理體系方面的法律法規(guī)、國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，確 保外來文件的適宜性、充分性和有效性，并及時(shí)收回失效版本。4.10.3 顧客圖紙由生技部按技術(shù)文件控制程序執(zhí)行。4.11 質(zhì)量管理體系文件的借閱4.11.1 當(dāng)有關(guān)人員要借閱文件時(shí)，須在“借閱登記表”上登記，經(jīng)文件保 管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱，并在規(guī)定期限內(nèi)完好歸還文件。4.12 記錄的保管 本程序產(chǎn)生的記錄由各相關(guān)部門按記錄控制程序執(zhí)行。5 相關(guān)文件5.1技術(shù)文件控制程序6 質(zhì)量記錄6.1 受控文件清單6.2 文件發(fā)放/回收登記表6.3 借閱登記表6.4 文件申請單6.5 文件更改通知單6.6 文件銷毀清序號狀態(tài)更改頁修訂者審核批準(zhǔn)生效日期修改單號文件管理流程圖責(zé)任單位流程描述備注各部門相關(guān)部門主