辦公室接待、會(huì)務(wù)和門戶網(wǎng)站管理

1、 上午好！ 非常榮幸能夠在這里與大家一起探討辦公室接待、會(huì)務(wù)和門戶網(wǎng)站管理等方面工作。關(guān)于接待、會(huì)務(wù)和門戶網(wǎng)站管理，我也是邊做邊學(xué)，了解不深，所以今天的發(fā)言如有不對(duì)之處，敬請(qǐng)指正！ 接待工作是辦公室工作人員必不可少的日常事務(wù)工作，辦公室代表單位接待來賓，其接待工作如何，直接影響到來賓對(duì)本單位的評(píng)價(jià)，進(jìn)而影響單位的聲譽(yù)和形象。 作為辦公室工作人員，其熱情、禮貌、耐心、細(xì)致的接待能使客人有賓至如歸的感覺，從而留下美好的印象。反之，如果接待人員的態(tài)度冷漠、言行舉止粗魯，考慮問題不細(xì)致，來訪的客人遭受到冷遇，他就會(huì)認(rèn)為你的單位整體水平太差，因而對(duì)你和你的單位失去信賴。所以，作為一名辦公室主任必須重視和

2、切實(shí)做好接待工作。 1、為何要注重宣傳 注重接待工作中的宣傳，對(duì)于塑造本單位對(duì)外形象，打造良好的社會(huì)品牌，創(chuàng)造更大社會(huì)效益具有積極的促進(jìn)作用。 2、怎樣做好宣傳 事前，接待人員要對(duì)宣傳內(nèi)容進(jìn)行整理和熟悉，要根據(jù)接待對(duì)象的實(shí)際情況，有所側(cè)重地加以介紹，若接待對(duì)象不同，宣傳內(nèi)容也應(yīng)有所區(qū)別。 3、宣傳貫穿整個(gè)接待工作的始終，接待人員要選擇合適的時(shí)機(jī)，向接待對(duì)象進(jìn)行介紹。 1、把握“四原則” （1）誠(chéng)懇熱情 熱情、友好的言談舉止，會(huì)使來訪者產(chǎn)生一種如春風(fēng)拂面的溫暖、愉快的感覺。因此，對(duì)于來訪者，不管是行政官員、企業(yè)經(jīng)理、一般職工群眾，還是上訪者，都應(yīng)該給予尊重和禮遇，熱情有禮地接待，不能以衫看人，看

3、到來賓穿戴不凡，派頭十足，就畢恭畢敬，見到來者穿戴一般，不像是官員、大款就輕視冷落。 （2）講究禮儀 對(duì)辦公室工作人員來說，在接待工作中，僅僅開口說一句“有朋自遠(yuǎn)方來，不亦樂乎”，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。我國(guó)是禮儀之邦，接待活動(dòng)作為一項(xiàng)典型的社會(huì)交際活動(dòng)，務(wù)必以禮待人，要求在接待工作中，明確地樹立起禮賓的意識(shí)。 （3）細(xì)致周到 接待工作要“于細(xì)微處見真情”，九字執(zhí)行文化中“嚴(yán)、深、細(xì)”的“細(xì)”字，既是對(duì)辦公室接待工作的最好概括，又是局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室接待工作提出的要求。這就要求辦公室在接待工作中心細(xì)如發(fā)，綜合考慮問題，把工作做得面面俱到，細(xì)致入微、有條不紊。 （4）按章辦事 “無(wú)規(guī)矩，不成方圓”。建立規(guī)章制

4、度是一個(gè)單位正常運(yùn)作的基礎(chǔ)，制度建立起后，就需要很好地確保其貫徹落實(shí)。此前，局機(jī)關(guān)制定了接待和會(huì)務(wù)管理方面的規(guī)章制度，并分別以川煤地200621號(hào)文和川煤地辦200744號(hào)文印發(fā)機(jī)關(guān)各處室，從執(zhí)行的情況看，成效比較顯著。2、日常接待中的幾個(gè)細(xì)節(jié) （1）為客人做好引導(dǎo) 例如，在引導(dǎo)客人進(jìn)入會(huì)客室前如果是拉門（朝外開的門），接待人員應(yīng)站在走廊里按住門，等客人進(jìn)入后再進(jìn)入，如果是推門（朝內(nèi)開的門），接待人員應(yīng)先入內(nèi)，把住門，側(cè)身請(qǐng)客人入內(nèi)。 在為客人引座時(shí)，應(yīng)將客人引至上座入座，以示尊重和歡迎之意。一般來說，室內(nèi)離門口越遠(yuǎn)的座位是上座。 A 門 A 門（圖上“A”座為“上座”） （2）一杯香茶動(dòng)人心

5、 為客人泡一杯茶水，看似無(wú)足輕重，實(shí)則非常重要，因?yàn)樗鼘?shí)際上是給客人傳達(dá)的一種“主人尊敬來訪者，愿意和來訪者進(jìn)一步交談”的信息。 （3）送別客人有禮儀 做好接待工作，必須有始有終，使來訪者走的時(shí)候仍然面帶微笑。如果對(duì)方是常來常往，通常應(yīng)將其送至門口、或樓梯旁。如果對(duì)方是初次來訪的貴客，則還可陪伴對(duì)方走得更遠(yuǎn)一些。 1、有備無(wú)患要細(xì)心（1）收集背景資料（2）擬定接待方案（3）具體準(zhǔn)備工作 2、迎賓接待要熱情（1）時(shí)間問題（2）人員問題（3）地點(diǎn)問題（4）確認(rèn)問題（5）禮儀問題 3、起居飲食安排好 在接待來訪者時(shí)，在力所能及和符合規(guī)定的前提下，要想方設(shè)法讓來賓吃得香、住得好，這是確保接待工作在整體

6、上取得圓滿成功的重要一環(huán)。 4、外出陪車有講究 為來賓安排交通工具時(shí)，要考慮日程、安全舒適等因素，同時(shí)，還要注意乘車座次的安排。 5、巧借禮品傳心意 對(duì)于重要賓客的前來拜訪，接待方往往會(huì)向來賓贈(zèng)送禮物，以盡地主之誼。贈(zèng)送禮物要綜合考慮“因人而異”、“風(fēng)格體現(xiàn)”和“輕重是否得當(dāng)”等問題，同時(shí)，還要考慮贈(zèng)送的時(shí)間、場(chǎng)合和方式等問題。 6、送別事宜要周到 來賓結(jié)束了活動(dòng)，要啟程回去，接待人員要做好相關(guān)的送客事宜。如：要提前購(gòu)好車、船、機(jī)票，提前備好送別車輛等事宜，熱情、周到地為客人送行。 宴請(qǐng)接待是接待工作中的一個(gè)重要方式，通過宴請(qǐng)，可以聯(lián)絡(luò)感情，促進(jìn)與其他單位的關(guān)系，所以，辦公室要特別予以重視。為

7、了成功籌辦一次宴請(qǐng)，需要考慮以下事宜。 1、宴前邀請(qǐng) （1）確定宴請(qǐng)的目的 宴請(qǐng)的目的指的是舉行宴請(qǐng)的緣由。由單位舉行的宴請(qǐng)，一定要有明確的目的，要服務(wù)于某一件事。另外，對(duì)于巧借工作需要的名目，而大肆舉辦各種宴會(huì)大吃大喝的壞風(fēng)氣要堅(jiān)決反對(duì)。 (2)宴請(qǐng)的對(duì)象 籌辦宴請(qǐng)，一定要確定好宴請(qǐng)的對(duì)象。這包括，邀請(qǐng)哪些行業(yè)的人士，哪些人，多少人，己方又有哪些人等。 (3)宴請(qǐng)的形式 根據(jù)實(shí)際情況，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后進(jìn)行安排。 (4)宴請(qǐng)的地點(diǎn) 舉行宴請(qǐng)的地點(diǎn)一定要環(huán)境優(yōu)雅、設(shè)施齊全、服務(wù)可靠、菜肴可口美味，不宜過亂、過臟、過雜。同時(shí)，對(duì)于第一次或不熟悉的宴請(qǐng)地點(diǎn)，還需提前進(jìn)行實(shí)地考察。 (5)宴請(qǐng)的時(shí)間 確定宴

8、請(qǐng)的時(shí)間時(shí)，需考慮賓主雙方，尤其是來賓方面是否方便，不要勉強(qiáng)從事。 (6)如何發(fā)出邀請(qǐng) 可通過領(lǐng)導(dǎo)直接邀請(qǐng)，或通過領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，由辦公室致電或發(fā)出請(qǐng)柬、邀請(qǐng)卡，并登門邀請(qǐng)。 2、宴座安排 （1）桌次的排法 按照國(guó)際慣例，席次、桌次的高低以偏離主桌位置的遠(yuǎn)近而定，近者高，遠(yuǎn)者低，并遵循“以右為上”，主桌的右手為上，左手為下，即右高左低。 例1例2入 口入 口主 桌主 桌1212入 口主 桌213例3主 桌入 口321例4入 口主 桌213例5436入 口主 桌21345入 口主 桌21例754例6入 口4531267主 桌213697854主 桌入 口例9例8主 桌1例109638521074入口2

9、114710258369主 桌入 口例11主 桌入 口例1214951071261181323（2）席次的排法 席次的高低以離主人的座位遠(yuǎn)近而定，同時(shí)也遵循右高左低的慣例。而排席位的主要依據(jù)是主賓次序。因此，在排席位前，要按禮賓次序并列主賓雙方的名單。 例1 1 3 5 2 7 8 4 6 主人例2 5 8 37 6 第一 主人 第二主人 1 2 4 3、點(diǎn)菜的技巧 接待人員在確定菜單時(shí)，既要符合單位的有關(guān)規(guī)定，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，又要盡可能地照顧赴宴者，不要自以為是，若有少數(shù)民族、省外的客人，點(diǎn)菜時(shí)，還要考慮到少數(shù)民族或省外客人的飲食習(xí)慣。 4、宴賓禮儀 迎接小憩開宴致辭席間宴畢歡送(PPT圖示見

10、下頁(yè))。迎 接小 憩開 宴 辦公室人員應(yīng)陪同上司在迎接客人到來的宴會(huì)門口等待辦公室人員應(yīng)陪同上司在迎接客人到來的宴會(huì)門口等待客人的到來，并為客人準(zhǔn)備好存放衣帽的架子和地方?？腿说牡絹恚榭腿藴?zhǔn)備好存放衣帽的架子和地方。 客人抵達(dá)后，賓主相互握手問好，隨即由辦公室人員或客人抵達(dá)后，賓主相互握手問好，隨即由辦公室人員或吩咐服務(wù)人員將客人引領(lǐng)至休息廳小憩。吩咐服務(wù)人員將客人引領(lǐng)至休息廳小憩。 客人剛到需要休息，這段時(shí)間也可等待其他還沒有到來的客人剛到需要休息，這段時(shí)間也可等待其他還沒有到來的客人?？腿?。 小憩可以在休息廳，也可以在客廳，總之不要讓客人看服小憩可以在休息廳，也可以在客廳，總之不要讓客

11、人看服務(wù)人員準(zhǔn)備飯菜。務(wù)人員準(zhǔn)備飯菜。 這時(shí)，可以為客人準(zhǔn)備茶水和擦洗手的干濕紙巾，并陪客這時(shí)，可以為客人準(zhǔn)備茶水和擦洗手的干濕紙巾，并陪客人敘談一會(huì)兒。人敘談一會(huì)兒。 等預(yù)定時(shí)間一到，而且主要的客人也已到齊時(shí)就可以開宴等預(yù)定時(shí)間一到，而且主要的客人也已到齊時(shí)就可以開宴了。了。 開宴時(shí)需要注意客人的落座。如果事先已經(jīng)安放了座位卡，開宴時(shí)需要注意客人的落座。如果事先已經(jīng)安放了座位卡，也需要引座，由服務(wù)人員為其他客人引座；如果沒有安放座位也需要引座，由服務(wù)人員為其他客人引座；如果沒有安放座位卡，則需要有秩序地引領(lǐng)客人們?nèi)胂戎骱筚e，一批一批地卡，則需要有秩序地引領(lǐng)客人們?nèi)胂?，先主后賓，一批一批地

12、領(lǐng)到座位上。領(lǐng)到座位上。致詞 如果主賓雙方需要在席間講話表達(dá)某種意愿，入席以后就可以開始發(fā)表講如果主賓雙方需要在席間講話表達(dá)某種意愿，入席以后就可以開始發(fā)表講話了。話了。 如果是你的上司講話，你可適當(dāng)為上司作介紹，并適當(dāng)調(diào)動(dòng)氣氛。如果是你的上司講話，你可適當(dāng)為上司作介紹，并適當(dāng)調(diào)動(dòng)氣氛。 如果是你作為代表發(fā)言，你發(fā)言最好簡(jiǎn)短一些，并注意氣氛的輕松幽默和如果是你作為代表發(fā)言，你發(fā)言最好簡(jiǎn)短一些，并注意氣氛的輕松幽默和禮貌客氣，富于熱情則更好。禮貌客氣，富于熱情則更好。席間宴畢歡送 客人入座后，主方可代表上司舉杯向客人敬酒。客人入座后，主方可代表上司舉杯向客人敬酒。 碰杯先后以座次的順序?yàn)樾?，從?/p>

13、到次進(jìn)行，只僅僅一碰即可，不可碰得碰杯先后以座次的順序?yàn)樾?，從主到次進(jìn)行，只僅僅一碰即可，不可碰得太響，因?yàn)榕龅锰戯@得粗俗。太響，因?yàn)榕龅锰戯@得粗俗。 碰杯、干杯之后，主方可持筷子示意，請(qǐng)客人正式用餐。碰杯、干杯之后，主方可持筷子示意，請(qǐng)客人正式用餐。 席間，主方應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自己的公共關(guān)系技巧，活躍宴會(huì)氣氛，使大家愉席間，主方應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自己的公共關(guān)系技巧，活躍宴會(huì)氣氛，使大家愉快就餐?？炀筒汀?如果宴會(huì)比較正式，通常等主人起立宣布宴會(huì)結(jié)束方為宴會(huì)完畢。如果宴會(huì)比較正式，通常等主人起立宣布宴會(huì)結(jié)束方為宴會(huì)完畢。 如果你用餐較快，不要中途離席，中途離席是十分不禮貌的，更何況你是如果你用餐較快

14、，不要中途離席，中途離席是十分不禮貌的，更何況你是接待人員。你可以一邊喝水或喝飲料，一邊和客人聊天等待宴會(huì)結(jié)束，或者借故接待人員。你可以一邊喝水或喝飲料，一邊和客人聊天等待宴會(huì)結(jié)束，或者借故離開餐桌休息一會(huì)再回來。離開餐桌休息一會(huì)再回來。 客人就餐完畢，起身告辭，辦公室人員應(yīng)陪同上司送主賓至門口，熱情友好客人就餐完畢，起身告辭，辦公室人員應(yīng)陪同上司送主賓至門口，熱情友好地話別。地話別。 在比較正式的場(chǎng)合，辦公室人員與上司、及其他接待人員列隊(duì)于門口，與其在比較正式的場(chǎng)合，辦公室人員與上司、及其他接待人員列隊(duì)于門口，與其他客人一一握手話別，表示歡送之意。他客人一一握手話別，表示歡送之意。 會(huì)務(wù)是辦

15、公室的一項(xiàng)重要工作之一，辦好一次會(huì)議涉及到方方面面，從會(huì)前的計(jì)劃、設(shè)計(jì)，到會(huì)中的組織、控制，再到會(huì)后的總結(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須加以重視，盡量減少或不出差錯(cuò)，如此才能辦好會(huì)議。 5、掌握飲酒的分寸 賓主歡聚，舉杯共飲，這是人生的一大樂事，但是“酒極則亂”，言多必失。作為接待人員，應(yīng)該讓客人飲得既要盡興，又要適度，讓酒宴上的氣氛始終歡快融洽。 會(huì)務(wù)工作的順利實(shí)施必須要有規(guī)則，使會(huì)議召開有章可循，會(huì)議組織有條不紊。如：局制定的局會(huì)議管理辦法，對(duì)會(huì)議計(jì)劃內(nèi)容、會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷、臨時(shí)性會(huì)議的召開等內(nèi)容進(jìn)行了規(guī)定，對(duì)推進(jìn)局會(huì)議的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化起到了積極作用。 1、確定會(huì)議主題 會(huì)議主題就是指召開一次會(huì)議

16、的指導(dǎo)思想。凡正式會(huì)議，都應(yīng)首先確定其主題。會(huì)議主題，不僅可在其具體名稱上有所體現(xiàn)，而且往往也是確定會(huì)議的方式、內(nèi)容、議程、任務(wù)、期限、人員的先決條件。 2、制定實(shí)施方案 在籌備會(huì)議時(shí)，首先要制定辦會(huì)的實(shí)施方案，并要分工落實(shí)到具體人員身上。同時(shí)，在會(huì)議召開前、中、后，會(huì)務(wù)人員還要做到相互補(bǔ)臺(tái)，彌補(bǔ)在制定方案時(shí)沒有考慮周全的地方，最大可能防止會(huì)議出現(xiàn)差錯(cuò)。 3、擬好領(lǐng)導(dǎo)講話材料 主要領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議講話材料是體現(xiàn)會(huì)議主旨的重要文字載體之一，領(lǐng)導(dǎo)所講的代表了單位在會(huì)后較長(zhǎng)一段時(shí)間的發(fā)展理念和思路，因此，提前擬好主要領(lǐng)導(dǎo)講話材料尤其重要。 4、擬發(fā)會(huì)議通知 除日常工作會(huì)議外，對(duì)大中型會(huì)議的通知應(yīng)發(fā)書面通知

17、，盡量不要用電話或口頭通知。會(huì)議通知，必須簡(jiǎn)明扼要，并應(yīng)具備：“會(huì)名、內(nèi)容、開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員范圍、報(bào)到時(shí)間及地點(diǎn)”等要素。同時(shí)，對(duì)代表的相關(guān)要求也應(yīng)一并寫入。 5、起草會(huì)議文件 會(huì)議所需要的各種文件資料，均應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備完成，并在會(huì)議正式開始之前發(fā)給參會(huì)者人手一份。 6、編制會(huì)議指南 一份會(huì)議指南就是參會(huì)者的指導(dǎo)手冊(cè)，對(duì)于參會(huì)者非常重要。它包括：“會(huì)議日程安排、參會(huì)人員名單、座位圖表、分組討論人員名單、就餐安排、住房安排以及相關(guān)注意事項(xiàng)”等。 7、做好相關(guān)事務(wù)性工作 會(huì)前，許多具體的事務(wù)性工作，應(yīng)當(dāng)一一認(rèn)真做好。要重點(diǎn)安排好會(huì)議工作人員，布置好參會(huì)者的接待，聯(lián)系好傳媒，準(zhǔn)備好會(huì)議的場(chǎng)地，

18、并且對(duì)會(huì)議舉行時(shí)所需使用的各種音響、照明、投影、攝像、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備都要進(jìn)行必要的調(diào)試和檢查，防止會(huì)議期間讓你手忙腳亂，不知所措。1、會(huì)場(chǎng)工作 （1）人員簽到 （2）座次安排 主席臺(tái)排座 必須遵守三條規(guī)則：一是中央高于兩側(cè)；二是左側(cè)高于右側(cè)；三是前排高于后排。具體而言，排座時(shí)又有單數(shù)與雙數(shù)之別。主 席 團(tuán)10 8 6 7 95 3 1 2 4 群 眾 席大型會(huì)議主席團(tuán)排座之一主 席 團(tuán) 8 6 5 7 4 2 1 3 群 眾 席大型會(huì)議主席團(tuán)排座之二 群眾席的排座 大中型會(huì)議時(shí)，參會(huì)者通常就座的群眾席有兩種排座方式。要么是自由式，即大家自由擇座，不做統(tǒng)一安排；要么是按一定順序排座，請(qǐng)各單位、各

19、部門的參會(huì)者集中在一起就座。 （3）引導(dǎo)就座 召開大型會(huì)議，為了方便參會(huì)者盡快就座和保持會(huì)場(chǎng)秩序安靜，都需要采取某種方式將不熟悉座位的參會(huì)者引向座位。 （4）會(huì)議紀(jì)錄 不論規(guī)模大小的會(huì)議都應(yīng)有紀(jì)錄。真實(shí)地記載會(huì)議的情況，客觀反映會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，可以為日后分析研究會(huì)議的內(nèi)容提供依據(jù)。 （5）現(xiàn)場(chǎng)控制 會(huì)議進(jìn)行之中，難免會(huì)出現(xiàn)一些不可預(yù)見的錯(cuò)誤，這就需要負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)的同志提前進(jìn)行預(yù)控，或者若有意外情況發(fā)生，要及時(shí)進(jìn)行控制，防止會(huì)議受到影響。 2、會(huì)議集體攝影 要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，按照會(huì)議的性質(zhì)，確定攝影的規(guī)模和參加范圍，并列入會(huì)議日程之中。攝影時(shí)，要搞好現(xiàn)場(chǎng)指揮，以保證大中型會(huì)議集體攝影活動(dòng)有條不紊

20、地順利進(jìn)行。 3、后勤服務(wù)工作 （1）住房安排 （2）飲食服務(wù) 4、會(huì)后事項(xiàng)處理 （1）安排參會(huì)者離會(huì) 會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)做好參會(huì)者離會(huì)工作，對(duì)于有外地人員參加的會(huì)議，要事先登記，并代為購(gòu)買返程車（船、機(jī)）票。對(duì)于個(gè)別需要暫留的參會(huì)人員，還應(yīng)安排好他們的食宿。 （2）整理會(huì)議紀(jì)錄（資料） 會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)紀(jì)錄進(jìn)行整理，作為編發(fā)會(huì)議資料和整理會(huì)議紀(jì)要的依據(jù)。 （3）會(huì)議文件的立卷歸檔 （4）督促會(huì)議精神落實(shí) 會(huì)議精神是需要下級(jí)單位貫徹執(zhí)行的。為督促下屬單位及時(shí)貫徹執(zhí)行，避免會(huì)議精神不落實(shí)，則需要在會(huì)后對(duì)下屬各單位進(jìn)行督促、催辦。 （5）會(huì)議宣傳 會(huì)后，要及時(shí)撰寫新聞稿件，并根據(jù)會(huì)議規(guī)模和影響

21、大小，選擇宣傳媒體，盡快向外界宣傳報(bào)道。發(fā)布前都應(yīng)送領(lǐng)導(dǎo)審核，以免出現(xiàn)偏差或錯(cuò)誤。 （6）財(cái)務(wù)結(jié)算 會(huì)議編制的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，必須按照規(guī)定，根據(jù)實(shí)際需要，本著精簡(jiǎn)辦會(huì)的原則，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)后執(zhí)行。超過預(yù)算支出，必須申明正當(dāng)理由。會(huì)費(fèi)結(jié)算后，要進(jìn)行登記，歸類備案，以利于年末統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。 （7）會(huì)務(wù)工作總結(jié) 為總結(jié)會(huì)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)會(huì)務(wù)工作，會(huì)議結(jié)束后，還應(yīng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)務(wù)工作總結(jié)。會(huì)務(wù)工作總結(jié)的形式不強(qiáng)求一律。有的由主管領(lǐng)導(dǎo)組織會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行總結(jié)，有的由辦公室主任召集會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行總結(jié)，有的會(huì)議還要求寫出會(huì)務(wù)工作的總結(jié)報(bào)告。 總之，在會(huì)議之后要善始善終地完成所有會(huì)后事項(xiàng)的落實(shí)工作。 局門戶網(wǎng)站已于去年經(jīng)過改版，以全新的