電子政務(wù)下檔案數(shù)字化建設(shè)分析

1、電子政務(wù)下檔案數(shù)字化建設(shè)分析 摘要：隨著計算機信息技術(shù)等應(yīng)用，實現(xiàn)了電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理的有效銜接，有力推動了電子政務(wù)下檔案數(shù)字化管理效率和水平的提升。本文分析了電子政務(wù)下檔案數(shù)字化內(nèi)容、意義及影響因素，綜合提出了電子政務(wù)下檔案數(shù)字化管理對策措施，對提升新時代檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和水平具有積極的現(xiàn)實意義。 關(guān)鍵詞：電子政務(wù)；檔案數(shù)字化；檔案管理 電子政務(wù)（E-Government）是指國家機關(guān)在政務(wù)活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公自動化技術(shù)等進行辦公、管理和為社會提供公共服務(wù)的一種全新管理模式。電子政務(wù)實現(xiàn)人機相互合作，具有工作效率高、工作過程公開透明等顯著特點，也是國家治理能

2、力、治理體系現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)。檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，將各種載體檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，并以數(shù)字化形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化互連，實現(xiàn)檔案信息資源共享等。電子政務(wù)突破了行政管理部門內(nèi)外部間聯(lián)系的物理障礙，推進了行政管理部門工作的信息化、公開化，基于電子政務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案管理逐漸形成了信息化，隨著計算機信息技術(shù)等應(yīng)用，實現(xiàn)了電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理的有效銜接，也推動了電子政務(wù)下檔案數(shù)字化管理效率和水平的提升。 1電子政務(wù)下檔案數(shù)字化內(nèi)容 1.1基礎(chǔ)：數(shù)字化檔案資源庫。隨著電子政務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用的推開和普及，檔案存在形態(tài)、存儲模式、管理方法均呈現(xiàn)出新

3、的變化和特點，根據(jù)電子公文歸檔管理暫行辦法電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范等規(guī)定，電子政務(wù)下檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)積極構(gòu)建符合國標規(guī)范的電子政務(wù)數(shù)字檔案資源庫，將電子政務(wù)管理過程中的檔案資源及時存儲，推動“互聯(lián)網(wǎng)+”模式在電子政務(wù)檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用。1.2核心：數(shù)字化檔案信息加工。電子政務(wù)下檔案主要以無紙化、信息化形式存在，為適應(yīng)數(shù)字化管理需要，還需對其進行數(shù)字化加工，利用檔案信息的錄入、掃描、圖像處理等形式，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將數(shù)據(jù)庫檔案信息與電子政務(wù)檔案內(nèi)容進行比對，為電子政務(wù)下形成的檔案數(shù)字化管理提供豐富內(nèi)容，奠定扎實基礎(chǔ)。1.

4、3關(guān)鍵：數(shù)字化檔案信息維護。電子政務(wù)的推開，極大地提升了行政管理工作效率，由此也產(chǎn)生了大量的行政管理檔案信息，及時將這些檔案信息錄入、增添至檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對電子政務(wù)下檔案數(shù)字資源的管理、維護，解決數(shù)字檔案資源日益增長檔案管理問題。1.4保障：數(shù)字資源庫開發(fā)及利用。電子政務(wù)下應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫與電子政務(wù)信息間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)電子政務(wù)數(shù)據(jù)信息與檔案數(shù)據(jù)庫互認，打造電子政務(wù)從信息生成、檔案信息錄入、數(shù)字化管理等一體化政務(wù)管理平臺，為“互聯(lián)網(wǎng)+電子政務(wù)”提供有力技術(shù)支持。 2電子政務(wù)下檔案數(shù)字化意義 電子政務(wù)下大力推進檔案數(shù)字化建設(shè)有其積極的現(xiàn)實意義，既是適應(yīng)時代發(fā)展的現(xiàn)實需要，也是提升檔案管理質(zhì)效，

5、增強公共服務(wù)能力和水平的需要。2.1適應(yīng)信息時代發(fā)展的需要。電子政務(wù)是新時代國家治理體系、治理能力現(xiàn)代化的現(xiàn)實需要，電子政務(wù)下檔案數(shù)字化建設(shè)，是電子政務(wù)下數(shù)字政府建設(shè)的重要組成部分，加強電子政務(wù)數(shù)字檔案建設(shè)和管理，是適應(yīng)信息時代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，滿足信息化發(fā)展對于檔案管理模式、管理方法轉(zhuǎn)變的現(xiàn)實需要。2.2檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。根據(jù)“十三五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要的相關(guān)規(guī)定，信息化、數(shù)字化成為各級政府在內(nèi)的檔案建設(shè)的重要內(nèi)容，也是全面推進新時代檔案事業(yè)發(fā)展的實際需要。電子政務(wù)下產(chǎn)生大量重要的具有保存價值的信息資源，及時將重要的政務(wù)信息資源進行數(shù)字化收集、存儲、管理和共享利用，以滿足

6、數(shù)字化檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要。2.3創(chuàng)新檔案服務(wù)的需要。電子政務(wù)下信息要素加快流動，對做好新時代檔案管理提出新的更高要求，通過對檔案進行數(shù)字化掃描、管理，及時為相關(guān)部門在履行行政管理職責(zé)過程中產(chǎn)生的檔案信息資源有效整理、提取和分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更為科學(xué)、精準服務(wù)，也能夠為當(dāng)事人提供更為便捷、高效的檔案查詢服務(wù)，是檔案管理履行新時代新使命新?lián)?dāng)?shù)木唧w體現(xiàn)。2.4滿足檔案載體變化的需要。電子政務(wù)下檔案管理的形式和載體都出現(xiàn)了巨大變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式逐漸被OA辦公系統(tǒng)無紙化辦公模式所取代，文件的生成、傳閱、保存完全可以通過電子政務(wù)系統(tǒng)中完成。且越來越多的電子政務(wù)中產(chǎn)生的檔案信息為檔案數(shù)字化管理

7、提供了豐富的檔案信息資源，加強電子政務(wù)下檔案數(shù)字化建設(shè)和管理也是適應(yīng)檔案載體呈現(xiàn)出的新情況新變化的實際需要。 3電子政務(wù)下檔案數(shù)字化影響因素 3.1人員素能。電子政務(wù)下檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅需要檔案人員具有扎實的檔案理論功底，良好的職業(yè)道德，還需要掌握計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)，因此，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素能的高低會直接影響到電子政務(wù)下檔案數(shù)字化管理的進程和質(zhì)量，復(fù)合型人才隊伍成為數(shù)字檔案建設(shè)的重要因素。3.2標準規(guī)范。電子政務(wù)下檔案數(shù)字化管理的效率和自動化水平更高，做好檔案數(shù)字化管理離不開完善的標準規(guī)范支持和保障。以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，不僅詳細規(guī)定了紙質(zhì)檔案出庫、數(shù)據(jù)庫建立、掃描、

8、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、檔案歸還等程序性要求，還詳細規(guī)定了紙質(zhì)檔案掃描色彩模式、分辨率、存儲格式、圖像命名等等，這些詳細的標準規(guī)范為檔案數(shù)字化管理提供了有效保障。3.3軟硬件條件。電子政務(wù)下檔案數(shù)字化管理需要過硬的軟硬件條件作為支撐。如，政務(wù)辦公OA自動化系統(tǒng)，檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫等，以及檔案數(shù)字化掃描、掛接所需的計算機、掃描儀、采錄編設(shè)備，以及檔案庫房等等，這些也是做好檔案數(shù)字化管理的重要保障。除了上述人、物、制度等因素直接影響著檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量外，數(shù)字化管理所需的資金、數(shù)字信息資源，以及網(wǎng)絡(luò)安全等等因素，也是影響電子政務(wù)下檔案數(shù)字化管理的重要因素，需要在日常檔案管理中認真加以解決，為

9、檔案數(shù)字化管理提供過硬保障和支持。 4電子政務(wù)下檔案數(shù)字化管理對策 4.1轉(zhuǎn)變理念，實現(xiàn)電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理同步。隨著電子政務(wù)的全面推進，做好電子政務(wù)下檔案數(shù)字化建設(shè)和管理是適應(yīng)這一發(fā)展趨勢和潮流的現(xiàn)實需要。為此，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，檔案管理部門和管理人員要適應(yīng)這一變化，積極主動地參與到政務(wù)建設(shè)過程中，延伸服務(wù)鏈條，建立起電子文件起草、形式審核、歸檔、利用等全生命周期的檔案數(shù)字化管理模式，加強電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理知識的宣傳、教育，大力營造電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理的濃厚氛圍。為此，樹立創(chuàng)新意識，嚴格按照電子政務(wù)建設(shè)的程序和要求，提出與之配套的數(shù)字檔案管理標準，以及電子文件開發(fā)設(shè)計原則

10、；樹立責(zé)任意識，根據(jù)電子政務(wù)下檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實需要，積極搭建“三網(wǎng)一庫”建設(shè)，切實為電子政務(wù)下檔案數(shù)字化管理提供有力基礎(chǔ)保障；樹立效益意識，要將電子政務(wù)管理效率與檔案數(shù)字化效益相結(jié)合，根據(jù)檔案管理自身實際，把亟需解決的問題，集中人、財、物支持，切實提升機關(guān)檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和效益。4.2創(chuàng)新機制，協(xié)調(diào)電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理體制。電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理緊密相連，需要進一步創(chuàng)新機制建設(shè)，協(xié)調(diào)電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理體制，實現(xiàn)電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理相協(xié)調(diào)相統(tǒng)一相一致。一方面，作為政府機關(guān)或部門要積極主動的加強檔案管理工作，不得將檔案管理排斥于電子政務(wù)建設(shè)大體系之中，將檔案數(shù)字化管理與電子政

11、務(wù)建設(shè)同部署、同落實、同檢查、同考核，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)電子政務(wù)信息與檔案數(shù)字化無縫銜接。另一方面，機關(guān)檔案管理部門人員應(yīng)派員主動參與電子政務(wù)建設(shè)，成為電子政務(wù)建設(shè)的重要成員，發(fā)揮其檔案管理的專業(yè)優(yōu)勢，引導(dǎo)電子政務(wù)與檔案數(shù)字化相結(jié)合，按照檔案數(shù)字化標準和要求，做好電子文件信息的形成、存儲、歸檔、整理、編目、數(shù)據(jù)掛接以及安全保密等，著力構(gòu)建電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理相協(xié)調(diào)的業(yè)務(wù)應(yīng)用程序和一體化管理體系，為政府部門增強信息化管理能力和水平提供有力保障。4.3拓寬職能，規(guī)范電子政務(wù)與檔案數(shù)字化管理行為。整合傳統(tǒng)政務(wù)服務(wù)中心、文件交換中心、電子政務(wù)辦公室等等職能，拓寬政務(wù)機關(guān)檔案管理職能，將檔案管理納入

12、到各部門或機構(gòu)職能范疇。一方面，檔案管理部門要積極參與電子政務(wù)相關(guān)信息數(shù)字化設(shè)計及電子文件檢測工作，提前介入，做好電子文件的篩選、鑒別，提升電子文件歸檔質(zhì)量；另一方面，要立足機關(guān)政務(wù)服務(wù)職能，與電子政務(wù)服務(wù)中心等機構(gòu)密切配合，加強電子政務(wù)中心文件與檔案管理之間的信息互通，做好電子文件質(zhì)量把控；此外，還要嚴格按照數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的標準和要求，強化政務(wù)服務(wù)部門的檔案管理行為，既要按照電子政務(wù)管理方式和行政流程改善檔案管理運行模式，也要立足于檔案數(shù)字化的標準和要求做好電子政務(wù)信息管理。 參考文獻： 1卞龍云.電子政務(wù)下的檔案數(shù)字化建設(shè)J.蘭臺世界，2007（1）：2425. 2任麗杰.電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享研究J.黑河學(xué)刊，2020（4）：122124. 3章鄴.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息集中