按照收文處理程序進(jìn)行收文處理

1、 項(xiàng)目一項(xiàng)目一 文書處理工作文書處理工作 任務(wù)一任務(wù)一 按照收文處理程序進(jìn)行收文處理按照收文處理程序進(jìn)行收文處理 知識(shí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo) 掌握文書處理的規(guī)范掌握文書處理的規(guī)范 掌握文書收文程序的含義及要求掌握文書收文程序的含義及要求 能力目標(biāo)能力目標(biāo) 能夠按處理制度進(jìn)行收文處理能夠按處理制度進(jìn)行收文處理 教學(xué)重點(diǎn)教學(xué)重點(diǎn) 收文處理技巧收文處理技巧 教學(xué)方法教學(xué)方法 任務(wù)驅(qū)動(dòng)任務(wù)驅(qū)動(dòng) 情景教學(xué)情景教學(xué) 實(shí)地訓(xùn)練實(shí)地訓(xùn)練任務(wù)導(dǎo)入任務(wù)導(dǎo)入 天地公司（中外合資天地公司（中外合資公司）收到集團(tuán)總公公司）收到集團(tuán)總公司的一份司的一份關(guān)于各子關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知團(tuán)總公司述

2、職的通知。作為天地公司的。作為天地公司的秘書高山將按照收文秘書高山將按照收文處理程序進(jìn)行收文處理程序進(jìn)行收文。任務(wù)分析任務(wù)分析 秘書高山要完成收文秘書高山要完成收文的任務(wù)，首先要了解的任務(wù)，首先要了解關(guān)于文書處理的一些關(guān)于文書處理的一些規(guī)范，并對(duì)文書收文規(guī)范，并對(duì)文書收文程序的各個(gè)環(huán)節(jié)的要程序的各個(gè)環(huán)節(jié)的要求有所掌握。求有所掌握。相關(guān)知識(shí)相關(guān)知識(shí) 文書處理工作文書處理工作，就，就是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)和是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理過程中，圍繞公文的撰寫、印制、收發(fā)、辦經(jīng)營(yíng)管理過程中，圍繞公文的撰寫、印制、收發(fā)、辦理理及及立立卷卷、歸檔等一系列、歸檔等一系列環(huán)節(jié)所環(huán)節(jié)所進(jìn)行的許多

3、具體文書進(jìn)行的許多具體文書工作。這些工作構(gòu)成了文書處理工作的工作。這些工作構(gòu)成了文書處理工作的內(nèi)容內(nèi)容。 收文處理是指對(duì)外單位發(fā)給本單位的所有文書進(jìn)行收收文處理是指對(duì)外單位發(fā)給本單位的所有文書進(jìn)行收進(jìn)處理的一系列程序性的工作。進(jìn)處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)。 一、簽收一、簽收 簽收就是簽收就是單位單位文秘人員收到文件材料后，在對(duì)方文秘人員收到文件材料后，在對(duì)方的傳遞文書單或送文登記簿的傳遞文書單或送文登記簿（

4、見表）（見表）簽字，以表簽字，以表示文書收到。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證示文書收到。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。 送送文登記簿文登記簿序序 號(hào)號(hào)發(fā)文時(shí)間發(fā)文時(shí)間封套號(hào)封套號(hào)發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān)文文 別別簽收人簽收人簽收時(shí)間簽收時(shí)間備備 注注簽收簽收的具體的具體操作步驟如下操作步驟如下： 1.1.清點(diǎn)。清點(diǎn)。 清點(diǎn)就是清點(diǎn)就是檢查、核對(duì)所收公文的件數(shù)是否與傳遞檢查、核對(duì)所收公文的件數(shù)是否與傳遞文書單或送文登記簿登記的件數(shù)相符。文書單或送文登記簿登記的件數(shù)相符。 2.2.檢查。檢查。 檢查就是核對(duì)所收公文封檢查就是核對(duì)所收公文封套套上注明的收文機(jī)關(guān)、上注明

5、的收文機(jī)關(guān)、收件人是否確與本機(jī)關(guān)相符，核對(duì)封收件人是否確與本機(jī)關(guān)相符，核對(duì)封套套編號(hào)是否編號(hào)是否與傳遞文書單或送文登記簿的登記相符，檢查公與傳遞文書單或送文登記簿的登記相符，檢查公文包裝是否有破損、開封等問題。如有錯(cuò)誤，要文包裝是否有破損、開封等問題。如有錯(cuò)誤，要及時(shí)退回及時(shí)退回，如有包裝破損、開封等現(xiàn)象要及時(shí)查如有包裝破損、開封等現(xiàn)象要及時(shí)查明原因。明原因。簽收簽收的具體的具體操作步驟如下操作步驟如下： 3.3.簽字。簽字。 簽字就是簽字就是經(jīng)清點(diǎn)、檢查無(wú)誤后，在傳遞文書單或經(jīng)清點(diǎn)、檢查無(wú)誤后，在傳遞文書單或送送文登記簿上簽署收件人姓名和收到日期。應(yīng)送送文登記簿上簽署收件人姓名和收到日期。應(yīng)

6、該簽寫收件人的全名，并寫上收到的時(shí)間，該簽寫收件人的全名，并寫上收到的時(shí)間，普通普通件注上收到的年、月、日件注上收到的年、月、日即可即可，急件，急件則要?jiǎng)t要注上收注上收到的年、月、日、時(shí)、分，以備事后查考。簽字到的年、月、日、時(shí)、分，以備事后查考。簽字一定要清晰、工整。一定要清晰、工整。二、登記二、登記 登記就是登記就是對(duì)收進(jìn)的文對(duì)收進(jìn)的文件件在收文登記簿在收文登記簿（見表）（見表）上上編號(hào)和記載文件的來(lái)源、去向，以保證文件的收編號(hào)和記載文件的來(lái)源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對(duì)收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及受和處理。目的是便于對(duì)收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及今后的查考利用。登記是文書工作中的一項(xiàng)重要

7、今后的查考利用。登記是文書工作中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)和程序。環(huán)節(jié)和程序。 收收文登記簿文登記簿順序號(hào)順序號(hào)來(lái)文日期來(lái)文日期來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文標(biāo)題來(lái)文標(biāo)題密密 級(jí)級(jí)送往部門送往部門簽收人簽收人備備 注注（一）（一）收文登記的收文登記的方法方法 根據(jù)具體情況采用總登記或根據(jù)具體情況采用總登記或分類登記的方法?？偟怯涍m分類登記的方法?？偟怯涍m用于收文數(shù)量較少的單位，用于收文數(shù)量較少的單位，即把所有收到的文件按年度即把所有收到的文件按年度、按收文時(shí)間先后編流水號(hào)、按收文時(shí)間先后編流水號(hào)登記登記；分類登記適用于文件分類登記適用于文件量多的單位，即對(duì)所有收到量多的單位，即對(duì)所有收到的文件先分類別，可以按文的文

8、件先分類別，可以按文件的來(lái)源分，也可以按文件件的來(lái)源分，也可以按文件的內(nèi)容分，然后在各類別內(nèi)的內(nèi)容分，然后在各類別內(nèi)再編流水號(hào)登記。再編流水號(hào)登記。（二）（二）收文登記的具體要求收文登記的具體要求 收文登記是一項(xiàng)收文登記是一項(xiàng)十分繁瑣而細(xì)致十分繁瑣而細(xì)致的工作的工作，在登記中，文書，在登記中，文書人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍。要做到以下幾點(diǎn)：人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍。要做到以下幾點(diǎn)： 登記時(shí)不能漏項(xiàng)，能在登記時(shí)完成的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)即填上，登記時(shí)不能漏項(xiàng)，能在登記時(shí)完成的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)即填上，需要后補(bǔ)的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)上；需要后補(bǔ)的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)上； 在填寫收文號(hào)時(shí)不要空號(hào)、重號(hào)；在填寫收文號(hào)時(shí)不要空號(hào)、重號(hào)； 登記

9、項(xiàng)目不可任意刪減；登記項(xiàng)目不可任意刪減； 書寫時(shí)，字跡要工整、規(guī)范，不得隨意涂抹。用鋼筆和簽書寫時(shí)，字跡要工整、規(guī)范，不得隨意涂抹。用鋼筆和簽字筆；字筆； 分清輕重緩急。如果收文較多，那么先登記急件和重要件分清輕重緩急。如果收文較多，那么先登記急件和重要件，一般件稍后處理。，一般件稍后處理。三、三、審核審核 審核即在審核即在收到下收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文時(shí)級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文時(shí)，由文書部門對(duì)公文的內(nèi)容、行文規(guī)則、文種的，由文書部門對(duì)公文的內(nèi)容、行文規(guī)則、文種的使用等項(xiàng)進(jìn)行的審查核對(duì)工作，看其是否規(guī)范。使用等項(xiàng)進(jìn)行的審查核對(duì)工作，看其是否規(guī)范。這一環(huán)節(jié)是針對(duì)下級(jí)來(lái)文所設(shè)置的，目的是

10、把好這一環(huán)節(jié)是針對(duì)下級(jí)來(lái)文所設(shè)置的，目的是把好上行文的質(zhì)量關(guān)。上行文的質(zhì)量關(guān)。 審核的重點(diǎn)包括審核的重點(diǎn)包括: :是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合是否符合行文規(guī)則行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。文種使用、公文格式是否規(guī)范。四、四、分送分送 分送也稱分發(fā)或分辦，是指文秘人員在分送也稱分發(fā)或分辦，是指文秘人員在文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收文分送

11、有辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。（一）（一）分送工作的原則和要求如下分送工作的原則和要求如下： (1)(1)已有明確業(yè)務(wù)分工的文件，根據(jù)本單位的主管工作范圍已有明確業(yè)務(wù)分工的文件，根據(jù)本單位的主管工作范圍分送到有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人和主管部門。分送到有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人和主管部門。 ( (2 2) )來(lái)文單位答復(fù)本單位詢問的文件，如收到的批復(fù)、復(fù)函來(lái)文單位答復(fù)本單位詢問的文件，如收到的批復(fù)、復(fù)函或情況報(bào)告、報(bào)表等，要按本單位原發(fā)文的承辦部門或主或情況報(bào)告、報(bào)表等，要按本單位原發(fā)文的承辦部門或主管人分送，即原來(lái)是哪個(gè)部門請(qǐng)示、詢問或要求下級(jí)報(bào)送管

12、人分送，即原來(lái)是哪個(gè)部門請(qǐng)示、詢問或要求下級(jí)報(bào)送的，復(fù)文就送哪個(gè)部門辦理。的，復(fù)文就送哪個(gè)部門辦理。 ( (3 3) )分送文件要建立并執(zhí)行登記交接制度。無(wú)論是分送給本分送文件要建立并執(zhí)行登記交接制度。無(wú)論是分送給本單位領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的文件，還是轉(zhuǎn)發(fā)給外單位的文件，單位領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的文件，還是轉(zhuǎn)發(fā)給外單位的文件，都要履行簽收手續(xù)。都要履行簽收手續(xù)。 ( (4 4) )要求退回歸檔的文件，要在文件上注明要求退回歸檔的文件，要在文件上注明“閱后請(qǐng)退回歸閱后請(qǐng)退回歸檔檔”字樣，以便及時(shí)收回，防止散失。字樣，以便及時(shí)收回，防止散失。五、傳閱五、傳閱 傳閱即有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件傳閱即有

13、關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。需要傳閱的文件有兩種情況。需要傳閱的文件有兩種情況：一是文件經(jīng)主要一是文件經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見；二是來(lái)二是來(lái)文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關(guān)單文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關(guān)單位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關(guān)部門和人員傳閱。件直接送有關(guān)部門和人員傳閱。 （一）（一）傳閱文件傳閱文件的要求：的要求： ( (1 1) )有密級(jí)有密級(jí)的文件的文件，應(yīng)

14、嚴(yán)格按照保密工作的要求做，應(yīng)嚴(yán)格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按不同的密級(jí)要求限定傳閱好文件保密工作，即按不同的密級(jí)要求限定傳閱范圍范圍。 ( (2 2) )傳閱文件要有時(shí)間限制，尤其對(duì)有辦理時(shí)限要傳閱文件要有時(shí)間限制，尤其對(duì)有辦理時(shí)限要求的文件，更要嚴(yán)格控制好傳閱時(shí)間。求的文件，更要嚴(yán)格控制好傳閱時(shí)間。 ( (3 3) )文件傳閱完畢必須及時(shí)交還給辦公室保管，不文件傳閱完畢必須及時(shí)交還給辦公室保管，不得隨意存放在個(gè)人手中。得隨意存放在個(gè)人手中。 ( (4 4) )每份傳閱文件，都要由文書部門在文件首頁(yè)附每份傳閱文件，都要由文書部門在文件首頁(yè)附上文件傳閱單上文件傳閱單（見下表）（見下表

15、）。凡傳閱人員。凡傳閱人員都都要在文要在文件傳閱單上簽注姓名和日期。件傳閱單上簽注姓名和日期。六、擬辦六、擬辦 擬辦是文秘人員對(duì)收文應(yīng)如何辦理所提出的初步擬辦是文秘人員對(duì)收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。 擬辦的意見，是一種參謀性意見或建議，協(xié)助領(lǐng)擬辦的意見，是一種參謀性意見或建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、有效地處理文件，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間和精導(dǎo)及時(shí)、有效地處理文件，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間和精力，提高辦文效率。力，提高辦文效率。文秘人員文秘人員提出的擬辦意見，提出的擬辦意見，要抓住中心，有針對(duì)性，考慮全面，切實(shí)可行，要抓住中心，有針對(duì)性，考慮全面，切實(shí)可行，文字表述要簡(jiǎn)明

16、精練。文字表述要簡(jiǎn)明精練。 （一）擬辦的范圍（一）擬辦的范圍 需要注意的是，不是所有的收文都要寫擬辦意見需要注意的是，不是所有的收文都要寫擬辦意見，只是那些除了閱知之外，還需要具體處理的文，只是那些除了閱知之外，還需要具體處理的文件，才需要寫擬辦意見，其范圍包括：件，才需要寫擬辦意見，其范圍包括： 上級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)需要貫徹落實(shí)的文件；上級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)需要貫徹落實(shí)的文件； 機(jī)關(guān)直屬各部門祝頌本機(jī)關(guān)的情趣性或建議性文機(jī)關(guān)直屬各部門祝頌本機(jī)關(guān)的情趣性或建議性文件、重要計(jì)劃、方案、財(cái)務(wù)預(yù)決算等；件、重要計(jì)劃、方案、財(cái)務(wù)預(yù)決算等； 下級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)的請(qǐng)求性文件；下級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)的請(qǐng)求性文

17、件； 平級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的商洽性，平級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的商洽性，涉及重要答復(fù)和共同研究協(xié)作等問題的文件；其涉及重要答復(fù)和共同研究協(xié)作等問題的文件；其他需要貫徹和承辦的文件。他需要貫徹和承辦的文件。（二）擬辦的要求（二）擬辦的要求 擬定擬辦意見的人擬定擬辦意見的人應(yīng)當(dāng)熟悉黨的方針政策和國(guó)家應(yīng)當(dāng)熟悉黨的方針政策和國(guó)家的法律法規(guī)，的法律法規(guī)，熟悉本機(jī)關(guān)的情況，熟悉本機(jī)關(guān)的情況，熟悉各個(gè)部門熟悉各個(gè)部門的業(yè)務(wù)范的業(yè)務(wù)范圍和相互關(guān)系，圍和相互關(guān)系，了解各個(gè)重要事項(xiàng)的辦了解各個(gè)重要事項(xiàng)的辦理程序和處理重要業(yè)務(wù)的有關(guān)規(guī)定，理程序和處理重要業(yè)務(wù)的有關(guān)規(guī)定，在提出擬辦在提出擬辦意見時(shí)，

18、要全面考慮，使之科學(xué)、合理。并且做意見時(shí)，要全面考慮，使之科學(xué)、合理。并且做到簡(jiǎn)明扼要。同時(shí)將擬辦意見寫在文件處理單（到簡(jiǎn)明扼要。同時(shí)將擬辦意見寫在文件處理單（見下表）見下表）“擬辦意見擬辦意見”一欄內(nèi)。一欄內(nèi)。七、批辦七、批辦 批辦是領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件如何辦理提出最終的批批辦是領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。示意見和要求。 批辦通常由單位主要負(fù)責(zé)人批辦通常由單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)來(lái)文作出批示，這是領(lǐng)導(dǎo)人參與公文處理對(duì)來(lái)文作出批示，這是領(lǐng)導(dǎo)人參與公文處理的重要環(huán)節(jié)，是領(lǐng)導(dǎo)人行使其職權(quán)的過程，的重要環(huán)節(jié)，是領(lǐng)導(dǎo)人行使其職權(quán)的過程，也是收文辦理中最重要的程序，它決定了文也是收文辦理中最重要的程序

19、，它決定了文件的最終處理要求，是決策性的辦文環(huán)節(jié)。件的最終處理要求，是決策性的辦文環(huán)節(jié)。 批辦文件，要求單位領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)真閱讀文件，琢磨擬批辦文件，要求單位領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)真閱讀文件，琢磨擬辦意見，提出原則批示意見。批示中要給文件承辦辦意見，提出原則批示意見。批示中要給文件承辦部門指明辦理原則、應(yīng)注意的問題和辦理要求，做部門指明辦理原則、應(yīng)注意的問題和辦理要求，做到表態(tài)明朗、詞義明確，并將批辦內(nèi)容寫在文件處到表態(tài)明朗、詞義明確，并將批辦內(nèi)容寫在文件處理單（見下表）理單（見下表）“批示意見批示意見”一欄內(nèi)。一欄內(nèi)。 文件處理單文件處理單來(lái)文單位來(lái)文日期來(lái)文字號(hào)內(nèi)容摘要：附件：主辦部門：擬辦意見：批示意見：處

20、理結(jié)果：歸卷日期歸入卷號(hào)密 級(jí)：收文日期： 年 月 日 收文號(hào)來(lái)文單位來(lái)文單位來(lái)文日期來(lái)文日期來(lái)文字號(hào)來(lái)文字號(hào)內(nèi)容摘要：內(nèi)容摘要：附件：附件：主辦部門：主辦部門：擬辦意見：擬辦意見：批示意見：批示意見：處理結(jié)果：處理結(jié)果：歸卷日期歸卷日期歸入卷號(hào)歸入卷號(hào)密 級(jí)：收文日期： 年 月 日 收文號(hào) 八、承辦八、承辦 承辦一般指貫徹落承辦一般指貫徹落實(shí)文件精神和要求實(shí)文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)人批示執(zhí)，按領(lǐng)導(dǎo)人批示執(zhí)行具體的工作任務(wù)行具體的工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜的，辦理有關(guān)事宜的過程。過程。 承辦應(yīng)嚴(yán)格遵循以下要求：承辦應(yīng)嚴(yán)格遵循以下要求： 1.1.確認(rèn)承辦范圍確認(rèn)承辦范圍 部門（人員）接到收文后，首先要

21、確認(rèn)是否屬于自己的承部門（人員）接到收文后，首先要確認(rèn)是否屬于自己的承辦范圍，對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理辦范圍，對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門，并說明理由。的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門，并說明理由。 通常需承辦的公文有：通常需承辦的公文有： 上級(jí)機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)的方針、政策性文件，有的需向下傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)的方針、政策性文件，有的需向下傳達(dá)貫徹，有的在本機(jī)關(guān)內(nèi)部執(zhí)行；貫徹，有的在本機(jī)關(guān)內(nèi)部執(zhí)行； 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)或需要辦復(fù)的公文；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)或需要辦復(fù)的公文； 來(lái)自下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示或重要的報(bào)告；來(lái)自下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示或重要的

22、報(bào)告； 平行機(jī)關(guān)或其他不相隸屬機(jī)關(guān)要求協(xié)作的函電、合同等；平行機(jī)關(guān)或其他不相隸屬機(jī)關(guān)要求協(xié)作的函電、合同等；人大代表的議案、建議和政協(xié)委員的提案。人大代表的議案、建議和政協(xié)委員的提案。 2.2.按批辦意見辦理按批辦意見辦理 承辦部門（人員）收到交辦的公文后，應(yīng)認(rèn)真閱讀，掌握承辦部門（人員）收到交辦的公文后，應(yīng)認(rèn)真閱讀，掌握公文內(nèi)容、發(fā)文意圖及領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，按照批辦意見認(rèn)公文內(nèi)容、發(fā)文意圖及領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，按照批辦意見認(rèn)真組織辦理，不得自行其事，或者尋找理由推諉。但當(dāng)遇真組織辦理，不得自行其事，或者尋找理由推諉。但當(dāng)遇到批辦意見與實(shí)際情況不一致，或隨機(jī)出現(xiàn)了新情況而不到批辦意見與實(shí)際情況不一致

23、，或隨機(jī)出現(xiàn)了新情況而不能按批辦意見執(zhí)行時(shí)，可以請(qǐng)示后按批示意見辦理；情況能按批辦意見執(zhí)行時(shí)，可以請(qǐng)示后按批示意見辦理；情況緊急的，可在一定的條件下，采取相應(yīng)措施。兩個(gè)或兩個(gè)緊急的，可在一定的條件下，采取相應(yīng)措施。兩個(gè)或兩個(gè)以上部門聯(lián)合辦理公文時(shí)，被定為牽頭單位者，應(yīng)擔(dān)負(fù)起以上部門聯(lián)合辦理公文時(shí)，被定為牽頭單位者，應(yīng)擔(dān)負(fù)起主辦責(zé)任，并負(fù)責(zé)將有關(guān)單位提出的意見歸納整理，報(bào)請(qǐng)主辦責(zé)任，并負(fù)責(zé)將有關(guān)單位提出的意見歸納整理，報(bào)請(qǐng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批。協(xié)辦單位要積極配合，不得借故推諉。本單位領(lǐng)導(dǎo)審批。協(xié)辦單位要積極配合，不得借故推諉。 3.3.及時(shí)快捷辦理公文及時(shí)快捷辦理公文 任何公文都具有時(shí)效性，對(duì)需要承辦

24、，而本身沒任何公文都具有時(shí)效性，對(duì)需要承辦，而本身沒有明確規(guī)定辦理時(shí)限的公文，承辦人員應(yīng)根據(jù)公有明確規(guī)定辦理時(shí)限的公文，承辦人員應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)與重要程度及以往慣例，確定辦理的時(shí)文的性質(zhì)與重要程度及以往慣例，確定辦理的時(shí)限；對(duì)于緊急公文，應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有限；對(duì)于緊急公文，應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。通常，特急件應(yīng)隨困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。通常，特急件應(yīng)隨到隨辦。盡快在當(dāng)時(shí)或在一日之內(nèi)辦理完畢；急到隨辦。盡快在當(dāng)時(shí)或在一日之內(nèi)辦理完畢；急件原則上也是隨到隨辦，最遲不超過三天；對(duì)于件原則上也是隨到隨辦，最遲不超過三天；對(duì)于限時(shí)完成的公文，應(yīng)在限定的時(shí)間范圍內(nèi)必須辦限

25、時(shí)完成的公文，應(yīng)在限定的時(shí)間范圍內(nèi)必須辦理完畢，不能延續(xù)。理完畢，不能延續(xù)。 4.4.依據(jù)規(guī)章辦理公文依據(jù)規(guī)章辦理公文 承辦中應(yīng)遵循有關(guān)的方針政策、法律法規(guī)，依據(jù)承辦中應(yīng)遵循有關(guān)的方針政策、法律法規(guī)，依據(jù)慣例及實(shí)際情況，辦理公文。同時(shí)，承辦工作要慣例及實(shí)際情況，辦理公文。同時(shí)，承辦工作要實(shí)行崗位責(zé)任制，對(duì)公文承辦人員要明確職責(zé)，實(shí)行崗位責(zé)任制，對(duì)公文承辦人員要明確職責(zé)，提出具體的要求與指標(biāo)，做到目標(biāo)明確、各司其提出具體的要求與指標(biāo)，做到目標(biāo)明確、各司其職、權(quán)責(zé)相符，賞罰分明，以保證承辦工作準(zhǔn)確職、權(quán)責(zé)相符，賞罰分明，以保證承辦工作準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。凡被指定為牽頭單位者，具有主、及時(shí)、安全。凡被

26、指定為牽頭單位者，具有主辦責(zé)任，但不得獨(dú)自行事，而應(yīng)在法定職權(quán)范圍辦責(zé)任，但不得獨(dú)自行事，而應(yīng)在法定職權(quán)范圍內(nèi)召集會(huì)議，組織協(xié)調(diào)，并負(fù)責(zé)將有關(guān)單位提出內(nèi)召集會(huì)議，組織協(xié)調(diào)，并負(fù)責(zé)將有關(guān)單位提出的意見歸納整理，擬寫辦理意見。的意見歸納整理，擬寫辦理意見。 5.5.簽注公文的承辦結(jié)果簽注公文的承辦結(jié)果 為了日后查考公文承辦的過程、方式、結(jié)果以及承辦的責(zé)為了日后查考公文承辦的過程、方式、結(jié)果以及承辦的責(zé)任者，便于維護(hù)正常的承辦工作秩序，防止出現(xiàn)重復(fù)辦文任者，便于維護(hù)正常的承辦工作秩序，防止出現(xiàn)重復(fù)辦文的現(xiàn)象，需簡(jiǎn)要注明公文的辦理經(jīng)過與結(jié)果，包括發(fā)文承的現(xiàn)象，需簡(jiǎn)要注明公文的辦理經(jīng)過與結(jié)果，包括發(fā)文承

27、辦的，注明復(fù)文號(hào)、復(fù)文日期；會(huì)議承辦的，注明會(huì)議名辦的，注明復(fù)文號(hào)、復(fù)文日期；會(huì)議承辦的，注明會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、議定事項(xiàng)；電話回復(fù)的，注明時(shí)間、地點(diǎn)稱、會(huì)議時(shí)間、議定事項(xiàng)；電話回復(fù)的，注明時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主要內(nèi)容；當(dāng)面解決的，注明時(shí)間、地點(diǎn)、解決、人員、主要內(nèi)容；當(dāng)面解決的，注明時(shí)間、地點(diǎn)、解決方式方法，措施與結(jié)果等。方式方法，措施與結(jié)果等。 在公文辦理完畢之后，承辦人員應(yīng)清晰、工整地在文件處在公文辦理完畢之后，承辦人員應(yīng)清晰、工整地在文件處理單理單“處理結(jié)果處理結(jié)果”一欄內(nèi)填寫承辦的經(jīng)過與結(jié)果，并應(yīng)填一欄內(nèi)填寫承辦的經(jīng)過與結(jié)果，并應(yīng)填寫承辦人姓名與日期，以備日后查詢。寫承辦人姓名與日期，

28、以備日后查詢。九、催辦九、催辦 催辦即文書人員或有關(guān)部門對(duì)需要承辦催辦即文書人員或有關(guān)部門對(duì)需要承辦的文件進(jìn)行檢查督促的工作。它是公文的文件進(jìn)行檢查督促的工作。它是公文處理中一項(xiàng)必要的制度和必不可少的環(huán)處理中一項(xiàng)必要的制度和必不可少的環(huán)節(jié)，是解決文件積壓和延誤，加快公文節(jié)，是解決文件積壓和延誤，加快公文運(yùn)轉(zhuǎn)的有效措施。運(yùn)轉(zhuǎn)的有效措施。 催辦的范圍催辦的范圍 上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文要求及時(shí)回復(fù)的上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文要求及時(shí)回復(fù)的； 平級(jí)機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)平級(jí)機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)需要復(fù)文的需要復(fù)文的； 下級(jí)機(jī)關(guān)送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示需要批復(fù)的等下級(jí)機(jī)關(guān)送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示需要批復(fù)的等。 催辦的形式催辦的形式

29、 1.1.電話催辦。電話催辦。 電話是現(xiàn)代社會(huì)最普遍的交通聯(lián)絡(luò)工具，因此電電話是現(xiàn)代社會(huì)最普遍的交通聯(lián)絡(luò)工具，因此電話催辦是最便捷的催辦方式，對(duì)內(nèi)催辦多用電話話催辦是最便捷的催辦方式，對(duì)內(nèi)催辦多用電話催督檢查，有時(shí)對(duì)外催辦也用此種方式。催督檢查，有時(shí)對(duì)外催辦也用此種方式。 采用電話催辦比較方便靈活，可以節(jié)省時(shí)間，催采用電話催辦比較方便靈活，可以節(jié)省時(shí)間，催辦速度也快，但只能靠接話人匯報(bào)，不能發(fā)現(xiàn)文辦速度也快，但只能靠接話人匯報(bào)，不能發(fā)現(xiàn)文件處理中的復(fù)雜問題。件處理中的復(fù)雜問題。 2.2.信函催辦。信函催辦。 信函是一種古老的通訊聯(lián)絡(luò)方式。對(duì)于外埠和比信函是一種古老的通訊聯(lián)絡(luò)方式。對(duì)于外埠和比較

30、復(fù)雜的催辦工作，往往用信函的方式進(jìn)行。其較復(fù)雜的催辦工作，往往用信函的方式進(jìn)行。其優(yōu)點(diǎn)是，采用信函方式催辦，不受通話時(shí)間的限優(yōu)點(diǎn)是，采用信函方式催辦，不受通話時(shí)間的限制，可以講清情況，有利于承辦人及其領(lǐng)導(dǎo)傳閱制，可以講清情況，有利于承辦人及其領(lǐng)導(dǎo)傳閱。 缺點(diǎn)是，往來(lái)信函不論是寫作還是傳遞，都要耗缺點(diǎn)是，往來(lái)信函不論是寫作還是傳遞，都要耗費(fèi)大量時(shí)間，速度比較慢。費(fèi)大量時(shí)間，速度比較慢。 3.3.催辦卡催辦。催辦卡催辦。 有時(shí)催辦人可以利用催辦卡有時(shí)催辦人可以利用催辦卡( (單單) )進(jìn)行催辦。即在進(jìn)行催辦。即在事先印好的催辦卡事先印好的催辦卡( (單單) )上，填寫有關(guān)項(xiàng)目，催促上，填寫有關(guān)項(xiàng)目

31、，催促有關(guān)機(jī)關(guān)、單位盡快辦文。它比催辦信函寫起來(lái)有關(guān)機(jī)關(guān)、單位盡快辦文。它比催辦信函寫起來(lái)省時(shí)、省力，但郵寄起來(lái)同信函一樣慢。省時(shí)、省力，但郵寄起來(lái)同信函一樣慢。 4.4.登門催辦。登門催辦。 登門催辦，即催辦人走出辦公室，親自到承辦部登門催辦，即催辦人走出辦公室，親自到承辦部門、機(jī)關(guān)、單位進(jìn)行催辦。這種催辦的好處是，門、機(jī)關(guān)、單位進(jìn)行催辦。這種催辦的好處是，催辦人深入基層、深入實(shí)際，在同承辦人交談中催辦人深入基層、深入實(shí)際，在同承辦人交談中，可以發(fā)現(xiàn)不少問題，便于幫助承辦人解決一些，可以發(fā)現(xiàn)不少問題，便于幫助承辦人解決一些具體困難和實(shí)際問題，催辦的實(shí)際效果較好。但具體困難和實(shí)際問題，催辦的實(shí)

32、際效果較好。但如果催辦的任務(wù)多、催辦人員少，往往不容易做如果催辦的任務(wù)多、催辦人員少，往往不容易做到。到。 5.5.會(huì)議催辦。會(huì)議催辦。 即通過匯報(bào)會(huì)的方式進(jìn)行催辦。在催辦人員少、即通過匯報(bào)會(huì)的方式進(jìn)行催辦。在催辦人員少、催辦任務(wù)重的情況下，可以采用這種方式。采用催辦任務(wù)重的情況下，可以采用這種方式。采用會(huì)議催辦的方式，催辦人把承辦人，甚至把承辦會(huì)議催辦的方式，催辦人把承辦人，甚至把承辦單位的主管負(fù)責(zé)人請(qǐng)來(lái)，讓他們匯報(bào)辦文情況，單位的主管負(fù)責(zé)人請(qǐng)來(lái)，讓他們匯報(bào)辦文情況，這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，彼此交流情況，總結(jié)推這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，彼此交流情況，總結(jié)推廣承辦經(jīng)驗(yàn)，是一種較好的催辦方式。廣承辦經(jīng)

33、驗(yàn)，是一種較好的催辦方式。 但確有必要時(shí)才能采用這種催辦方式，不然就會(huì)但確有必要時(shí)才能采用這種催辦方式，不然就會(huì)給承辦人增加負(fù)擔(dān)。給承辦人增加負(fù)擔(dān)。 6.6.簡(jiǎn)報(bào)催辦。簡(jiǎn)報(bào)催辦。 一些大機(jī)關(guān)不定期發(fā)簡(jiǎn)報(bào)，用于溝通情況，交流一些大機(jī)關(guān)不定期發(fā)簡(jiǎn)報(bào)，用于溝通情況，交流信息。催辦人員也可以利用機(jī)關(guān)簡(jiǎn)報(bào)，定期或不信息。催辦人員也可以利用機(jī)關(guān)簡(jiǎn)報(bào)，定期或不定期地公布各部門、各單位的辦文情況，對(duì)久拖定期地公布各部門、各單位的辦文情況，對(duì)久拖不辦的部門單位進(jìn)行適當(dāng)批評(píng)，對(duì)辦文速度快、不辦的部門單位進(jìn)行適當(dāng)批評(píng)，對(duì)辦文速度快、質(zhì)量高的部門單位加以表?yè)P(yáng)，甚至總結(jié)推廣辦文質(zhì)量高的部門單位加以表?yè)P(yáng)，甚至總結(jié)推廣辦文

34、經(jīng)驗(yàn)，都可以起到催辦的作用。經(jīng)驗(yàn)，都可以起到催辦的作用。催辦的要求催辦的要求 催辦工作應(yīng)做到，緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦催辦工作應(yīng)做到，緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦，并隨時(shí)或者定期向行領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理，一般公文定期催辦，并隨時(shí)或者定期向行領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。情況。 1.1.對(duì)有明確辦理時(shí)限的批辦件，催辦部門應(yīng)在到期前三個(gè)對(duì)有明確辦理時(shí)限的批辦件，催辦部門應(yīng)在到期前三個(gè)工作日就未辦理完畢批辦件的承辦部門發(fā)送催辦單，提醒工作日就未辦理完畢批辦件的承辦部門發(fā)送催辦單，提醒承辦部門按時(shí)辦結(jié)；承辦部門按時(shí)辦結(jié)； 2.2.對(duì)未明確辦理時(shí)限的批辦件，催辦部門應(yīng)根據(jù)情況的輕對(duì)未明確辦

35、理時(shí)限的批辦件，催辦部門應(yīng)根據(jù)情況的輕重緩急，不定期發(fā)送催辦單或電話催辦。重緩急，不定期發(fā)送催辦單或電話催辦。 3.3.催辦部門應(yīng)定期向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告催辦結(jié)果，寫明催辦公文運(yùn)催辦部門應(yīng)定期向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告催辦結(jié)果，寫明催辦公文運(yùn)行的具體環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)的完成情況及時(shí)間，未及時(shí)辦出行的具體環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)的完成情況及時(shí)間，未及時(shí)辦出的原因等。的原因等。 4.4.催辦應(yīng)有工作記錄，通過發(fā)催辦單催辦的，應(yīng)留存工作催辦應(yīng)有工作記錄，通過發(fā)催辦單催辦的，應(yīng)留存工作底單；通過電話催辦的，應(yīng)備有電話記錄。底單；通過電話催辦的，應(yīng)備有電話記錄。十、注辦十、注辦 由文件承辦部門或承辦人員在公文辦理完畢后由文件承辦部門或承辦人員

36、在公文辦理完畢后對(duì)對(duì)文件的辦理情況和辦理結(jié)果所作的說明。這項(xiàng)工文件的辦理情況和辦理結(jié)果所作的說明。這項(xiàng)工作應(yīng)由承辦部門或承辦人完成。承辦完畢后，將作應(yīng)由承辦部門或承辦人完成。承辦完畢后，將情況和結(jié)果填寫在文件處理單情況和結(jié)果填寫在文件處理單 “ “處理結(jié)果處理結(jié)果”一欄一欄內(nèi)。內(nèi)。公文注辦一般包括以下內(nèi)容：公文注辦一般包括以下內(nèi)容： 1.1.一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期；書人員應(yīng)注明閱畢的日期； 2.2.需要辦理復(fù)文的文件，辦理完后要注明需要辦理復(fù)文的文件，辦理完后要注明“已復(fù)已復(fù)文文”，并注上復(fù)文的日期和文號(hào)；，并注上

37、復(fù)文的日期和文號(hào)； 3.3.用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談?dòng)每陬^或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字； 4.4.不需要復(fù)文的文件要注明不需要復(fù)文的文件要注明“已辦已辦”、“已閱已閱”、“已摘記已摘記”等字樣。等字樣。十一、歸檔十一、歸檔 歸檔就是指歸檔就是指文書處理部門將辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文書處理部門將辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文件立卷，向單位檔案室移交文件立卷，向單位檔案室移交；將無(wú)保存價(jià)值的文件按規(guī)將無(wú)保存價(jià)值的文件按規(guī)定銷毀。定銷毀。 按照有關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，公文立卷歸檔的范圍是：按照有關(guān)規(guī)定和實(shí)際

38、情況，公文立卷歸檔的范圍是： 本機(jī)關(guān)發(fā)文。本機(jī)關(guān)對(duì)外的正式發(fā)文，如命令、決定、公本機(jī)關(guān)發(fā)文。本機(jī)關(guān)對(duì)外的正式發(fā)文，如命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等；、函、會(huì)議紀(jì)要等； 本機(jī)關(guān)收文。包括上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)本機(jī)關(guān)收文。包括上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)的各類公文；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的各種報(bào)告、請(qǐng)示等；同級(jí)機(jī)的各類公文；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的各種報(bào)告、請(qǐng)示等；同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的文件。的文件。 在準(zhǔn)確掌握公文

39、立卷歸檔的范圍的同時(shí)，還要準(zhǔn)確把握不在準(zhǔn)確掌握公文立卷歸檔的范圍的同時(shí)，還要準(zhǔn)確把握不歸檔的公文范圍，這樣既有助于保證檔案的精確性，又便歸檔的公文范圍，這樣既有助于保證檔案的精確性，又便于檔案的有效管理，提高工作效率。按照國(guó)家檔案局有關(guān)于檔案的有效管理，提高工作效率。按照國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定，規(guī)定，不應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的公文材料包括：不應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的公文材料包括： 重份文件。同一份文件，除特別重要的文件可保留多份外重份文件。同一份文件，除特別重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份；，其它的只需保留一份； 無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性，臨時(shí)性文件；無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性，臨時(shí)性文件； 未成文的草稿和一般性文件的修改稿；未成文的草稿和一般性文件的修改稿； 與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件材料；與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件材料； 內(nèi)容被其它文件包括了的文件材料。內(nèi)容被其它文件包括了的文件材料。 對(duì)于不需要立卷的文件資料應(yīng)及時(shí)銷毀或移交印發(fā)機(jī)關(guān)。對(duì)于不需要立卷的文件資料應(yīng)及時(shí)銷毀或移交印發(fā)機(jī)關(guān)。 以上十一個(gè)環(huán)節(jié)不是所有的收文工作中必須進(jìn)行的。上行以上十一個(gè)環(huán)節(jié)不是所有的收文工作中必須進(jìn)行的。上行文、下行文、平行文在收文處理時(shí)進(jìn)行的環(huán)節(jié)或多或少并文、下行文、平行文在收文處理時(shí)進(jìn)行的環(huán)節(jié)或多或少并不是完