商業(yè)保理公司保理檔案管理制度

1、XXXX商業(yè)保理有限公司保理檔案管理制度第一章 總則為加強(qiáng)保理檔案管理， 將其做到妥善歸檔、 資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷， 使每筆保理融資款都有據(jù)可查， 使保理檔案管理做到制度化、 規(guī)范化， 從檔案管 理上保證保理資產(chǎn)的安全性， 現(xiàn)經(jīng) XXXX商業(yè)保理公司 （以下簡(jiǎn)稱(chēng)本公司） 研究， 特制定本制度。第一條 概念保理檔案是指本公司在保理業(yè)務(wù)的受理、 調(diào)查、審批、發(fā)放及保后管理過(guò)程 中形成的具有法律意義、史料價(jià)值及查考利用價(jià)值的資料，包括合同、文件、賬 表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤(pán)等各類(lèi)與保理業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料范圍（詳 見(jiàn)附件 1）。保理檔案管理是指保理檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的

2、過(guò)程。 第二條 管理部門(mén)在保理融資款本息結(jié)清或保理業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢前，由綜合管理部指定專(zhuān)（兼） 職保理檔案管理人員負(fù)責(zé)保理檔案管理，并負(fù)責(zé)本公司保理檔案的收集、整理、 保管和歸檔工作。第三條 分類(lèi)根據(jù)保理檔案形成特點(diǎn)， 可按照保理資產(chǎn)質(zhì)量分類(lèi)進(jìn)行檔案分類(lèi)管理， 按季 調(diào)整其分類(lèi)形態(tài)。一級(jí)保理資產(chǎn)： 根據(jù)盡調(diào)報(bào)告或季度報(bào)告， 基礎(chǔ)資產(chǎn)狀況評(píng)級(jí)為優(yōu)良的保理 融資產(chǎn)品；二級(jí)保理資產(chǎn)： 根據(jù)盡調(diào)報(bào)告或季度報(bào)告， 基礎(chǔ)資產(chǎn)狀況評(píng)級(jí)為中的保理融 資產(chǎn)品；三級(jí)保理產(chǎn)品： 根據(jù)盡調(diào)報(bào)告或季度報(bào)告， 基礎(chǔ)資產(chǎn)狀況評(píng)級(jí)為下， 易發(fā)生 風(fēng)險(xiǎn)的保理融資產(chǎn)品。第四條 保管期限各類(lèi)保理檔案的保管期限如下：1 、正在執(zhí)行中的保

3、理融資款，應(yīng)按照資產(chǎn)分類(lèi)及時(shí)調(diào)整進(jìn)行管理。2 、對(duì)保理業(yè)務(wù)已經(jīng)執(zhí)行完畢的保理檔案的保管期限為 3 年（從保理業(yè)務(wù)執(zhí) 行完畢的下一年開(kāi)始計(jì)算） 。第二章 操作程序第五條 整理立卷每筆保理業(yè)務(wù)發(fā)生后， 風(fēng)控部經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將保理檔案材料向綜合管理部 指定的檔案管理人員移交并辦理交接手續(xù)， 綜合管理部對(duì)本公司執(zhí)行中保理業(yè)務(wù) 檔案集中管理。保理檔案的整理立卷要求如下：1 、保理檔案以每筆業(yè)務(wù)為單位組卷，材料多的可組成多個(gè)卷。卷內(nèi)資料按 保理業(yè)務(wù)管理和操作順序進(jìn)行排列。2 、每個(gè)案卷，均應(yīng)編制保理檔案卷內(nèi)目錄 （詳見(jiàn)附件 2 ）。3 、將案卷按照“保理項(xiàng)目客戶保理業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間”的順序進(jìn)行分類(lèi)排 列。即首

4、先將全部保理檔案按不同的保理項(xiàng)目分開(kāi)， 然后區(qū)分不同的客戶， 再按 照保理業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進(jìn)行排列。4 、按以下要求逐卷填寫(xiě)卷盒脊背各項(xiàng)目：（1）合同編號(hào)。（2）項(xiàng)目類(lèi)別。（3）客戶名稱(chēng)。 立卷完成后，對(duì)于保理業(yè)務(wù)從保理融資發(fā)放至保理業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢期間形成的 歸檔材料，保理檔案管理員應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。保理檔案管理人員對(duì)保理檔案資料的齊全完整負(fù)責(zé)。 發(fā)現(xiàn)缺件， 保理檔案管 理人員有權(quán)要求風(fēng)控部經(jīng)辦人員按規(guī)定補(bǔ)齊。 因特殊情況不能補(bǔ)齊的， 風(fēng)控部經(jīng) 辦人員應(yīng)對(duì)缺件原因作出書(shū)面說(shuō)明。第六條 移交歸檔1 、各類(lèi)保理業(yè)務(wù)檔案材料均應(yīng)在保理融資放款時(shí)由風(fēng)控部經(jīng)辦人員收集齊 全填寫(xiě)檔案移交清單一并移交

5、綜合管理部檔案管理人員， 經(jīng)雙方核對(duì)無(wú)誤后， 雙 方在移交清單上簽字， 由檔案管理人員整理歸檔。 移交清單一式二份， 一份風(fēng)控 部留存，一份隨資料進(jìn)入檔案。2 、保理檔案管理員應(yīng)于次月 10 日前，將上月執(zhí)行完畢的保理業(yè)務(wù)檔案整理完畢。第七條 檔案資料的使用辦理檔案借閱時(shí)， 應(yīng)嚴(yán)格按借閱范圍查閱、 借用并辦理借閱手續(xù)， 檔案管理 人員負(fù)責(zé)登記借閱人員姓名、 時(shí)間、借閱內(nèi)容和借閱用途， 借閱人簽字確認(rèn)并按 要求履行審批手續(xù)，保證檔案的完整和安全。1. 公司內(nèi)部人員借閱保理檔案資料。 借閱本人經(jīng)辦的業(yè)務(wù)資料須經(jīng)綜合管理 部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。公司其他人員因工作需要借閱保理檔案的，須借閱人出具借條， 經(jīng)主管

6、副總批準(zhǔn)后方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊(cè)，用完必 須及時(shí)歸還。2. 公司外部人員借閱保理業(yè)務(wù)檔案。 本公司保存的各類(lèi)保理檔案主要是供本 公司內(nèi)部使用，原則上不對(duì)外借閱，若遇特殊情況，如出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛、案件等， 法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機(jī)關(guān)依法需查閱、 影印時(shí)， 必須持有協(xié)助查詢通知書(shū) 或其它有效法律文書(shū)，以及查閱人的工作證明，并經(jīng)分管副總批準(zhǔn)。查閱時(shí)，本 公司人員在場(chǎng)陪同，嚴(yán)禁將原件借出。第八條 清退銷(xiāo)毀對(duì)于保管期滿的保理檔案， 應(yīng)由綜合管理部、 風(fēng)控部、保理業(yè)務(wù)部共同組成 的鑒定小組進(jìn)行鑒定， 提出存毀意見(jiàn)。 對(duì)經(jīng)鑒定需銷(xiāo)毀的保理檔案， 應(yīng)經(jīng)分管副 總簽批后方可銷(xiāo)毀； 對(duì)保管期

7、滿但仍具有一定查考利用價(jià)值的保理檔案， 應(yīng)視情 況繼續(xù)保管二年以上，確無(wú)保存價(jià)值時(shí)方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。第九條 解釋與生效本保理檔案管理制度由 XXXX商業(yè)保理有限公司綜合管理部制定并負(fù)責(zé) 最終解釋?zhuān)槐颈＠頇n案管理制度自 2016年xx 月xx日開(kāi)始生效執(zhí)行。附件 1保理檔案的歸檔范圍1、原債權(quán)人公司主要證照（包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照； 稅務(wù)登記證；組織機(jī)構(gòu)代碼證） ；2、原債權(quán)人開(kāi)戶許可證；3、原債權(quán)人章程（含修正案，如有）；4、原債權(quán)人開(kāi)立賬戶信息（含基本戶資金方發(fā)的機(jī)構(gòu)信用代碼證、所有開(kāi)戶資 金方、賬號(hào)）；5、原債權(quán)人貸款卡明細(xì)（含所有貸款金額、期限及擔(dān)保方式）；6、原債權(quán)人近兩年審計(jì)報(bào)告；7、原債權(quán)人

8、近兩年收入明細(xì)表；8、原債權(quán)人上季度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、納稅申報(bào)表；9、原債權(quán)人驗(yàn)資報(bào)告（含變更情況，如有）；10、原債權(quán)人重大借款合同（含擔(dān)保合同，如有）；11、原債權(quán)人法人代表證明、法人代表身份證的復(fù)印件、法人代表簡(jiǎn)歷；12、原債權(quán)人各類(lèi)經(jīng)營(yíng)許可證的復(fù)印件；13、債務(wù)人公司主要證照復(fù)印件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證）；14、債務(wù)人公司近 3 年審計(jì)報(bào)告及本年至前一季度的財(cái)務(wù)報(bào)表；15、債務(wù)人公司簡(jiǎn)介等；16、基礎(chǔ)交易合同及 / 或訂單；17、基礎(chǔ)交易發(fā)貨清單；18、基礎(chǔ)交易物流單據(jù)；19、基礎(chǔ)交易收貨及驗(yàn)收單據(jù)；20、基礎(chǔ)交易商業(yè)發(fā)票（如有）；21、基礎(chǔ)交易對(duì)賬單據(jù)及

9、支付憑證（如有）；22、保理業(yè)務(wù)申請(qǐng)書(shū)及附件（原件）23、保理合同及相關(guān)附件（原件） ；24、第三方提供保證所需文件：（1）保證合同原件（原件）（2）保證人為企業(yè)的，董事會(huì)同意提供擔(dān)保的決議或具有同等效力的證明（原 件）（3）保證人基本情況材料25、抵押或質(zhì)押方式所需文件：（1）抵押、質(zhì)押合同（原件）（2）抵押（質(zhì)）物評(píng)估報(bào)告（原件）（3）評(píng)估單位資格證明（復(fù)印件）（4）抵（質(zhì)）押物權(quán)利證書(shū)，如土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)使用證（復(fù)印件）（5）有處分權(quán)人同意抵（質(zhì)）押的證明文件，其它有權(quán)機(jī)構(gòu)同意抵（質(zhì)）押的 證明（原件）（6）抵（質(zhì)）押人有關(guān)身份證明（原件或復(fù)印件）（7）抵（質(zhì)）押物保險(xiǎn)單據(jù)（原件或

10、復(fù)印件）（8）抵（質(zhì)）押登記證明（原件）（9）質(zhì)物不予掛失的登記證明（原件）26、保理業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)報(bào)告（原件）27、保理審批決策文件（原件）28、核定保理融資款指標(biāo)通知單（放款通知書(shū)）29、保理融資款轉(zhuǎn)存憑證（提款通知單）30、保理業(yè)務(wù)發(fā)放（辦理）后至回收期間（1）歷次保理資產(chǎn)檢查報(bào)告及保理后評(píng)價(jià)報(bào)告（原件）（2）提前還款申請(qǐng)書(shū)（3）調(diào)整利率通知書(shū)（4）保理到期通知書(shū)（5）提前歸還保理融資款通知書(shū)（6）催收利息通知書(shū)（7）逾期保理融資款（墊款）催收通知書(shū)及回執(zhí)（8）保理融資款展期申請(qǐng)書(shū)及調(diào)查評(píng)價(jià)報(bào)告（原件）（9）展期還款協(xié)議書(shū)及擔(dān)保文件（原件）（10）保理融資款還款憑證（11）不良資產(chǎn)化解專(zhuān)題報(bào)告（原件）（12）擔(dān)保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書(shū)（原件）（13）起訴通知書(shū)回執(zhí)（原件）（ 14）涉及訴訟、仲裁等法律文件（原件） ，包括委托代理協(xié)議、起訴狀、立案 通知書(shū)、答辯狀、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)、上訴狀、撤訴申請(qǐng)書(shū)、財(cái)產(chǎn)保全申請(qǐng)書(shū)、支 付保全申請(qǐng)書(shū)、破產(chǎn)清償申請(qǐng)書(shū)、強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)、財(cái)產(chǎn)處理情況、裁定書(shū)及資產(chǎn)管理報(bào)告等文件材料（15）還款記錄、收回本