辦公用品管理

1、 辦公用品管理學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)u能夠購買或租用辦公設(shè)備以及消耗品。u能夠知曉辦公用品及設(shè)備的采購程序和步驟。u能夠?qū)嵤┺k公資源的保管、發(fā)放和利用。u能夠?qū)嵤┺k公設(shè)備和辦公用品的庫存監(jiān)管。 某公司的秘書小張，負(fù)責(zé)辦公室辦公用品和辦公設(shè)備的管理。公司近日要采購一批辦公用品，采購單上列有如下用品：貨架2個，儲藏文件夾2個，打印紙5箱，打印墨盒15個，信封300個，記事本200本，稿紙300本，鉛筆、油筆、簽字筆各10盒，大頭針、曲別針各40盒，訂書器10個，碎紙機(jī)2臺，備忘錄100個，紙簍20個。訓(xùn)練（1）寫出采購以上商品的程序。 訓(xùn)練（2）如何辦理進(jìn)貨入庫手續(xù)？技能訓(xùn)練任務(wù)情景任務(wù)情景 小張到行政

2、部就職已有一段時間了，部門經(jīng)理想好好培養(yǎng)他。于是試著讓他負(fù)責(zé)辦公設(shè)備和辦公用品的采購、保管和分發(fā)，同時又交給他一份采購清單，讓他本周之內(nèi)務(wù)必備齊清單上的物品。還特意囑咐他查看一下庫存的辦公用品是否缺乏，是否需要補(bǔ)充一些。第一次接到這樣的工作，小張不知道去哪采購、采購多少、怎么采購。 思考：辦公室資源采購程序如何？要遵守哪些基本原則？一、辦公用品的種類一、辦公用品的種類（1）紙簿類：復(fù)印紙，復(fù)寫紙，標(biāo)簽紙，筆記本，普通白紙，帶單位抬頭的用紙（2）筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮、白板筆、各種尺子、修正液（3）裝訂類：大頭針、打空機(jī)、剪刀、訂書機(jī)（4）歸檔用品：文件夾，檔案袋辦公設(shè)備專用易耗品：復(fù)

3、印機(jī)用墨盒，計(jì)算機(jī)磁盤辦公設(shè)備桌椅、櫥柜類、器械、設(shè)備類：辦公桌椅、計(jì)算機(jī)桌椅、會議桌椅、沙發(fā)茶幾、電話、傳真、復(fù)印、照相機(jī)、空調(diào)、電扇等二、辦公用品的購買或租用二、辦公用品的購買或租用獲得的方法會計(jì)程序優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)購買購買的錢屬于“投資費(fèi)”。設(shè)備的價值經(jīng)過多年逐漸折舊。稅費(fèi)可能不計(jì)算在最初的購買中，但只計(jì)算到折舊中設(shè)備歸購入組織。通常在一段時間內(nèi)較便宜，例如 23年。維護(hù)和修理是附加的費(fèi)用。設(shè)備可能很快過時。最初費(fèi)用昂貴租用租用費(fèi)用計(jì)算為運(yùn)營成本，為納稅目的可計(jì)算為支出較低的最初費(fèi)用。費(fèi)用能被不斷獲得的利潤補(bǔ)償。租用協(xié)議通常包括維護(hù)和修理。新的設(shè)備出現(xiàn)在市場上時，能更換和升級。租期幾年將顯得更加

4、昂貴。租用協(xié)議把公司鎖定在昂貴的租期合同上。一、辦公用品的購買程序一、辦公用品的購買程序（1）由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的購買申請表并簽字，說明需要貨物的理由和細(xì)節(jié)，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后批準(zhǔn)后交給采購人員。（2）由采購人員向供應(yīng)商發(fā)出購買需求，各供應(yīng)商返回對應(yīng)的報(bào)價單或估價單，經(jīng)過采購人員比較、篩選。（3）填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物的詳細(xì)情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，該訂購單需要被授權(quán)人即公司高級主管簽字批準(zhǔn)，同時要復(fù)制一份給會計(jì)部門，表示開始購貨，準(zhǔn)備付款。（4）當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂購單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合要求，講簽收后的交貨單送會計(jì)部

5、門（5）采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫（6）會計(jì)部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單、訂購單，三單數(shù)字應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財(cái)會主管簽字批準(zhǔn)，支付款額。采購過程中的各類函件與表格采購過程中的各類函件與表格(見教材p20)采購過程中的各類函件與表格采購過程中的各類函件與表格采購過程中的各類函件與表格采購過程中的各類函件與表格辦公設(shè)備和易耗品的訂購方式(1)電話訂購。大多數(shù)的日常辦公用品都通過電話從供應(yīng)商處訂購。(2)傳真訂購。有些設(shè)備和辦公易耗品的訂購，需給供應(yīng)商發(fā)傳真，詳細(xì)列出訂購貨物名稱、數(shù)量、類型、送貨時間等細(xì)節(jié)，供應(yīng)商在接到傳真后，會按要求送貨上門。(3)填

6、寫訂購單。有些單位有正規(guī)的貨物訂購單，在訂購時需將訂購單值寫好，郵寄或傳真給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)要求送貨上門。(4)因特網(wǎng)服務(wù)。訪問因特網(wǎng)可得到電子商務(wù)服務(wù)，如網(wǎng)上廣告、網(wǎng)上商店、電子貿(mào)易、電子銀行、電子貨幣等，通過網(wǎng)上購物也可實(shí)現(xiàn)辦公用品和耗材的采購。采購人員對供應(yīng)商進(jìn)行比較篩選u提供的價格和費(fèi)用u質(zhì)量和交貨 u售后服務(wù) u安全可靠性 任務(wù)實(shí)施(1)上網(wǎng)或致電了解辦公用品供應(yīng)公司是否擁有需要的采購產(chǎn)品，并查看相關(guān)價格；撰寫詢價函并向?qū)Ψ焦景l(fā)出。(2)得到對方公司的報(bào)價函后，與市場價格和以前購買的相同產(chǎn)品的價格進(jìn)行比較，確保價格的合理性；撰寫采購申請，連同對方公司的報(bào)價函一起上交給購物部門負(fù)責(zé)

7、人，審核批準(zhǔn)采購申請。 (3)得到購物部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審批，得到同意的簽署意見后，拿給總經(jīng)理審批；得到總經(jīng)理的簽署意見后，按照購置物品程序向?qū)Ψ焦景l(fā)出訂購單。(4)做好驗(yàn)收工作，根據(jù)逐級批準(zhǔn)的購置單驗(yàn)收已購物品，二者相符后，填寫收貨單，確認(rèn)無誤后簽字，最后索要票據(jù)和審核票據(jù)。(5)收藏好票據(jù)，并將物品逐一登記入庫，以便保管和領(lǐng)用。任務(wù)情景任務(wù)情景小張是公司的辦公室秘書，管理著辦公用品的采購、保管和分發(fā)。長期以來，公司辦公用品的管理一直處于無序狀態(tài)，辦公用品管理比較模糊，漏洞比較大，完全不正規(guī)，差什么就去采購什么，沒有一個大的計(jì)劃。發(fā)放就更不用說了，哪個部門缺少什么派個人

8、就來領(lǐng)，也不用辦理什么領(lǐng)取手續(xù)。一年下來，統(tǒng)計(jì)辦公用品的消耗或費(fèi)用根本無法準(zhǔn)確清晰地反映出來，領(lǐng)導(dǎo)要求嚴(yán)格整頓辦公室物品的管理，建立健全規(guī)范的辦公用品、辦公設(shè)備的管理制度。思考：小張接下來應(yīng)該如何做？三、辦公用品的接收三、辦公用品的接收(1)先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物。(2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對，應(yīng)立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商。(3)接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購部門，以按真實(shí)數(shù)量支付貨款。(4)接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡的接收項(xiàng)中。(5)接收后，要及時更新庫存余額。(6)將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好。(7)訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。四、辦公

9、用品的保管四、辦公用品的保管（1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失。（2）各類物品要清楚地貼標(biāo)簽，表明類別和存放地，以便能迅速找到物品（3）新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，這可保證物品不會因過期而不得不銷毀（4）體積大、分量重的物品應(yīng)放置在最下面，以減少從架子上取物時發(fā)生事故危險(xiǎn)的可能（5）小的物品、常用的物品，如訂書釘盒，應(yīng)放在較大物品的前面，以防止被較大的物品擋住，不易見到和領(lǐng)?。?）儲藏間要有良好的通風(fēng)，房間保持干燥。（7）儲藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到 五、辦公用品的發(fā)放五、辦公用品的發(fā)放（1）指定專人發(fā)放（2）按照公司規(guī)定的發(fā)放時間發(fā)放（3）緊急需

10、要物品時，要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)給予發(fā)放（4）必須填寫物品申請表，并由領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)（5）物品申請表重的申請表編號、申請部門、物品名稱、數(shù)量、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、領(lǐng)導(dǎo)簽字、日期等要填寫清楚（6）清點(diǎn)核實(shí)所發(fā)放的辦公用品（7）提醒使用人注意節(jié)約，杜絕浪費(fèi)庫存物品分類記錄表庫存物品分類記錄表物品申領(lǐng)表物品申領(lǐng)表任務(wù)情景任務(wù)情景小張負(fù)責(zé)公司a4文件紙張的購買，企業(yè)已經(jīng)確定該種紙張的最大庫存量為100令，最小庫存量為15令，再定貨量為25令。思考：小張應(yīng)該在這種紙張剩下多少的時候就組織訂購新貨？這種文件紙張庫存還剩多少時就會出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象，會影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)？六、辦公用品的庫存控制六、辦公用品的庫

11、存控制u 最大庫存量。這是一項(xiàng)物品應(yīng)存儲的最大數(shù)量，這個數(shù)字的確最大庫存量。這是一項(xiàng)物品應(yīng)存儲的最大數(shù)量，這個數(shù)字的確定是由存儲費(fèi)用、存儲空間及物品的保存期限所決定的。定是由存儲費(fèi)用、存儲空間及物品的保存期限所決定的。u 最小庫存量。當(dāng)庫存余額達(dá)到最小庫存量時，就必須采取緊急最小庫存量。當(dāng)庫存余額達(dá)到最小庫存量時，就必須采取緊急行動檢查是否已經(jīng)定貨，并與供應(yīng)商聯(lián)系，確定可以接受的交行動檢查是否已經(jīng)定貨，并與供應(yīng)商聯(lián)系，確定可以接受的交貨時間。貨時間。u 再定貨量。這個數(shù)字是由物品的平均使用量、物品交貨的時間再定貨量。這個數(shù)字是由物品的平均使用量、物品交貨的時間長短來確定的，當(dāng)庫存余額與再定貨量

12、接近時，就意味著必須長短來確定的，當(dāng)庫存余額與再定貨量接近時，就意味著必須訂購新的貨物來使貨物的余額達(dá)到最大庫存量，以保證業(yè)務(wù)的訂購新的貨物來使貨物的余額達(dá)到最大庫存量，以保證業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。正常運(yùn)行。庫存控制的優(yōu)點(diǎn) (1)大量的資金不被不必要的庫存占用。(2)空間不被用來存儲不必要的貨物。(3)能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。(4)避免物品被破壞或因過期而作廢。(5)保持充足的庫存，以保證組織的順利運(yùn)作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。(6)可利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行估價。七、辦公用品的庫存監(jiān)督七、辦公用品的庫存監(jiān)督u檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物檢查庫存物品申請表和庫存卡

13、，從而了解各部門和某個人使用物品的情況，其目的是防止物品的過度使用，這種庫存監(jiān)督可能每品的情況，其目的是防止物品的過度使用，這種庫存監(jiān)督可能每2 2個月個月1 1次。次。u定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項(xiàng)目和最大、最小庫存量定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項(xiàng)目和最大、最小庫存量和再定貨量，其目的是了解公司發(fā)展變化后，在使用方式改變的和再定貨量，其目的是了解公司發(fā)展變化后，在使用方式改變的情況下是否需要重新調(diào)整這些量；也通過監(jiān)督處理那些過期的和情況下是否需要重新調(diào)整這些量；也通過監(jiān)督處理那些過期的和多余的物品。這種監(jiān)督通常多余的物品。這種監(jiān)督通常1 1年檢查年檢查2 2次次u檢查實(shí)際庫存，

14、將庫存中實(shí)際存放的物品余額對照卡片上的余額檢查實(shí)際庫存，將庫存中實(shí)際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費(fèi)和被盜；準(zhǔn)確計(jì)算庫相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費(fèi)和被盜；準(zhǔn)確計(jì)算庫存價值；剔除那些從未使用的物品；發(fā)現(xiàn)和糾正庫存記錄的不正存價值；剔除那些從未使用的物品；發(fā)現(xiàn)和糾正庫存記錄的不正確填寫。這種監(jiān)督通常有規(guī)定的時間間隔，例如確填寫。這種監(jiān)督通常有規(guī)定的時間間隔，例如1 1年年4 4次。次。八、建立庫存目錄八、建立庫存目錄(1)(1)庫存目錄系列序號。庫存目錄系列序號。(2)(2)財(cái)產(chǎn)描述。財(cái)產(chǎn)描述。(3)(3)財(cái)產(chǎn)消耗。財(cái)產(chǎn)消耗。(4)(4)供應(yīng)商名稱。供

15、應(yīng)商名稱。(5)(5)接收日期。接收日期。(6)(6)存放位置。存放位置。要要學(xué)會填寫庫存記錄卡學(xué)會填寫庫存記錄卡庫存記錄卡庫存記錄卡 庫存參考號庫存參考號 b4b4 紙最大庫存量紙最大庫存量 100100令令項(xiàng)目項(xiàng)目a4a4白文件紙白文件紙 最小庫存量最小庫存量 1515令令單位數(shù)量令（單位數(shù)量令（1 1令令=500=500頁）頁） 再定貨量再定貨量 2525令令日日期期 接接 收收 發(fā)發(fā) 放放數(shù)量數(shù)量發(fā)票號發(fā)票號 供應(yīng)商供應(yīng)商數(shù)數(shù)量量申請?zhí)柹暾執(zhí)杺€人個人部門部門余額余額原材料庫存月報(bào)表原材料庫存月報(bào)表 年年 月月 日日庫存物品分類記錄表庫存物品分類記錄表編號：編號： 類別；辦公文具類別；辦

16、公文具 第第2323頁頁九、辦公設(shè)備建檔九、辦公設(shè)備建檔1.對日常用品、辦公用品、辦公家具、各類設(shè)備的數(shù)量、現(xiàn)狀和使用情況調(diào)查的清清楚楚，然后進(jìn)行分類建檔。包括名稱、制造商、購買時間、放置地點(diǎn)等2.設(shè)備的操作、保修和維護(hù)信息3.設(shè)備的故障排除和零部件更換信息，發(fā)生故障的日期，情況，報(bào)告人等4.設(shè)備的使用情況登記。任務(wù)實(shí)施通過庫存知識的學(xué)習(xí)，我們可以知道小張采購a4文件紙張的一次進(jìn)貨量最多不能超過庫存數(shù)量100令，超過了會造成浪費(fèi)。而當(dāng)庫存中a4文件紙數(shù)量達(dá)到25令時候，小張就要組織再次訂購新貨了。如果a4文件紙數(shù)量少于15令時小張還沒有去購買這種紙，那就是小張的失職了。班級要舉行元旦聯(lián)歡晚會，你作為采購組成員負(fù)責(zé)晚會使用物品的采購。你打算從哪幾個方面做好這件事？技能訓(xùn)練秘書小張負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備和辦公用品的庫存管理。由于他的記憶力特別好，每次進(jìn)貨時，他都能夠很快記住所進(jìn)貨物的規(guī)格和質(zhì)量，因此他從不做用品登記。一天下午，他的好友小劉拿著公司營銷部的取貨單前來取貨，小張因?yàn)楫?dāng)時有事，就叫小劉自己去取貨物。等小張辦完事回來時，小劉已經(jīng)取走了貨物。小張既沒有看取貨單，也沒有清點(diǎn)貨物，下班時關(guān)上門就走了。到了月底清點(diǎn)庫存時，發(fā)現(xiàn)少了很多用品