客人來訪會務(wù)接待流程及標準

1、客人來訪會務(wù)接待流程及標準一、目的為樹立集團良好形象， 提高工作效率， 本著 “熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標準，統(tǒng)一管理”的原則。二、適用范圍本標準適用于集團各部門因業(yè)務(wù)發(fā)生的各種會務(wù)接待工作。三、管理綜合部為集團接待工作的歸口管理部門，負責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)、物業(yè)公司落實接待任務(wù)，提供后勤保障；集團各部門在接到重要來訪預(yù)約后，首先報綜合部備案，并協(xié)助擬定接待計劃，需集團領(lǐng)導(dǎo)出面、綜合部協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前 2天告知綜合部。四、計劃與準備1 、在接到集團領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，物業(yè)公司應(yīng)了解來賓基本情況： 來賓職務(wù)、 來訪具

2、體時間、 人數(shù)、目的和要求等。 在這基礎(chǔ)上擬定接待計劃， 排出日程安排表，酌情安排接待標準。2、綜合部根據(jù)來賓情況按計劃通知公司相關(guān)部門，通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、因特殊會議需要，綜合部負責(zé)準備安排會場花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、電子屏、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，安排攝影攝像等，物業(yè)公司需積極配合，完成任務(wù)。五、會前的準備標準。（ 、會場物品擺放標準（所有會議準備工作必須在半小時前準備完畢）（ 1 ）待參會人數(shù)確定后擺放桌牌，桌牌擺放要正，并配齊相應(yīng)椅子，椅子擺放在會議桌前并與會議桌保持約為一人的距離，椅子左右之前的擺放距離要均勻約為一人距離，椅子

3、擺放完畢后豎看要成一條直線。（ 2 ） 桌牌定位后， 礦泉水成 45 度（標簽正對落座人員）擺放在桌牌右側(cè)，后依次擺放玻璃直杯及茶杯，杯把朝右，桌牌左側(cè)擺放香巾碟及香巾，香巾碟上方與桌牌上方在一條水平線上。（ 3 ）根據(jù)椅子的位置在會議桌上擺放稿紙，稿紙擺放在每個椅子的正中間位置，稿紙正中間擺放接待明白紙，稿紙底邊與桌子的底邊成一條水平線，筆放在稿紙右側(cè)，筆尖朝上。（ 4 ）紙巾盒根據(jù)兩人一盒的標準，擺放在兩人話筒麥克正中間。（ 5 ）話筒固定在桌面上，話筒麥克方向角度一致擺在同一側(cè)方向。（ 6 ）如有吸煙客人，根據(jù)需要擺放香煙及煙灰缸，香煙及煙灰缸擺放在茶杯右側(cè)，與桌牌在同一水平線。2、會場

4、設(shè)備設(shè)施的準備標準（ 1 ）檢查照明是否正常，燈具是否全部完好，有損壞的及時上報維修。（ 2 ）會議前提前檢查音響設(shè)備是否完好，話筒音量調(diào)節(jié)適中，并檢查無線網(wǎng)絡(luò)是否正常使用。（ 3 ）投影設(shè)施提前檢查是否完好，會議開始前由通訊連接電腦，全部調(diào)試到位。（ 4 ）檢查室內(nèi)空調(diào)是否正常，會場溫度設(shè)定在規(guī)定溫度內(nèi)，夏季不高于 23 度，冬季不低于 26 度。（ 、會場及周圍環(huán)境衛(wèi)生標準（ 1 ） 徹底清掃會議室衛(wèi)生， 會議桌干凈無手印和水漬，椅子無灰塵和毛發(fā)，桌子抽屜無雜物無灰塵。（ 2 ）會議室死角衛(wèi)生清潔到位，窗臺無灰塵，墻角處無蜘蛛網(wǎng)，墻面干凈無灰塵。（ 3 ） 地板打蠟， 地上無雜物無腳印，

5、地板干燥無水漬。（ 4 ）會議室內(nèi)網(wǎng)線及投影電源線擺放整齊，不雜亂避免絆倒客人。（ 5 ）會議室外衛(wèi)生間干凈無異味，并擺放衛(wèi)生間指示牌。（ 6 ）會議室外環(huán)境衛(wèi)生有專人清潔保持，地面明亮無腳印，垃圾桶及痰桶干凈，加強巡視隨時清理。4、會議服務(wù)程序（ 1 ）客人到達后，迎賓人員應(yīng)面帶微笑，對所有來開會的客人都使用禮貌用語“您好”“上午好”“下午好”。（ 2 ）主要領(lǐng)導(dǎo)到達后，有專人引領(lǐng)到領(lǐng)導(dǎo)座位，并進行拉椅服務(wù)。（ 3 ）客人到達后，進行倒水服務(wù)，倒水時動作要輕，不要發(fā)出太大的聲響，一般都由兩人在會議桌兩邊同時倒水，倒完水后立即返回，并在會議室門口處站立觀察會場動態(tài)，盯會者必須大腦精神集中，觀察

6、領(lǐng)導(dǎo)及每一位客人的動態(tài)，從客人眼神或動作中領(lǐng)會客人需求并及時上前詢問解決。（ 4 ）會議進行中，盯會人員根據(jù)會議議程，提前將要講話人的話筒打開，并將話筒對準講話人。（ 5 ）開始使用投影匯報時，要關(guān)閉投影幕布前的燈，使會場的燈光變?yōu)橥队澳Ｊ?，匯報結(jié)束后，要立即打開幕布前的燈，改為正常模式。（ 6 ） 根據(jù)客人大部分喝水情況， 約為 15 分鐘添一次茶水，若主要領(lǐng)導(dǎo)喝水較快還不到倒水時間，可根據(jù)情況先給領(lǐng)導(dǎo)添水，若大部分客人剛進會場喝水較快，可以根據(jù)情況全場提前倒水。（ 7 ） 煙灰缸有 3 個及 3 個以上煙頭或者有水果干果皮，要及時更換煙灰缸，主要領(lǐng)導(dǎo)香巾若使用要及時更換，所有更換的物品都以

7、按照先賓后主的原則，然后依次進行。（ 8 ）會議期間可根據(jù)會場情況適當?shù)恼{(diào)節(jié)空調(diào)溫度，會場溫度不能過低或過高，若抽煙人數(shù)多，煙味大，可將窗戶打開 1-2 扇通風(fēng)，使會議室內(nèi)空氣保持流通。（ 9 ）會議期間，若領(lǐng)導(dǎo)有重要事情要談不需要會議服務(wù)，服務(wù)人員應(yīng)倒完水后退出會議室在門外等候。5、會議結(jié)束服務(wù)（ 1 ）會議快結(jié)束時，提前安排部屬送客人員站門，提前做好工作。（ 2 ）會議結(jié)束后，立即將所有會議室的門打開，迎賓人員熱情送客，使用禮貌用語“請慢走”，盯會人員要給領(lǐng)導(dǎo)拉椅。（ 3 ）客人離開會議室后，要立即查看會議室有無客人遺留物品，若發(fā)現(xiàn)遺留物品及時通知客人，若不清楚是哪位客人的物品，可與經(jīng)理辦聯(lián)系幫忙轉(zhuǎn)交。（ 4 ） 會議結(jié)束后， 立即清理會場物品， 打掃會場衛(wèi)生，關(guān)閉設(shè)備設(shè)施，鎖好會議室門。六、接待禮儀1 、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場， 接待人員引見介紹主賓時